Шпаргалка по "Документоведение"

К нормативно-методическим документам принято относить нормативные, т.е. устанавливающие признанный, обязательный порядок, и методические - определяющие, как правильно выполнить, сделать конкретную работу.

К числу постоянно используемых относятся прежде всего государственные стандарты. Прежде всего это ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". В нем изложен порядок оформления каждого реквизита - составной части документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам.

В 2007 году вышел ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования".

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 во-первых, стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций. Во-вторых, он четко прописывает процедуру определения и использования нормативной среды (правовых, нормативных, методических документов) в деятельности этих организаций.

Для российских пользователей стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 представляет интерес еще и тем, что в нем представлен широкий набор терминов, употребляемых при ведении электронного документооборота, например, таких как "метаданные", "конвертирование", "миграция" и др. Это тем более важно в свете того, что основной терминологический стандарт, регулирующий сферу ДОУ (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"), уже не охватывает терминологию, присущую новому "электронно-цифровому" направлению в ДОУ.

Заказывая печать организации, полезно обратиться к ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (с изм.  1 от 25 декабря 2002 г.   505-ст).

При оформлении дел для сдачи в архив нужен ГОСТ 17914-72 "Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования".

Указанные ГОСТы касаются наиболее часто проводимых в делопроизводстве видов работ.

Кроме того, в службе ДОУ организаций, сдающих документы в государственные архивы, полезно иметь Основные правила работы государственных архивов РФ, в которых есть разделы "Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве" (6.2.1), "Экспертиза ценности документов" (6.1.5), "Формы приема документов" (6.1.6) и т. п.

Для работников служб ДОУ, занимающихся отправкой корреспонденции, необходимы также:

Правила оказания услуг почтовой связи, Правила оказания услуг телеграфной связи.

При активном внедрении в организации компьютерных технологий и использовании унифицированных форм документов, предусматривающих кодирование информации, необходимо иметь и общероссийские классификаторы ТЭСИ. Классификаторы являются обязательными при создании государственных информационных систем, информационных ресурсов и междуведомственном обменен информацией. Для службы ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК-011-93), который представляет собой официальную номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Он содержит наименования видов документов и их коды, являющиеся идентификаторами форм документов и обязательно проставляемые на бланках и формах документов.

 

3. Понятия «информация» и «документ», их развитие и взаимосвязь.

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов.

Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства в России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация".

Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.

Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

 

4. Свойства и признаки документов.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

1. Атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может.

Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых — информационной и материальной.

2. Функциональность документа, т.е. его предназначенность для  передачи информации в пространстве  и времени. Документ —. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях.

3.Структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов  и подсистем, обеспечивающая его  целостность и тождественность  самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях.

Всякий документ обладает определенной структурой, последовательным и взаимосвязанным расположением его элементов и подсистем: как текстовой, информационной составляющей (предисловие, вступительная часть, основной текст, вспомогательные указатели, приложения), так и материальной составляющей (обложка, переплет, титульный лист, книжный блок, корешок, форзац и т.п.).

Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.п. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Набор перечисленных свойств документа — это особая целостная система, выполняющая возложенные на нее обществом функции. Связь между ними является настолько тесной, что отделить их друг от друга можно лишь условно.

 

5. Общие и частные функции документа.

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Функции документа можно разделить на общие и специальные, или сущностные и прикладные, функции первичного и вторичного порядка, на явные и скрытее(латентные).

а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний.

коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности.

кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы).

правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений).

функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка .Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. культурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в

мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой.

Знание функций документа позволяет:

определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;

правильно понять роль документной

 

6. Классификация документов.

классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам:

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету,

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и др. карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, и др.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация  делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные.

По степени гласности различают документы открытые (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы).

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения.