Отчет по практике ООО «Торговый Дом САХО химпром»

       •   документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные  дела;

       •   в дела группируются документы одного календарного года, за исключением  переходящих дел. Кроме того, отдельные  категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам;

       •   документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное дело.

       Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

       Правильная  группировка документов в дела и  их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию.

       Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются в  структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. В небольшой фирме дела хранятся секретарем.

       Дела  должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность  и защиту от пыли и света. Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа. Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела — нужную папку с документами. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

       Внутренняя  опись документов дела - это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов Приложение И.

       Таблица 3 -  Внутренняя опись документа 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ  документов дела №_______           /п Индекс  документа Дата  документа Заголовок документа Номера  листов дела Примечание        1        2        3        4        5        6

 

       

Внутренняя опись  составляется для дел, содержащих особо  ценные документы, документы ограниченного  доступа, для личных дел, а также  дел, сформированных по видам документов и вложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

       

Внутренняя опись  помещается в начале дела, и в  нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней описи с указанием количества включенных в нее документов и количества листов самой описи. 

       

Таблица 4 -  Итоговая запись внутренней описи 

       

Итого_____________________________ документов.                            (цифрами и прописью) Количество  листов внутренней описи  _____________________                                                               (цифрами и прописью) Наименование  должности лица, составившего  внутреннюю опись  документов дела                   Подпись                   Расшифровка подписи Дата

 
 

       

Документы, уже  включенные в дело, могут в течение  года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

       

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

       

Если требуется  выдать целиком все дело, заполняется  карт заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

       

Разрешение на выдачу дел в другие организации  может быть дано только руководителем  учреждения, предприятия.

       

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и  т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

       

2.2.1 Экспертиза ценности документов

       Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

       Экспертиза  ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

       В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

       •   отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные  архивы Российской Федерации;

       •   отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

       •   выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

       •   установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

       системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

       Экспертные  комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

       Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

       ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

       Проведение  экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.

       В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

       1) постоянного хранения в государственных  архивах;

       2)  временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

       3)  временного хранения (до 10 лет);

       4) подлежащие уничтожению в связи  с истечением срока хранения.

       В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

       После утверждения описей на дела постоянного  хранения архивное учреждение разрешает  учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

       2.2.2 Оформление дел

       Оформление  дела — это подготовка дела к  хранению в соответствии с установленными правилами.

       Оформление  дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

       Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подразделениях для использования в справочной работе.

       Для учета количества листов в делах  постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

       Составлять  заверительную надпись на обложке  дела или оборотной стороне последнего листа запрещается Приложение К.

       Заверительная надпись пишется разборчиво. В  ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

       После подшивки документов и нумерации  листов производится оформление обложки  дела Приложение Е. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

       Если  дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке  проставляются три даты: дата заведения  дела в одной организации, дата поступления дела в другую организацию и дата окончания дела во второй организации.

       Важным  реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

       Срок  хранения проставляется на обложке  дела по номенклатуре дел организации после сверки ее с ведомственным перечнем документов с указанием сроков хранения или после уточнения срока хранения по решению ЭК организации. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

       Архивный  шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

       2.2.3  Составление описей дел

       На  дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются описи  дел. Составление описи — это  завершающий этап работы с документами в делопроизводстве.

       Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

       Опись дел одновременно является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск документов. Таким образом, опись является учетным документом и справочником по содержанию дел.

       В делопроизводстве описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы документационного обеспечения управления. Ответственность за качественное и своевременное составление описей дел структурных подразделений несут их руководители.

       Годовые разделы описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по установленной форме. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Описательная статья описи дел структурного подразделения должна включать в себя следующие элементы:

       •   порядковый номер дела (тома, части) по описи;

       •   индекс дела (тома, части);

       •   заголовок дела (тома, части), полностью  соответствующий его заголовку  на обложке дела;

       •  дату дела (тома, части);

       •   число листов в деле (томе, части);

       •   срок хранения;

       •   примечание.

       В описях дел постоянного хранения графа срок хранения опускается.

       Каждое  дело вносится в опись под самостоятельным  порядковым номером. При наличии нескольких томов (частей) каждый из них также имеет свой порядковый номер. Систематизацию дел в описи и присвоение номера описи структурного подразделения осуществляет архив организации.

       В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами  и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи (Приложение И).

       Годовой раздел описей на дела постоянного  хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации.

       В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация  обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела. 

       2.2.4  Порядок передачи дел в архив

       В архив организации передаются все  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

       Дела  временного (до 10 лет) хранения в архив  организации, как правило, не передаются.

       Принимая  дела, сотрудник архива тщательно  сверяет каждое дело с описью, проверяет  правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

       При сдаче дел на государственное  хранение организация представляет в государственный архив:

       •   отношение на имя руководства  государственного архива с указанием  названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

       •   описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

       •   историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые; 

       •   справку о неполной сохранности  документов (если какие-либо дела утрачены).

       Затем дела шифруются. Шифровка включает в  себя указание на обложке дела номера фонда, номера описи, номера дела.

       Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

       Два экземпляра описи и один экземпляр  акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе. 
 

       2.3 Особенности организации работы с документами в отделе кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром»

       Отдел кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» является самостоятельным структурным подразделением. Подчиняется непосредственно директору ООО «Торговый Дом САХО химпром». Отдел кадров занимается обеспечением постоянного повышения уровня общеобразовательной и профессиональной подготовки и мастерства работников предприятия. Занимается приемом, увольнением, обеспечением предприятия кадрами. В функции отдела кадров входит разработка годовых планов и повышение квалификации.

       При работе отдел кадров руководствуется Положением о структурных подразделениях и Уставом, которые и регулируют работу отдела и других подразделений. Отдел кадров состоит из 3 сотрудников:

1. начальник отдела кадров осуществляет непосредственный контроль за работой отдела, ведет работу по аффинированными лицам, т.е. лицам, имеющим в собственности акции предприятия, составление ежеквартальных отчетов по движению кадров;
2. инспектор по подготовке кадров ведет работу за компьютером, прием, перевод, работа по подготовке и переподготовке кадров, оформление медицинских полисов и страховых свидетельств работникам;

       3) председатель профсоюза ведет работу по профсоюзу, оказывает материальную помощь из средств профсоюза, оформление больничных листов работников, работает с пенсионным фондом, оказывает методическую помощь лицам, оформляющимся на пенсию. Функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностных инструкциях сотрудников и работников.

       От  производственных подразделений отдел  кадров получает заявки на прием рабочих  и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

       Из  отдела кадров в производственные подразделения  направляются сведения о нарушителях  трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении  правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

       От  бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности  в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

       Учет  работников по своему назначению разделяется  на персональный, штатно-должностной, и статистический. Отдел кадров составляет промежуточную отчетность за месяц, квартал, нарастающий по итогам отчетного года. Статический учет ведется с целью получения необходимых обобщающих цифровых данных, отражающих качественное и количественное состояние кадров. Цель проведения федеральных государственных статистических наблюдений является получение официальной статистической информации о динамике численности и заработной платы работников, занятых в организации. Отдел кадров представляет форму федерального статистического наблюдения

№ П- 4 НЗ «Сведения о неполной занятости и движения работников». Форма утверждена приказом Росстата № 226 от 14 октября 2009 года Приложение .

