Шпаргалка по "Документоведение"

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные (ОКУД), а также в виде анкет и таблиц.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

 

 

7. Способы и средства документирования и их развитие.

Под способом документирования понимается действие или совокупность действий которые применяются в процессе записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивается и становится все более разнообразным. Способы  документирования можно разделить на две большие группы:

1  традиционные(начертание, выжигание, выдавливание, высекание) В большинстве они появились в глубокой древности

2. Технотронные – осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые ее развитием, в особенности ЭВМ и связи( механический ,фотохимический, электромагнитный, оптический, электростатический). Использование этих способов относится к 19 -21 вв.

В зависимости от выборного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е средства документирования.

В свою очередь способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков.

Способы и средства документирования в значительной степени определяют тип создаваемых документов. Графическая запись информации с помощью простых орудий позволяет создать рукописные и изобразительные графические документы. Результатом использования фотографического способа являются фотодокументы. С помощью звукозаписывающей техники создаются аудио документы. Компьютерная техника позволяет создать электронные документы.

 

8. Материальные носители документированной информации и их развитие.

Начиная с 19 столетия, в связи с изобретением новых способов и средств документирования (фото-, кино, аудио документирования и др.), широкое распространение получили многие принципиально новые носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом:

бумажные;

фотографические носители;

носители механической звукозаписи;

магнитные носители;

оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации.

Важнейшим материальным носителем информации по-прежнему пока остаётся бумага. На отечественном рынке в настоящее время имеются сотни различных видов бумаги и изделий из неё. При выборе бумаги для документирования необходимо учитывать свойства бумаги, обусловленные технологическим процессом её производства, композиционным составом, степенью отделки поверхности и т.п.

Фотоматериалы представляют собой гибкие плёнки, пластинки, бумаги, ткани.

К числу важнейших характеристик фотографических материалов, в частности, фотоплёнок, относятся: светочувствительность, зернистость, контрастность, цветочувствительность. Киноплёнка является фотографическим материалом на гибкой прозрачной подложке, имеющей с одной или обоих краёв отверстия – перфорации.

За более чем вековую историю механической звукозаписи неоднократно менялись и материалы, и форма носителей звуковой информации. Первоначально это были фонографические валики,

Фоновалики быстро изнашивались, их практически невозможно было тиражировать. Поэтому вполне закономерно уже вскоре они оказались вытесненными граммофонными пластинками.

Магнитные носители (стальная проволока, магнитный диск, магнитная лента, компакт-кассеты и др.).

Впервые оптическая запись звуковых программ для бытовых целей была осуществлена в 1982 г. фирмами “Sony” и “Philips” в лазерных проигрывателях на компакт-дисках, которые стали обозначаться аббревиатурой CD (Compact Disc). В середине 1980-х годов были созданы компакт-диски с постоянной памятью – CD-ROM (Compact Disc – Read Only Memory). C 1995 стали использоваться перезаписываемые оптические компакт-диски: CD-R (CD Recordable) и CD-E (CD Erasable).

 

9. Понятие «Формуляр документа», «Типовой формуляр» ,»Формуляр-образец».

Формуляр документа – совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом.

На первых этапах становления развития российского делопроизводства в документах отсутствовало выделение его структурных частей. Документ являл собой единый текст, лишь к 18 веку происходит обретение отдельными реквизитами своего постоянного места в формуляре документа. В частности в качестве отдельных самостоятельных документах стали оформляться наименование вида документа, автор, адресат, дата, подпись.

Различают несколько видов формуляра документа индивидуальный, типовой, формуляр-образец. Так, если индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, то типовой формуляр характерен для конкретного вида документа. К примеру в типовой формуляр заявления входят 6 обязательств реквизитов: адресат, автор, вид документа, текст, подпись, дата.

Формуляр официального документа является объектом унификации и стандартизации в результате появились так называемые формуляр-образец документа – это «модель» построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размер полей, требования к построению конструкционной сетки, основные реквизиты. Причем расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа.

Формуляр-образец регламентируется гостом и предназначается для определенной системы документов. В госте2003 г – 30 реквизитов для организационно-распорядительной документации.

 

10. Развитие формуляра документа в XVI-XVII вв.

Наиболее четкая система  делопроизводства в XVI— XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным. Приказы как государственные учреждения возникли из личных, зачастую нерегулярных поручений Великого князя своим доверенным лицам — боярам и дьякам. Со временем поручения ("приказы") получили постоянный характер. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки. В подчинении у дьяков нах-лись подьячие, подразделявшиеся на "старых" (старших), "средней руки" (средних) и "молодших" (младших). Структурными подразделениями приказов были столы, или повытья.

Ответственность за всю работу с документами, т. е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие— переписывали документ набело.

Документирование управленческой деятельности гос. учреждений XVI—XVII вв. осуществлялось с использованием достаточно большого числа видов и разновидностей документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры. Между собой приказы сообщались памятями, память направляли и подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. Перечисленные виды документов составляли систему общего делопроизводства, предназначавшуюся для общения гос. учреждений между собою, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с системой общего делопроизводства существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистическая, учетная и др. В период приказного делопроизводства текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), каждая скатывалась в свиток, получивший название столбец. Поэтому и система делопроизводства этого периода называется столбцовой.

Удостоверение документа в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили.

Официальные документы могли удостоверяться печатью. Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности.

Процесс организации работы с документами в период приказного делопроизводства осуществлялся след. образом. На поступившем документе дьяк проставлял отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне под адресатом), помету (резолюцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, или повытье, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил исправления ("чернил" проект), передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

В приказах сложились правила формирования документов в дела, определенные традицией, которая заключалась в том, что документы склеивались в столбцы, где отражалось последовательное "производство" по конкретному вопросу.

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства, в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства. Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были хар-рны для делопроизв-ва приказов. В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов: появляется описание и учет документов, начинают составляться их описи.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством, а основывалась на нормах обычного права, т. е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми.

 

11. Формуляр документа XVIII в.

Великий реформатор Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, издает указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме. Создается специальный орган, контролирующий делопроизводство, - канцелярия. Появились и новые названия документов: векселя, облигации и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями и т.д .

Выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа.

В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии -- в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы -на местах. Всего за 1718--1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

Утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа -- коллегий.

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением -- канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Особенно детально разработаны в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов (правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы в коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: