Проблемы совершенствования архивных процессов на базе автоматизированных систем управления

К середине 1990-х годов в архивной отрасли сложился неофициальный  рынок программных продуктов, лидирующее положение на котором занимали три разработчика программ: Российский центр космической документации, отдел автоматизации ВНИИДАД, Центр хранения и изучения документальных коллекций (ЦХИДК, с 1999 года в составе РГВА).

В регионах также существуют признанные центры-разработчики программ, такие как Государственный архив Пермской области (созданный ГАПО интегрированный программный комплекс «Райгорархив» был отмечен на общеотраслевом конкурсе) и Государственный архив Свердловской области (г. Екатеринбург). В 1998 г. программные продукты для архивов стали создавать профессиональные фирмы - системные интеграторы.

Так, с 1998 года в Московском городском  объединении архивов фирмой АО «Инсофт» была создана интегрированная автоматизированная система «Учет-НСА», реализованная  на основе СУБД Prof. Oracle клиент-серверной структуры. Созданию системы предшествовала огромная методическая работа Мосгорархива по изучению технологии учета и созданию единой программной и методической основы ведения учета документов [5].

Преимуществом системы является наличие «умной» технологии внесения изменений в учетные документы, предусматривающей не только выполнение всего возможного формального и логического контроля вводимых данных, но и динамическое построение элементов меню, соответствующих тому или иному типу акта.

Программа реализует учет документов как подсистему, позволяя поэтапно вести работу начиная от внесения данных акта (приема-передачи, выделения  дел на уничтожение и др.) и  заканчивая паспортом архива.

Большинство учетных форм система  позволяет получить в качестве отчетов. Подсистема научно-справочного аппарата реализует типологию электронных архивных справочников (описи, указатели, каталоги и др.). Программа является достаточно качественным, но дорогостоящим продуктом, что мешает широкому распространению ее по архивам. В 2000 году АО «Инсофт» приступило к реализации «коробочного» варианта программы (в Visual FoxPro).

Однако, несмотря на отдельные успехи, стихийное развитие компьютеризации  отрасли отличалось полной изоляцией  архивов в своих разработках, созданием довольно разношерстных программ в разных средах.

В первой половине 1990-х гг. резко  уменьшилось количество публикаций по проблеме компьютеризации архивного  дела по сравнению с 1970-1980-ми гг. (хотя в предшествующий период уровень  автоматизации отрасли был несравнимо ниже). Архивами-разработчиками программ игнорировались международные стандарты описания документов, что в будущем несомненно должно создавать трудности при информационном обмене [5].

1.2 Основные цели и принципы  информатизации архивного дела

Работы по автоматизации средств  поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в  конце 70-х годов.

Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных.

Было принято решение о поэтапном  вводе в автоматизированную систему  сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.

В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная  автоматизированная информационно-поисковая  система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась  для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников [6].

В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную  на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.

Ведение указанных БД позволило  накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей.

Большое значение для дальнейших работ  с этими БД имел опыт ведения тезаурусов, составленных из лексических единиц описываемых документов. Также оказался важным опыт классификации элементов тезаурусов, установления между ними отношений иерархии, ассоциации и синонимии.

Появление персональных компьютеров  ознаменовало подлинную революцию  в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле.

Мощные, компактные и относительно дешевые компьютеры, снабженные современными программными средствами, предоставили возможность использовать автоматизированные технологии во многих видах работ, ведущихся в архивных учреждениях, осуществлять их более эффективно и с меньшими трудозатратами.

В настоящее время оснащенность государственных архивных учреждений компьютерной техникой неравномерна, ее нельзя признать удовлетворительной.

В государственных архивах более  половины машинного парка относится  к устаревшим моделям (Роботрон, PC XT, PC AT/286) [6].

Почти все архивы, располагающие  компьютерами, начали создавать базы данных как тематические, обеспечивающие использование документов, так и по другим направлениям деятельности архивов. В целом по архивам России эти две категории представлены в неравных долях как по количеству БД, так и по их совокупному объему.

По числу введенных записей  лидирующее место занимают тематические БД - 88.7%, БД учетного характера составляют 10%, оставшиеся 1.3% содержат административно-управленческую информацию. За этими цифрами скрывается совершенно различное состояние по государственным архивам и центрам федерального уровня и архивным учреждениям субъектов Федерации.

Основной масса БД сосредоточена  в архивах федерального уровня - 77.6%. По этой группе архивов учетные  БД составляют 1.4%, и практически  весь объем введенной информации приходится на тематические БД - 98.5%. Иная ситуация сложилась в регионах: объемы учетных и тематических БД примерно одинаковы - 40.0% и 54.3% соответственно. В автоматизированных информационных ресурсах (АИР) архивной отрасли тематические БД федеральных архивов и центров составляют 76.5%.

Приведенная статистика свидетельствует о том, что более раннее начало информатизации в федеральных архивах, их договорные связи с зарубежными партнерами позволили закупать (или получать) технику и обеспечивать частичное финансирование работ по созданию БД.

В ближайшее время можно  ожидать выравнивания ситуации, поскольку региональные архивы активно приобретают современную технику, пользуясь поддержкой местных администраций, принимают организационные и кадровые решения для интенсивной автоматизации архивных работ, некоторые из них установили договорные отношения с зарубежными партнерами [6].

Следует констатировать, что в течение  ряда лет происходило во многом стихийное  развитие информатизации государственных  архивных учреждений, что было обусловлено, прежде всего, отсутствием методической и программной базы для координированного и целенаправленного регулирования процессов информатизации: типового программного обеспечения (ПО) по основным направлениям деятельности архивных учреждений, методических разработок по эффективному использованию компьютерных технологий в архивном деле, стандартов описаний архивных документов в электронном формате, единого по отрасли лингвистического обеспечения (ЛО) баз и банков данных.

Поэтому создание перечисленных компонентов  информатизации и их внедрение в  практику отвечает интересам архивных учреждений Российской Федерации. Настоящая Концепция и разрабатываемая на основе ее положений Программа информатизации позволят перейти к планомерной и методически обоснованной работе по информатизации архивного дела России.

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью  развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего  использования Архивного фонда  России и защиту его информационных ресурсов.

Внедрение и активное использование  автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных  стандартов при автоматизации открывает  российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества [6].

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных  задач и функций учреждений ГАС  России:

• обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
• комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
• научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
• организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Значительная регламентация и  типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает  предпосылки для широкого использования  принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов.

Существующие особенности в  работе архивов с документами  на пленочных носителях могут  потребовать создания для них  специализированных программно-технических  комплексов. Наряду с этим в настоящее  время уже назрела необходимость  выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях [1].

Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов.

Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование  состава страхового фонда и фонда  пользования, что в свою очередь  относится к задачам, решаемым в  рамках направления обеспечения  сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания [1].

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах.

Использование средств ЭВТ и  специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению  эффективности работ, связанных  с управлением архивом. Отдельные  задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие «Паспорт архива» и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

• преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
• преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
• системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
• внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
• сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных [1].