       В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности  работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты  приказов о приеме, перемещении и  увольнении материально ответственных  лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

       В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы  по личному составу.

       Прием на постоянную работу нового сотрудника сопровождается оформлением документов, указанных на схеме рисунка 3. 

Резюме

 

Собеседование

 

Заявление

         

Трудовой договор (контракт) в 2-х  экземплярах

 

Приказ  о приеме на работу

Ознакомление  с приказом

 

Оформление  личной карточки и личного дела

 

Запись  в трудовую книжку

 
       

Бухгалтерия (открытие лицевого счета)

         
 
 
 

Рисунок 3 – Процесс приема на работу в Оренбургский филиал ООО «Торговый Дом САХО химпром»

       При приеме на работу в Оренбургский филиал ООО «Торговый Дом САХО химпром», работник должен предоставить следующие документы:

       - паспорт или иной документ, удостоверяющий  личность;

       - трудовую книжку, за исключением  случая, когда трудовой договор  заключается впервые или работник  поступает на работу на условиях  совместительства;

       - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

       - документы воинского учета - для  военнообязанных и лиц, подлежащих  воинскому учету;

       - документ об образовании, о  квалификации или наличии специальных  знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

       - медицинскую справку;

       На  основании этих документов в письменной форме заключается трудовой договор в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами в соответствии с Приложением З, один экземпляр передается сотруднику, другой подшивается в личное дело сотрудника. К трудовому договору если лицо материально ответственное прилагается договор о материальной ответственности  Приложение И.

       Трудовой  договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. Трудовой договор аннулируется, если работник не приступил к работе в установленный договором срок без уважительной причины в течение недели. После оформления договора оформляется приказ о приеме работника в Оренбургский филиал ООО «Торговый Дом САХО химпром», с которым он знакомится под роспись.

       Приказы по личному составу являются основными  документами, определяющими служебное  положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей  в их учетные документы. Приказами  по личному составу оформляется прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, оформление отпусков.

       В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором  предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда.

       На  основании приказа о приеме на работу отдел кадров заполняет личную карточку (форма № Т -2) и делает запись в трудовую книжку.

       Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

       - фамилия, имя, отчество работника; 

       - наименование работодателя, наименование  организации; 

       - место работы;

       - дата начала работы;

       - наименование профессии в соответствии  со штатным расписанием или конкретная трудовая функция;

       - права и обязанности работника; 

       - характеристика условий труда,  компенсации и льготы работникам  за работу в тяжелых, вредных  и опасных условиях;

       - режим труда и отдыха;

       - условия оплаты труда; 

       - виды и условия социального страхования.

       После составления отчета о приеме, работник знакомится с правилами внутреннего  трудового распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями Приложение Б.

       Все изменения трудового договора допускаются  только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа (распоряжения) о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую конкретно предполагается перевод работника. Перевод в другое структурное подразделение оформляется приказом о переводе работника на другую работу. На основании приказа инспектор отдела кадров делает пометку в личной карточке, запись в трудовой книжке и других документах.

       Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляться  работнику в соответствии с утвержденным руководителем ООО «Торговый Дом САХО химпром» графиком отпусков. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для работника. Для оформления и учета отпусков применяется форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

       Заявление об увольнение работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы. В заявлении указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается начальником структурного подразделения, в котором он работает. На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. Прекращение трудовых отношений может иметь место лишь по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом. Увольнение работника оформляется приказом руководителя предприятия. Увольнение работника производится приказом по личному составу предприятия (Форма № Т – 8).

         В соответствии с резолюцией  директора в проекте приказа  об увольнении указывается фамилия,  имя, отчество, занимаемая должность,  дата и причина увольнения работника.

       На  основании оформляемого приказа  делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек. 
 

       2.4 Классификация и систематизация документов отдела кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром». Формирование дел

       Кадровое  делопроизводство – это отрасль  деятельности, документирующая трудовые отношения. Деятельность кадровой службы – неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления (ДОУ).

       Кадровая  документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.). Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения.

       Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как  их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а  что можно уничтожить. Решить эти  задачи без номенклатуры дел очень  сложно, если вообще возможно.

       Работа отдела кадров связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел.

       Одна  из важнейших функций делопроизводства отдела кадров является составление  номенклатуры дел. В ООО «Торговый Дом САХО химпром» отсутствует номенклатура дел организации  и структурных подразделений. Для разработки номенклатуры дел отдела кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» следует определить круг документов для включения номенклатуры дел, составление заголовка дел, разработать классификационную схему номенклатуры, определить срок хранения документов, определить систему индексации и установление индекса дел, оформление  и утверждение номенклатуры дел.

       Проект  номенклатуры дел отдела кадров на 2011 год был разработан в четвертом квартале 2010 года (Приложение Д). Перед составлением номенклатуры дел отдела кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» необходимо провести аналитическую работу – изучить состав, содержание и количество всех документов отдела кадров. В этом помогут: устав организации, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, примерная форма номенклатуры дел, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в отделе кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром».

       Согласно  правилам систематизации дел в номенклатуру дел отдела кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» на первое место вынесены дела с распорядительными документами («Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии»; «Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрения и т.д.)»). За ними следуют приказы по личному составу, которые расположены по срокам хранения: вначале – прием, перевод, увольнение поощрение работников (срок хранения – 75 лет), затем – отпуск, командировки, взыскания, назначения дежурных (срок хранения – 3 года).

       В отделе кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» хранятся не копии, а подлинники приказов по личному составу (копии хранятся в бухгалтерии, отделе труда и заработной платы). За распорядительными документами помещены дела с организационными документами («Положение об отделе кадров»; «Должностные инструкции работников отдела»; «Штатное расписание предприятия. Копии»; Правила внутреннего трудового распорядка»). В заголовках дел будут добавлены слова «Копия», «Копии». Это означает, что в отделе кадров хранятся 2 – е экземпляры соответствующих документов, а 1 – е находятся в другом структурном подразделении. За организационными документами располагаются дела с документами коллегиальных органов, планами и отчетами («План работы отдела кадров на 2011год», «Статистические отчеты по кадрам»). Далее следует большой блок дел с документами по личному составу. Отдельную группу в номенклатуре составляют дела с перепиской. В приведенном примере переписка сформирована в отделе кадров в одно дело вместе с другими документами, относящимися к работе с кадрами, но не имеющими связи между собой при решении вопроса, поэтому в заголовке дела используется термин «документы», а в скобках раскрыто содержание этих документов - «переписка», «сведения» и др. В конце номенклатуры дел помещаются, как правило, регистрационно-учетные формы (журналы регистрации приказов по личному составу, журнал учета отпусков, журнал учета выдачи командировочных удостоверений и др.).

       В графе 4 номенклатуры напротив каждого дела проставляется его срок хранения. Сроки хранения дел должен определятся экспертной комиссией организации на основании типовых и ведомственных перечней, а также других нормативных правовых актов.

       Последними  номерами предусмотрены резервные индексы для дел, заведение которых не предполагалось на момент составления номенклатуры дел отдела кадров.

       Номенклатура  дел отдела кадров подписывается  начальником отдела кадров, визируется заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и представляется в установленный срок в делопроизводственную службу. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения документов, а также для учета дел.

       Правильное  распределение документов в дела - главная задача отдела кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром». Это позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы внутри дел, т.е. как сформированы дела. .

