Проблемы государственных архивов

В соответствии с утвержденным 02.06.2003 г. Положением об архивном отделе он являлся органом управления архивным делом в городе и выполнял функции муниципального архива.

На архивный отдел возлагались задачи по обеспечению хранения, комплектования, учету и использованию архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

Решая задачу по определению состава организаций и отнесению их числу источников комплектования архива, было проведено изучение функций, выполняемых организациями и состав документов, образующихся в их деятельности.

На данном этапе в сферу деятельности архива были вовлечены 31 организация, являющиеся структурными подразделениями администрации города, а также администрации 5-ти районов, 3-х поселковых советов, городской Совет народных депутатов, комитет городского контроля и муниципальная избирательная комиссия.

К июлю 2003 года список организаций-источников комплектования архива был согласован с экспертно-проверочной комиссией архивного управления Кемеровской области и утвержден Главой города.

В целях правильной организации документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, обеспечения их сохранности и эффективного использования, передачи на архивное хранение в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, в январе 2004 года, постановлением администрации города были утверждены подготовленные архивным отделом «Правила работы администрации по организации документов в делопроизводстве и передаче дел на архивное хранение».

В связи с образованием в 2001 году архивного отдела, утверждением списка организаций-источников комплектования архива, принятием ряда федеральных законов, объявивших документы муниципальных образований муниципальной собственностью и хранением части документов администраций города в Новокузнецком филиале Государственного архива Кемеровской области, в городе сложилась парадоксальная ситуация когда фонды оказались разделенными в двух архивах.

При активном содействии Архивного управления Кемеровской области эта проблема была успешно решена и уже в октябре 2004 года все документы администраций за 1991-1997 гг. (728 ед.хр.) из Новокузнецкого филиала ГАКО были переданы на постоянное хранение в архивный отдел.

К 01.01.2006 г. в архивном отделе было открыто 59 фондов, насчитывалось 5175 единиц хранения, из них  24 фонда управленческой документации, 3176 ед. хр. по личному составу.

31.03.2006 г. постановлением Главы города было создано муниципальное учреждение «Архив города Новокузнецка».

Изменение статуса архивного учреждения повлекло за собой значительную работу по разработке вновь необходимой нормативно-технической документации. В кратчайшие сроки были подготовлены и утверждены Устав учреждения, приняты Постановления городского Совета народных депутатов «О формировании условий оплаты труда работников муниципального учреждения «Архив города Новокузнецка», «Об утверждении тарифов на платные услуги, оказываемые муниципальным учреждением «Архив города Новокузнецка», «Об утверждения Положения о целевом использовании средств от платных услуг, оказываемых муниципальным учреждением «Архив города Новокузнецка», сметы доходов и расходов и ряд других документов.

11.04.2006 года инспекцией Федеральной налоговой службы по Центральному району муниципальное учреждение «Архив города Новокузнецка» внесено в единый государственный реестр юридических лиц.

В связи с ростом объёма поступлений на постоянное хранение, документов по личному составу, уже к середине 2007 года имеющиеся помещения архива были переполнены. Проявляя заботу о муниципальном учреждении администрация города выделила архивной службе дополнительные помещения общей площадью 451,5 м2, из них непосредственно архивохранилища составляют 293,5 м2.

На ремонт помещений, обустройство архивохранилищ стеллажами, приобретение необходимого оборудования и хозяйственного инвентаря, оснащение современными средствами связи, вычислительной и множительной техники только в 2007-2008 гг. из городского бюджета выделено почти 4 млн. рублей.

Около 2-х млн. рублей выделено в 2009 г. на дальнейшее дооборудование помещений и устройство пожарной сигнализации, систем оповещения и пожаротушения.

После завершения всех работ по обустройству выделенных помещений общая площадь архива составит 565 м2, из них непосредственно архивохранилищ – 364 м2. Общая длина полок составит более 2000 мп.

Это позволит значительно расширить список организаций-источников комплектования архива, принимать на хранение документы по личному составу не только от муниципальных предприятий.

Значительную помощь в работе архива оказывают учащиеся и студенты учебных заведений города, походящие здесь производственную практику. Ежегодно в архиве работают до 50 практикантов.

С постоянным увеличением количества хранящейся в архиве информации по личному составу, из года в год усиливается социальная значимость архива. Если в 2004 году было исполнено всего 258 запросов, то в 2005-м ─ 449, в 2006-м ─ 632, в 2007-м ─ 1071, в 2008-м ─ 1270, в 2009-м ─ почти 2000 запросов.

По состоянию на 01.01.2010 г. в муниципальном архиве насчитывается 132 фонда, из них 33 с документами постоянного хранения, 99 – по личному составу, насчитывается почти 3,5 тысяч единиц хранения управленческой документации и более 11 тысяч ед.хр. по личному составу. (Приложение 2).

                            2.2.Решение проблем учета и хранения документов

В течение 2010 г. муниципальным архивом продолжалось осуществление комплекса мероприятий по созданию нормативных условий хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

Муниципальным архивом уделялось повышенное внимание к вопросам пожарной безопасности и соблюдению охранного режима:

- в помещении архивохранилищ по личному составу обновлена наглядная агитация по пожарной безопасности;

- для обеспечения пожарной безопасности архивохранилищ, дополнительно к имеющимся, приобретены и размещены 5 переносных порошковых огнетушителей ОП-8;

- в июне 2010 г. директором архива, прошедшим обучение в Центре противопожарной защиты Кузбасса и имеющим удостоверение на право инструктажа работников по пожарной безопасности, проведен внеочередной инструктаж персонала по пожарной безопасности;

- подготовка проектно-сметной документации по монтажу автоматической установки пожаротушения и пожарной сигнализации.

