Проблемы совершенствования архивных процессов на базе автоматизированных систем управления

содержание

 

Введение

Конец XX в. ознаменовался стремительным развитием информационных и компьютерных технологий. Они затронули все сферы деятельности человека, в том числе и архивные учреждения.

Ограниченные возможности традиционных методов обработки больших объемов архивной информации обусловили необходимость совершенствования и развития автоматизированных систем управления в государственном Архивном фонде Российской Федерации на базе информационных технологий, ориентированных на применение организационной и вычислительной техники [3].

В настоящее  время различными фирмами разработано  и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология.

Автоматизированные  системы архивной деятельности разрабатываются  в целях совершенствования работы в области информатизации государственных архивных учреждений в условиях продолжающейся реформы архивного дела в России, интенсивного внедрения прогрессивных информационных технологий во все отрасли народного хозяйства.

Под автоматизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов в результате применения в архивах машин-автоматов, максимально устраняющих ручной труд в ходе данной операции.

Информатизация архивного дела – это более масштабный процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в теорию и практику архивного дела теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Оба этих процесса взаимосвязаны, и, как правило, неотделимы друг от друга, поэтому осуществляются одновременно.

Совершенствование архивных процессов на базе автоматизированных систем управления - очень важная и  необходимая задача, которая на сегодняшний  день, можно сказать, практически  полностью решена.

Автоматизированные системы управления (АСУ) - это комплекс технических и программных средств, предназначенный для поддержания или улучшения работы объекта управления.

Применение  современных информационных технологий позволит решить различные проблемы в сфере архивных процессов [3].

Рассмотрение  темы данной курсовой работы является актуальным, т.к. внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций.

В связи с  этим цель данной курсовой работы заключается в рассмотрении основных проблем совершенствования архивных процессов на базе автоматизированных систем управления, а также анализ автоматизированных систем, применяемых в архивном деле.

Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть историю автоматизации архивного дела;
• охарактеризовать основные цели, и принципы информатизации архивного дела;
• провести анализ существующих автоматизированных систем в области архивного дела;
• разработать мероприятия по совершенствованию архивного дела.

Целями автоматизации работы архива являются:

• избавление труда архивиста от рутинной работы;
• повышение точности и оперативности учета документов в архиве;
• получение сводных статистических данных и осуществление статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;
• повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архиву;
• обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифрования архивных документов (сканирования).

Основные направления автоматизации архивного дела вытекают из главных задач и функций архива:

• обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
• комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
• научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
• организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Совершенствование архивных процессов на базе автоматизированных систем управления  — очень важная и необходимая задача [3].

 

1 Теоретические  Аспекты архивного дела

1.1 История автоматизации архивного  дела

История механизации и автоматизации  тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране.

В истории механизации и автоматизации  архивного дела можно выделить несколько этапов:

• период с конца XIX в. до 1950-х гг.;
• период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;
• период второй половины 1970-х гг. — первой половины 1980-х гг.;
• период второй половины 1980-х — 1990-х гг.;

История механизации и автоматизации  тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране [4].

На первом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. В нашей истории средства механизации не позволяли непосредственно воспринимать информацию архивных документов и справочников, поэтому переход к механизированному поиску был связан с переводом документов из человеко-читаемой формы в форму, пригодную для считывания машиной.

Применение средств малой механизации  было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей  информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации  процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой [4].

На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин - перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках.

Для каждой информационной системы  создавались специальные носители информации. Они получили название матричных. Матричными называют носители, воспроизводящие кодированную информацию на специальных таблицах – матрицах. Матричные носители информации разделялись на машиночитаемые и человеко-читаемые [4].

Второй этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение.

Происходит дальнейшее развитие и  дифференциация матричных носителей  информации.

Помимо перфокарт с краевой  перфорацией и суперпозиционных карт применяются совмещенные карты, позволяющие ускорить поиск документов, рандовые карты, которые перфорировались по нижнему краю.

Используются дуаль-карты, на которых  от руки делались графические отметки, считываемые специальным перфоратором. Эти отметки затем пробивались в ту же карту.

В 1960-е годы был поставлен вопрос о возможности создания полнотекстовых баз данных – поисковых систем, которые позволяли бы получать доступ сразу к тексту документа, а не к его поисковым данным. Тогда  не было сканеров для введения изображения документа в память ЭВМ, и проблему пытались решить с помощь микрофильмирования. Так появились апертурные и кляссерные перфокарты. На таких картах можно было разместить несколько документов с разными поисковыми образами [4].

Для информационных поисков начинают применяться пленочные и оптические носители информации – микрокарта и рулонная микропленка. Они представляли собой микрофишу или микрофильм, на котором вторичная информация обозначается в виде различных комбинаций черных и белых прямоугольников, уменьшенных путем микрокопирования. Микрокарта могла создаваться как микрофильм, отпечатанный на листах плотной фотобумаги.

Пленочные носители рекомендовалось  использовать для хранения ПК, с  целью уменьшения их объема-перфокарты снимались на 16-миллиметровую пленку. Для хранения пленки требовалось в 200-500 раз меньше объема, чем для хранения оригинальной перфокартотеки.

Магнитными носителями информации называют носители, в которых информация фиксируется намагничиванием специальных дисков, барабанов, магнитных лент, дисков, замыканием строго определенных участков системы электроцепей.

К смешанным типам носителей  относились киноленты с микрофильмом, микрофильмовые карточки, барабаны и  диски с микрофильмом.

Данный этап автоматизации архивного дела был связан не столько с развитием технического обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влиянием на историческую науку и архивоведение.

Исследователями делались попытки  выработки классификации машиночитаемых документов, исходя из их технических и поисковых характеристик.

Ставились вопросы адаптации машиночитаемых документов к существующим документальным системам и нормам документалистики.

На этот же период приходится становление  такого направления исторической науки, как «количественные методы и ЭВМ в исторических исследованиях», в развитие которого, внесли вклад и представители архивоведения.

Основным итогом этого этапа  стало формулирование теоретических  основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами Автократова В.Н., Гельмана-Виноградова К.Б., Рудельсон К.И., Ефименко Р.Н. и др. [4].

Это направление во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования РДИ.

Развивалась теория системы НСА, в  которой АИПС заняли свое место. Разработка автоматизированных информационно-поисковых  систем (АИПС) виделась как завершение работ по описанию фонда.

Третий этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем — АИПС.

Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан, прежде всего, с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а также с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС.

В 1970-е годы наряду с матричными носителями информации получили более  широкое распространение оптические и магнитные носители информации. К оптическим относят рулонные и  форматные микропленки, к магнитным - ленты, карты, диски (с матричной магнитной записью) и специальные бланки (с матричной графической и магнитной записью). В 1980-е годы емкость стандартной магнитной ленты (длиной 730м) достигла 28 МБ, магнитного диска – 29 и 400 МБ.

Эволюция технического обеспечения  проявилась в повсеместном распространение электронно-перфорационных машин, применении ЭВМ, проявлении микро-ЭВМ. Серийное производство ЭВМ с хранимой программой началось в мире еще в 1950-е годы. Из истории науки и техники хорошо известно, что в 1950-1970-е годы сменилось пять поколений ЭВМ, которые прошли эволюцию от громоздких ламповых машин к полупроводниковым, машинам на интегральных схемах и оптико-электронных элементах [4].

В архивном деле нашли применение вычислительные комплексы, созданные  в рамках действовавшего в странах СЭВ в 1970-е годы стандарта на вычислительную технику – единая система электронно-вычислительных машин (ЕС ЭВМ). На развитие программного обеспечения повлияло распространение системного программирования. От самостоятельной разработки программ пользователями для каждой конкретной АИПС перешли к использованию типовых программных средств – пакетов прикладных программ (ППП) и систем управления базами данных.

Для создания архивных АИПС использовался  пакет прикладных программ «АИДОС»  фирмы Роботрон (ГДР). Входной формат программы допускал использование до 100 реквизитов, объем описания был значительным, мог достигать 3600 символов. Это, с одной стороны, ускорило внедрение АИПС, повысило качество и снизило стоимость программного обеспечения.

С другой стороны, архивисты отстранились от разработки, ПО, которым занимались математики специализированных институтов и ВЦ или производители ЭВМ, и  не уделяли должного внимания форматам представления данных в архивных АИПС, что грозило потерей данных при технологических рывках и революционной смене технологий. Впрочем, локальные проекты (например, ИПС «АРХИВ», созданная в ИАИ в конце 1970-х годов) по-прежнему создавались как «штучный товар» на языках программирования COBOL, ASSEMBLER и других.