Проблемы совершенствования архивных процессов на базе автоматизированных систем управления

Принципы организации и ведения  электронного архива в модуле «Архивариус» в целом соответствуют принципам ведения ведомственного архива. Особенностью модуля является то, что сохраняется информация обо всех действиях, совершенных по документу до списания в архив, и поддерживается связь с оперативными документами системы ЕВФРАТ.

Лицензия модуля «Архивариус» позволяет всем пользователям системы ЕВФРАТ обращаться к архиву документов. При этом количество пользователей, имеющих право на списание документов и управление ими в архиве, ограничивается количеством приобретенных лицензий АРМ «Архивариус» [11].

Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой хорошее решение на как по функциональности, так и по стоимости. Более того, компания-производитель готова провести адаптацию продукта под нужды заказчика, что также повышает привлекательность этой СДО.

К недостаткам можно отнести:

• ориентацию на строго централизованное хранение данных без возможности репликации хранилищ документов;
• невозможность организации нескольких площадок с канцелярией на базе данного продукта, обменивающихся исчерпывающими данными по стандартным каналам;
• достаточно плохо организованную работу с большими объемами хранения;
• несовершенная работа с номенклатурой дел;
• несовершенная подсистема работы с «бумажными» документами (потоковый ввод реализован плохо стыкуемой отдельной системой, нет учета рассылки бумажных документов);
• использование нестандартной базы данных с неясными ограничениями по надежности и масштабируемости [11].

2.3 Анализ возможностей системы  «АРХИВНОЕ ДЕЛО»

Программный продукт «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – это многопользовательская система, разработанная компанией «Электронные офисные системы» и автоматизирующая процессы формирования и оформления дел для последующей передачи их в архив организации, ведения и учета архивных дел и документов, составления номенклатуры дел [9].

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» предназначено для архивов организаций и структурных подразделений, занимающихся формированием и оформлением дел, а также имеющих потребности доступа к архивным документам. Гибкая настройка прав доступа позволяет обеспечить сохранность и конфиденциальность информации в соответствии с требованиями нормативных актов и регламентов организации, в соответствии с рисунком 11.

Рисунок 11 – Главное окно системы

 

 

Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» полностью  соответствует требованиям действующих  стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных организаций и осуществляет следующие возможности:

• позволяет создать архив электронных документов организации;
• предоставляет пользователям доступ к электронным образам дел и документов как через локальную сеть, так и удаленно – через Интернет (опция «Читальный зал»);
• обеспечивает необходимый уровень защиты данных и конфиденциальность информации;
• предоставляет возможность массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы (опция «Поточное сканирование»);
• позволяет автоматически формировать основные отчетные формы, утвержденные Росархивом [9].

Рассмотрим основные функции и  возможности системы.

Создание и ведение  номенклатуры дел. Создание номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры для организации на основе ранее введенной номенклатуры.

Формирование номенклатуры дел  путем загрузки информации, содержащейся в предварительно подготовленном файле установленного формата.

Формирование и оформление дел. При составлении номенклатуры дел системой поддерживается возможность выбора срока хранения из перечней типовых или ведомственных управленческих документов, утвержденных Росархивом.

Регистрация дел и документов –  создание архивной регистрационной  карточки (АРК) с использованием настраиваемых  системных справочников.

Прием исполненных документов из программного продукта «ДЕЛО» для формирования и  оформления дел (единиц архивного  хранения). АРК документов при этом создается автоматически, в соответствии с рисунками 12 – 14.

Рисунок 12 – Формирование дел

Рисунок 13 – Создание регистрационной  карточки

Рисунок 14 – Готовая карточка документа

Загрузка дел и документов из систем электронного документооборота [9].

Возможность работы с электронными образами (файлами документов).

Перевод бумажного архивного фонда  в электронный вид с помощью  опции «Поточное сканирование».

Оформление дел (единиц архивного  хранения), включая автоматизированный расчет количества листов дела и разбивку дел на тома, оформление обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя.

Уменьшение числа возможных  ошибок и обеспечение единообразия в представлении данных, хранимых в системе (реализуется благодаря  заполнению ключевых полей архивных карточек дел и документов из заранее формируемых списков допустимых значений, описанных в системных справочниках).

Ведение сводной описи  дел. Формирование годовых разделов сводной описи дел постоянного хранения, временного хранения (до 10 лет включительно / свыше 10 лет) и дел по личному составу.

В рамках интеграции с системой автоматизации  государственных архивов ПК «Архивный  фонд 4.0» реализована возможность  экспорта в ПК «Архивный фонд 4.0»  разделов сводной описи.

Учет и контроль движения дел и документов. Система «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяет отслеживать все перемещения дел и документов: выдачу на руки, возврат и выбытие, формировать карты-заместители на выданные дела и документы и листы использования, в соответствии с рисунком 15.

Рисунок 15 – Окно «Лист-использования»

Систематизация дел  и документов внутри архивного фонда, топографирование архивного хранилища. В системе поддерживается возможность систематизации дел внутри фонда с учетом одного или нескольких классификационных признаков (хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметно-вопросного и др.), а также топографирования архивного хранилища (указание места хранения дела (тома, части), хранение информации о наличии свободного места в архивохранилище и др.) [9].

Поиск документов в архиве обюеспечивается:

• по реквизитам дел;
• по реквизитам документов;
• полнотекстовый поиск по файлам документов;
• комбинированный поиск по сочетанию этих критериев, в соответствии с рисунками 16 - 17.

Рисунок 16 – Окно поискового запроса

Рисунок 17 – Окно с результатами поиска дел

Формирование отчетных форм, содержащихся в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.:

• форма номенклатуры дел организации;
• форма итоговой записи к номенклатуре дел организации;
• форма номенклатуры дел структурного подразделения;
• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации;
• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения;
• форма годового раздела сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) хранения;
• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу;
• форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
• форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• форма внутренней описи документов дела;
• форма листа-заверителя дела.

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» интегрировано  с программным продуктом «ДЕЛО» версий 8.6, 8.8, 8.9 в части импорта-экспорта информации (дел и документов, справочников, номенклатуры дел) [9].

Принципы  организации и ведения электронного архива в модуле «Архивариус» в целом  соответствуют принципам ведения  ведомственного архива. Особенностью модуля является то, что сохраняется информация обо всех действиях, совершенных по документу до списания в архив, и поддерживается связь с оперативными документами системы ЕВФРАТ. Продукт «ЕВФРАТ-Документооборот» представляет собой хорошее решение на как по функциональности, так и по стоимости. Более того, компания-производитель готова провести адаптацию продукта под нужды заказчика, что также повышает привлекательность этой СДО.

Консалтинговая  группа «ТЕРМИКА» предлагает полный комплекс сопутствующих услуг:

• проведение обследования;
• разработка нормативных документов по архивному делу;
• настройка и внедрение;
• обучение пользователей и <span class=