Шпаргалка по "Делопроизводству"

 

 

 

 

16. Основные этические  принципы деловых взаимоотношений  руководителя

Деловые отношения - это сложный  многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной  сфере. Его участники выступают  в официальных статусах и ориентированы  на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т. е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами. Обязательным условием в процессе деловых отношений является общение людей, мною будет рассмотрена этика деловых отношений на примере общения, взаимоотношения, т.к. при грамотном общении, умении расположить собеседника к себе зависит и конечный результат. Искусство и успех делового общения во многом определяются теми этическими нормами и принципами, которые использует руководитель по отношению к своим подчиненным. Под нормами и принципами имеется в виду то, какое поведение на службе является этически приемлемо, а какое – нет. Эти нормы касаются прежде всего того, как и на основе чего отдаются распоряжения в процессе управления, в чем выражается служебная дисциплина, определяющая деловое общение. Без соблюдения этики делового общения между руководителем и подчиненным большинство людей чувствуют себя в коллективе дискомфортно, нравственно незащищенными. Отношение руководителя подчиненным влияет на весь характер делового общения, во многом определяет его нравственно - психологический климат. Именно на этом уровне формируются в первую очередь нравственные эталоны и образцы поведения. При возникновении проблем и трудностей, связанных с недобросовестностью, руководителю следует выяснить ее причины. Если речь едет о невежестве, то не следует бесконечно попрекать подчиненного его слабостями, недостатками. Подумайте, что вы можете сделать, чтобы помочь ему преодолеть их. Опирайтесь при этом на сильные стороны его личности. Если сотрудник не выполнил вашего распоряжения, необходимо дать ему понять, что вам известно об этом, иначе он может решить, что провел вас. Более того, если руководитель не сделал подчиненному соответствующего замечания, то он просто не выполняет своих обязанностей и поступает неэтично. Замечание сотруднику должно соответствовать этическим нормам. Соберите всю информацию по данному случаю. Выберите правильную форму общения. Вначале попросите объяснить причину невыполнения задания самого сотрудника, возможно он приведет неизвестные вам факты. Делайте ваши замечания один на один - необходимо уважать достоинства и чувства человека. Критикуйте действия и поступки, а не личность человека.

 

17. особенности процесса  чтения спец.литературы.

Одной из особенностей чтения специальной  литературы является то, что оно  протекает в определенной последовательности: сначала предварительное ознакомление с книгой и только после этого  ее тщательная проработка. Поэтому, чтобы  сэкономить время и определить цели и подходы к чтению книги, рекомендуется  начинать с предварительного ознакомления с ней в целях общего представления  о произведении и его структуре, организации справочно-библиографического аппарата. Делать это правильнее всего в такой последовательности: заглавие – автор – издательство (или учреждение, выпустившее книгу) – время издания – аннотация – оглавление – авторское или издательское предисловие – справочно-библиографический аппарат (указатели, приложения, перечень сокращений и т.п.). Предварительное ознакомление призвано дать четкий ответ на вопрос о целесообразности дальнейшего чтения книги, в каких отношениях она представляет интерес и какими должны быть способы ее проработки. Существуют два подхода к чтению научно-литературного произведения: 1. Беглый просмотр содержания книги («поисковое» чтение), необходим в тех случаях, когда предварительное ознакомление с ней не дает полной возможности определить, насколько она представляет интерес. Для того чтобы ориентироваться в имеющейся литературе по определенному вопросу, а также, чтобы найти ее, если в ней окажутся нужные материалы и требуется осуществить ее полный просмотр. 2. Тщательная проработка текста («сплошное» чтение) – это усвоение его в такой степени, в какой необходимо по характеру выполняемой работы. Текст надо не только прочитать, но обязательно понять, расшифровать, осмыслить. Усвоить прочитанное – означает понять все так глубоко и продумать так серьезно, чтобы собственные мысли, объединяясь с мыслями автора, превратились бы в единую систему знаний по данному вопросу. Чтение специальной литературы является процессом накопления и расширения знаний, поэтому, приступая к чтению, следует определить, какой требуется уровень знаний и какие трудности придется преодолеть в процессе чтения. Задача заключается в том, чтобы проследить последовательность хода мыслей автора, логику его доказательств, установить связи между отдельными положениями, выделить то главное, что приводится для их обоснования, отделить основные положения от иллюстрации и примеров. Это уже не просто чтение, а глубокий и детальный анализ текста, при котором действительно можно его понять и усвоить.

18.Особенности составления и  оформления первичных документов  в бухгалтерии

Документооборот – это движение первичных учетных документов в  бухгалтерском учете, их создание или  получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.  Для каждого документа в бухгалтерском  учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для  всех документов обязательными являются пять основных этапов: 1) составление  документа в момент совершения хозяйственной  операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов; 2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность  и полноту сдачи его для  учетной обработки; 3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и  правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме  того, включает арифметическую проверку; 4) обработка документа в бухгалтерии: • таксировка, или расценка, предусматривает  перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. • группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ); • котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа; 5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров. Требования главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Согласно п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

 

 

59. формы представления унифицированных текстов док-тов.

Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Формой представления унифицированного текста может быть: трафарет, таблица, анкета. В одном тексте допускается сочетать различные формы представления, например, текст в форме трафарета и таблицы и др. Трафарет - форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией. Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащая информацию, являющуюся характеристикой ряда объектов по определенному набору признаков. Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации. Анкета - форма представления текста, содержащая характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по принципу «вопрос - ответ». Все унифицированные формы документов группируются в альбом унифицированных форм документов. По мере необходимости в альбом унифицированных форм документов отдела каждый год вносятся изменения и дополнения. Альбом унифицированных форм документов отдела вступает в силу с 1 января следующего календарного года после утверждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

19. Паблик рилейшнз. Общие принциппы

«Паблик рилейшнз (public relations, PR)» (от англ. public relations-отношения с публикой) - область действий различных правительственных и иных организаций для достижения взаимопонимания между ними и общественностью. Паблик рилейшнз (далее ПР) - ни что иное, как установление двустороннего общения для выявления общих представлений или общих интересов и достижения взаимопонимания, основанного на определенных принципах.  История употребления ПР начинается с Томаса Джефферсона, американского президента, который в 1807 году в своей рукописи <Седьмое обращение к Конгрессу> вместо зачеркнутого слова <состояние мысли> вписал <отношения с общественностью - Public Relations>. Выражение ПР стало употребляться с 1919 года, в первую очередь, в США. ПР в послевоенное время превращается в особый вид деятельности и становится самостоятельной профессией.. Создаются профессиональные организации, имеющие высокий социальный статус: Американское общество по связям с общественностью, Международная ассоциация по еловым связям, различные государственные ассоциации по связям с общественностью и др. Паблик рилейшнз занимается разработкой современных коммуникативных технологий, т.е. специальных механизмов для общения, обмена мнениями и взаимопонимания. ПР является функцией управления, устанавливающая и поддерживающая взаимовыгодные отношения между разными организациями и публикой, которая и будет определять успех или неудачу того или иного начинания. Нередко ПР отождествляют с пропагандой и рекламой. ПР в своих функциях, целях и объектах действительно имеет точки пересечения, но выходит далеко за рамки последних. Специалисты из США в области ПР, авторы наиболее известного учебника(Скотт Катлиб и др. "Эффективная паблик рилейшнз".1994), суммировав разные определения, следующим образом раскрывают функции ПР: 1. Ведет планируемую и постоянную работу как часть менеджмента (управления); 2. Имеет дело со взаимоотношениями между организациями и общественностью; 3. Ведет мониторинг (отслеживание) сознания, мнений, отношения и поведения как внутри, так и вне организации; 4. Анализирует влияние политики, процедур и действий на общественность; 5. Модифицирует элементы политики, процедуры и действия, когда они входят в конфликт с интересами общественности и жизнью организации; 6. Консультирует введение новых приемов политики, процедур и действий, которые взаимозависимы от организаций и общественности; 7. Устанавливает и поддерживает двусторонние отношения между организацией и общественностью; 8. Производит специальные изменения во мнениях, отношениях и поведении внутри и вне организаций; 9. Воздействует на новые и/или поддерживаемые отношения между организацией и общественностью. Первым шагом в процессе менеджмента является определение проблемы; вторым - планирование и прогнозирование; третьим - действие и коммуникация; четвертым - оценки программы. В определении проблемы важен ситуационный анализ. Этому анализу предшествует постановка следующих вопросов: -нуждаются ли люди в информации по данной проблеме; -какая информация реально используются людьми; -каким образом пользуются этой информацией; -насколько эффективна информация. Следующий этап, связанный с планированием и прогнозированием направлен на то, чтобы при помощи изменений в общественном мнении достичь изменения в поведении. Специалисты по ПР должны дать ответы на такие вопросы: -чего мы хотим достичь (цель программы); -какая конкретная группа требует к себе внимания (целевая аудитория); -чего именно следует достичь с каждой группой населения (требование). На третьем этапе - действия и коммуникации - основными направлениями ведения кампании стратегия действия, коммуникативные стратегии, планы реализации программы. Здесь необходимы самое тесное взаимодействие, сближение позиций организатора ПР и аудитории. Наконец, четвертый шаг - оценка программы - включает два момента. Первый-разработка критериев оценки будущих действий. Второй - наличие обратной связи и возможности изменений в соответствии с полученными оценками.Для развитых западных стран ПР стала органической частью механизма общения государственных и общественных организаций с гражданами. В России же это относительно новая отрасль обществознания. Несмотря на свою молодость, ПР активно внедряется в общественную ткань российской действительности, выражает ее конкретные социально-экономические и политические условия отечественный менталитет. Паблик рилейшнз предполагает использование редакционной части средств распространения массовой информации с целью осуществления престижной рекламы, направленной на завоевание благожелательного отношения к товарным семействам или выпускающим их фирмам. Будучи одной из форм связи рекламодателей с общественностью через средства массовой информации, паблик рилейшнз предполагает получение рекламными агентствами дохода от рекламодателей в виде гонораров, оплачивающих время, затраченное на выполнение их заказов. Участие руководителей предприятия в общественной жизни; посещение различных церемоний, презентаций, других общественных мероприятий.

 

20. -21.паблик релейшнз и СМИ

Средства массовой информации в  России работают на основе законов  «О средствах массовой информации», «О связи», «О рекламе», «Об информации, информатизации и защите информации». Помимо законов деятельность СМИ  определяется многочисленными указами  президента РФ, постановлениями. Правительства  РФ, ведомственными инструкциями. В  своей работе со СМИ все предприятия  и учреждения должны всегда основываться на этих документах. Главной задачей  для служб паблик рилейшнз является налаживание контактов со СМИ и влияние через них на свою общественность (аудиторию). Для этого служба паблик рилейшнз должна проводить следующую работу: - сбор и анализ информации, опубликованной СМИ; - предоставление информации для СМИ. Важной задачей предприятия является завоевание им симпатий СМИ. Специалисты паблик рилейшнз должны стремиться дирижировать отношения между своей фирмой и СМИ. Формируя отношения со СМИ, фирма должна определить четкую политику взаимодействия с ними. Эта политика предусматривает соблюдение службой паблик рилейшнз следующих правил: - быть всегда доступной для контактов со СМИ; - предоставлять материалы для СМИ, на основе которых журналисты готовят материал для публикаций; - передавать заблаговременно информацию для СМИ, чтобы дать им возможность изучить и своевременно опубликовать ее; - сообщения для СМИ должны быть точными, понятными, отвечать принятым нормам; - сообщения должны быть объективными, без преувеличений и искажений; - следует немедленно реагировать на ложные слухи, ошибочные факты и опровергать их.  Служба паблик рилейшнз должна координировать работу со СМИ со своим руководством и всегда придавать своей информации нужный оттенок.

 

23. планирование личной работы руководителя

Организация труда руководителя -использование эффективной системы приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. На О.т.р. влияют: стиль работы, используемые формы и методы управления коллективом, уровень руководства, техническое оснащение рабочего места и др. факторы. Эффективность работы организации (структурного подразделения) во многом определяется эффективностью повседневной работы руководителя. В свою очередь эффективность его деятельности обеспечивается рациональной организацией труда. Организация процессов труда руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения возложенных на него функций с учетом применения необходимых технических средств и предполагает определенную степень регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый порядок и организованность при исполнении руководителем должностных обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация труда означает установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих НОТ. От используемых методов и О.т.р. во многом зависит успех всей работы по совершенствованию управления. Когда мало внимания уделяется изучению и применению научных принципов организации труда, их заменяют эмпирически найденными, в которых удачные приемы соседствуют с неэффективными методами. В коллективе трудно наладить эффективную работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления. Из общего круга вопросов О.т.р. особое значение имеют планирование и распределение рабочего времени руководителя. Планирование труда руководителя осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий. Типовыми составляющими труда руководителя, учитываемыми при установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация и детализация характера и содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений. Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность труда руководителя независимо от характера и условий его деятельности. Задача совершенствования рабочего места включает в себя оснащение его всем необходимым в соответствии с характером работы, рациональное расположение необходимого оснащения, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия на человека неблагоприятных факторов внешней среды. В настоящее время 40—60% рабочего времени руководителей затрачивается на выполнение таких функций, которые могли бы выполняться специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск необходимой информации, данных и документов. Работа руководителей нуждается в совершенствовании в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования в практике их повседневной деятельности средств вычислительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых функций позволит сэкономить не менее 15% рабочего времени. Комплексная автоматизация труда руководителей должна проводиться на базе внедрения современных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

24. подготовка документов к архивному хранению

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются  на   длительное архивное хранение, либо хранятся краткие  сроки и затем выделяются к  уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом  проведения экспертизы ценности документов.Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должны проводить квалифицированные специалисты, которые в своей деятельности должны руководствоваться действующем архивном законодательством. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).  Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована.Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002г.Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.  Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению. Полное оформление дела предусматривает: •      перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года); •      нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами; •      составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; •      составление заверительной надписи дела; •      подшивку дела в твердую обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела; •      внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.  Внутренняя опись документов дела  составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе,  где отражаются, при не­обходимости, особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).  Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела. В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитарное хранение.