Організація роботи з документами

 Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294x210) та А5 (146x210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 30 мм; праве —10 мм; верхнє — 20 мм; нижнє — 20 мм (для формату А4). На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні —на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

 У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

   Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово “сторінка” не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

   Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

У разі виготовлення документів машинописним способом використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 (нульове) – від межі лівого берега для друкування змінних реквізитів 19, 21 (без абзаців), 22 (лише слова «Підстава», «Додаток»), 23 (лише назва посади), 24, 25, 27 (крім слова «Копія» й розшифрування підпису), а також слів «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» - у протоколах, витягах із протоколів, «НАКАЗУЮ:» - в наказах, «ПРОПОНУЮ:», «ДОЗВОЛЯЮ:» - в розпорядженнях;

1-е – після п’яти друкованих знаків від межі лівого берега для початку абзаців у тексті;

2-е – після шістнадцяти друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць, трафаретних текстів, друкування реквізиту 12, слова «від» у реквізиті 13; рекомендується друкувати текст у реквізити 22 (можна друкувати й через пробіл після слів «Додаток:», «Підстава:»), розшифрування підписів у реквізитах 23 (першого при подвійному); 24, 25;

3-є – після двадцяти чотирьох друкованих знаків від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів;

4-е – після тридцяти двох друкованих знаків від межі лівого берега для друкування реквізиту 16 (дозволяється друкувати на 3-4 знаки праворуч від середини робочої площі);

5-е – після сорока друкованих знаків від межі лівого берега для друкування реквізитів 15, 17;

6-е – після сорока восьми друкованих знаків від межі лівого берега для друкування розшифрування підписів у реквізитах 17, 23, 27;

7-е – після п’ятдесяти шести друкованих знаків, від межі лівого берега для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для проставляння реквізитів 4, 5, друкування слова «Копія» в реквізиті 27.

Текст документів на аркушах (бланках) формату А4 друкують через 1,5 (півтора) міжрядкових інтервали, а на аркушах (бланках) формату А5 – через 1 (один) міжрядковий інтервал. Якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші (бланку) формату А5 невеликий, то його можна друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали.

   Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту) перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка до тексту не ставлять.

Реквізит 10 (назва виду документа) друкують великими літерами (якщо друкованих знаків не більше ніж 14, то можна друкувати врозрядку, тобто через пробіл).

 

2.3 Організаційна форма діловодства та особливості документообігу підприємства

        Діяльність працівників даної установи пов'язана з діловодством — створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Відомі три організаційні форми діловодства:

             На моїй базі практики використовуються  такі організаційні форми

діловодства як:

1. централізована: застосовується у великих підприємствах з великим документообігом. При цьому вона передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах, наприклад канцелярії, друкарському бюро. Ця форма характерна також для невеликих підприємств з малим документообігом, в яких усі операції з документами виконує секретар. Централізована форма діловодства найбільш економічна, оскільки забезпечує раціональне використання технічних засобів, трудових ресурсів;
2. децентралізована: передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах підприємства, якщо вони територіально роз'єднані. Ця форма забезпечує оперативне і якісне виконання операцій з документами. Однак вона передбачає наявність діловодного персоналу і технічних засобів у структурних підрозділах і тому є неекономічною;
3. змішана: найбільш поширена у підприємствах торгівлі і громадського харчування. При цьому частину операцій роботи з документами (приймання, відправлення, реєстрація, контроль виконання) покладено на спеціалізовані службу, наприклад канцелярію, секретаря, а решту операцій (складання документів, поточне їх зберігання, формування справ) виконують структурні підрозділи. Змішана форма є оптимальною для більшості торговельних підприємств, оскільки документообіг у них не досить великий для централізованої форми діловодства, а використання децентралізованої — економічно недоцільне.

Документообіг - це проходження  документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

          Документи, незалежно від способу  фіксації та відтворення інформації, проходять і опрацьовуються на моїй базі практики на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.

          Ефективна організація документообігу  передбачає:

• проходження документів найкоротшим шляхом;
• скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
• одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;
• централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
• раціональне розташування структурних підрозділів і робочих місць.

          Порядок документообігу на моїй базі практики регламентується Інструкцією, регламентами роботи органу місцевого самоврядування, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.

          Особливості організації електронного документообігу визначаються Інструкцією органу місцевого самоврядування з урахуванням вимог нормативно-правових актів, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в органах місцевого самоврядування.

