Шпаргалка по "Делопроизводству"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

50.структура и функции служб документационного обеспечения управления.

Весь процесс  управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых  она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия  рассматривается сегодня как  важнейшая обслуживающая функция  управления, которая имеет свои специфические  задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным  подразделением – службой документационного  обеспечения управления (службой  ДОУ). небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. Говоря о службе документационного обеспечения управления, необходимо выделить ее основные функции. В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести: осуществление первоначальной обработки входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам организации; машинописное изготовление документов; копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; разработка и проектирование бланков документов; подготовка документов к отправке. Среди организационных функций службы ДОУ выделяется: подготовка к докладу руководству поступающих документов; организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;  регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;  организация хранения документов в структурных подразделениях;  организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; организация делопроизводства по обращениям граждан; разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. К контрольным функциям относят: контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);  контроль за сроками исполнения документов; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.

 

51. сущность понятия «персональный менеджмент». Организация рабочего места руководителя.

ПЕРСОНАЛЬНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ – область  знаний, изучающая организацию личного  труда работника, основанную на использовании  достижений науки и передового опыта, применении технических средств. П.м. позволяет наилучшим образом  установить взаимодействие между работником и используемыми техническими средствами в процессе выполнения должностных  обязанностей. Готовность руководителя, специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Рационально  организовать умственный труд, создать  благоприятные условия для повышения  его эффективности — эти задачи приобретают сегодня особенно важное значение. В любой сфере умственный труд, помимо мыслительной деятельности, содержит чисто организационные, технические элементы, определенная часть которых является общей для многих профессий. При рассмотрении вопроса организация рабочего места необходимо учитывать следующие моменты: 1. Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета. Также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планерок, собраний, совещаний. 2. Мебель. Здесь необходимо учитывать следующие моменты:   Антропометрические показатели. Имеется введу рост, длину корпуса, длину рук и другое; Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого; Рациональная планировка и компоновка мебели; Мебель должна выглядеть эстетично. 3. Оборудование. Для нормальной работы руководителя необходимо иметь : Канцелярские принадлежности.  Два телефона. Один телефон должен быть внутренний другой для выхода за пределы организации.  Компьютер. Ежедневник. 4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья. 5. Санитарно-гигиенические условия труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

53. техника ведения коммерческих переговоров

Переговоры – это деловое  взаимное общение с целью достижения совместного решения. На протяжении  всей нашей жизни мы ведем переговоры, обмениваемся обязательствами и  обещаниями. Всякий раз, когда двум людям нужно прийти к согласию, они должны вести переговоры. В  процессе переговоров люди хотят: -добиться взаимной договоренности по вопросу в котором как правило сталкиваются интересы; -достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых интересов не разрушая при этом отношения.  Чтобы достичь этого надо уметь: Решить проблему; Наладить межличностное взаимодействие.  Подготовка переговоров: -анализ проблемы (определение предмета переговоров, информация о партнере, наличие альтернатив, ваши интересы и интересы партнера); -планирование переговоров (выработка переговорной концепции,определение целей, задач, стратегии переговоров, экономические расчеты, основные позиции, возможные варианты, подготовка необходимой технической и справочной документации); -планирование организационных моментов; -первые контакты с партнером. Ведение переговоров -   Нельзя предложить точную модель проведения любых конкретных переговоров, если не считать, конечно, крайне обобщенные схемы: -приветствие и введение в проблематику; -характеристика проблемы и предложения о ходе переговоров; -изложение позиции (подробно); -ведение диалога; -решение проблемы; -завершение.   Переговоры предназначены в основном, для того чтобы с помощью взаимного обмена мнениями (в форме различных предложений по решению поставленной на обсуждение проблемы) “выторговывать” отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех участников переговоров.  Переговоры проводятся: -по определенному поводу (например, в связи с необходимостью налаживания кооперационных связей); -при определенных обстоятельствах (например, несовпадение интересов); -с определенной целью ( например, заключение соглашения); - по определенным важным вопросам (политического, экономического, социального или культурного характера).  Независимо от того были переговоры успешными или безрезультатными их итоги должны быть обсуждены.

54. трудовой контракт

Контракт (трудовой договор) — соглашение, которое заключается при найме  работников. Преимущество письменной формы контракта состоит в  том, что все условия контракта  фиксируются в едином акте, обязательном для сторон. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых  договоренностей по важнейшим условиям труда. При заключении трудового  контракта рекомендуется указывать  обязательные условия:  место работы — наименование предприятия, куда принимается  работник; работу в соответствии с  квалификацией по определенной профессии (должности), которую должен выполнять  работник; дату начала работы и дату ее окончания, если заключается срочный  трудовой договор;  обязанности работодателя по обеспечению охраны труда на предприятии. Трудовой договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон и устанавливаемые в договорном порядке. К числу дополнительных можно отнести условия об установлении испытательного срока, о совмещении профессий (должностей), переподготовке и обучении совмещаемым профессиям, о регулярном повышении квалификации, продолжительности дополнительного отпуска, режиме рабочего времени и времени отдыха и др. Установление дополнительных условий контракта не должно ухудшать положение работника по сравнению с трудовым законодательством, соглашением любого уровня (генеральным, отраслевым, специальным) и коллективным договором.  Сторонами контракта являются: в качестве работодателя выступает организация (юр. лицо) либо гражданин (физическое лицо), нуждающийся в труде наемных работников; в качестве работника — граждане, достигшие 15 лет; в исключительных случаях — граждане, достигшие 14 лет (в свободное от учебы время, если работа не причиняет вреда здоровью и не нарушает процесс обучения), но лишь с согласия родителей, усыновителей или попечителей. В трудовом договоре следует указывать структурное подразделение (цех, отделение, отдел, лабораторию и т.п.), в которое принимается работник, что позволит конкретизировать его трудовые обязанности, условия труда, полагающиеся льготы. Указывается профессия (должность), на которую принимается работник. В содержании контракта рекомендуется отражать все важнейшие условия труда, устанавливаемые по соглашению сторон (рабочее место, условия труда, социальные блага и гарантии). В договоре целесообразно указывать соответствующий размер тарифной ставки (должностного оклада) работника по профессии (должности), квалификационному разряду и квалификационной категории, предусмотренные в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Можно указать коэффициент минимальной оплаты труда по отношению к ставке в бюджетной сфере. В договоре целесообразно указать продолжительность ежегодного отпуска работника.

 

 

 

 

 

 

55. факторы успеха публичных выступлений

Подготовка речи. Вначале сделайте «каркас» или «скелет» будущего публичного выступления: Определите мотивацию  слушания людьми вашего выступления. Для  чего это им нужно? Что полезного  или интересного они узнают для  себя? Выделите главную идею вашей  речи. Выделите подзаголовки, разделив вашу идею на несколько составных  частей. Определите ключевые слова, которые  вы повторите несколько раз, чтобы  присутствуют лучше запомнили, о чем вы им рассказываете. Тщательно продумайте план и структуру будущей речи. Она должна включать введение, основную часть и выводы (окончание). Подготовив «скелет», начинайте наращивать на нем «мускулы».  Найдите яркие примеры «из жизни», из истории, литературы, которые используете в процессе выступления. Подготовьте необходимые схемы, иллюстрации, графики для зрительного закрепления информации. Определите момент в ходе выступления, когда вы обратитесь к аудитории с каким-то вопросом, с просьбой что-то назвать, пересчитать — это поможет присутствующим сконцентрировать свое внимание на обсуждении темы и значительно повысит эффективность восприятия вашего материала. Напишите полный текст. Особое внимание уделите его началу и окончанию. Заключительная часть публичного выступления предусматривает подведение итогов. В окончании нужно напомнить ключевые проблемы, затронутые в речи, обязательно повторить все основные идеи. Удачность конструкции последних фраз, усиленная их эмоциональностью, выразительностью, не только вызовет аплодисменты слушателей, но и превратит их в ваших приверженцев. Когда речь подготовлена, ее основные положения или тезисы лучше записать на небольшие карточки. Расположите их последовательно. Такими карточками очень удобно пользоваться во время выступления. Если это не двух- трехчасовой доклад, то читать текст не рекомендуется, желательно выучить его наизусть и произносить по памяти, лишь время от времени заглядывая в свои заметки. Произнесите речь несколько раз вслух (лучше перед зеркалом), чтобы привыкнуть к тексту и хорошо прочувствовать все нюансы. Для шлифовки фраз, интонации, мимики желательна работа с магнитофоном или видео-камерой. Такая предварительная тренировка снизит ваше волнение, позволит почувствовать себя уверенно и намного увеличит вероятность успеха публичного выступления. Одевайте те вещи, в которых вы чувствуете себя комфортно, которые не отвлекают вас своим неудобством. У вас ни разу не должно возникнуть мысли: «Как оно на мне сидит?». Лучше не пользуйтесь совсем новыми вещами, которые одеваете впервые. Одежда и обувь не должны доставлять вам внутренний дискомфорт и отвлекать ваше внимание.  Успешное публичное выступление — несколько секретов. Когда вы заходите в аудиторию, двигайтесь уверенно, не семените и не делайте суетливых движений. Идите своей обычной походкой, этим вы убедите присутствующих, что вы не волнуетесь и никуда не спешите. Когда вас представили, поднимитесь, обязательно подарите залу легкую улыбку и войдите в непосредственный зрительный контакт с аудиторией. Нельзя применять «оборонительные» или «защитные» движения тела, например, скрещивание рук на груди, закладывание их за спину. Скрещивание рук демонстрирует неуверенность в том, что человек говорит. Лучше всего занять открытую позу и время от времени демонстрировать улыбку. Постоянно контролируйте свою осанку, спину держите прямой, голову поднятой, двигайтесь естественно. Постоянно удерживайте зрительный контакт с аудиторией. Опытный оратор всегда следит за вниманием слушателей, переводя взгляд из передних рядов на задние. Если вы пользуетесь записками, то делайте это очень аккуратно: быстрым и коротким взглядом вниз посмотрите текст и снова поднимите глаза, переведя все внимание обратно на аудиторию. Не демонстрируйте превосходства или легкомысленности при общении с аудиторией, не вещайте «свысока» менторским тоном. Очень серьезно подходите к формулированию ответов на поставленные вопросы — ответы дают возможность еще раз подчеркнуть основные положения вашей речи. Избегайте раздражения, враждебности или сарказма, даже если вопросы неприятны для вас. Куда лучше — спокойствие, доброжелательность и легкий юмор. Завершая речь необходимо посмотреть в глаза слушателям и сказать что-нибудь приятное, продемонстрировав свое удовлетворение от общения с аудиторией. Такой позитивный информационный импульс в финале останется в памяти людей, в их восприятии вашего публичного выступления.

