Проблемы совершенствования архивных процессов на базе автоматизированных систем управления

Получила дальнейшее развитие и теория информационного поиска, а также лингвистическое обеспечение АИПС. Архивная АИПС должна была обеспечивать однократный ввод информации и ее многократное, многоцелевое использование. Информационно-поисковые системы, создаваемые в архивах, разделялись на документальные и фактографические.

Документальные АИПС в качестве объекта поиска содержат описания документа и его поисковые данные (архивный шифр). В перспективе предполагалось включение в такие АИПС и самих текстов документов, то есть создание полнотекстовых баз данных. Документальные АИПС представляли собой автоматизированные аналоги информационно-поисковых архивных справочников – путеводителей, каталогов, описей.

Фактографические (справочные) АИПС в качестве объекта поиска предлагают пользователю конкретные сведения. К такого рода АИПС относятся календари памятных дат, справочники административно-территориального деления, справочники с параметрами оборудования [4].

АИПС работали в режимах ретроспективного поиска (по разовым тематическим запросам) или избирательного распространения информации (когда поиск производился периодически через равные промежутки времени и сведения об обновлениях базы данных за определенный промежуток времени, рассылались абонентам системы).

Время исполнения запроса зависело от того, общался ли пользователь с системой через оператора, который кодировал запрос, или без посредников - в так называемом диалоговом режиме «человек-машина», формулируя запрос в ответ на вопросы системы.

Для диалогового режима, существенно ускорявшего процесс поиска информации, требовалось специальное оборудование теледоступа, о котором было сказано выше, и теле-процессорные программы обработки запросов. Помимо исполнения запросов, архивные АИПС широко использовались для подготовки к изданию традиционных архивных справочников.

Таким образом, информационно-поисковых  тезаурус – сложное структурированное  поисковое средство, в котором  на основе анализа состава лексики  данной ИПС отражены многообразные  взаимоотношения между лексическими единицами. В середине 1980-х годов приступили к автоматизированному индексированию терминов с помощью специального пакета прикладных программ АИД.

Однако к концу 1980-х годов  наступило некоторое разочарование  в тезаурусах как в поисковых  средствах. Выяснилось, что разработать тезаурус можно только для ограниченной тематической области и определенного комплекса документов. Но для архивов характерна многоаспектность и универсальность содержания ретроспективной документной информации, отразить все многообразие которой с помощью дескрипторов достаточно сложно.

Взаимосвязь автоматизированных технологий и архивного дела в данный период развивалась по двум основным направлениям [4].

Первое из них – лавинообразный рост машиночитаемых документов и, соответственно, проблема их постоянного хранения, остро вставшая перед государственной архивной службой. Второе направление – создание межархивных АИПС в государственных архивах.

Что способствовало накоплению значительных массивов машиночитаемых документов именно в этот период? Прежде всего, процессы, происходившие в экономике. Одним из главных направлений экономической политики того времени были «научно-технический прогресс» и, как его составляющая, автоматизация управления производством.

Значительное влияние на автоматизацию  архивного дела в этот период оказал также процесс создания Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) с 1972 г. Следует оговориться, что автоматизированные системы управления (АСУ) создавались на предприятиях еще в 1960-е г.

В различных отраслях хозяйства. Но в 1970-е годы это процесс охватил  почти все отрасли и строился не снизу вверх (от предприятий к  министерству), а сверху вниз, от ведомства  к предприятию, что способствовало унификации и стандартизации как технического и программного обеспечения, так и средств информационного поиска.

Базой создания ОГАС должны были стать  отраслевые и межотраслевые АСУ, объединенные в общегосударственную  систему. Количественные характеристики результатов внедрения ОГАС приведены в соответствии с Таблицей 1.

Таблица 1 – Количественные характеристики результатов внедрения ОГАС

	1966-1970 гг.	1971-1975 гг.	1976-1980 гг.	1983 г.	К 1985 г.
Всего внедрено АСУ	417	2363 или 1815	4370	Около 5000	8248
Отраслевые АСУ союзного масштаба	19	1851	240 (все союзные и треть республиканских  министерств)	88
АСУП АСУПТ и другие АСУ	151174	1630	2700	600

Из таблицы видно, что уже  к 1975 году общегосударственные отраслевые АСУ (ОАСУ) охватывали все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства.

