Проблемы государственных архивов

СОДЕРЖАНИЕ

        Введение

        1. Характеристика основных проблем государственных архивов РФ

1.1.Проблемы организации учета и хранения архивных документов

1.2.Проблемы комплектования государственных архивов

1.3.Проблемы использования архивных фондов

Вывод по 1 главе

2. Решение проблем государственных архивов на примере муниципального автономного учреждения «Архив города Новокузнецка»…………………………………………………………………..19

2.1.Историческая справка по МАУ «Архив города Новокузнецка»…19

2.2. Решение проблем учета и хранения документов…………………23

         2.3.Комплектование архива, взаимодействие с организациями-источниками комплектования…………………………………………………25

2.4. Решение проблем использования документов……………………29

Вывод по 2 главе…………………………………………………………33

Заключение……………………………………………………………….34

Список литературы              36

Приложения……………………………………………………………………...38

ВВЕДЕНИЕ

Государственный архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В последнее время все острее ощущается необходимость привлечения новых информационных технологий на службу документационного обеспечения управления. Особенно это актуально для тех организаций, которые вынуждены работать с огромными массивами документов. Перед ними неизбежно встает задача тщательной систематизации, хранения и контроля внушительного по размеру объема данных, что невозможно как без знания основных норм и правил, регламентирующих работу с документами и учитывающих специфику документооборота в рамках определенной сферы деятельности, так и без использования современных электронных технологий.

Период конца XX – начала XXI вв. характеризуется созданием новых источников информации, таких как документы на электронных носителях и аудиовизуальная документация и продвижение интернет-систем и услуг. В наше время в связи с ростом проявления огромного интереса к использованию, хранению и собиранию архивных документов растет и актуальность этого вопроса. Понятие «архивный фонд» употребляется в том значении, как оно понимается в архивоведении. А именно совокупность всех зафиксированных и переданных на хранение на территории страны документов. Все эти документы являются востребованными в той или иной степени. В нашу эпоху, которую называют информационной, имеется огромное число потребителей информационных услуг в различных сферах. Архивные учреждения также ищут свое место в этой культуре масс-медиа. И в настоящее время широко развито массовое использование архивных документов.

Государственные архивы выполняют такие основные функции, как хранение, комплектование, учет и использование документов. И в каждой из этих осуществляемых функций есть определенные проблемы.

С учетом всего вышесказанного, можно сформулировать цель работы – выявить основные проблемы государственных архивов РФ и предложить возможные пути их решения.

Объект исследования – проблемы государственных архивов РФ.

Предмет исследования – пути решения проблем государственных архивов РФ.

Гипотеза: основные проблемы учета, хранения, комплектования и использования документов государственных архивов можно решить, если:

1.производить проверки фондов;

2.укреплять материально-техническую базу;

3.создавать научно-справочный аппарат.

Задачи работы:

1.      Выявить и охарактеризовать основные проблемы хранения, комплектования, учета и использования документов;

2.      Рассмотреть возможные пути решения основных проблем государственных архивов на примере МОУ «Архив города Новокузнецка».

Методы исследования: анализ теоретических источников, анализ документации.

1.Теоретическая характеристика основных проблем государственных архивов РФ

1.1.Проблемы организации учета и хранения архивных документов

На сегодняшний день создана правовая основа государственного учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Организована разработка и внедрение в практику работы архивных учреждений страны программных комплексов – «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», в основе которых - обеспечение преемственности с традиционными формами и методами учета, базирующееся на единстве учетных показателей в электронном и традиционном форматах; возможность тиражирования программного обеспечения для организации его использования не только на объектах архивной отрасли, но и в хранилищах Архивного фонда Российской Федерации любой ведомственной принадлежности.

Важное значение для расширения работ по созданию системы автоматизированного государственного учета имело принятие Правительством Российской Федерации подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России». В ходе ее реализации выделялись определенные средства на приобретение компьютерной техники для государственных и муниципальных архивов, которая используется, главным образом, для ведения баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».

Условно решение проблемы хранения информации можно разделить на следующие составляющие:

Не будем подробно останавливаться на перечислении возможных вариантов. Их список велик: от глиняных табличек и зарубок на деревьях до применения современных информационных технологий, например, высокотехнологичных архивных накопителей.

Эта составляющая проблемы тесно связана с предыдущей и может быть реализована по-разному. Например, далекие предки пришли к тому, что надписи на скале лучше делать в пещере, чтобы их не смыл дождь. Ценные бумажные носители лучше хранятся при использовании соответствующего оборудования и системы создания микроклимата. Информацию в электронном виде целесообразно хранить опять же в соответствующих условиях, исключающих потери.

В разные времена существовали разные решения (поиск свитка в архиве по принципам, известным лишь одному хранителю, поиск по учетной книге или карточке — по автору, названию, теме, полке, шкафу и т. д.). При организации электронного архива поиск производится с помощью карточки реквизитов архивной базы данных.

«При создании системы электронного архива важно решить следующие задачи по доступности и разграничению доступа к информации. Во-первых, необходимо, чтобы информация была доступна, её всегда можно было быстро найти и использовать. Иначе может произойти "утеря" полезных знаний. Во-вторых, необходимо, чтобы при доступности был реализован механизм ограничения доступа к хранимой информации, согласно правам пользователей» [9; 28].

Думаю, не стоит приводить подробные причины необходимости этого пункта. Стоит лишь указать, что правильный учет облегчает доступность, поиск необходимой информации и исключает её "потери".

Способы пополнения напрямую зависят от реализации всех вышеперечисленных пунктов.