       В начале календарного года на все дела заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

       Рассматривая технологию работы именно с кадровыми документами ООО «Торговый Дом САХО химпром», во многом приходится опираться на те приемы, которые сложились в практике работы с документами, в т. ч. в архивах, хранящих документы по личному составу. Документы по личному составу, как правило, имеют длительный срок хранения - 75 лет, а значит, в определенный момент наступит необходимость готовить их к архивному хранению. И чем лучше будет проведена работа по оформлению текущих дел в отделе кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром», тем меньше времени будет затрачено в будущем на их подготовку к длительному хранению.

       Составление заголовка дел – это  самая  сложная часть работы при составление  номенклатуры дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. После составления заголовка дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Формирование дел начинается с начало календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Работа по формированию дел состоит из: распределения и раскладки исполнительных документов по папкам (делам), расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел. Документы должны формироваться в дела строго в соответствии с номенклатурой дел организации. Дело считается заведенным с момента подшивки в него хотя бы одного документа. При заведении дела обязательно следует оформить его обложку. Обложка каждого дела оформляется по установленной форме (Приложение Е). Оформление обложки дела состоит в нанесении на нее определенной информации:

       - наименование организации;

       - наименование структурного подразделения;

       - индекс (номер) дела;

       - заголовок дела;

       - срок хранения документов дела.

       Индекс  дела переносится на обложку из номенклатуры дел. Заголовок записывается на обложке  дела в точном соответствии с номенклатурой дел службы кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром». Срок хранения документов также указывается в соответствии с номенклатурой дел.

       Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.

       Соблюдение  правил формирования и оформления дел в отделе кадров позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

       Для учета документов определенных категорий  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись (Приложение И).

         Внутренняя опись содержит информацию  о заголовках документов и  о номерах листов, на которых  расположен каждый документ. Внутренняя опись составляется для учета документов в деле и помогает оперативно найти необходимый документ. Открыв личное дело и прочитав внутреннюю опись,  будем точно знать, какие документы  сможем найти в личном деле сотрудника. Поэтому для кадровика очень удобно для повседневной работы иметь внутреннюю опись в личных делах сотрудников. Внутреннюю опись помещаем в начало дела, и в неё вписываем данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись, запись внутренней описи с указанием количества включенных в неё документов и количество листов самой описи. 

       2.5 Экспертиза ценности документов. Подготовка дел к сдаче в архив

       Завершающим этапом работы с документами в  делопроизводстве – обработка дел  для дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для дальнейшего хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения

       Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса кадровой службы и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, составление актов о выделении к уничтожению документов и передачу их в архив организации или на государственное хранение.

       Для организации и проведения экспертизы ценности документов отдела кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» и их отбора на хранение и уничтожение должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, состав которой утверждается руководителем организации. Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное, временное хранение, описываются.

       В своей работе экспертная комиссия должна руководствоваться, Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказами Росархива, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел организации.

       Сроки хранения кадровых документов можно  разделить на три группы:

       – временный срок хранения (до 10 лет  включительно);

       – долговременный срок хранения (свыше 10 лет);

       – постоянный срок хранения.

       Расчет  срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2009 г., начинается с 1 января 2010 г.

       В соответствии с п. 2.4.1. Основных правил работы архивов организаций по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

       – описи дел постоянного хранения;

       – описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

       – описи дел по личному составу;

       – акты о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению.

       Описи и акты дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.

       После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация  может уничтожить документы с  временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

       Уничтожение документов также осуществляет экспертная комиссия. При этом составляется акт  о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел  с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации.

       Дела, включенные в утвержденный акт о  выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и  хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

       Передача  дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны  все существенные моменты, характеризующие  состояние передаваемых дел на дату передачи.

       Акт может быть составлен в произвольной форме, поскольку нормативными документами  прием-передача дел не регулируется.

       К акту следует приложить подробные  описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.

       Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел, и утверждается руководителем организации.

       Погрузка  и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Использование документов, которые подлежат уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено.

       Экспертная  комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще  один акт об уничтожении документов.

       Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве организации в формируемом деле.

       Приведем  примерную форму акта о выделении  к уничтожению документов и дел (Приложение ).

       Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает не только соблюдение правил ведения, но и хранения кадровой документации, а также своевременную сдачу этой документации в архив.

       Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности (ст. 13.20 КоАП РФ).

       Соблюдение  правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная  сдача этой документации в архив - профессиональный долг работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одна из важнейших задач организации. 

       3 Рекомендации по  совершенствованию  организации и  технологии ДОУ  в отделе кадров  ООО «Торговый Дом САХО химпром»

       Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные  учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

       Служба  кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому  работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными  и  нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.). 

       В результате анализа организации  работы с документами в отделе кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.

       Было  выявлено   отсутствие необходимых  нормативно-методических документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение об экспертной комиссии, должностная инструкция инспектора отдела кадров.

       Начальнику  отдела кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» необходимо разработать положение об отделе кадров.

       При разработке положения о делопроизводственной службе следует обращать внимание на рекомендации Государственной системы  документационного обеспечения управления. В каждой организации  должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии, по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.

       В процессе экспертизы ценности документов должны решаться две основные задачи:

       - во-первых, отбираться для постоянного  хранения ценные документы, а  также документы длительных сроков  хранения (свыше десяти лет имеющие  долговременное практическое значение;

       - во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.

       В целях совершенствования работы с документами в  ООО «Торговый Дом САХО химпром» предлагается ввести ряд изменений и дополнений в следующие этапы делопроизводства:

       Составление номенклатуры дел. Вопрос о составлении номенклатуры дел в современных негосударственных учреждениях возникает не сразу. К моменту, когда возникла необходимость в составлении номенклатуры дел, накопленный объем документов уже очень велик. 

       Именно  такая ситуация сложилась в отделе кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром». Документы сформированы  в дела произвольно, без учета существующих правил. Часть документов хранилась в стопках в столах и папках; никогда не проводилась экспертиза ценности  документов.

       Следовательно, в настоящий момент перед сотрудниками отдела кадров стоит не только задача составления номенклатуры дел на текущий и последующие годы, но и задача систематизации уже накопленных документов за все годы существования.

       При составлении номенклатуры дел  ООО «Торговый Дом САХО химпром»,  необходимо использовать положения о его структурных подразделениях, штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделения.

       В унифицированную форму номенклатуры дел обязательно нужно включить следующие реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; название вида документа; место составления; на какой год составляется номенклатура дел; названия разделов; гриф утверждения; гриф подписания. При составлении  номенклатуры дел необходимо указывать сроки хранения документов в соответствии с соответствующим Перечнем.

       После составления и утверждения номенклатуры дел рекомендуется лицам, ответственным  за ведение делопроизводства  приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим  оформлением дел.

       На  сегодняшний день отделу кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» важно не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше.

       В отделе кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» достаточно большой объем документации, который год от года увеличивается. В связи с этим сотрудникам, отвечающим за делопроизводство, рекомендуется ежегодно составлять опись дел и согласовывать с руководителем отдела.

       В ООО «Торговый Дом САХО химпром» не имеется специального помещения (архива). Хранение и текущее, и архивное осуществляется в службе кадров.

       В целях обеспечения сохранности, целостности и достоверности  документов в кадровой службе должен соблюдаться определенный режим  хранения. Для этого помещения должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, надежно запирающимися и опечатывающимися. Помещения, выделенные для хранения архивных документов, не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. В помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

       Документы по личному составу, создаваемые  кадровой службой, имеют особое значение, ведь они содержат персональные данные работников, подтверждают их трудовой стаж со всеми его особенностями. Учитывая большую ценность содержащихся в таких документах сведений, они должны храниться в условиях, которые бы обеспечивали их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений и утраты. Документы по личному составу должны быть сформированы в дела и храниться надлежащим образом.

          Грамотное оформление дел для текущего хранения облегчает будущую работу по подготовке документов для передачи в архив. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в ООО «Торговый Дом САХО химпром» должна быть создана постоянно действующая  экспертная комиссия.

       В отличие от ручного оформления документов, для большей мобильности и  точности весь документооборот в отделе кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» нужно производить на автоматизированном рабочем месте. Системы обработки данных на базе концепции АРМ получили широкое развитие в последние годы. Автоматизированное рабочее место - это система обработки данных, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматического заполнения и обработки документов. Время заполнения документов на АРМ в отличие от ручного заполнения, уменьшается в несколько раз. Ошибки при работе на АРМ так же сокращаются в несколько раз, а производительность увеличивается.

       В ООО «Торговый Дом САХО химпром» автоматизированное рабочее место оснащено программами с набором различных инструментов. Так, к примеру, это 1С: Бухгалтерия и AvtoCad. 2007. С этого года организация приобрела новый персональный компьютер, что позволило ускорить работу кадровой службы.

       Для усовершенствования работы службы кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» требуется:

       - установить программное обеспечение «Консультант плюс»;

       - выписывать за счет предприятия журналы «Кадровое дело», «Справочник кадровика» и др., чтобы быть в курсе последних изменений в законодательстве.

       Проблема  работы с электронной информацией  становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях совершенствования службы кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

       Важное  современное средство совершенствования  документооборота это компьютеризация операций составления и обработки документов.

       Для более комфортной работы с кадровой документацией было рекомендовано  установить систему "1С:Предприятие", поскольку эту программу легко совместить с другими программами предприятия. Эта программа имеет такую конфигурацию, что позволяет решать задачи интеграции и разделения доступа при работе в локальной сети предприятия.

       Данное  программное обеспечение устанавливается  на все компьютеры предприятия, связанные локальной сетью. Существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой "1С:Предприятие".

       До  внедрения системы "1С:Предприятие" все документы составлялись в компьютере в редакторе MS Word. При составлении проектов приказов вручную составляется черновик - специальная тетрадь, в которую в течение дня заносятся приказы по заводу. Когда черновик сформирован, работник отдела начинает заносить приказы в компьютер, после этого приказы формировались по дате и распечатывались в 3 экземплярах. Их подписывают юрисконсульт, начальник службы, генеральный директор. В системе "1С: Предприятие" есть функция по формированию основных систем документации, например для отдела кадров в программе есть раздел, в котором перечислены типовые документы – приказ по приему, отпуску, увольнению, предоставлению дополнительных дней. При выборе конкретного документа открывается диалоговое окно в котором следует заполнить пробелы в графах для переменной информации, причем выбор сотрудника осуществляется из списка и автоматически проставляется его должность. После ввода всех данных приказ формируется по дате и выводится на печать. Установка этой программы в отделе кадров позволила сократить работу по созданию и распечатке приказов в 3 раза. К очевидным достоинствам программы "1С:Предприятие" следует отнести удобное пользовательское меню, дружественный интерфейс, возможность получать быстрые тематические справки и советы дня, связанные с непосредственной работой программы. Работа с программой "1С:Предприятие" очень легка, это связано с тем, что все этапы работы с документами разделены на отдельные меню. Программа удобна еще и тем, что она легко совмещается с другими программами, теперь нет необходимости при составлении производственного приказа переходить в другую программу для поиска необходимых реквизитов работника. В результате проведенных исследований и разработок была предложена и установлена программа - система "1С: Предприятие".

       Документы, оформленные кадровой службой чрезвычайно важны, т.к. имеют социальное значение для общества в целом (оформление пенсий, ветеранских льгот, пособий и пр.). Руководители организаций несут персональную ответственность за надлежащее оформление кадровой документации. Деятельность организации находится под пристальным вниманием со стороны органов государственного надзора и контроля по соблюдению  трудового Законодательства.

       Кадровая  документация, всегда играет существенную роль в жизни каждого трудоспособного  человека, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

         Правильное составление и оформление кадровых документов в соответствии с законодательными и нормативными актами в области кадрового делопроизводства говорит о высокой квалификации сотрудников отдела кадров. Для совершенствования работы отдела кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» было рекомендовано внедрение наиболее эффективных методов совершенствования потоков документов.

       Так как в работе отдела появились  электронные документы, было рекомендовано  уделить внимание необходимости создания систем электронного управления документами. "Система электронного управления документами – ЭУД" является автоматизированной системой и обеспечивает работу с электронными документами на всех уровнях управления и позволяет выполнять все функциональные операции, свойственные документам: подготовка документа, редактирование, хранение, согласование и визирование, контроль исполнения, передача, поиск, распределение доступа. Для более комфортной работы с этой программой было рекомендовано установить систему "1С:Предприятие", поскольку эту программу легко совместить с другими программами предприятия. Эта программа имеет такую конфигурацию, что позволяет решать задачи интеграции и разделения доступа при работе в локальной сети предприятия. Здесь имеется ввиду то, что данное программное обеспечение устанавливается на все компьютеры предприятия, связанные сетью.

       При рассмотрении работы отдела кадров необходимо уделить внимание организации рабочего места и условиям труда. При организации работы службы отдел кадров необходима регламентация режима работы, которая заключается в чередовании периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня.

       Именно  документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. От того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

       Кадровая  документация ведется во всех организациях не зависимо от их организационно-правовой формы и включает в себя связанные информационным единством комплексы документов. Каждый руководитель организации должен учитывать, что документы, которые отражают трудовую деятельность работников и подтверждают трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Не допустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведения кадрового документирования с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

       Кадровая  документация относится к категории  документов долговременного хранения.      Сроки хранения различных видов  документов по личному составу установлены  Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России. Сложность документирования кадровой деятельности организации объясняется тем, что никогда не разрабатывался комплексный единый нормативный или нормативно – методический документ общего действия, в котом были бы установлены требования к комплексу и оформлению документации по личному составу.

       Наиболее  многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

       Следовательно, ведение кадровой документации является обязательной частью документирования любой организации, не зависимо от масштабов ее деятельности и организационно-правовой формы и носит обязательный для исполнения характер. Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является правильное документирование трудовых правоотношений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников

       1 Российская Федерация. Конституция (1993). Конституция           Российской Федерации [Текст] : офиц. текст. – М. : Маркетинг, 2001. – 39 с. – ISBN 5-94462-025-0.

