Шпаргалка по "Документоведение"

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело – реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

 

 

17. Текстовое документирование и этапы его развития. Виды текстов.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации - начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

пиктографическое; (рисуночное письмо)

идеографическое (информация фиксируется дословно);

слоговое (каждый графический знак обозначает слог);

буквенно-звуковое (алфавитное, где каждый знак имеет отдельный звук)

По способу изложения принято выделять 3 вида текстов официальных документов:

1 Повествование(рассказывать события в хронологической последовательности)

2 Описание(характеристика  какого либо явления, предмета  события)

3Рассуждение( логически последовательный ряд суждений умозаключений)

Тексты официального документа включает, как правило, несколько элементов, главным из которых является тот ,что содержит основную информацию. Основной элемент текста может состоять :

1 введение, в котором излагаются  цели задачи причины составления  документа

2изложение,где приводятся  цифры, факты, доводы

3заключение,содержащие суть вопроса, т.е предложение, распоряжение или просьбу

Помимо этого ,в числе элементов текста входят также заголовок и приложение. .Заголовок – это максимальное краткое обозначение его содержания. Многие служебные документы имеют приложения, дополняющие разъясняющие или детализирующие те или иные вопросы текста.

По содержанию тексты бывают простыми и сложными в зависимости от количества затронутых вопросов.

 

18.Требования к тексту документа

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов.

Текст управленческих документов излагается официально-деловым стилем. Деловой стиль предполагает объективность изложения содержания документа, он должен быть нейтральным по тону, в нем широко используются стандартные термины и типовые речевые обороты. В официальных документах часто используются сокращенные слова и словосочетания. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Текст документа делится на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим компонентом текста. Каждый абзац выделяют в документе абзацным отступом.

К настоящему времени сложились следующие типы унифицированных текстов:

—  трафарет — форма представления унифицированного текста,   содержащая   постоянную   информацию   и  пробелы, Предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию;

— анкета — форма представления унифицированного текста, в котором даётся характеристика одного объекта по определённым признакам;

—  таблица — форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков;

связный типовой текст (типовой образец) — текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, исключает возможность выделения в нём постоянной и переменной информации. Применяется при составлении деловых писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов;

—   соединение  форм  представления унифицированных текстов — сочетание связного текста с анкетой или с таблицей".

Во второй половине XX столетия широкое распространение получила особая форма организации, представления и освоения текстового материала, получившая название «гипертекст»

Совершенно иначе строится гипертекст, представляющий собой текст с нелинейной структурой, элементами которого являются в то же время обычные линейные, т. е. читаемые под ряд тексты либо их фрагменты. Нелинейность заключается том, что после прочтения каждого из фрагментов текст разветвляется и дальнейшее чтение предполагает выбор нескольких возможных продолжений. Таким образом, читатель может совершать скачкообразные переходы к различным фрагментам гипертекста, которые могут быть представлены письменными, графическими, изобразительными, звуковыми и иными текстами, причём любого объёма

Практическая реализация идеи гипертекста осуществляется  в условиях гипертекстовой системы. В отличие от обычного . линейного текста, гипертекстовая система Гипертекстовая система позволяет автору любого текста (делового, научного, технического, художественного и т. п.) зафиксировать непосредственно сеть  идей (мыслей, тезисов, фрагментов), открывая читателю прямой доступ к этой сети идей. Поддерживая таким образом ассоциативное мышление, гипертекстовая система повышает эффективность процесса создания и потребления информации, увеличивает информативность документов.

Гипертекст создастся путём преобразования обычного текстового документа в гипердокумент либо в результате представления какой-либо информации сразу же в гипертекст форме. С помощью специальных программ авторизации автор (пользователь)., разработчик) может самостоятельно создав изменять узлы, их содержание, связи между ними, форму представления узлов на экране монитора.

