Проблемы государственных архивов

В практике работы архива продолжало применяться и такое направление деятельности, как приём документов на депозитарное хранение. В т.г. на такое хранение принято 1908 ед.хр.

В т.г. продолжены исследовательские работы по комплектованию образованного ранее фонда «Коллекция документальных материалов по истории города Новокузнецка». Фонд пополнен документами «Фото-кинодокументы о рабочей поездке Председателя Правительства РФ В.В.Путина в г.Новокузнецк в 2009 г.», «Новокузнечане-Герои Советского Союза», Новокузнечане-Герои Социалистического труда», «Мемориальные, информационные доски и памятники Великой Отечественной войны в г.Новокузнецке», «Х чемпионат мира по шахматам среди студентов (4-10.03.2008 г, г.Новокузнецк)».

В целях контроля за организацией делопроизводства и обеспечением сохранности документов в организациях-источниках комплектования архива проведено 4 проверки, в том числе 2 тематических и 2 контрольных. По результатам проверок даны рекомендации по улучшению делопроизводства и архивного дела.

В марте 2010 г. утвержден административный регламент исполнения  архивом муниципальной услуги по согласованию номенклатур дел, положений об экспертных комиссиях и архивах.

Принимаемые меры по внедрению в организациях нормативно-методических документов по делопроизводству позволили добиться того, что все организации-источники комплектования имеют утвержденные номенклатуры дел, в 33-х образованы экспертные комиссии, в 23-х организациях имеются отдельные помещения для хранения документов. Всеми структурными подразделениями администрации применяется Инструкция по делопроизводству в администрации города, утвержденная распоряжением Главы города от 30.01.2009 г. № 207. Другие организации, входящие в состав организаций-источников комплектования архива имеют собственные инструкции по делопроизводству.

Делопроизводственным службам организаций-источников комплектования постоянно оказывается всесторонняя методическая помощь по вопросам делопроизводства и архивного дела, представления описей на рассмотрение ЭПК архивного управления Кемеровской области. На рассмотрение экспертов ЭПК архивного управления Кемеровской области в т.г. было представлено 39 годовых разделов описей дел на 335 ед.хр.

Основные мероприятия архива в сфере комплектования:

- оказание консультативно-методической помощи организациям-источникам комплектования архива в переработке номенклатур дел в соответствии с требованиями нового Перечня типовых управленческих документов, технической обработке дел и составлении описей, в вопросах экспертизы ценности документов;

– продолжить заключение договоров с федеральными территориальными органами, общественными и ликвидированными организациями по подготовке и приему документов на хранение и оказание им методической и практической помощи по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела;

- продолжить работу по дальнейшему пополнению фонда «Коллекция документальных материалов по истории города Новокузнецка» и комплектованию архива документами личного происхождения;

- продолжить выявление сведений о местах хранения документов по личному составу ликвидированных, реорганизованных и сменивших форму собственности организаций, внести изменения в имеющиеся базы данных и справочники;

- проведение проверок соблюдения нормативных требований по обеспечению сохранности, учету и использованию архивных документов в организациях-источниках комплектования архива;

- продолжение работ по введению данных в ПК «Учреждения – источники комплектования».

2.4. Решение проблем использования документов

Создание научно-справочного аппарата

Традиционно интенсивной и результативной оставалась работа учреждения по оказанию информационных услуг и организации использования документов, имеющихся в архиве.

Основные усилия архива в данной области были направлены на исполнение запросов граждан и организаций, количество которых, по сравнению с 2009 г. возросло на 20 %.

Более 1500  человек проконсультированы о местах хранения документов и порядке получения справок социально-правового характера, о порядке обращения в пенсионные фонды в случае отсутствия документов ранее ликвидированных организаций.

Постоянное увеличение числа документов по личному составу, рост числа обращений граждан по различным вопросам, стремление уложиться в требуемые нормативными актами сроки  исполнения запросов, вызвали необходимость продолжения работы по созданию научно-справочного аппарата к имеющимся фондам. С этой целью были обновлена база данных по документам администрации города, обработано 56 дел с документами администрации Куйбышевского района, произведено 3288 записей.

Проводимая работа по созданию тематических баз данных способствует тому, что на исполнение запросов затрачивается не более 20 дней.

Наряду со  значительным объёмом работы по исполнению запросов граждан, определенные усилия были направлены на информатизацию деятельности архива. В соответствии с федеральным законодательством и нормативно-распорядительными документами местных органов власти был организован комплекс мероприятий по обеспечению права граждан на доступ к информации о деятельности архива.

В частности, в декабре 2009 г. запущен сайт архива и оформлены стенды, посвященные деятельности муниципального архива.

Основной целью создания сайта и оформления стендов стало оперативное донесение информации до населения, повышения уровня информационной открытости и доступности архивного учреждения.

Сайт и стенды содержат:

- общую информацию об архиве: его местонахождение, почтовый и электронный адреса, номера телефонов; сведения о руководителях и работниках архива;

- сведения о полномочиях архива; виды услуг и административные регламенты их оказания; установленные формы обращений и заявлений, принимаемых к исполнению; сведения о возмездности (безвозмездности) предоставления услуги и размерах платы, взымаемой с заявителя;

- информацию о работе архива:  отчеты и статистические данные о деятельности архива; сведения об использовании выделяемых бюджетных средств; порядок и время приёма граждан.

