Отчет по практике ООО «Торговый Дом САХО химпром»

       Должностная инструкция составляется по каждой должности  организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении  на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

       Трудовой  договор, заключенный в письменной форме - это акт индивидуально-договорного  характера, который должен отражать условия труда работника и  обязательства сторон, предусмотренные  законодательством, коллективным договором, соглашениями.

       Согласно  Трудового кодекса Российской Федерации  трудовой договор - это соглашение между  работодателем и работником, в  соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

       Трудовой  договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых оформляется как  подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью  организации. Один экземпляр хранится в организации, а второй - у работника. Трудовые договора могут заключаться:

       - на неопределенный срок;

       - на определенный срок не более  пяти лет (срочный трудовой  договор). Трудовой договор вступает  в силу со дня его подписания  работником и работодателем Приложение И.

       Среди документов, которые должны быть составлены работодателем, следует обратить внимание на договоры о полной материальной ответственности (ст. 243, 244 ТК РФ) Приложение К. Они в обязательном порядке заключаются с работниками, достигшими 18-летнего возраста, в случае передачи работнику ценностей для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства. Типовой договор о полной материальной ответственности, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28 декабря 1977 г.

       Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм Приложение Е.

       Другие  приказы по личному составу оформляются  в текстовой форме на обычном  бланке приказа. При этом следует  иметь в виду, что унифицированные  формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

       Личные  карточки работников заполняются на работников всех категорий в одном  экземпляре на основании соответствующих  документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства), на основании опроса работника. Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификаторам профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (образование, перемена места жительства и др.) и отражаются в личной карточке Приложение З.

       После того как заполнена личная карточка, как правило, формируется личное дело работника.

       Личное  дело – совокупность документов, содержащих наиболее полное сведение о работнике  и его трудовой деятельности.

       Перечень  документов, приобщаемых к личному делу, как правило, определяется лицом, отвечающим за ведение кадрового учета, самостоятельно. В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке,  свидетельство о рождении детей - для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.), срок хранения дела-75 лет.

       Трудовая  книжка - основной документ о трудовой деятельности и стаже работника Приложение Т.

       Работодатель  обязан вести трудовые книжки на каждого  работника, проработавшего в организации свыше 5 дней. Это правило не распространяется на работодателей - физических лиц и случаи заключения трудового договора с внешними совместителями.

       Трудовая  книжка — официальный персональный документ российского гражданина, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала его трудовой деятельности, при первом поступлении его на работу — трудоустройстве, и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; документу присваивается регистрационный номер, и, в соответствии с положениями законов о труде, фиксирующаяся в нём должность, все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем удостоверяются личной подписью владельца и заверяются подписью ответственного лица отдела кадров организации (работодателя), где трудовая книжка и хранится вплоть до увольнения работника, при переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся ему на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.

       После того как трудовая книжка будет заполнена, сведения о ней должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма и требования к ведению которой установлены Постановлением Правительства РФ "О трудовых книжках".

       В указанной книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.    Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована Приложение П.

       Для учета времени, фактически отработанного  и (или) неотработанного каждым работником применяются: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12) и Табель учета рабочего времени (форма №Т-13) Приложение Р.

       При ведении Табеля учета использования  рабочего времени целесообразно  руководствоваться следующими правилами:

       ·         учет использования рабочего времени может проводиться по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;

       ·         включение работника в Табель и исключение из него производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;

       ·         табель составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы;

       ·         отметки в Табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другие производятся только на основании надлежаще оформленных документов.    Такими документами являются листки нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и другие документы.

       График  отпусков - это документ, в котором  закрепляется очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков. График отпусков является обязательным кадровым документом, прямо предусмотренным 123 статьей ТК РФ: "Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков». Форма графика отпусков (форма №Т-7) утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1.

       График  отпусков, как любой организационно-правовой документ, подписывается его составителем (форма №Т-7 предусматривает подпись  руководителя кадровой службы) и далее проходит процедуру утверждения работодателем или уполномоченным им на это лицом с обязательным учетом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном 372 статьей ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

       Этот  график должен утверждаться работодателем  не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в  порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных  актов. Кроме того, работодателю необходимо помнить, что в соответствии с требованием ТК РФ работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.

       Известить работника о предстоящем отпуске  под роспись можно в специальном  ознакомительном листе и (или) в  График отпусков является документальным основанием для оформления приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6), внесения соответствующих записей в лицевой счет (форма №Т-54, Т-54а), личную карточку (форма №Т-2) и другие кадровые документы и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» Приложение С.

       Рассмотренные выше документы - документальное подтверждение  отнесения расходов на оплату труда. 

       2.2  Структура и назначение номенклатуры дел

       После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для  того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

       Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

       Номенклатура  дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

       Номенклатура  дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

       •   номенклатура используется как схема  классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

       •   каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

       •   номенклатура дел используется при  построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

       •   номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

       •   номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.