Проблемы государственных архивов

В настоящее время существует ряд проблем, связанных с комплектованием архивов в условиях государственной монополии на архивные документы:

1. Необходимо законодательно закрепить льготы, независимо от форм собственности.

2. Архивные фонды, которые на протяжении многих лет были единственным источником документоснабжения, в настоящее время следует рассматривать как перспективные организации.

3. Нужно организовать внутрироссийский обмен информацией о документах и документообмене.

4. Совершенствование комплектования невозможно без активного внедрения национальной информационной системы.

Особая проблема - финансирование архивов. В России на протяжении многих десятилетий действовала лишь одна форма финансирования архивов - государственная (бюджетная). К сожалению, в настоящее время невозможно комплектовать фонд исключительно на бюджетные средства, поскольку их объем недостаточен для архивов. Поэтому на сегодняшний день целесообразно использовать две формы финансирования: бюджетную (федеральная и муниципальная) и внебюджетную.

Рассматривая сегодняшнее состояние экономики в России, мы наблюдаем постоянный спад промышленного производства и, как следствие, - снижение доходов государства. Ожидать роста расходов на культуру не приходится (доля расходов на архивы из федерального бюджета обычно не превышает 0,25-0,30%), поэтому бюджет архивов всегда зависел и зависит от местных органов самоуправления. На цели комплектования деньги из бюджета любого уровня, к сожалению, почти не выделяются, а если и выделяются, то в недостаточном объеме. Властные структуры, Государственная дума, Минфин - отовсюду приходит стандартный ответ, смысл которого заключается в одной фразе: к сожалению, на комплектование выделить средства не имеется возможности.

Действительно, комплектование многих архивных фондов пущено на самотек. Крупнейшие архивы регионов России комплектуются от случая к случаю (соответственно случайными документами) и в несколько раз хуже, чем заурядные архивы маленьких городов на Западе. Даже в главных архивах страны комплектование все больше приобретает провинциальный характер (в худшем смысле этого слова). Пополнение архивных фондов поддерживается на минимально допустимом уровне, в основном за счет бесплатного обязательного экземпляра изданий, находящихся в ведении Министерства культуры России.

Многие архивы самостоятельно находят выход из создавшейся ситуации. И здесь на помощь приходят внебюджетные источники финансирования. Архивы стали переходить на новый хозяйственный механизм, новый способ организации архивной сферы: широко внедряются платные формы обслуживания; реализуются различные инициативные направления хозяйственно-коммерческой деятельности и т. д.

Альтернативные же источники самофинансирования архивов можно разделить на две большие группы: реализационные поступления и внереализационные поступления. Грамотное сочетание различных источников и способов комплектования, понимание принципов составления бюджета позволяет перераспределить имеющиеся ресурсы для укрепления уже существующих программ комплектования архивов, а также дает возможность более эффективно использовать внебюджетные источники финансирования.

Таким образом, качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Отдельной проблемой стоит вопрос комплектования государственных архивов аудиовизуальной документацией. Основные источники комплектования этими видами документов: газеты и телерадиокомпании - отказываются от сотрудничества. Комплектование архивов аудиовизуальной документацией - одной из важнейших с точки зрения создания источниковой базы современности, требует новых подходов, в частности через законодательное закрепление права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа.

Внедрение делопроизводственных систем в электронном формате и перспектива приема на государственное хранение машиночитаемых документов ставит перед архивистами ряд проблем: на сегодняшний день не определен юридический статус электронных документов, не разработаны технические параметры их приема и хранения. Все это сдерживает работу архивов с электронной документацией.

Качественно изменились состав и содержание документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений, предприятий. Методическое обеспечение отбора документов на вечное хранение не вполне соответствует темпам этих изменений. Особенно это касается ведомственных перечней документов. Вследствие этого, архивные учреждения много времени уделяют контролю за разработкой, пересмотром, уточнением номенклатур дел; полнотой состава документов в описях, представленных на утверждение, определению сроков хранения отдельных видов и комплексов документов.