       2  Российская Федерация. Законы. О  государственном гербе Российской  Федерации [Текст]: федер. конст.  Закон от 25 декабря 2000г. № 2-ФКЗ: [принят Гос. Думой 8 декабря  2000 г.: одобрен Советом Федерации  20 декабря 2000 г.: с изм. От 9 июля 2002 г., 30 июня 2003г.] // СЗ РФ.-2000.-№52(ч.1).-СТ.5021; СЗРФ.-2002.-№28.-СТ.2780; СЗРФ.-2003.-№27(ч.1).-СТ.2696

       3 Российская Федерация. Законы.  Гражданский кодекс Российской  федерации: Часть первая, вторая , третья, четвертая [Текст]: федер. Закон от 30 ноября 1994 г. №51-ФЗ: [принят Гос.думой 21 октября 1994 г.: по состоянию на 9 апреля 2009 г.]. – М.: АБАК, 2009.-592с. – (Правовая библиотека).- ISBN 978-5-9748-0125-9.

       4 Российская Федерация. Законы. Трудовой кодекс Российской        Федерации [Текст] : федер. закон от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ : [принят Гос. Думой 21 декабря 2001 г. : одобрен Советом Федерации 26 декабря 2001 г. : по состоянию на 5 сентября 2007 г.]. – М. : Юрайт-Издат, 2007. – 206 с. –        (Правовая библиотека). – ISBN 978-5-94879-880-6.

       5 Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс] : федер. закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ : [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г. : одобрен Советом Федерации 14 июля 2006 г.]. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://rg.ru/2006/07/29/ informacia-dok.html

       6 Российская Федерация. Законы. Об  архивном деле в Российской  федерации [Текст]: федер. Закон  : [принят Гос. Думой 22 октября  2004 года № 125- ФЗ] // СЗРФ.2004.,№ 43. Ст.4169.; 2005. № 23. Ст. 2203

       7 Российская Федерация. Министерство  труда и социального развития  Российской Федерации. Об утверждении  Инструкции по заполнению трудовых  книжек [Текст] : Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 // Рос. газ. – 2003. - № 235. – С. [?].

       8 Российская Федерация. Министерство  культуры и массовых коммуникаций  Российской Федерации. Об утверждении  типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Текст] : Приказ Минкультуры России от 8 ноября 2005 года № 536. – М. : «Ось», 2006. - 96 с.

       9 Российская Федерация. Федеральная  служба государственной статистики  Российской Федерации. Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  федеральными государственными органами работников, выезжающих и приезжающих в служебные командировки [Текст] : Постановление Росстата России от 23 декабря 2005 г. № 107 // Финансовая газета. – 2006. - № 5. – С. 3.

       10  Российская Федерация. ГОСТ Р  51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. – Введ. – 1999-01-01.-М.: Изд-во стандартов, 1999.- 8с.

       11  Российская Федерация. ГОСТ Р  6.30 – 2003. Унифицированные системы  документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. – Введ. – 2003-07-01. – М. : Изд-во стандартов, 2003. – 11 с.

     12 Государственная система документационного  обеспечения       управления. Основные положения. Общие требования  к документам и службам документационного обеспечения [Текст] : утв. Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33. – М. : Главархив, 1991. – 70 с.

       13  Нормы времени на работы по  документационному обеспечению  управленческих структур федеральных органов исполнительной власти   [Текст] : утв. Постановлением Минтруда России от 26 марта 2002 № 23 //      Журнал «Социальный мир». – 2002.- № 2. –С.28-52.

       14 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) ОК 016-94 [Текст] : принят           постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 [с изм. №№ 1/96, 2/99, 3/2002, 4/2003, 5/2004]. – М. : «Книга сервис», 2004. – [?] с. 

       15  Аксёнов, Ю. М. Курс делопроизводства [Текст] : учеб. пособ. – М.: ЮНИТИ-Дана, 2003. – 262 с. - ISBN 5-93638-182-8.

       16 Курапова,  Е.Р. Документация по  личному составу [Текст]: взаимодействие  кадровых и архивных служб. - // Справочник кадровика. - 2003. - №11. - С. 57

       17 Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]: Практическое пособие с образцами документов./ В.И. Андреева. – 2-е изд., перараб. и доп. – М.: КНОРУС, 2007. – 248с.

       18  Кирсанова, М. В. Делопроизводство [Текст] : учеб. пособ. / М. В. Кирсанова,  Ю. М. Аксёнов. – М.: ИНФРА-М-Норма, 2006. – 330 с. – ISBN 6-14376-737-4.

       19 Корнеева, А. П. Основы делопроизводства [Текст]: учеб. пособ.  /   А. П. Корнеева, А. М. Амелина, А. П. Загребельный и др. – М.: Экзамен, 2006. 322 с. - ISBN 5-94682-843-5.

       20 Альбом унифицированных форм  первичной документации по учету  труда и его оплаты, разработан  НИПИстатинформ  Госкомстата России утверждены Постановлениями Госкомстата Российской Федерации от 29 декабря 2000 г. №136 «О первичных учетных документах», утвержден Постановлением Госкомстата от 05 января 2004 г. №1

       21 Санкина, Л. В. Инструкция по делопроизводству в небольшой организации [Текст] / Л. В. Санкина // Секретарь-референт. – 2008. - № 8. – С. 11-14.

       22 Сотов, П. В. Делопроизводство: образцы документов, инструкции, ГОСТы  [Текст] : учеб.-практ. пособ. / П. В.  Сотов, А. Н. Тихомиров. – М.: Кодекс, 2001. – 54 с. – ISBN 5-49277-238-3.  
 

Приложение  А

(обязательное)

Структура инженерно-технического состава  ООО «Торговый Дом САХО химпром»

 
 

  
 

РРрр 

     Приложение 

     (рекомендуемое)

     УТВЕРЖДАЮ

     Генеральный директор

       ООО «Торговый Дом САХО химпром»

     Важенин Д.В

     «26»  декабря 2010г. 

     ПОЛОЖЕНИЕ

     О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

     В ООО «Торговый Дом САХО химпром» 
 

     1. Общие положения 

     1.1. Целью данного Положения является  защита персональных данных работников  от несанкционированного доступа, неправомерного их использования или утраты.

     1.2. Настоящее Положение разработано  на основании статей Конституции  РФ,      Трудового Кодекса  РФ, Кодекса об административных  правонарушениях РФ, Гражданского  Кодекса РФ, Уголовного Кодекса  РФ, а также Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»

     1.3. Персональные данные относятся  к категории конфиденциальной  информации. Режим конфиденциальности  персональных данных снимается  в случаях обезличивания или  по истечении 75 лет срока хранения, если иное не определено законом.

     1.4. Настоящее Положение утверждается  и вводится в действие приказом  генерального директора и является  обязательным для исполнения  всеми работниками, имеющими доступ  к персональным данным сотрудников.  

     2. Понятие и состав персональных данных

     2.1. Персональные данные работника  – информация, необходимая работодателю  в связи с трудовыми отношениями  и касающиеся конкретного работника.  Под информацией о работниках  понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.

     2.2. В состав персональных данных  работника входят:

     - анкетные и биографические данные;

     - образование; 

     - сведения о трудовом и общем  стаже; 

     - сведения о составе семьи; 

     - паспортные данные;

     - сведения о воинском учете;

     - сведения о заработной плате  сотрудника;

     - сведения о социальных льготах; 

     - специальность, 

     - занимаемая должность; 

     - наличие судимостей;

     - адрес места жительства;

     - домашний телефон; 

     - место работы или учебы членов  семьи и родственников;

     - характер взаимоотношений в семье; 

     - содержание трудового договора;

     - состав декларируемых сведений  о наличии материальных ценностей; 

     - содержание декларации, подаваемой  в налоговую инспекцию; 

     - подлинники и копии приказов  по личному составу;

     - личные дела и трудовые книжки  сотрудников; 

     - основания к приказам по личному  составу; 

     - дела, содержащие материалы по  повышению квалификации и переподготовке  сотрудников, их аттестации, служебным  расследованиям;

     - копии отчетов, направляемые в органы статистики.