 

57. факторы способствующие формированию положительного имиджа руководителя

Имидж – это представление других о личности и деятельности какого-либо человека. Личность руководителя играет в бизнесе очень важную роль. Часто  именно по личности судят о компании в целом. Поэтому проблема формирования имиджа становится для руководителей  все более актуальной. Формирование имиджа руководителя может идти двумя путями: стихийно (спонтанно) или целенаправленно. В первом случае это естественный процесс, проходящий без внешнего давления, одним из результатов которого является становление человека как индивидуальности. Руководитель выступает той личностью, которой он является на самом деле (или тем, кем ему легче всего быть). Имидж такого рода не требует изменений в том случае, если он гармонично сочетается с особенностями организационной культуры и занимаемой должности. Можно выделить следующие составляющие имиджа руководителя организации: 1) Персональные характеристики: физические, психофизиологические особенности, характер, тип личности, индивидуальный стиль принятия решений и т.д. 2) Социальные характеристики: статус руководителя организации, который включает статус, связанный не только с официально занимаемой должностью, но также и с происхождением, личным состоянием. Также социальные характеристики включают связь лидера с различными социальными группами: теми, интересы которых он представляет, и теми, которые являются его оппонентами или врагами. Социальная принадлежность в значительной мере определяет нормы и ценности, которых придерживается руководитель. 3) Личная миссия руководителя, своего рода конституция, выражающая стратегическое видение руководителя (в чем заключается наша деятельность и чем мы будем заниматься?). Это, как правило, идея или набор идей, которые он собирается реализовать в своей деятельности. Личная миссия руководителя является важным моментом в выработке миссии и целей организации. 4) Ценностные ориентации руководителя: наиболее важные предложения, принимаемые руководителем организации и оказывающие воздействие на организационную культуру. Обычно лидер пытается привести организационную культуру в соответствие со своими нормами и ценностями. Этот процесс внутри организации формирует внутренний имидж.

 

 

 

1. Автоматизированное  рабочее место руководителя (АРМ). Средства автоматизации.

2. Внутренние  документы. Подготовка и оформление.

3. Диалог  с деловым партнёром. Факторы  успеха.

4. Документы  по персоналу. Характеристика.

5. Документы,  входящие в состав личного  дела. Характеристика.