Создание единой "архивной" системы, объединяющей все вышеперечисленные пункты. Система должна позволять не только использовать всю информацию в режиме "просмотра" (чтения, изучения), "пополнения" и "редактирования". Важной задачей является разработка новых знаний на основе полученных в системе, их регистрация.

Рассмотрим основные способы хранения информации, которые применяются в наше время.

Способ хранения информации в бумажном виде — самый распространенный. Причина этого, прежде всего, в том, что из всех описываемых способов он "самый старый". Перечислим преимущества и недостатки. Основным преимуществом является наглядность и привычность. Действительно, никто не станет возражать, что работать с книгой или листом бумаги удобно. Отсутствует всякое дополнительное оборудование между Вами и носителем информации. Все воспринимают Ваши зрение и мозг. Для "корректировки" бумаги достаточно лишь наличие карандаша или ручки.

Недостатки же данного способа заключаются в большом физическом объеме архива. Бумага имеет свойства выцветать, протираться от многократных прикосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или полностью утеряна. Учет информации бумажного архива при помощи книг или карточек тоже довольно громоздок, не говоря о поиске необходимой книги, документа. Довольно громоздким является процесс извлечения наконец-то найденного из шкафов и полок. Тиражировать информацию бумажных носителей достаточно неудобно.

С перечисленными недостатками существуют определенные "способы борьбы". Для уменьшения объема бумажных масс, например, успешно применяются стеллажи специальной конструкции, перемещающиеся на рельсах. В "сложенном виде" такой стеллаж занимает гораздо меньший объем (за счет отсутствия проходов между полками).

Для хранения особо ценной информации на бумаге можно создать систему микроклимата.

Сделать более удобным учет "на бумаге", упростить процесс быстрого доступа к информации, создать эффективную систему тиражирования (копирования) с возможностью повышения качества и даже восстановления информации (в пределах разумного) уже невозможно.

Микрофильм имеет ряд преимуществ перед традиционным "бумажным" носителем. Применение микрофильмирования позволяет иметь значительно меньший "физический" объем носителя. Основным преимуществом технологии микрофильмирования по сравнению с хранением информации на бумаге, является снижение "физического" объема архива. Для просмотра и тиражирования микрофильмов требуется специальное оборудование. Далеко не всегда целесообразно оборудовать рабочее место пользователя архива ставшим привычным компьютером и, например, устройством для просмотра микрофильмов. Как выяснилось, микрофильмы подвержены "уксусному синдрому". Такое название получили необратимые химические процессы, происходящие в настоящее время с микрофильмами 60-х годов. Эти процессы ведут к частичной или полной потере информации. Название "синдрома" произошло от запаха уксуса, сопровождающего процесс разложения материала.

Прочими недостатками микрофильмирования является, опять же, отсутствие системы быстрого поиска и быстрого тиражирования информации. Система учета архива на микрофильмах мало чем отличается от системы учета "бумажного" архива.

Бурное развитие информационных технологий способствует автоматизации практически всех сфер человеческой деятельности. Разработка новых знаний стала более эффективной и "быстрой".

Решение проблемы использования информации "бумажных" носителей, а также микрофильмов в электронном виде существует. Наиболее оптимальным является их быстрый перевод в электронный вид. Для этого существует различное сканирующее оборудование: от обычного планшетного сканера до промышленного сканера, позволяющего, например, сканировать до 180 страниц/минуту.

При переходе на электронное хранение опять же наблюдается ряд "ступеней эволюции". Например, для уменьшения объема файлов графического изображения возможно применение алгоритмов сжатия. Постоянно велись и ведутся разработки в области физического "уменьшения" размеров самого носителя. Объем информации, даже при использовании всех "ухищрений", направленных на его уменьшение (не в ущерб "информативности"), может исчисляться в терабайтах. При таких объемах использование "привычных" жестких дисков нецелесообразно. В связи с этим разрабатывались новые технологии хранения данных и устройства: ленточные, магнитооптические, CD, DVD. Например, современная DVD-RAM роботизированная библиотека образует "большой сетевой диск" размером до 6 терабайт.

При современном развитии производственных и технологических процессов в России, бессмысленно говорить о полностью "безбумажной" технологии. В любом случае, придется содержать бумажный архив, ведь пока электронный документ не имеет полной юридической силы. Однако создание электронного архива существенно облегчает и ускоряет работу с документами. При этом существенно уменьшается вероятность потери ценной информации.

1.2.Проблемы комплектования государственных архивов

Будучи одним из способов сохранения знаний, средств воздействия на общественное сознание, современные архивы способны активно участвовать в социально-культурном и научно-техническом процессах. Естественно, что вопросы комплектования архива занимают особое место в профессиональной печати, особенно в связи с изменившимися социально-экономическими условиями, происшедшими в России. Новая система финансирования архивов, появление новых источников и способов комплектования - вот круг вопросов, которые интересуют сегодня теоретиков и практиков архивоведения. Несмотря на тяжелое финансовое положение, архивы стараются выжить, изыскивая при этом нестандартные решения для финансирования комплектования архивов.

«Технология комплектования архивов представляет собой комплекс взаимосвязанных циклов, от которых зависит преобразование предметов труда (документов, информации, знаний). Сама технология комплектования направлена на целенаправленные, последовательно осуществляемые действия с документами, сведениями о них, информацией для реализации целей и содержания деятельности архивов. Значение комплектования состоит в том, что, являясь входной подсистемой формирования архивного фонда, оно практически определяет собой не только остальные его процессы, но и вообще всю работу архивов» [12; 17].