     2.3. Данные документы являются конфиденциальными,  хотя, учитывая их массовость  и единое место обработки и  хранения - соответствующий гриф  ограничения на них не ставится.  

     3. Обработка персональных  данных

     3.1. Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

     3.2. В целях обеспечения прав и  свобод человека и гражданина  работодатель и его представители  при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

     3.2.1. Обработка персональных данных  работника может осуществляться  исключительно в целях обеспечения  соблюдения законов и иных  нормативных правовых актов, содействия  работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

     3.2.2. При определении объема и содержания  обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.

     3.2.3. Получение персональных данных  может осуществляться как путем  представления их самим работником, так и путем получения их из иных источников.

     3.2.4. Персональные данные следует  получать у него самого. Если  персональные данные работника  возможно получить только у  третьей стороны, то работник  должен быть уведомлен об этом  заранее и от него должно  быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а так же о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

     3.2.5. Работодатель не имеет права  получать и обрабатывать персональные  данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях  и частной жизни. В случаях,  непосредственно связанных с  вопросами трудовых отношений  данные о частной жизни работника (информация о жизнедеятельности в сфере семейных бытовых, личных отношений) могут быть получены и обработаны работодателем только  с его письменного согласия.

     3.2.6. Работодатель не имеет право  получать и обрабатывать персональные  данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.

     3.3. К обработке, передаче и хранению  персональных данных работника  могут иметь доступ сотрудники:

     - бухгалтерии; 

     - сотрудники службы управления  персоналом;

     - сотрудники компьютерных отделов. 

     3.4. Использование персональных данных  возможно только в соответствии  с целями, определившими их получение.

     3.4.1. Персональные данные не могут  быть использованы в целях  причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации. Ограничение прав граждан Российской Федерации на основе использования информации об их социальном происхождении, о расовой, национальной, языковой, религиозной и партийной принадлежности запрещено и карается в соответствии с законодательством.

     3.5. Передача персональных данных  работника возможна только с  согласия работника или в случаях,  прямо предусмотренных законодательством.

     3.5.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

     - не сообщать персональные данные  работника третьей стороне без  письменного согласия работника,  за исключением случаев, когда  это необходимо в целях предупреждения  угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

     - не сообщать персональные данные  работника в коммерческих целях  без его письменного согласия;

     - предупредить лиц, получающих  персональные данные работника,  о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;

     - разрешать доступ к персональным  данным работников только специально  уполномоченным лицам, определенным  приказом по организации, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

     - не запрашивать информацию о  состоянии здоровья работника,  за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

     - передавать персональные данные  работника представителям работников  в порядке, установленном Трудовым  Кодексом, и ограничивать эту  информацию только теми персональными  данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

     3.5.2. Передача персональных данных  от держателя или его представителей  внешнему потребителю может допускаться  в минимальных объемах и только  в целях выполнения задач, соответствующих  объективной причине сбора этих данных.

     3.5.3. При передаче персональных данных  работника потребителям (в том  числе и в коммерческих целях)  за пределы организации работодатель  не должен сообщать эти данные  третьей стороне без письменного  согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника или в случаях, установленных федеральным законом.

     3.6. Все меры конфиденциальности  при сборе, обработке и хранении  персональных данных сотрудника  распространяются как на бумажные, так и на электронные (автоматизированные) носители информации.

     3.7. Не допускается отвечать на  вопросы, связанные с передачей  персональной информации по телефону  или факсу. 

     3.8. Хранение персональных данных  должно происходить в порядке, исключающем их утрату или их неправомерное использование.

     3.9. При принятии решений, затрагивающих  интересы работника, работодатель  не имеет права основываться  на персональных данных работника,  полученных исключительно в результате  их автоматизированной обработки или электронного получения. Работодатель учитывает личные качества работника, его добросовестный и эффективный труд. 

     4. Доступ к персональным  данным 

     4.1. Внутренний доступ (доступ внутри  организации).

     4.1.1. Право доступа к персональным  данным сотрудника имеют:

     - генеральный директор организации;

     - руководители структурных подразделений  по направлению деятельности (доступ  к личным данным только сотрудников  своего подразделения);

     - при переводе из одного структурного  подразделения в другое, доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения;

     - сам работник, носитель данных.

     - другие сотрудники организации  при выполнении ими своих служебных  обязанностей.

     4.1.2. Перечень лиц, имеющих доступ  к персональным данным работников, определяется приказом генерального директора организации.

     4.2. Внешний доступ.

     4.2.1. К числу массовых потребителей  персональных данных вне организации  можно отнести государственные  и негосударственные функциональные  структуры: 

     - налоговые инспекции;

     - правоохранительные органы;

     - органы статистики;

     - страховые агентства; 

     - военкоматы;

     - органы социального страхования;

     - пенсионные фонды; 

     - подразделения муниципальных органов  управления;

     4.2.2. Надзорно-контрольные органы имеют  доступ к информации только в сфере своей компетенции.

     4.2.3. Организации, в которые сотрудник  может осуществлять перечисления  денежных средств (страховые компании, негосударственные пенсионные фонды,  благотворительные организации,  кредитные учреждения), могут получить доступ к персональным данным работника только в случае его письменного разрешения.

     4.2.4. Другие организации. 

     Сведения  о работающем сотруднике или уже  уволенном могут быть предоставлены  другой организации только с письменного  запроса на бланке организации, с приложением копии нотариально заверенного заявления работника.

     Персональные  данные сотрудника могут быть предоставлены  родственникам или членам его  семьи только с письменного разрешения самого сотрудника.

     В случае развода бывшая супруга (супруг) имеют право обратиться в организацию с письменным запросом о размере заработной платы сотрудника без его согласия. (УК РФ).

     5. Защита персональных  данных 

     5.1. Под угрозой или опасностью  утраты персональных данных понимается  единичное или комплексное, реальное или потенциальное, активное или пассивное проявление злоумышленных возможностей внешних или внутренних источников угрозы создавать неблагоприятные события, оказывать дестабилизирующее воздействие на защищаемую информацию.

     5.2. Риск угрозы любым информационным ресурсам создают стихийные бедствия, экстремальные ситуации, террористические действия, аварии технических средств и линий связи, другие объективные обстоятельства, а также заинтересованные и незаинтересованные в возникновении угрозы лица.

     5.3. Защита персональных данных представляет  собой жестко регламентированный  и динамически технологический  процесс, предупреждающий нарушение  доступности, целостности, достоверности  и конфиденциальности персональных  данных и, в конечном счете,  обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании.

     5.4. Защита персональных данных работника  от неправомерного их использования  или утраты должна быть обеспечена  работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

     5.5. «Внутренняя защита». 

     5.5.1. Основным виновником несанкционированного  доступа к персональным данным  является, как правило, персонал, работающий с документами и  базами данных. Регламентация доступа персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных входит в число основных направлений организационной защиты информации и предназначена для разграничения полномочий между руководителями и специалистами организации.