Вызывает обеспокоенность положение с состоянием документов государственной части Архивного фонда, находящихся на временном хранении на приватизированных предприятиях, а так же сохранность документов по личному составу в негосударственных организациях. Принятие в ряде регионов законодательных актов об административной ответственности лиц, допустивших нарушение архивного законодательства, сыграло положительную роль, но проблемы полностью не решило. При отсутствии у архивных учреждений возможности отслеживать жизнеспособность организации, административные меры часто принимаются уже по факту утраты документов.

1.3.Проблемы использования архивных фондов

В числе претензий пользователей в адрес архивов в настоящее время можно назвать и весьма ограниченный объем выдаваемых в читальный зал единиц хранения. Как отмечают в своих обращениях в Росархив и к руководству архивов пользователи, 5 дел, выдаваемых для просмотра опытному исследователю - ничтожно мало, и не может удовлетворить исследовательский "аппетит". Проблема же объясняется рядом обстоятельств.

Первое - это неудовлетворительное кадровое состояние федеральных архивов, дефицит кадров практически на всех участках работы, и прежде всего в архивохранилищах, второе - незначительный объем копий фонда пользования, созданного на документы федеральных архивов (от общего количества особо ценных дел - 37%, от описанных - всего 7%); третье-отсутствие современных поисковых средств к наиболее востребованным фондам, в том числе к тем из них, которые были рассекречены, или же поступили на постоянное хранение в последние годы. Кроме того, архивы столкнулись с новой проблемой - кражей документов пользователями читальных залов. Попытки украсть документы пользователями были вовремя пресечены. Результатом этих негативных действий стало принятие Росархивом соответствующих организационных решений в части совершенствования обеспечения сохранности документов, в числе которых столь не популярные как уменьшение количества архивных дел выдаваемых в читальный зал для одного пользователя (5 дел). Усиление внимания архивов к сохранности документов на всех этапах работы с ними, и прежде всего, при выдаче в читальный зал, требует значительных финансовых и трудовых затрат. В соответствии с приказом Росархива по факту хищения документов в РГВА федеральным архивам предложено не менее 35-40 % бюджета рабочего времени предусматривать на работы, связанные с сохранностью архивных документов, и оценивать это направление работ как приоритетное.

Такая постановка вопроса является вынужденной и неизбежно уменьшает возможности архивов по улучшению обслуживания пользователей в читальных залах. Архивы в обязательном порядке должны обеспечивать полистный просмотр дел при их выдаче пользователю и возвращении после просмотра, усилить контроль за работой пользователей с документами. В читальных залах крупнейших государственных архивов установлено видеонаблюдение, ужесточены требования по доступу в рабочие комнаты и подсобные помещения архивов. Кража документов в читальном зале РГИА ДВ вскрыла недостатки весьма либерального подхода к заполнению анкеты пользователя, форма которой была в свое время откорректирована по предложению Минюста России. Так, в анкете не предусмотрено обязательное заполнение паспортных данных, (документ, удостоверяющий личность). Сотрудники читального зала не проверили соответствие заполненных в анкете сведений паспортным данным, что в дальнейшем препятствовало органам милиции оперативно выявить и разыскать подозреваемого в краже.

«Случаи вандализма - повреждения пользователями документов в читальных залах, выявленные архивистами, вызывают естественную реакцию, направленную на ужесточение наказания лиц, совершивших данные деяния. Вместе с тем, архивы не могут выходить за правовые рамки, несмотря на их желание закрыть путь в читальные залы для людей, уличенных в порче документов» [4; 36].