          У разі впровадження в органі  самоврядування системи автоматизації  діловодства або системи електронного  документообігу служба діловодства  разом із структурним підрозділом,  що відповідає за автоматизацію,  розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.

          Організація документообігу у  разі застосування засобів автоматизації  діловодства повинна забезпечити  сумісність традиційного та автоматизованого  способу опрацювання документів  з можливостями засобів автоматизації діловодства.

 

2.4  Комплекс операцій з готовими документами. Прийом  та первинна обробка документації

Приймання і обробка  вхідних документів здійснюється особою, відповідальною за діловодство в даній установі.

Документи, одержані даною установою, проходять такі етапи: 
первинна обробка; попередній розгляд, розмітка; реєстрація; 
розгляд документів керівництвом; направлення на виконання; контроль виконання; виконання документів; підшивання документів до справи. 
      Первинна обробка вхідних документів полягає в перевірці правильності доставки. Розкриваються всі конверти, за винятком особистої кореспонденції (з поміткою “особисто”). Потім перевіряють правильність адресування вкладеного в конверт, кількість аркушів документа, наявність додатків. При відсутності зазначених додатків або окремих аркушів про це інформується відправник листа, робиться відповідна відмітка на самому документі і в журналі вхідних документів у графі “Примітка”.

Конверти знищуються, крім тих випадків, коли лише з конверта можна визначити адресу відправника, дату відправлення і дату надходження, або коли на конверті є помітка “конфіденційно”, “терміново”.

Попередній розгляд  вхідних документів здійснюється особою. Відповідальною за діловодство з метою розподілу документів на ті, що повинні реєструватися і ті, що реєстрації не потребують.

На документах, що реєструються, проставляється реквізит “відмітка  про надходження”, ставлять дату надходження, вхідний номер документа. “Відмітка про надходження” не проставляється на додатках до документів, на проспектах, каталогах та інших матеріалах, що не реєструються. 
        Керівникові даної установи направляються на розгляд найважливіші і термінові документи, які надійшли. Ті документи, що не вимагають прийняття рішення на рівні керівника, можуть передаватися заступникові керівника підприємства, до структурного підрозділу або відразу виконавцям. 
        Після реєстрації документи передаються на розгляд і прийняття рішення керівнику установи. Керівник, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки стосовно виконання документа і визначити реальні строки.

Ці вказівки оформляються у вигляді резолюції. З резолюцією керівника документ передається  відповідальному виконавцю під  розписку в журналі

вхідної реєстрації з проставленням дати отримання.

 

2.5 Розгляд та  реєстрація документів

На розгляд керівництва даної установи передаються документи, отримані від урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи і вимагають рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою діловодства направляються виконавцям.

Обробка і передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження до служби діловодства або в перший робочий день у разі надходження документів у неробочий час. Документи, що виконуються кількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначаються особою, яка організовує виконання. За необхідності невідкладного виконання документа допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом.

При реєстрації документів на моїй базі практики дотримуються таких правил:

• кожен документ реєструється тільки один раз;
• всі документи реєструються тільки в одному місці;
• всі документи реєструються за єдиною формою, прийнятою в установі.

Реєстраційний номер  документа, як правило, складається  з таких елементів:

• шифру;
• номера справи, у якій міститься документ або його копійний екземпляр;
• порядкового номера документа в реєстраційному журналі.

Реєстрація вхідних  документів здійснюється шляхом проставлення в правому нижньому куті лицьової сторони першої сторінки документа реєстраційного штампа із зазначенням на ньому дати й індексу документа.

Для вихідних документів дата й індекс проставляються в лівій  частині аркуша під постійними реквізитами  бланка на спеціально відведеному місці.

Мета реєстрації полягає  у забезпеченні обліку, контролю та пошуку документів.

Обов’язково на моїй базі практики реєструються документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також звернення громадян. 

 

2.6 Автоматизована  реєстрація документів

В даній установі застосовується автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм) форма реєстрації документів.

    Отже, за умов впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі – центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники реєстраційної палати забезпечуються інформацією про всі документи та місце їх знаходження.

    У разі застосування автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов’язкових реквізитів.

 

2.7 Порядок проходження та виконання документів

   Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.

   Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.

   Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначенні в розпорядчому документі, резолюції керівника, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.