Отчет по практике ООО «Торговый Дом САХО химпром»

       Основу  гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, в котором также отражены вопросы организации работы с документами. Гражданский кодекс устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в цели фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.

       Трудовой  кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 года

№ 197-ФЗ (по состоянию на 5 сентября 2007 года) устанавливает обязательность применения ряда локальных – правовых актов.

       К нормативным актам федеральных  органов исполнительной власти, регламентирующих организацию работы с документами, можно отнести Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций российской Федерации от 8 ноября 2005 года № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В данной инструкции излагается общий порядок подготовки и оформления управленческой документации, особенности оформления отдельных организационно – распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающих в организацию документов до передачи дел на архивное хранение). Типовые инструкции используются в организациях в качестве примера для создания собственных регламентов документационного обеспечения управления персоналом.

       К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству работника, ведущему кадровое делопроизводство следует добавить, «Правила ведения и хранения трудовых книжек», изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателя» и «Инструкцию по заполнению трудовой книжки». Все государственные стандарты в сфере работы с документами определяют правила создания, оформление и работу с документами, образующимися в деятельности любой организации, обеспечивающими защиту интересов субъектов социально-трудовых отношений и увеличивающих эффективность управленческого труда.

       Хотя  некоторые положения стандартов носят рекомендательный характер, единые требования к документам обеспечивают удобство работы с ними, уменьшают затраты времени на создание и обработку документов.

       Учитывая, что основное оформление кадровых документов унифицировано и ведется на базе «Альбома унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты» следует иметь этот альбом, утвержденный 5 января 2004 года, и его электронную версию . Работа с кадровыми документами хорошо расписана и в «Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работу по укомплектованию и учету кадров».

       Составляющей  частью Единой системы классификации  и предназначены для обеспечения  достоверности, сопоставимости и автоматизированной обработки информации, а также  для решения задач связанной с оценкой численности, учетом состава и распределения кадров по категориям, уровню квалификации, условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах на всех уровнях управления являются общероссийские классификаторы .

       Из  этого следует, что для правильного  оформления кадровой документации необходимо иметь пакет законодательных  правовых актов, затрагивающих трудовые отношения в организациях и руководствоваться при оформлении трудовых отношений, а также безукоризненно выполнять любой вид работы с документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       2 Организации работы с документами в кадровой службе

  ООО «Торговый  Дом САХО химпром»

         2.1 Состав и характеристика документов кадровой службы

       Кадровая  служба, как правило, создается как  самостоятельное структурное подразделение. Самостоятельным традиционно считается  структурное подразделение, которое  подчиняется руководителю организации (предприятия) или его заместителю. Целью деятельности отдела кадров являются формирование кадрового состава, подбор, учет, расстановка, профессиональная адаптация и организация повышения квалификации работников организации.

       Структура кадровой службы предприятия определяется в зависимости от организационной структуры предприятия, учреждения, организации  видов его деятельности и штатной численности работников Приложение А.

       Если  на предприятии его структурой предусмотрено, что кадровыми вопросами ведает отдел кадров, возглавляемый начальником  отдела кадров, то в этом случае начальник отдела кадров всегда подчинен непосредственно руководителю предприятия, который через начальника отдела кадров координирует кадровую работу на предприятии.

       Если  на предприятии численность работников небольшая и нет специальной кадровой службы, то обычно в штатном расписании предусматривается должность инспектора по кадрам. Для правильной организации работы с кадрами на любом предприятии изначально должны быть составлены и утверждены в установленном порядке:

       - коллективный договор;

       - правила внутреннего трудового  распорядка;

         -штатное расписание;

       - должностные инструкции;

       -положения  об отделах и службах предприятия  и другие документы. 

       Среди общего объема документов, подведомственных кадровой службе, существенное значение имеет документация по личному составу.

       Указанная документация требует особой аккуратности при ее оформлении, ведении и обеспечении  сохранности на протяжении длительного  периода времени, так как на ее основе составляется форма государственного статистического наблюдения.

       Документы кадровых служб  включают большое  количество видов и разновидностей документов, относящихся к различным  унифицированным системам управленческой документации.

       Совокупность  документов, в которой зафиксированы  этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. В  состав документации по личному составу входят различные виды документов, представленных на рисунке 1. 

Состав  кадровой документации

Комплекс нормативной и нормативно – справочной документации

- инструкция  о порядку ведения трудовых  книжек; - тарифно –  квалифицированные справочники; - единая тарифная  сетка; - резюме и  др.

 

Комплекс плановой документации

-структура и  штатная численность; - штатное расписание; - график отпусков

 

Комплекс организационно – правовой документации по кадрам

 

- правила внутреннего трудового  распорядка; - положение о  структурном подразделение; - должностная  инструкция

 

Комплекс персональной документации по кадрам

- трудовая книжка; - личные заявления рабочих и служащих; - резюме

 

Комплекс договорной документации

- соглашение; - коллективный  договор; - трудовой договор  (контракт)

 

Комплекс распорядительной документации по кадрам

- приказы по  личному составу; - приказы по  основной деятельности

 

Комплекс учетной документации по кадрам

Личная  карточка унифицированной формы

 

Комплекс документации по отчету рабочего времени

- табель использования  рабочего времени; - расчетная ведомость; - лицевой счет

 

Комплекс отчетной и отчетно - справочной документации

- годовой отчет; - полугодовой  отчет; -  квартальный  отчет; - справки, своды,  перечни

 
 

       Рисунок 1 – Состав кадровой документации 

       Перечень  кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности:

       - штатное расписание (форма №3)

       - правила внутреннего трудового  распорядка;

       - должностные инструкции;

       - приказы по личному составу  (прием, увольнение, переводы);

       - трудовые договора;

       - договор о полной материальной  ответственности;

       - личные карточки работников (форма №Т-2);

       - график отпусков;

       - книга учета движений трудовых  книжек и вкладышей к ним;

       - положение о подразделениях;

       - личные дела работников;

       - табель учета рабочего времени.

       Штатное расписание - локальный нормативный  акт, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и в целом. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

       Унифицированная форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата России. Расписание составляется на основе этой формы, но в зависимости от своих потребностей организация может вносить необходимые изменения.

       Штатное расписание является обязательным кадровым документом, оно имеет важное   значение для определения размера оплаты труда работника. В случае изменения размера окладов (тарифных ставок), надбавок изменения в штатное расписание вносятся также приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченным им на это лицом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы Приложение Д.

       Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие  положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины Приложение Г.

       Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый для регламентации организационно – правового положения работника, его обязанностей прав, ответственности  и обеспечивающий условия для  его эффективной работы. Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования. Инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, визируется юрисконсультом организации и кадровой службой, утверждается руководителем организации Приложение Е.