     5.5.2. Для обеспечении внутренней защиты персональных данных работников необходимо соблюдать ряд мер:

     - ограничение и регламентация  состава работников, функциональные  обязанности которых требуют  конфиденциальных знаний;

     - строгое избирательное и обоснованное  распределение документов и информации между работниками;

     - рациональное размещение рабочих  мест работников, при котором  исключалось бы бесконтрольное  использование защищаемой информации;

     - знание работником требований  нормативно – методических документов  по защите информации и сохранении тайны;

     - наличие необходимых условий  в помещении для работы с  конфиденциальными документами  и базами данных;

     - определение и регламентация  состава работников, имеющих право  доступа (входа) в помещение,  в котором находится вычислительная техника;

     - организация порядка уничтожения  информации;

     - своевременное выявление нарушения  требований разрешительной системы  доступа работниками подразделения; 

     - воспитательная и разъяснительная  работа с сотрудниками подразделения  по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;

     - не допускается выдача личных  дел сотрудников на рабочие  места руководителей. Личные дела  могут выдаваться на рабочие  места только генеральному директору,  работникам отдела персонала  и в исключительных случаях, по письменному разрешению генерального директора, - руководителю структурного подразделения. (например, при подготовке материалов для аттестации работника).

     5.5.3. Защита персональных данных сотрудника  на электронных носителях.

     Все папки, содержащие персональные данные сотрудника, должны быть защищены паролем, который сообщается руководителю службы управления персоналом и руководителю службы информационных технологий

     5.6. «Внешняя защита». 

     5.6.1. Для защиты конфиденциальной  информации создаются целенаправленные неблагоприятные условия и труднопреодолимые препятствия для лица, пытающегося совершить несанкционированный доступ и овладение информацией. Целью и результатом несанкционированного доступа к информационным ресурсам может быть не только овладение ценными сведениями и их использование, но и их видоизменение, уничтожение, внесение вируса, подмена, фальсификация содержания реквизитов документа и др.

     5.6.2. Под посторонним лицом понимается  любое лицо, не имеющее непосредственного  отношения к деятельности компании, посетители, работники других организационных структур. Посторонние лица не должны знать распределение функций, рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в отделе персонала.

     5.6.3. Для обеспечения внешней защиты  персональных данных сотрудников  необходимо соблюдать ряд мер:

     - порядок приема, учета и контроля  деятельности посетителей; 

     - пропускной режим организации; 

     - учет и порядок выдачи удостоверений; 

     - технические средства охраны, сигнализации;

     - порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;

     - требования к защите информации  при интервьюировании и собеседованиях.

     5.7. Все лица, связанные с получением, обработкой и защитой персональных данных, обязаны подписать обязательство о неразглашении персональных данных работников.

     5.8. По возможности персональные  данные обезличиваются.

     5.9. Кроме мер защиты персональных  данных, установленных законодательством,  работодатели, работники и их  представители могут вырабатывать совместные меры защиты персональных данных работников. 

     6. Права и обязанности  работника 

     6.1. Закрепление прав работника, регламентирующих  защиту его персональных данных, обеспечивает сохранность полной  и точной информации о нем.

     6.2. Работники и их представители  должны быть ознакомлены под  расписку с документами организации,  устанавливающими порядок обработки  персональных данных работников, а также об их правах и  обязанностях в этой области.

     6.3. В целях защиты персональных  данных, хранящихся у работодателя, работник имеет право:

     - требовать исключения или исправления  неверных или неполных персональных  данных.

     - на свободный бесплатный доступ  к своим персональным данным, включая право на получение  копий любой записи, содержащей персональные данные;

     - персональные данные оценочного  характера дополнить заявлением, выражающим его собственную точку  зрения;

     - определять своих представителей  для защиты своих персональных  данных;

     - на сохранение и защиту своей  личной и семейной тайны.

     6.4. Работник обязан:

     - передавать работодателю или  его представителю комплекс достоверных,  документированных персональных  данных, состав которых установлен  Трудовым кодексом РФ.

     - своевременно сообщать работодателю  об изменении своих персональных данных

     6.5. Работники ставят работодателя  в известность об изменении  фамилии, имени, отчества, даты  рождения, что получает отражение  в трудовой книжке на основании  представленных документов. При  необходимости изменяются данные  об образовании, профессии, специальности, присвоении нового разряда и пр.

     6.6. В целях защиты частной жизни,  личной и семейной тайны работники  не должны отказываться от  своего права на обработку  персональных данных только с  их согласия, поскольку это может  повлечь причинение морального, материального вреда. 

     7. Ответственность  за разглашение  конфиденциальной  информации,

     связанной с персональными  данными

     7.1. Персональная ответственность –  одно из главных требований  к организации функционирования  системы защиты персональной  информации и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы.

     7.2. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями  владеющие информацией о гражданах,  получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии  с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

     7.3. Руководитель, разрешающий доступ  сотрудника к конфиденциальному  документу, несет персональную  ответственность за данное разрешение.

     7.4. Каждый сотрудник организации, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

     7.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку  и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

     7.5.1. За неисполнение или ненадлежащее  исполнение работником по его  вине возложенных на него обязанностей по соблюдению установленного порядка работы со сведениями конфиденциального характера работодатель вправе применять предусмотренные Трудовым Кодексом дисциплинарные взыскания.

     7.5.2. Должностные лица, в обязанность  которых входит ведение персональных  данных сотрудника, обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов, либо несвоевременное предоставление таких документов или иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации – влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере, определяемом Кодексом об административных правонарушениях.

     7.5.3. В соответствии с Гражданским  Кодексом лица, незаконными методами  получившие информацию, составляющую  служебную тайну, обязаны возместить  причиненные убытки, причем такая  же обязанность возлагается и на работников.

     7.5.4. Уголовная ответственность за  нарушение неприкосновенности частной  жизни ( в том числе незаконное  собирание или распространение  сведений о частной жизни лица, составляющего его личную или  семейную тайну, без его согласия), неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации, неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов и сведений (если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан), совершенные лицом с использованием своего служебного положения наказывается штрафом, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, либо арестом в соответствии с УК РФ.

     7.6. Неправомерность деятельности органов  государственной власти и организаций по сбору и использованию персональных данных может быть установлена в судебном порядке.  

     Составил:

     Начальник отдела кадров                                                    Панкова Е.Н. 