Одна из страниц сайта является анкетой-заявлением для подачи запросов по любым вопросам. В течение года на сайт поступили 68 запросов от населения различных городов России, стран ближнего и дальнего зарубежья.

Сайт архива постоянно развивается, именно здесь можно найти наиболее актуальную и значимую информацию о местонахождении архивов ликвидированных предприятий, сети архивных учреждений города, основных направлениях деятельности.

К 65-летию Победы советского народа в Великой Отечественной войны в изображение Хеда (с 01.04.2010 г. по 31.05.2010 г) были внесены тематические графические изменения (Орден Отечественной войны» на орденской ленте), на отдельных страницах сайта размещена информация о 52-х новокузнечанах – Героях Советского Союза.

Кроме всего прочего на сайте можно ознакомиться с памятными событиями и датами Новокузнецка, Новокузнечанах - Героях труда, Почетных гражданах города.

В течение года сайт посетили 7705 человек, посетителями просмотрено 27670 страниц сайта. Соединение с сайтом проходит как по прямому адресу, так и с поисковых систем.

В работе по информатизации деятельности архива по прежнему, в определённой степени используются возможности средств массовой информации. В газете «Новокузнецк» опубликован отчет об итогах работы архива в 2009 г., трижды в течение с.г. местное телевидение передавало репортажи об архиве и оказываемых им услугах.

В отчетном периоде было продолжено комплектование научно-справочной библиотеки архива.

Помимо постоянно обновляемой базы данных «Консультант Плюс» в 2009 г. в архив, в соответствии с ранее заключенными договорами, поступили очередные номера журналов «Наш город», «Кузнецкая старина», «Кузнецкая крепость», ряд других печатных изданий.

Архивом продолжена работа по организации производственной практики студентов и учащихся высших и средних специальных учебных заведений города, практику прошли 6 студентов. Проведены 2 обзорных экскурсии по архиву.

Продолжая заниматься укреплением материально-технической базы архива в течение года произведена замена 2-х морально устаревших компьютеров, заменен факс, продолжалось улучшение условий труда работников.

Рабочее место каждого работника архива обеспечено современным компьютером, на случай выхода их из строя имеются 3 резервных компьютера.

Основные мероприятия в сфере использования архивных документов и создания научно-справочного аппарата:

- осуществлять в приоритетном порядке социально-правовое обслуживание граждан, качественное и своевременное исполнение их запросов информирование населения о местах хранения документов по личному составу;

- регулярно вносить изменения в справочник «Документы по личному составу, хранящиеся в муниципальном архиве», своевременно обеспечивать информацией справочника отделения пенсионного фонда в г.Новокузнецке;

- оперативно обеспечивать информационное обслуживание органов местного самоуправления, судов, прокуратур, организаций различных форм собственности;

- продолжить ведение баз данных о нормативных актах администрации г.Новокузнецка;

- продолжить введение информации в базы данных «Нормативные акты администраций районов г.Новокузнецка»;

- в целях обеспечения права граждан на доступ к информации о деятельности архива не менее 1 раза в полугодие обновлять официальный сайт муниципального архива.

Вывод по главе 2

Таким образом, МАУ «Архив города Новокузнецка» проводит большую и результативную работу по решению проблем, характерных для всех государственных архивов.

В архиве уделяется большое внимание пожарной безопасности, производится контроль температурно-влажностного режима. Учет документов проводится в соответствии с Регламентом государственного учета, проводятся проверки наличия и состояния документов.

Проводятся консультации  о местах хранения документов и порядке получения справок социально-правового характера, о порядке обращения в пенсионные фонды в случае отсутствия документов ранее ликвидированных организаций. Проводится работа по увеличению источников комплектования архива.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, основные проблемы государственных архивов РФ напрямую связаны с выполняемыми ими функциями: учета, хранения, комплектования и использования документов.

Проблемы хранения информации можно разделить на следующие составляющие: выбор носителя информации, организация условий хранения, организация доступа к информации и системы поиска.

Грамотная организация учета хранимой информации облегчает доступность, поиск необходимой информации и исключает её "потери".

Основная проблема комплектования – финансирование архивов. Качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Основная проблема использования документов – это обеспечение их сохранности, а также отказы в выдаче пользователям архивных документов по причине их неудовлетворительного физического состояния.

МАУ «Архив города Новокузнецка» проводит большую и результативную работу по решению проблем, характерных для всех государственных архивов.

В архиве уделяется большое внимание пожарной безопасности, производится контроль температурно-влажностного режима. Учет документов проводится в соответствии с Регламентом государственного учета, проводятся проверки наличия и состояния документов.

Проводятся консультации  о местах хранения документов и порядке получения справок социально-правового характера, о порядке обращения в пенсионные фонды в случае отсутствия документов ранее ликвидированных организаций. Проводится работа по увеличению источников комплектования архива.

Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод о том, что гипотеза, выдвинутая в начале исследования, подтвердилась: основные проблемы учета, хранения, комплектования и использования документов государственных архивов можно решить, если: