Шпаргалка по "Делопроизводству"

7. неформальные деловые  контакты

Любые формы делового общения предполагают как официальные, так и неформальные контакты деловых партнеров. Значение неформальных контактов велико, так  как они позволяют создать  определенный уровень взаимопонимания, обсудить ряд спорных вопросов в  условиях, когда высказанные мысли  не налагают жестких обязательств на собеседников. Поэтому любые переговоры должны предполагать выделение времени  на неформальные контакты.

Мероприятия «без протокола» проводятся с целью предоставить членам и  партнерам площадку для установления деловых контактов в режиме неформального  общения. Такое общение способствует налаживанию личных отношений, формирует  среду доверия и уважения друг к другу.

 

8. Номенклатура дел организации.  Виды номенклатур

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых по установленной  форме в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения. Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко  организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел. Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор  документов и справочник по документам. Цели формирования номенклатуры дел: распределения  исполненных документов в дела;  систематизации дел;  закрепления  индексов дел; установления сроков хранения дел. Кроме того, номенклатура дел: - служит основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;  является основой для составления актов на уничтожение дел;  может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Существует три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальных номенклатур дел. Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, которые предположительно будут заведены в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинается в организации в последнем квартале – так, чтобы номенклатура была завершена в декабре и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.

 

9. обработка входящих  документов

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними  документами).

Документопоток входящих документов составляют: Документы вышестоящих  организаций, органов власти; Документы  подведомственных организаций, присылающих  отчётно-учётную документацию и  различного рода запросы; Документы  организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией  для решения вопросов, требующих  совместных действий; Жалобы и заявления  граждан. В процессе движения входящих документов выполняются следующие  операции: Приём входящих документов; Первоначальная (экспедиционная обработка); Предварительное рассмотрение и  распределение; Регистрация; Рассмотрение документов руководством;  Исполнение резолюций; Отправление.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

10. обработка исходящих  документов

Исходящие документы - это официальные  документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.  Исходящие  документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, электронной  почтой. Основные этапы обработки  исходящих документов: составление  проекта документа исполнителем;  проверка правильности оформления проекта  документа;  согласование проекта  документа;  подписание документа  руководителем;  регистрация документа; отправка документа адресату;  подшивка второго экземпляра документа в  дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению  руководителя. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником делопроизводства. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется  визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись  руководителю организации. Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или др. документы, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения. После подписания руководителем  двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику  службы делопроизводства для регистрации  в «Журнале регистрации исходящих  документов». Журнал содержит следующие  графы: номер документа; дата документа; адресат; краткое содержание или  заголовок к тексту; отметка об исполнении; исполнитель; примечание. При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается  по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с  № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом (Приложение У). После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих  экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в  тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства для отправки. Второй экземпляр отправленного  письма подшивается в дело с исходящей  перепиской.

 

11. обязанности секретаря  при проведении срокового контроля.

Контроль исполнения порученного  задания является одной из функций  управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса  и контроль за сроками исполнения задания. Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный. Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства. Таким образом, секретарь по сроковой картотеке легко может знать, что на какой день должно быть исполнено. Одна из главных обязанностей секретаря в начале рабочего дня -вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим. Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он возьмет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупредит об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что исполнение всякого задания обязательно спросится в срок. Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.  После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается . из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

 

 

 

12. Оперативное хранение  документов 

Оперативное хранение документов подразумевает  хранение и использование документов с момента их заведения до сдачи  в архив. Все документы имеют  разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с  указанием сроков их хранения. Таким  образом, в задачи оперативного хранения документов входит также мониторинг сроков хранения документов и уничтожение  документов с истекшими сроками  хранения.  Рассмотрим основные принципы оперативного хранения документов: Быстрый  доступ - Одна из основных функций оперативного хранения документов – это скорость поиска нужного Вам документа. Для  этого составляется план архива. Также  для удобства поиска дела нужно устанавливать  корешками наружу. Подписи должны отражать суть искомого дела, то есть быть информативны.  Условия хранения документов - Необходимо создать приемлемые условия хранения документов. Сохранность  документов обеспечит правильный температурный  и влажностный режим (17-19 °C и относительная  влажность 50-55%). Очень важно обеспечить отсутствие грызунов, пыли и плесени. Выдачу справок и снятие копий  документов должен контролировать архивариус.  Размещение документов в архиве - Юридическая  ценность документов, хранящихся в  архиве организации, неодинакова. А  поскольку мы выяснили, что одна из основных целей оперативного хранения документов – быстрый их поиск, нужно  заполнять архив исходя из этого. Более важные документы нужно  хранить более тщательно, а также  ограничить доступ к ним. Например, составить список лиц, которые могут  быть допущены к этим документам. Также  документы можно разделить на часто и редко используемые. Очевидно, что более часто используемые документы при их оперативном хранении должны быть расположены ближе.  Уничтожение документов - Как уже было сказано выше, функцией оперативного хранения документов является уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Для выявления таких документов нужно периодически производить экспертизу ценности документов. После выявления документов, сроки хранения которых истекли, составляется акт об уничтожении этих документов. После этого документы подвергаются промышленному шредированию (измельчению). Сжигать документы невыгодно и неэкологично! Сдача документов в архив - Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех де долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы. 

Оперативное хранение документов играет очень важную роль в жизнедеятельности  организации. Компании, которые уделяют  оперативному хранению документов должное  внимание, не имеют проблем с архивным законодательством. Найти документ в архиве для такой организации  – дело нескольких минут.

 

13. организационные док-ты. Хар-ка. Правила оформления

Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов.Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлении, событий. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускаются бланки форматов A3 и А6. Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

 

 

 

 

14. организация исполнения  и контроля внутренних документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются: отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства; обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде; выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины. Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации. На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

 

15. организация пресс-конференций,  презентаций, участие в ярмарках. 

Деловые мероприятия – это неотъемлемая часть любого бизнеса. И именно периодическая  организация деловых встреч и  мероприятий формирует репутацию  Вашей компании, поддерживает позитивный имидж. Проведение деловых мероприятий  для компании важно как для  решения внутрикорпоративных задач, так и для обсуждения различных  вопросов с партнерами. Кроме того, организация деловых встреч и  бизнес мероприятий, таких как конференция, презентация, выставка, позволяет привлечь к себе внимание общественности. Организация  презентаций помогает эффективно позиционировать  услуги и продукты компании. Ярмарка – международная экономическая выставка образцов, которая в соответствии с обычаями той страны, на территории которой она проводится, представляет собой крупный рынок товаров, действует в установленные сроки в течение ограниченного периода времени в одном и том же месте и на которой экспонентам разрешается представлять образцы своей продукции для заключения торговых сделок в национальном и международном масштабах. Основными преимуществами участия предприятия в составе павильона своей страны являются его низкая стоимость и освобождение предприятия от трудоемких и требующих времени организационных хлопот. На сегодняшний день в условиях жесткой конкуренции, безусловно, выигрывают те компании, которые отводят определенное место организации деловых встреч и мероприятий.  пресс-конференция – деловое мероприятие, являющееся важной частью Public Relations компании. Проведение пресс конференций позволяет быть на виду, привлечь внимание аудитории большого масштаба, публично зафиксировать свою позицию по определенным вопросам.  Для достижения поставленных задач организация пресс конференций требует продуманных решений. Очень важно не только правильно подобрать помещение, организовать программу пресс конференции, пригласить всех участников, но и создать комфортную атмосферу для общения. Рассылаются приглашения, В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции. пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Выступления на пресс-конференции готовятся заранее. Они могут быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.