Данная система имеет несколько  уровней – отрасли (ОАСУ), региона (РАСУ), предприятия (АСУП). Ключевую роль в системе играли отраслевые АСУ, которые и решали задачу организации  и унификации документооборота в пределах ведомства с учетом взаимодействия ОАСУ и АСУ предприятий и организаций (АСУП) данного ведомства, а также взаимодействия с другими ОАСУ [5].

Всё это повлияло, в свою очередь, на развитие документоведения, стимулировав разработку ЕГСД (1966-1973гг.), унифицированных систем документации, стандартов по терминологии, общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ), унификацию предмашиных и послемашиных форм документов автоматизацией отдельных делопроизводственных процессов (автоматизированных систем контроля и исполнения документов (АСКИД), АСУ-жалоба). Этот опыт унификации создаваемых систем автоматизации документооборота следует признать достаточно ценным.

К сожалению, стандарты разрабатывались  без учета международных классификаторов информации, поэтому в 1990-е годы встала задача пересмотра общесоюзных классификаторов в направлении гармонизации их с соответствующими международными классификаторами. Важным шагом в автоматизации делопроизводства, а значит, накоплении массивов машиночитаемых документов стало создание проекта.

Типовой системы документационного  обеспечения управления (ТСДО) в  начале 1980-х годов.

В отличие от ЕГСД, ориентированной  в основном на традиционные технологии делопроизводства, ТСДО была направлена на создание автоматизированной системы центрального аппарата министерства или ведомства.

Помимо высокого уровня унификации документооборота ТСДО предусматривала  выполнение в автоматизированном режиме всех основных функций аппарата управления по работе с документами. Важным моментом было то, что ТСДО предполагало включение ведомственного архива в единую информационную систему организации.

Значительное влияние на автоматизацию  архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства. На АСУ, согласно решениям XX съезда КПСС, возлагалась миссия по ликвидации чуть ли не всех проблем развития экономики [5].

Результатом этого процесса стал тот  факт, что к началу 1980-х гг. перед  архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров (ГВЦ).

Вместе  с тем этот период, безусловно, ценен  позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы НТИ (ГАСНТИ), включавшей сеть автоматизированных центров и распределенных автоматизированных банков данных.

В этот период в связи с участием в международном информационном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов.

К 1970- 1980-м гг. относится опыт создания межфондовых АИПС (в государственном  архиве Курской области, Центральном  архиве Министерства обороны и др.). Первые электронно-вычислительные машины класса ЭС-ЭВМ, установленные в НИЦКД СССР (РНИЦКД), и пакет прикладных программ АИДОС фирмы РОБОТРОН (ГДР) послужили базой для реализации трех грандиозных по тем временам межархивных проектов — АИПС: «Победа Великой Октябрьской революции и борьба за установление и упрочение советской власти. 25 октября 1917 — июнь 1918» (участвовали 200 архивов-соисполнителей), «История памятников архитектуры и градостроительства Москвы, Ленинграда и пригородов» (7 архивов-соисполнителей) и общеотраслевой автоматизированной системы научно-технической информации (АСНТИ). Центрального фондового каталога (ЦФК) государственного архивного фонда СССР (в нее успели ввести данные 70 тыс. карточек фондов государственных архивов СССР). Две первые системы, являющиеся по составу элементов описания первыми электронными каталогами, выдержали испытание временем и функционируют до сих пор уже на ПЭВМ. Попытки воссоздать АСНТИ на основе ЦФК продолжаются до сих пор [5].

В реализации этих проектов архивисты  приобрели важный опыт решения вопросов технического, программного и лингвистического обеспечения архивных ИПС, экспорта данных на стареющих носителях. Особенно важен для последующего развития автоматизированных архивных технологий был опыт создания тематических тезаурусов, изданных в 1980-е гг.