     СОГЛАСОВАНО

     Юрисконсульт

     __________________Н.П.  Гаценко 
 
 
 

Приложение

(рекомендуемое) 

Примерная форма сводной номенклатуры дел 

Наименование  предприятия  НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ  ___________   №  ___________ __________________________ (место составления)  На 20__ год				УТВЕРЖДАЮ Наименование  должности  руководителя  предприятия  Подпись                    Расшифровка                                    подписи  Дата
Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел единиц хранения	Срок  хранения  и № статей по перечню		Примечание
1	2	3	4		5
Название  раздела

 
 
 

Наименование  должности руководителя

службы ДОУ  предприятия           Подпись                Расшифровка подписи 

Дата 

Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив): 
 

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК От ______________ №    ________________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК  архивного учреждения От ____________ №    _______________

Приложение

(рекомендуемое) 

Номенклатура  дел отдела кадров ООО «Торговый Дом САХО химпром» 

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый Дом САХО химпром»                      Отдел кадров   НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ  01.01.2011 г. № 04-09 г. Оренбург На 2011 год
Индекс дела	Заголовок дела		Кол-во дел единиц  хранения	Срок хранения и   № статей по перечню	Примечание
1	2		3	4	5
04-01	Положение отдела кадров
04-02	Должностные инструкции сотрудников			Пост Ст. 67
04-03	Приказы генерального директор по  производственной деятельности (копии)			Постоянно Ст. 6а
04-04	Приказы по личному составу			75 лет Ст. 6б
04-05	Коллективный  договор			Постоянно Ст. 275
04-06	Штатное расписание			Постоянно Ст. 32а Т.П.
04-07	Должностные инструкции			Постоянно Ст. 35а  Т.П.
04-08	Годовой отчет по форме № 17			Постоянно ЭК
04-09	План  аттестации сотрудников			3 года Ст. 376 Т.П.
04-10	Номенклатура  дел отдела кадров			Постоянно Ст. 67а  Т.П.
04-11	Личные  дела сотрудников			75 лет  Ст. 337б Т.П.
04-12	Личные  карточки сотрудников (форма Т2)			75 лет Ст.339 Т.П.
04-13	Трудовые  книжки			До востребования   50 лет ст. 342
04-14	Трудовые  договора сотрудников			75 лет  Ст. 338
04-15	Договора  о полной материальной ответственности			75 лет ст.338
04-16	Дополнительное  соглашение сотрудников			75 лет ст.338
04-17	Заявления на прием сотрудников			10 лет ЭК
04-18	Заявления на увольнение сотрудников			10 лет ЭК
04-19	Заявления о предоставление отпуска			10 лет  ЭК
04-20	Переписка с центром занятости  г. Оренбурга			5 лет  Ст. 264
04-21	Ежемесячные отчеты в Центр занятости г.Оренбурга			5 лет Ст.262
04-22	Журнал  регистрации приказов по личному  составу			75 лет Ст.72а
04-23	Журнал  регистрации   трудовых договоров  сотрудников			75 лет
04-24	Журнал  регистрации дополнительных соглашений сотрудников			75 лет   ст. 358 д Т.П.
04-25	Журнал  регистрации выдачи справок с  места работы			3 года  358 ж Т.П.
04-26	Журнал  регистрации листов нетрудоспособности			5 лет.  Ст.476 Т.П.
04-27	График  отпусков			1 год  Ст. 356 Т.П.
04-28
04-29
04-30
Пенсионное  обеспечение
04-31	Законы, указы, постановления, распоряжения, решения  Пенсионного фонда РФ, Оренбургской области			ДМН Ст.1 Т.П.
04-32	Переписка с Пенсионным фондом г. Оренбурга			5 лет Ст. 474 Т.П.
04-33	Переписка о назначении государственных пенсий и пособий			10 лет  ст. 480 Т.П.
04-34	Документы (СЗВК, описи документов, листы исправлений)  по персонифицированному учету			5 лет Ст. 477 Т.П.
04-35	Списки  работающих пенсионеров			ДЗН ЭК
04-36	Списки  работников уходящих на льготную пенсию			50 лет  Ст. 479 Т.П.
04-37	Журнал  регистрации справок подтверждающих стаж			3 года  Ст. 358 ж Т.П.
04-38
04-39
04-40

 

Наименование  должности руководителя

структурного подразделения   Подпись  Расшифровка подписи 

Дата 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного подразделения

от ______________ № _________________ 
 

Наименование  должности руководителя архива

(лица, ответственного за архив)  Подпись Расшифровка подписи 

Дата

 
 
 
 
 
 
 

Приложение 

                                             (рекомендуемое) 
 

                                         Обложка дела 
 

Фонд  № ______ Опись № ______ Дело №  ______

       Индекс  дела  03 -06 

       __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

       (наименование  организации и структурного подразделения) 
 
 

       Дело  № _____   ТОМ №  

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(обложка  дела) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       

__________________        (год)                   на _________листах                 хранить __75__  лет

                                                                                        

       

Фонд  №  ___________ Опись № ___________ Дело № ____________

 
 
 
 
 

       Приложение 

       (рекомендуемое) 
 

       Обложка личного дела 
 

Фонд  № ______ Опись № _____ Дело №   _____

       Индекс  дела    03 - 30  

       __________________________________________________________

       __________________________________________________________

       __________________________________________________________

       (наименование  организации и структурного подразделения) 
 

       ЛИЧНОЕ  ДЕЛО № ________ 

       __________________________________________________________________________

       (обложка дела) 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Дата  начало ________________        (год)  Дата окончания _____________                  на   __________листах                 хранить ___75__лет

 
 
 
 
 
 
       

Фонд  № __________ Опись № _________ Дело № __________

 
 

                                                                                        
 

Приложение   

ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ

документов  личного дела №

 

(Фамилия,  Имя, Отчество работника)

 

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документов, краткое содержание	Номера листов  дела	Дата  включения документа в  личное  дело	Примечание

 

Итого						документов
	(цифрами  и прописью)
Количество листов внутренней описи
			(цифрами  и прописью)
Инспектор отдела кадров
			(подпись)		(расшифровка  подписи)
(дата)

Приложение 

(рекомендуемое)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____________________ году в  ООО «Торговый Дом САХО химпром»

 

По  срокам хранения	Всего	В том  числе:
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование  должности 

Руководителя  службы ДОУ      Подпись          Расшифровка подписи 

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование  должностного лица,

передавшего сведения      Подпись              Расшифровка подписи

Дата

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложение

(рекомендуемое)

       Акта о выделении к уничтожению документов и дел.

г. ____________                                                                                   «_____»____________20___г. 

Основание: приказ № ____ от  № «_____»______________20____г. 

Составлен экспертной комиссией (ЭК):

Председатель комиссии                                       Должность, Ф.И.О., инициалы

Члены комиссии                                                   Должность, Ф.И.О., инициалы

Присутствовали                                                    Должность, Ф.И.О., инициалы

Комиссия, руководствуясь Перечнем (указать название Перечня), отобрал к уничтожению, как не имеющие научно – исторической ценности и утратившие практическое значение, следующие документы и дела, отложившиеся в деятельности организации. 

№	Годы документов и дел	Заголовки документов и дел (групповые или индивидуальные) индексы дел по номенклатуре, описи	Пояснения	Количество  документов и дел	Номера статей по перечню

 

Всего дел  ____________________________________________________________

(цифрами  и прописью)

Председатель  ЭК  ______________________________________________________

Члены ЭК _____________________________________________________________

Документы сданы  для уничтожения конторе по заготовке  вторичного сырья по приема – сдаточной накладной № ___ от  «_____»______________20____г.

Председатель  ЭК ______________  ____________________  «____»_____________20____г.

                                      подпись         расшифровка  подписи

В дело № _____   ______________  ____________________  «____»_____________20____г.

                                      подпись         расшифровка подписи

1. Внутренняя опись документов дела № _____

 

№	Индекс документа	Дата документа	Заголовок	Номер листов дела	Примечание

 

Итого _______________________________________________________ документов

                                                  (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________________________

                                                                                                (цифрами и прописью)

Наименование  должности лица ______________________, составившего внутреннюю опись _________________________ документов дела _______________________________________.

___________________  _________________________              «______»______________20____г.

           подпись                      расшифровка подписи