Уделяя постоянное внимание контролю за соблюдением температурно-влажностного режима хранения документов все хранилища оснащены электронными термопсихрометрами,  сведения фиксируются в журналах регистрации показаний.

Для поддержания необходимого температурно-влажностного режима в хранилищах смонтированы 2 установки кондиционирования воздуха. В архивохранилищах постоянно производится влажная уборка помещений и обеспыливание. Для защиты документов от солнечного света на окнах установлены жалюзи.  Все документы в архивохранилищах закартонированы.

В 2010 г. архиву дополнительно выделены  4 помещения площадью 61,6 м2. В них произведен капитальный ремонт. Общая площадь всех помещений архива на сегодняшний день составляет 660 м2, из них непосредственно архивохранилищ – 420 м2, в них установлено 1900 м.п. металлических стеллажей (740 м.п. в т.г.), в том числе 370 м.п. в архивохранилищах для документов постоянного срока хранения и 1530 м.п. в архивохранилищах для документов по личному составу. 150 м2 площадей архивохранилищ документов по личному составу являются резервными.

В целях контроля за обеспечением сохранности документов проведена проверка наличия и состояния документов постоянного срока хранения (33 фонда, 3734 ед.хр.) и части документов по личному составу (23 фонда предприятий жилищно-коммунального хозяйства, 3582 ед.хр).

Учет документов и фондов осуществлялся в соответствии с Регламентом государственного учета. В течение года, в связи с изменениями в составе фондов в результате новых поступлений, вносились изменения в учетные документы, проведена сверка карточек фондов, внесены необходимые дополнения и уточнения, велись журналы учета поступления и др.

На начало каждого полугодия составлялись и рассылались заинтересованным организациям и архивам краткие справочники по фондам муниципального архива с указанием названий фондов, кратких сведений о фондообразователях, крайних дат каждого названия фондообразователя и т.д.

В настоящее время производится освоение и пробное занесение информации в базу данных «Архивный фонд (4)». По состоянию на 01.12.2010 г. во все карточки программного комплекса занесена информация по 4-м ед.хр. фонда № 130 «Управление промышленности и развития предпринимательства администрации г.Новокузнецка» за 2006-2008 гг. и по 191 ед.хр. фонда № 10 «Администрация Кузнецкого района» за 1992-2005 гг.

В т.г. проведена паспортизация имеющихся в 23 организациях архивов, составлена сводная таблица и сведения о состоянии хранения документов в организациях-источниках комплектования. Фактов утраты документов в организациях не установлено, документов с просроченными сроками хранения не выявлено.

Основные мероприятия архива в сфере обеспечения сохранности и учета документов:

- завершение работ по монтажу автоматической установки пожаротушения и пожарной сигнализации в филиале архива по адресу: Кондомское шоссе, 2;

- приобретение офисного, стеллажного оборудования для дальнейшего оснащения архивохранилищ документов по личному составу;

- проведение сплошной проверки наличия дел в фондах ликвидированных  автотранспортных предприятий;

- проведение в архиве не менее 1 раза в месяц санитарных дней;

- ввести в базу данных программного комплекса «Архивный фонд-4», не менее 25% от общего количества фондов с документами постоянного срока хранения;

2.3.Комплектование архива,

взаимодействие с организациями-источниками комплектования

В 2010 году муниципальный архив продолжал работать в области комплектования документами, отражающими роль местных органов власти и управления во всех сферах деятельности администрации города. Источники комплектования архива см. Приложение 1.

Формирование архивного фонда в отчетном году велось с учетом новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов и строилась по направлениям:

- организация приёма на муниципальное хранение документов ликвидированных, реорганизованных муниципальных учреждений, предприятий, организаций города;

- осуществление контроля за организацией документов в архивном делопроизводстве, упорядочением документов при подготовке к сдаче на хранение;
- дополнение списка организаций-источников комплектования архива;
- оказание практической и методической помощи организациям по научно-технической обработке и экспертизе ценности документов, составлению номенклатуры дел, положений, инструкций и др.

В результате проведенной работы состав источников комплектования архива в 2010 г. увеличился с 30 организаций до 41. По состоянию на 01.01.2011 г. в составе источников комплектования архива насчитывается 18 структурных подразделений администрации, 6 администраций районов, Новокузнецкий городской Совет народных депутатов, Комитет городского контроля, Муниципальная избирательная комиссия, 10 прокуратур города и 4 муниципальных учреждения (Архив, городской молодёжный центр «Социум», Кустовой медицинский информационно-аналитический центр г. Новокузнецка, городской дворец детского творчества).

Информация по всем организациям-источникам комплектования архива введена в базу данных программного комплекса «Учреждения-источники комплектования».

В отчетном периоде на хранение в муниципальный архив принято 3743 единицы хранения, из них:

- 377 дел постоянного хранения, в т.ч. 307 ед.хр. и 521 ед.уч. по 25-ти ранее открытым фондам, 70 ед.хр. − по 1-му вновь открытому фонду.
         - 3366 дела по личному составу, в т.ч. 698 ед.хр. от 4-х ликвидированных и реорганизованных муниципальных организаций, 2601 ед.хр. на договорной, платной основе от 29 организаций, не являющихся муниципальными, 67 ед.хр. по личному составу обнаружено в результате проведенных розыскных мероприятий по ранее открытым фондам.