В этот же период зародилось такое направление  архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки  изображений для реставрации  документов (АСОИЗ), начало которому положили разработки НИЦ ТД в области реставрации фото- и фотодокументов. Вместе с тем, несмотря на накопленный опыт, автоматизированные технологии не вызвали существенных изменений в методике архивного дела и на данном этапе.

Такие изменения связаны с массовым распространением в начале 1980-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, интенсивной разработкой программного обеспечения для ПЭВМ, совершенствованием пользовательского интерфейса этих программ, появлением удобных и простых для освоения непрофессионалом оболочек операционных систем, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов, издательских систем, программ для сканирования и оптического распознавания символов, появлением емких и сравнительно надежных носителей информации (магнитных и оптических) [5].

Таким образом, электронно-вычислительная техника в большинстве стран  мира стала неотъемлемой принадлежностью  рабочего места специалиста любой  отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на десятилетие, затронул и  отечественные архивы.

Создание и внедрение АСУ способствовало развитию новых способов документирования, привело к созданию автоматизированных банков данных и лавинообразному росту документов на машинных носителях. Все это способствовало формированию сети архивов машиночитаемых данных в нашей стране.

Четвертый этап связан с началом стихийной компьютеризации сначала московских, а затем и местных государственных архивов.

Лидерами этого процесса были НИЦ  ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы.

К концу 1980-х годов наступило некоторое разочарование в тезаурусах как в поисковых средствах. Выяснилось, что разработать тезаурус можно только для ограниченной тематической области и определенного комплекса документов. Но для архивов характерна многоаспектность и универсальность содержания ретроспективной документной информации, отразить все многообразие которой с помощью дескрипторов достаточно сложно [4].

Взаимосвязь автоматизированных технологий и архивного дела в данный период развивалась по двум основным направлениям. Первое из них - лавинообразный рост машиночитаемых документов и, соответственно, проблема их постоянного хранения, остро вставшая перед государственной архивной службой. Второе направление – создание межархивных АИПС в государственных архивах. Это способствовало накоплению значительных массивов машиночитаемых документов именно в этот период.

Создание и внедрение АСУ  способствовало развитию новых способов документирования, привело к созданию автоматизированных банков данных и  лавинообразному росту документов на машинных носителях. Все это способствовало формированию сети архивов машиночитаемых данных в нашей стране.

Архивы машиночитаемых данных создавались  в рамках ведомственных систем: вычислительные центры (ВЦ) на предприятиях и производственных объединениях, а также главные вычислительные центры (ГВЦ) при министерствах и ведомствах. Отделы ВЦ, хранившие МЧД, назывались по-разному: технический архив, магнитотека, лентодискотека, библиотека машинных носителей, справочно-информационный фонд. Объем хранилищ ГВЦ и ВЦ предприятий постоянно пополнялся [5].

В 1980-е годы на базе ВНИИДАД архивными  учреждениями была создана автоматизированная система научно-технической документации (АСНТИ) на основе Центрального фондового  каталога (LIOK) государственного архивного  фонда СССР - информационно-поисковый межархивный справочник, с помощью которого осуществлялся поиск по карточкам фондов архивов страны.

Однако этот массив фактически был  утрачен в середине 1990-х годов, так как данные не смогли вовремя  перевести в формат, совместимый с ПЭВМ, а техника, на которой была реализована АСНТИ, постепенно вышла из строя. Важно помнить, что самый большой враг сохранности электронных документов - быстрое устаревание технологий, с помощью которых они были созданы.

Поэтому в 1990-е годы продолжалась разработка отечественными и зарубежными архивистами проблемы хранения машиночитаемых документов. Несмотря на то, что в России становление исторических архивов машиночитаемых данных находился в начальной стадии, данной проблеме посвящен ряд работ архивистов.

В 1990-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено  в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов.

Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных).

Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам [5].

Начало стихийной компьютеризации  сначала московских, а затем областных, краевых, городских связано с первой половиной 1990-х годов. Архивы приобретали технику и разрабатывали программные продукты по собственному усмотрению.