 

19.Пиктограмма и логограмма

1) рисунок какого-либо  функционального действия. Примером  пиктограмм является ряд дорожных  знаков 2) рисуночное письмо. 
В компьютерных программах пиктограмма представляет из себя небольшое изображение на экране, используемое для выбора какого-либо действия. К примеру, пиктограммой может быть изображение открывающейся папки, ножниц или мусорного ящика. 
На компьютере каждая пиктограмма имеет всплывающую надпись, говорящую о программе или файле, которые будут запущены при перемещении на пиктограмму курсора и нажатии кнопки мыши. Пиктограммы часто используют с мышью и окнами, представляемыми системами WIMP. Эти системы могут как выполнять роль операционных систем, так и делать какую-либо операционную систему более удобной  для пользователя. Прикладная пиктограмма (икона)  — графический образ, который возникает при пользовании программой WINDOWS при переходе от одной программы к другой; служит для указания, что в данный момент загружена и другая программа. 
Некоторые виды пиктографии используются и в наши дни. Например, на вывесках: изображены ботинки - значит, здесь чинят обувь. Иногда пиктограммы рассчитаны на людей, не знающих языка: например, в гостиницах для иностранцев у кнопок звонков в номере - изображение уборщицы, официанта и т.д. Пиктографическое письмо встречается у народов, не имеющих собственной письменности.

Логограмма(письменный знак)  
1) знак, символ или буква, заменяющая и передающая целое слово. 2) условное сокращение часто встречающегося словосочетания. Примеры логограмм в русском языке — и т. д., и т. п., т. е. 
Логограммой называется идеографический знак, прикрепленный к определённому слову. Логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письменности (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т. д.) Типичным примером логограммы является иероглиф.

Преимущества словесно-слогового письма: международный характер логограмм, меньшее число знаков на одинаковый отрезок текста по сравнению с буквенным письмом. Поэтому логограммы применяются в составе вспомогательных подсистем письма. (цифры, алгебраические и химические формульные знаки и т.п.). Недостатки: многочисленность знаков в системе (от нескольких сот до многих тысяч), трудность (громоздкость) при освоении

 

20.Подлиники и копии. Виды копий. Порядок удостоверения копий.

Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения- Подлинник официального документа— первый или единичный экземпляр официального документа..Нередко параллельно с термином «подлинник» используется термин «оригинал»

Оригинал — уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах. Вместе с появлением документов возникла потребность повторять текст, в результате чего стали создаваться копии ..В настоящее время  под копией понимается «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы».

Существует множество видов копий:

— отпуск — копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала.

— дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

—  факсимиле— точное воспроизведение оригинала;

— выписка — копия части документа. Обычно выписки делают из сложных документов (из приказов, протоколов заседаний коллегиальных органов и т. п.);

— копия с копии — создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник;

— микрокопия — многократно уменьшенная по отношению к оригиналу площадь носителя информации, но при этом информация представлена в аналоговой форме.

— архивная копия — воспроизводит текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных (названия архива, номера фонда, описи, дела, листа), является официальным документом архива.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

— авторизованные, т. е. удостоверенные автором;

— заверенные — копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия. Нотариальные копии предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям . Удостоверение таких копий производится в нотариате — органе, предназначенном для удостоверения разного рода юридических актов и свидетельствования подлинности подписей на документах, а также копий с них. Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Следует иметь в виду, что удостоверению подлежат далеко не все копии документов. В частности, в нашей стране запрещено нотариальное удостоверение копий паспортов, военных, партийных, студенческих билетов, депутатских, служебных удостоверений и иных удостоверений личности граждан. Нельзя также свидетельствовать верность копии с документа, содержащего секретную либо конфиденциальную информацию; с документа, написанного карандашом, имеющего подчистки и т. д

 

21. Понятие «системы документации», развитие систем документации.

Применительно к управленческой документации в Российской Федерации определение понятия «система документации» стандартизовав Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой документации  называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

К функциональным системам относятся такие комплекса документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего общих управленческих функций (направлений) деятельности:

—  система организационно-распорядительной документа,

— система плановой документации;

-— первичная учётная  документация;

— отчётно-статистическая;

— документация по труду;

— система бухгалтерской документации;

—  система финансовой и расчётно-денежной документации;

—  система статистической и ведомственной отчётности и др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций в учреждений. Это системы: