Шпаргалка по "Делопроизводству"

 

 

 

 

 

42. реклама. Способы распространения рекламы

Реклама играет существенную роль в  маркетинговых операциях этих кампаний, во многом способствуя их эффективности  и прибыльности. Способы: пресса - возможность гибко использовать вариации в размерах, дизайне, месте размещения на полосе и времени появления в печати. Газеты пользуются авторитетом, однако Ваше объявление может быть напечатано на плохом месте и останется без внимания: газеты имеют короткую жизнь и читаются «через строчку», люди имеют обыкновение внимательно читать рекламу в газете, лишь когда они уже готовы купить что-либо, в газете рекламные объявления конкурируют за внимание; важным фактором привлечения внимания является место на полосе (больше внимания привлекает правый верхний угол полосы) и характер графического оформления, необходимо писать легко читаемые тексты, используя простые слова, короткие фразы и несколько тщательно выбранных фактов; избегать клишированных слов и выражений и «остроумных» текстов, пренебрегающих деталями, которые могут требоваться Вашим потребителям, желательны яркие удивляющие слова и фразы: они «цепляют» читателя и ведут за собой к Вашему товару, развивайте одну тему: не забывайте, что случилось с охотником, который погнался сразу за двумя зайцами, заголовок должен привлекать внимание, вызывать интерес, давать потребителю новую информацию, может удивлять, фотография «работает» лучше, если представляет предмет рекламы в действии или подчеркивает привлекательность его внешнего вида, исследования показывают, что «много» - не всегда «хорошо» в рекламе: заполненная страница не привлекает внимания вдвое больше, чем полстраницы; хороший дизайн рекламного сообщения важнее, чем его величина: четверть страничное объявление может доминировать на газетной полосе, т.е. привлекать больше внимания. Радио -  · как правило охватывает лишь часть целевой аудитории, возможность внесения оперативных изменений в расписание и текст, радиосообщения имеют короткую жизнь и чаще служат лишь фоном для многих слушателей, но хорошая радиореклама может «расшевелить» воображение и послужить причиной его запоминания, радиосообщение должно с первых слов привлечь внимание и вызвать интерес слушателей, чтобы они не отвлеклись и не переключились на другую программу. Телевидение - предоставляет возможности для демонстрации товара: комбинация из картинок, звука и движения доносит до адресата информацию самым эффективным способом: возможности видеозаписи позволяют производить относительно недорогие видеофильмы, разместив рекламу в относительно недорогое телевизионное время, лучше, если они увидят в Вашей рекламе что-нибудь новое и интересное, привлечь внимание и возбудить интерес зрителей следует в первые же пять секунд, так как существует опасность, что они вообще не станут смотреть Вашу рекламу. Наружная - наиболее распространенной формой наружной рекламы являются плакаты: наружная реклама - существенное напоминание о Вашей фирме или товаре, как правило, у Вас есть не более 10 секунд, чтобы передать сообщение, поэтому оно должна мгновенно «схватываться» и запоминаться, если Вы размещаете свою рекламу около светофора, люди проезжая смогут прочитать и осознать Ваше сообщение, которое следует ограничить 5-10 словами и использовать от 1 до 3 ярких цветов, высота без труда различимых с расстояния 30-50 м букв составляет не менее 75 мм, а если Вы хотите, чтобы объявление прочитали с расстояния 120-150 м, то высота букв должна быть не менее 350 мм, выделите ключевые слова и знаки цветом, размером элементов оформления, стрелками, восклицательным знаком, оцените восприятие Вашей рекламы в дождь, пасмурную погоду, не заслоняется ли она зданиями, сооружениями, деревьями, К наружной рекламе также можно отнести рекламу на дорогах, виде огромных плакатов, рекламу на наземном транспорте, на остановках, и. т. д. Реклама в интернете.

 

43. самоконтроль руководителя

Будучи руководителем, вы также  должны быть компетентным. Вам стоит  принимать во внимание четыре области - самоконтроль, уверенность в себе, гибкость и преданность организации. Здесь и так все понятно, но стоит кое-что рассмотреть подробнее. Самоконтроль играет значительную роль в работе руководителя проектов, поскольку  нам встречаются проблемы и риски, которые возникают по ходу проекта. Если мы сохраним свое лицо при встрече  с проблемой, то этим мы продемонстрируем умение взять все в свои руки и  способность удержать проект. Уверенность  в себе является областью, которая  связывает руководителя проектов с  возможностью управлять окружающей средой и быть уверенным в результатах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

44. сдача дел в ведомственный архив

Для сдачи дел в архив создается  и утверждается экспертная комиссия из 3-5 человек, которая руководствуется  правилами и инструкциями Главного архивного управления. В нее входят: зам. руководителя, зав. канцелярией  или секретарь, представитель архива, ведущие специалисты.Комиссия определяет ценность документов и отбирает дела для сдачи в архив и для уничтожения (дела, сроки хранения которых истекли). Сроки хранения: научно-технических документов - после минования практической надобности, но не свыше 25 лет; гибкие магнитные диски (дискеты) - 5 лет. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который подписывается председателем и членами экспертной комиссии и утверждается руководителем учреждения. Дела хранятся в архиве учреждения, ведомственных организаций и в государственном архиве. Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденном руководителем. Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел. Дела постоянного срока хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу принимаются в архив по описи. Если архив не имеет достаточного помещения допускается хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях. Главное архивное управление утверждает перечень организаций и предприятий дела которых подлежат сдаче в гос.архив и по графику принимает от них дела.  До передачи в гос.архив дела хранятся в архивах учреждения в течение следующих сроков: ¨       в учреждениях государственного значения - 15 лет; ¨       в учреждениях областного подчинения - 10 лет; ¨       в учреждениях городского и районного подчинения - 5 лет; ¨       материалы по личному составу - 75 лет; ¨       записи актов гражданского состояния - 75 лет. По истечении указанных сроков дела передаются на хранение в гос.архив.

 

45. систематизация документов. Правила формирования дел

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность  анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые  решения. Для текущего и длительного  хранения документы комплектуются  в дела. Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим  заголовком — этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о  поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный  перечень наименований дел, заводимых  в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел. Номенклатура дел оформляется  как для структурных подразделений, так и для организации в  целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем  бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации, форма номенклатуры дел выглядит следующим образом:

Индекс дела   1

Заголовок дела 2

Кол-во дел (томов, частей) 3

Срок хранения и статьи по перечню 4

Примечания  5

Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для  группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также  при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный  номер документа (реквизит 10).  Лица, ответственные в организации  или структурном подразделении  за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов. В целях  обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые  обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения  они должны храниться в рабочих  помещениях или в специально отведенных местах. По окончании делопроизводственного  года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев  документы могут передаваться на хранение в ведомственный или  государственный архивы. Процедура  передачи дел, порядок использования  документов, хранящихся в архивах, оговорены  в нормативных документах. На рабочих  местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них. В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями. В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

46(56).  совершенствование техники чтения

Скорочтение можно описать как комплекс приемов, по эффективному восприятию информации. Приемы приобретаются как результат систематизированных тренировок по расширению угла зрения, подавлению проговаривания слов, применения выхватывающих суть  алгоритмов чтения. Освоение техники быстрого чтения действительно представляет собой процесс комплексного воздействия на различные стороны психической деятельности человека. Образно говоря, в процессе обучения реализуется программа технического перевооружения мозга. Происходит перестройка сознания, ломаются сложившиеся стереотипы мышления.  Наша заключительная, десятая беседа посвящена подведению итогов освоения техники быстрого чтения.  Как суммировать все, чему вы научились? Мы предлагаем золотые правила быстрого чтения, которые могут служить и дальнейшим руководством в совершенствовании техники чтения.  Семь золотых правил быстрого чтения: Первое — читать без регрессий. Второе — читать по интегральному алгоритму чтения. Третье — всегда выделять доминанту — основное смысловое значение текста. Четвертое — читать без артикуляции. Пятое — читать вертикальным движением глаз. Шестое — постоянно развивать свое внимание и память. Седьмое — выполнять ежедневно обязательную норму: читать две газеты, один журнал (научно-технический или научно-популярный) и 50—100 страниц любой книги.

 

47. справочно-информационные документы.

