Шпаргалка по "Документоведение"

— проектно-конструкторской документации,

— документации оперативного управления;

— медицинской;

— учебной и др. документации.

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства усложнением аппарата управления. В числе первых выделилась система общего делопроизводства. В дальнейшем стали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления. Среди них была, в частности, возникшая в XVI—XVII веках система бухгалтерского учёта, Тогда же появляется система статистического учёта, включавшая писцовые книги, переписные книги. В XVIII веке к ним добавляется статистическая отчётность, а начиная со второй половины следующего столетия, — материалы первой всероссийской переписи населения.

Во второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации— контракты, соглашения, акции, облигации и т. п.

Ещё в условиях дореволюционной России сложилась система дипломатической документации.

Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. В дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических  предприятий. После прихода к власти большевиков в составе и содержании систем документации произошли качественные изменения. Некоторые системы документации исчезли, к примеру коммерческая система. Вместе с тем появились совершенно новые — система плановой документации; система документации по материально-техническому снабжению; документация по ценообразованию1. Особую значимость получила достигшая огромных размеров система документации правящей коммунистической партии.

Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства и общества сформировались десятки функциональных систем документации, с переходом страны на рыночный путь развития в последние полтора десятилетия появился ряд новых систем документации (система предпринимательской, налоговой документации и др.), а многие старые системы претерпели существенные изменения (банковская, бухгалтерская, документация по труду и др.).

 

22. Виды организационных документов, требования к составлению.

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав должен содержать следующие реквизиты: Наименование организации; Наименование вида документа; Дата документа; Место составления или издания документа; Гриф утверждения документа; Текст устава; подпись лица, утверждающего документ.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия. Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: Наименование организации; Наименование структурного подразделения; Наименование вида документа; Дата; Гриф утверждения документа. Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком. 
Текст Положения включает следующие разделы: общие положения. основные задачи. функции. права. организация работы.

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Инструкция содержит следующие реквизиты: наименование организации;

 наименование вида документа; дата;  место издания; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подпись.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,  согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. 
Основные разделы текста должностной инструкции: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность;

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. 
Штатное расписание содержит следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы; подпись. Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков;командирование сотрудников; внутриобъектный режим.

 

23. Виды распорядительных документов.

Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов: всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа; согласование текста и его подписание; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения. Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ - приказы. ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу»

Виды распорядительных документов:

Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. 
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий. 
Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

Приказ (по основной деятельности) -  правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, а также руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан.

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений.

 

24. Виды планово-отчетных документов, требования к их составлению и оформлению.

Система плановой документации— фиксирует результаты планирования деятельности учреждения.

Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т. д.), а также график, смета расходов и некоторые др. Смета – это документ, в котором постатейно прописываются все затраты на какой-либо проект.

Система отчётной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определённый период времени. Основной вид документов этой системы— отчёт. Достаточно широко используется также отчётный доклад. Отчетные документы, как правило, называются отчетами или справками, в системе бухгалтерской документации наряду с этими названиями используется название «баланс». К отчетам могут прилагаться документы, называющиеся расчетами или расходами. Наименование отчета включает название вида документа и его краткое содержание, например: отчет по труду, отчет о расходе газа, отчет о поставке продукции и т.п.

Отчетные документы составляются по всем направлениям деятельности организации. Для многих видов бухгалтерских отчетов разрабатываются нормативные или методические документы, определяющие порядок их составления.

В отчете должны быть указаны:

·  наименование организации (подразделения), подготовившей отчет (в некоторых отчетах необходимо также указывать юридический адрес организации и сведения о лицензиях, на основании которых организация осуществляет свою деятельность);

·  наименование отчета;

·  дата составления отчета, а также даты или сроки проведения работы, по результатам которой составлен отчет;

·  регистрационный номер;

·  место составления отчета;

·  составители (исполнители) отчета;

·  основание для составления отчета;

·  подпись лица, ответственного за составление отчета, или подпись лиц, если отчет готовился группой лиц;

·  печать организации, если этого требуют нормативные документы.

 

25. Информационно-справочные документы; их составление и оформление

Понятие информационно-справочных документов

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

- Виды  информационно-справочных документов

СПРАВКИ - документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ служат для дачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

АКТ - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.