Проблемы совершенствования архивных процессов на базе автоматизированных систем управления

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

1.3 Понятие автоматизированной системы управления

Автоматизированная система  управления (АСУ) [automated, automatized control system (ACS), computerized control system, management information system (MIS)] — система управления, в которой применяются современные автоматические средства обработки данных и экономико-математические методы для решения основных задач управления производственно-хозяйственной деятельностью [2].

Автоматизированная система управления – совокупность экономико-математических методов, технических средств и организационных комплексов, обеспечивающих рациональное управление сложным объектом (например, предприятием, технологическим процессом).

Наиболее важная цель построения любой АСУ – резкое повышение эффективности управления объектом (производственным, административным и т.д.) на основе роста производительности управленческого труда и совершенствования методов планирования и гибкого регулирования управляемого процесса.

Автоматизированная система  управления - это человеко-машинная система: в ней ряд операций и действий передается для исполнения машинам и другим устройствам (особенно это относится к так называемым рутинным, повторяющимся, стандартным операциям расчетов), но главное решение всегда остается за человеком. Этим АСУ отличаются от автоматических систем, т.е. таких технических устройств, которые действуют самостоятельно, по установленной для них программе, без вмешательства человека.

Разработка АСУ, порядок их создания и направления эффективного использования  базируются на следующих принципах (впервые сформулированных В. М. Глушковым).

Принцип новых задач. АСУ должны обеспечивать решение качественно новых управленческих проблем, а не механизировать приёмы управления [2].

Принцип системного подхода  к проектированию АСУ. Проектирование АСУ должно основываться на системном анализе, как объекта, так и процессов управления им. Это означает необходимость определения целей и критериев эффективности функционирования объекта (вместе с системой управления), анализа структуры процесса управления, вскрывающего весь комплекс вопросов, которые необходимо решить для того, чтобы проектируемая система наилучшим образом соответствовала установленным целям и критериям.

Принцип единства информационной базы. На компьютерных носителях информации накапливается (и постоянно обновляется) информация, необходимая для решения не какой-то одной или нескольких задач, а всех задач управления.

Принцип комплексности  задач и рабочих программ. Большинство процессов управления взаимосвязаны и поэтому не могут быть сведены к простому независимому набору отдельных задач.

Основу АСУ составляют информационная база, техническая база, математическое обеспечение, организационно-экономическая база. Основа – общая часть для всех задач, решаемых АСУ.

Информационная база АСУ – размещенная на компьютерных носителях информации совокупность всех данных, необходимых для автоматизации управления объектом или процессом.

Техническая база АСУ включает средства обработки, сбора и регистрации, отображения и передачи данных, а также исполнительные механизмы, непосредственно воздействующие на объекты управления, обеспечивающие сбор, хранение и переработку информации, а также выработку регулирующих сигналов во всех контурах автоматизированного управления производством.

Математическое обеспечение  АСУ – комплекс программ регулярного применения, управляющих работой технических средств и функционированием информационные базы и обеспечивающих взаимодействие человека с техническими средствами АСУ.

Под организационно-экономической базой понимается совокупность экономических принципов, методов организации производства и управления, схем взаимодействия задач управления на основе правовых документов [2].

В архивном деле в основном применяется  технология баз данных (БД), а также  другие информационные технологии (оцифрование  документов, сетевые технологии и т.д.). Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных  служат для обработки статистических массивов — учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д. Учетные базы данных в архиве учреждений предназначены для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному  принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и др. [2].

Так, в архиве Государственной Думы применяется база данных по учету  документов и дел - БД «Поступление и выбытие» (поля — признак поступления/выбытия, дата поступления/выбытия дела, год поступления/ выбытия, вид хранения, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, номер сдаточной описи, номер сводной описи, номер дела, номер дела по сводной описи, номер фонда, год документов, номер шкафа, сторона прохода, номер хранилища, место хранения, количество дел).

База данных заполняется на основе сдаточных описей дел, отчетами служит переводная таблица шифров, топографические  указатели, описи дел, сводные статистические сведения о поступлении и выбытии документов.

Интеграционный принцип  предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний.

В 1996 — 1997 гг. была начата работа по созданию серии интегрированных типовых  автоматизированных информационно-поисковых  систем под общим названием «Архивный  фонд», которые совмещали бы в себе функции всех справочников по учету документов (архивной статистике) и раскрытию содержания документов на разных уровнях:

• архивного фонда и описи фонда;
• единицы хранения (дела);
• документа [2].

В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов.

Она представляет собою интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции  учетных и информационных справочников на уровне фонда и описи: списка фондов, книги поступлений документов, листа фонда, карточки фонда, путеводителя по архиву, книги учета поступлений страхового фонда, исторической справки, аннотированного реестра описей (последний в еще не запущенной в эксплуатацию версии).

С помощью данной программы архивисты имеют возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учета — Паспорт государственного архива, музея, библиотеки, а также множество других отчетов.

Программа работает в сетевом режиме, имеет современный  графический интерфейс. Общеотраслевая программа «Архивный фонд» призвана решить задачу компьютеризации учета документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учета.