Документы этой группы можно подразделить на три подгруппы: • протокольные документы; • служебные письма, телеграммы, телефонограммы; • докладные и  объяснительные записки, справки, удостоверения, расписки, акты. Протокольные документы. В нашей стране сотни тысяч коллегиальных органов, поэтому особое внимание придается документационному обслуживанию их деятельности. Основной формой деятельности коллегиального органа является заседание. При подготовке и проведении заседания создается ряд промежуточных документов: • план работы; • повестка дня; • справки; • проект решения; • протокол и т. д.План работы организации — это составленный по определенной форме документ, в котором планируется оперативная работа организации, повторяющаяся периодически или выполняемая в разовом порядке в определенный отрезок времени.План работы имеет типовую форму, которая пригодна для планирования работы отдельных структурных подразделений, групп и лиц. Повестка дня. На практике нередко бывает, что в самый последний момент приходится менять повестку дня. В этом случае руководитель коллегиального органа решает, как быть с теми вопросами, которые выпали в силу объективных причин из повестки дня. И все же желательно, чтобы члены коллегиального органа хотя бы за два дня знали повестку дня. Включение любого внепланового вопроса обязательно должно быть согласовано хотя бы с одним из руководителей коллегиального органа. Протокол — это документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

48. стадии процесса систематического запоминания

Понимание - необходимое условие  логического, осмысленного запоминания. Понятое запоминается быстрее и  прочнее потому, что содержательно  ассоциируется с уже усвоенными ранее знаниями, с прошлым опытом. Один из важнейших приемов логического  запоминания - составление плана  заучиваемого материала (разбивка материала  на составные части, озаглавливание, связывание частей по их заглавиям в единую цепь ассоциаций). Произвольное систематическое запоминание называется заучиванием. Главное средство запоминания - воспроизведение, выступающее в форме пересказа самому себе. Воспроизведение, особенно своими словами, улучшает понимание материала. Чтобы что-либо запомнить быстро и качественно (надолго), рекомендуется в отношении материала выполнить следующую последовательность действий: а) мысленно связать запоминаемое с каким-либо хорошо известным и легко представимым в воображении предметом. Этот предмет далее связать с каким-нибудь другим, который окажется под рукой именно тогда, когда нужно будет вспомнить запоминаемое; б) оба предмета в воображении соединить каким-либо причудливым образом друг с другом в единый, фантастический предмет; в) мысленно представить себе, как будет выглядеть этот предмет. Перечисленных действий достаточно для того, чтобы в нужный момент времени вспомнить запоминаемое, причем благодаря этим действиям оно сразу же переводится из кратковременной памяти в долговременную. Следует иметь в виду один прием, основанный на формировании ассоциаций. Если, например, необходимо наилучшим образом запомнить нечто, можно поставить перед собой дополнительную задачу нахождения ответа на вопросы "что это мне напоминает" и "на что это похоже". Для наилучшего запоминания материал рекомендуется повторять незадолго до сна. В этом случае запоминаемое лучше отложится в памяти, поскольку не будет смешиваться с другими впечатлениями, накапливающимися в течение дня и накладывающимися друг на друга, отвлекающими внимание.

 

49. стресс. Пути предотвращения стрессовых ситуаций и выхода из них.

Стресс - обычное и часто встречающееся  явление. Мы все временами испытываем его - может быть, как ощущение пустоты  в глубине желудка, когда встаем, представляясь в классе, или как  повышенную раздражительность или  бессонницу во время экзаменационной  сессии. Незначительные стрессы неизбежны  и безвредны. Именно чрезмерный стресс создает проблемы для индивидуумов и организаций. Постоянно ускоряющейся темп жизни, разнообразил сферу человеческой деятельности, новые требования к  критериям и возникновение новых  профессий актуализировали проблему стрессовых ситуаций. Распространено мнение, что стресс – это общий  адаптационный синдром из всей сферы  жизнедеятельности человека. Наиболее ценным и одним из самых эффективных  средств предотвращения назревающей стрессовой ситуации можно назвать физические упражнения. Сильное адаптационное действие оказывают любые физические нагрузки в разумных пределах. Систематические физические нагрузки позволяют не только переорганизовать психическую энергию в плодотворное русло, но и избежать нежелательных воздействий путем отвлечения от внешних стрессовых факторов или внешних стрессов.  Медитация - помогает, во-первых, преодолевать обыденные нагрузки, с которыми сегодня в большей или меньшей степени сталкивается каждый из нас, а во-вторых, — предупреждать стресс.