Отказы в выдаче пользователям архивных документов по причине их неудовлетворительного физического состояния многими пользователями воспринимаются с неодобрением. Историки, лингвисты, генеалоги, картографы и другие полагают, что ограничивать доступ к документам можно лишь в случае, если документ имеет разрушающуюся основу, когда любое прикосновение к нему может быть гибельным. В таком случае, никто кроме реставратора не должен к такому документу прикасаться. Что касается слабоконтрастных или, как их иначе называют, "нечитабельных" текстов, то эту проблему для себя должен решить сам пользователь, будет ли он портить зрение, рассматривая через лупу уже практически угасший текст, или он от этого откажется. На Круглом столе в РГАДА, который проводился в июне 2002 г. по результатам общественного смотра читальных залов с участием пользователей, председатель Историко-Родословного Общества в Москве С.В.Думин, комментируя ситуацию с отказом в выдаче документов со слабоконтрастными текстами, сказал: "Если сегодня кто-то из числа заинтересованных историков не прочитает эти тексты, то где гарантия, что это можно будет сделать завтра". Ветхость документов может быть как истинной, так и кажущейся. "Возникает антагонистическое противоречие между желанием не подвергать документ риску порчи и необходимостью его изучать", - отметил Артизов А.Н. [5; 27]. Однако в ряде региональных законодательных актов по-прежнему к документам, находящимся в плохом физическом состоянии относятся также документы с угасающим текстом.

Можно отметить в качестве "Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФРФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях РАН" критерии отнесения документов к этой категории были уточнены. В настоящее время они сформулированы следующим образом: "Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы АФРФ с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающих физической целостности документов".

Таким образом, рассматривая проблему взаимоотношения архивистов и пользователей в качестве ключевой, неизбежно приходишь к выводу о том, что от того как архивы ее решают зависит во многом оценка востребованности личностью, обществом, и государством архивов как института исторической памяти, жизнеспособности существования архивов в современных реалиях и перспектив их дальнейшего развития. Чем меньше архив ставит преград на пути пользователя к документам, тем больше у него как общественно-полезного учреждения шансов претендовать на внимание государства и общества к проблемам своего существования и развития. Только при таких условиях архивист превращается в общественно значимую фигуру, обеспечивающую непрерывную связь пользователя с архивным документом, используя в этих целях накопленный профессиональный опыт и новые информационные технологии.

Вывод по 1 главе

              Таким образом, основные проблемы государственных архивов РФ напрямую связаны с выполняемыми ими функциями: учета, хранения, комплектования и использования документов.

Проблемы хранения информации можно разделить на следующие составляющие: выбор носителя информации, организация условий хранения, организация доступа к информации и системы поиска.

Грамотная организация учета хранимой информации облегчает доступность, поиск необходимой информации и исключает её "потери".

Основная проблема комплектования – финансирование архивов. Качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Основная проблема использования документов – это обеспечение их сохранности, а также отказы в выдаче пользователям архивных документов по причине их неудовлетворительного физического состояния.

2. Решение проблем государственных архивов на примере муниципального автономного учреждения «Архив города Новокузнецка»

2.1.Историческая справка по МАУ «Архив города Новокузнецка»

В период массового банкротства предприятий, учитывая отсутствие свободных площадей в существующем в городе филиале Государственного архива Кемеровской области, понимая важность сохранения документов, как для истории, так и для обеспечения социальных прав граждан, администрация города в декабре 2001 года образовала в качестве своего структурного подразделения архивный отдел.

Для нормального функционирования архивного отдела администрацией, в центре города было выделено помещение площадью 113,6 м2 и утверждены штаты в количестве 5 чел. Почти полтора года ушло на подготовку помещения к хранению архивных документов, оборудование архивохранилищ системами вентиляции и кондиционирования воздуха, металлическими передвижными и стационарными стеллажами с общей протяженностью полок – 600 мп, оснащение рабочих мест необходимыми средствами оргтехники

Параллельно с хозяйственными заботами по созданию материально-технической базы архивного отдела, проводилась кропотливая работа по подбору кадров, а затем, после укомплектования штатов, по изучению действующих нормативно-методических указаний по вопросам архивного дела и созданию собственной базы таких документов.