Помимо общеотраслевой программы «Архивный фонд» существует общеотраслевая программа «Фондовый каталог субъекта Федерации», которая позволяет получить сводный паспорт государственных архивов субъекта Федерации, а также провести сравнение данных паспортов одного и того же архива за разные годы. Помимо общеотраслевых программы по учету созданы в большинстве архивов, например в Московском городском объединении архивов, внедрена интегрированная система «Учет - НСА» [2].

Преимуществом системы является наличие «умной»  технологии внесения изменений в  учетные документы, предусматривающей не только выполнение всего возможного формального и логического контроля вводимых данных, но и динамическое построение элементов меню, соответствующих тому или иному типу акта.

Программа реализует  учет документов как подсистему, позволяя поэтапно вести работу, начиная от внесения данных акта (приема-передачи, выделения дел на уничтожение и др.) и заканчивая паспортом архива. Большинство учетных форм система позволяет получать в качестве отчетов.

Подсистема  научно-справочного аппарата реализует несколько видов электронных архивных справочников (описи, указатели, каталоги и др.). Программа является достаточно качественным, но дорогостоящим продуктом, что мешает широкому распространению ее в архивах.

АСУ подразделяются, прежде всего, на два  класса: автоматизированные системы организационного управления и автоматизированные системы управления технологическими процессами (последние часто бывают автоматическими, первые ими принципиально быть не могут) [2].

Традиционно термин АСУ закрепился за первым из названных классов.

Принято рассматривать каждую АСУ одновременно в двух аспектах: с точки зрения ее функций - того, что и как она делает, и с  точки зрения ее схемы, т.е. с помощью  каких средств и методов эти  функции реализуются. Соответственно АСУ подразделяют на две группы подсистем - функциональные и обеспечивающие.

Создание АСУ на действующем  экономическом объекте (в фирме, на предприятии, в банке и т.д.) - не разовое мероприятие, а длительный процесс.

Отдельные подсистемы АСУ проектируются  и вводятся в действие последовательными очередями, в состав функций включаются также все новые и новые задачи; при этом АСУ органически «вписывается» в систему управления. Обычно первые очереди АСУ ограничиваются решением чисто информационных задач.

В дальнейшем их функции усложняются, включая использование оптимизационных расчетов, элементов оптимального управления. Степень участия АСУ в процессах управления может быть весьма различной, вплоть до самостоятельной выдачи компьютером, на основе получаемых им данных, оперативных управляющих «команд».

Поскольку внедрение АСУ  требует приспособления документации для машинной обработки, создаются  унифицированные системы документации, а также классификаторы технико-экономической  информации и т.д.

Экономическая эффективность АСУ определяется, прежде всего, ростом эффективности самого производства в результате лучшей загрузки оборудования, повышения ритмичности, сокращения незавершенного производства и других материальных запасов, повышения качества продукции [2].

Электронно-вычислительная техника в большинстве стран мира стала неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалиста любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на десятилетие, затронул и отечественные архивы.

Создание и внедрение АСУ  способствовало развитию новых способов документирования, привело к созданию автоматизированных банков данных и лавинообразному росту документов на машинных носителях. Все это способствовало формированию сети архивов машиночитаемых данных в нашей стране.

Массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на традиционных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных).Стихийное развитие компьютеризации отрасли отличалось полной изоляцией архивов в своих разработках, созданием довольно разношерстных программ в разных средах.

Появление персональных компьютеров  ознаменовало подлинную революцию  в использовании ЭВМ и компьютерных технологий, принципиально изменило подходы к информатизации в архивном деле. В ближайшее время можно ожидать выравнивания ситуации, поскольку региональные архивы активно приобретают современную технику, пользуясь поддержкой местных администраций, принимают организационные и кадровые решения для интенсивной автоматизации архивных работ, некоторые из них установили договорные отношения с зарубежными партнерами

Автоматизированные системы  управления обладают множеством достоинств. Однако при их внедрении не стоит  забывать и про недостатки. Чтобы АСУ принесли максимум плюсов и минимум минусов, необходимо:

Перед тем, как осуществлять проект внедрения нужно максимально  формализовать его цели;

Никогда не стоит жертвовать стадией предпроектного анализа. Необходимо привлекать профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента. Затраты непременно окупятся. Но стараться иметь дело при этом с солидными компаниями, так как, к сожалению, кроме консультантов, существуют еще и псевдо-консультанты;

Нужно старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения КИС, так как ошибки дорого обходятся; стараться посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их «живьем», а не по маркетинговым материалам разработчиков. Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены - известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;

Вывод

Таким образом, необходимо установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов, наделить высокими полномочиями руководителя проекта. Нужно создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и стараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий.

 

 

2 Анализ существующих  проблем в  архивном деле

2.1 Анализ возможностей системы  «1С: Архив»

В последнее время в связи с большими объемами информации появилась потребность в создании программы, которая бы позволяла наиболее удобно и качественно хранить ее. Данная возможность в компьютерной среде предоставляется путем архивирования файлов. Компания 1С выпустила программу, которая обеспечивает автоматизацию полного цикла обработки официальных и внутренних документов коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с поддержкой как электронного, так и бумажного документооборота [10].