Шпаргалка по "Документоведение"

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей: 1) Сопроводительное письмо; 2) Письма-приглашения; 3) Информационное письмо; 4) Рекламное письмо; 5) Письмо-извещение; 6) Письмо-подтверждение; 7) Гарантийное письмо; 8) Инициативные письма; 9) Письма-ответы.

Телеграмма - вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

ТЕЛЕФОНОГРАММА - обобщённое название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи.

 

26. Понятие «комплексы документов»

Комплекс документов – это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные.

Первичный комплекс документов – это обособленная единица для формирования документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.

Единица хранения (по ГОСТ 16487-83) – это наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющая самостоятельное значение.

Комплекс научно-технических документов – совокупность научно-технических документов, возникающих при исследовании научной темы, конструировании изделия промышленного производства, разработке технологии его изготовления либо проектировании объекта капитального строительства.

К научно-техническим документам понятие «первичный комплекс» не применяется, если, конечно, речь не идет о текстовых научно-технических документах, формируемых в обычные дела.

Единица хранения научно-технических документов – это совокупность научно-технических документов, относящихся к определенному вопросу или отдельный документ (лист чертежа), имеющий самостоятельное значение, объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку (и внесенные в опись под отдельным порядковым номером).

К специальной документации также часто применяют термин «комплект», а не «комплекс», в частности Правила работы архивов с КФФД понятие «комплекс» не употребляют вообще. Так, комплект КФФ документа состоит из оригинала и копий, относящихся к одному фильму, тележурналу и т.д. В данном случае единица учета и единица хранения часто не совпадают.

Комплект фонодокумента состоит из оригинала и копий, относящихся к определенной единице учета.

 

27. Сложные комплексы ,ведомственные архивы.

Комплекс документов – это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные. Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может не быть специального подразделения –архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив. Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Рос. архивом. Существуют такие разновидности ведомственных архивов:

-центральный отраслевой  архив министерства хранит документы  организаций отрасли всех уровней;

-центральный архив министерства  хранит документы центрального  аппарата и непосредственно подчиненных  организаций;

объединенный ведомственный архив хранит документы организаций связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности;

-объединенный межведомственный  архив хранит документы организаций  нескольких отраслей, систем.

Главные задачи ведомственного архива:

-комплектование архива;

-обеспечение сохранности  и учет документов;

-отбор, обработка и подготовка  к передаче дел на государственное хранение;

-использование хранящихся  в архиве документов;

-осуществление методического  руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве.

В соответствии с задачами определяются функции архива:

1.Комплектование архива, прием документов из структурных подразделений, подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие дальнейшему хранению.

2.Обеспечение     сохранности    документов,   создание   условий, обеспечивающих сохранность документов, улучшение температурно-влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на государственное хранение.

3.Использование документов, информирование руководителей и  работников о составе и содержании  документов, исполнение запросов

4 Контроль и оказание  помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов подведомственных организаций.

 

28. Сложные комплексы.  Гос . архивы. Сеть гос.архивов

Комплекс документов – это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные. Государственный архив - это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и не комплектующиеся.

Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации. Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.

Архивы делятся на комплектующиеся и не комплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняются они или нет. Пример не комплектующегося архива - Российский государственный архив древних актов.

Главные задачи государственного архива:

-комплектование архива;

-обеспечение сохранности и учет документов;

-отбор, обработка и подготовка  к передаче дел на государственное  хранение;

-использование хранящихся  в архиве документов;

-осуществление методического  руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве.

Основными функциями государственных архивов являются прием и постоянное хранение архивных документов государственных органов, государственных предприятий, учреждений, организаций.

Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров (отделов) хранения документации; государственными музеями и библиотеками; отдельными федеральными министерствами и ведомствами (отраслевые государственные фонды), определяемыми Правительством РФ по представлению Рос. архива. Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется временно (до передачи в гос. архив на постоянное хранение) государственными районными и городскими архивами с переменным составом документов, а также ведомственными архивами государственных учреждений и предприятий. Сеть  федеральных государственных архивов  утверждается Правительством Российской Федерации. Сеть региональных гос. архивов с их филиалами утверждается соответственно местными органами власти. Органы  управления архивным делом (органы архивного управления, архивные органы) — это отраслевые органы государственного управления. Во главе отрасли стоит центральный федеральный орган — Рос. архив, который осуществляет руководство федеральными гос. архивами, непосредственно региональными архивными органами, а через них — местными гос. архивами.

 

30. Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности», развитие экспертизы. 
Принципы и критерии экспертизы ценности документов. Ценность doc, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различна. 1. Некоторые doc нужны для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока имеется практическая значимость. 2. Социальная значимость-информация о гражданах сотрудниках, выпускниках ВУЗов. 3. Историческая значимость для того чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций.  4. Нормативно-методическая ценность содержит управленческое и справочное значение. 5. Научно-техническое достижения,  отражающие экономическое, политическое значение. Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает не только создание doc, их использование, в том числе доведение исполнителей и само исполнение, но и хранение doc и сведений о них с целью последующего возможно неоднократного использования.  ЭЦД -  это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.. Критериями оценки doc являются их происхождение, содержание и внешние особенности. Критериями являются: 1. оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления. Критерии 2. оценки содержания - значимость события, отраженного в doc, значение содержащейся в документах информации. 3. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы doc. 4. Значимость содержанияdoc. 5. Время и место образования doc. 6. Подлинность и копийность doc. 7. Юридическую силу 8. Дублетность doc. 9. Физическое состояние doc. Для организации и проведения ЭЦД, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия из 5 квалифицированных работников, председателем ЭК должен быть один из заместителей руководителя учреждения.  Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагается на секретаря комиссии. В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи doc на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В своей работе комиссии руководствуются Положением об Архивном фонде РФ, требованиями ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения. В результате работы экспертной комиссии образуются четы ре группы doc с различными сроками хранения: 1. постоянного хранения в государственных архивах; 2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 3. временного хранения (до 10 лет); 4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения. Главными функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора документов на хранение; рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению doc и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;  рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение doc личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения doc;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиография

 

 

1. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ. Собрание законодательства РФ, 1995, № 8, ст. 609, с. 1213
2. Трудовой Кодекс Российской Федерации
3. ГОСТ 16.487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
4. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
5. Алешин В.С., Швецов А.Н. Анализ информационных потоков на предприятии. – Вологда: ВГТУ, 2008. – 68 с.
6. Арсеньев В. Д. Вопросы общей теории судебных доказательств в советском уголовном процессе. М., 1964, с. 117.
7. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. - 2000. - № 1. - С.10-17.
8. Власов В. П. Следственный осмотр и предварительное исследование документов. М., 1961, с. 6—7
9. Делопроизводство. / Спивак В. А. - СПб: Питер, 2003. - 208 с.
10. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. – 461 с.
11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
12. Митяев Г. К., Митяева Е. К. Административная документация (делопроизводство в советских учреждениях). Ташкент, 1968. – 144 с.
13. Mихайлов А. И., Черный А. И., Гиляровский Р. С. Основы информатики. М., 1968. - с. 81.
14. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
15. Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности документального наследия в современных условиях // Отечественные архивы. - 1999. - № 2. - С.12-16.
16. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. М.: Высшая школа, 1986.
17. Фролов А. Д. Делопроизводство в советских учреждениях.- М., 1957. - с. 6.
18. Янковая В.Ф. Документооборот организации//Секретарь референт. – 2005. - №7. – С.42-50.
19. Янковая В.Ф. Документы и системы документации// Секретарь-референт. – 2006. -№1