Техническое обеспечение офиса

 

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

 

 

 

Введение

 

 

      Очень важную роль на современном этапе  развития рыночной экономики занимают новейшие информационные технологии и  современное оборудование своей  фирмы. В настоящее время ни одна компания не может обойтись без базовых технических элементов, таких как персональный компьютер с подходящим программным обеспечением, средств ввода-вывода информации, а также средств связи.

Офисная организационная техника - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Организационная техника  составляет материальную базу прогрессивных  систем управления. Слабое использование  оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

           Грамотное техническое оснащение офиса является неотъемлемой частью успешного функционирования организации. При правильном определении офисной площади и оборудовании ее необходимыми для работы техническими средствами организация получает достаточные преимущества перед конкурентами.     

Верное  техническое  оснащение  офиса  значительным образом влияет на производительность труда сотрудников, а также мотивирует их к работе, задавая предпосылки быстрой и качественной работы.    

 

 

 

 Актуальность исследования, которому посвящена настоящая дипломная работа, определена необходимостью совершенствования оборудования современных фирм для качественного обслуживания клиентов и хороших условий для трудящихся.      

Объектом  исследования  работы является комплекс технического обеспечения современного офиса, который используются для эффективной работы в предприятиях банковской сферы на примере  ОАО  «Восточный экспресс банк».

Предметом  исследования можно считать пути совершенствования технического оснащения  офисного помещения.      

Целью написания дипломной  работы является изучение средств технического оснащения  современного офиса и выявление их влияния  на производительность труда.      

Исходя  из цели, в дипломной работе были поставлены следующие задачи:

- Изучение существующих средств технического оснащения офиса         (определение важной роли персонального компьютера, изучение  устройства ввода и вывода информации ,освещение средств связи):;

-Показ  значения  электронного документа, рассмотрение его хранения;

-Анализ технического оснащения предприятия на основе ОАО «Восточный экспресс банк»;

-Изучение влияния технического оснащения на производительность труда работников;

-Исследование возможных путей совершенствования технического оснащения офиса и экономических результатов от предложенных мер.     

В работе были использованы такие методы как наблюдение, анализ и синтез, сбор и обработка информации, анкетирование.      

Информационная  база работы представляет собой научно-практическую и методическую литературу по вопросам технического оснащения помещений, санитарные правила и нормы.  

Дипломная работа состоит  из введения, четырех глав, заключения, списка литературы.

В первой главе дается  понятие современного офиса.

Вторая  глава подробно раскрывает технические средства для эффективной работы офиса.

Третья глава посвящена  электронному документу, его значению и хранению.

Четвертая  глава основана на изучении организации деятельности и оценке технической базы ОАО   «Восточный экспресс банк» и проведен расчет экономической эффективности использования новых технологий на этом предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

.

1. Понятие современного офиса ( по Селезневой Т.А.)

 

Деятельность любой  организации зависит от способности  эффективно использовать информацию. Прежде чем предпринять какое-либо управленческое действие, принять управленческое решение необходимо собрать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. В условиях использования традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. Вместе с тем в условиях становления рыночных отношений и обостряющейся конкуренции ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений постоянно возрастает.  
           По мере расширения и усложнения деятельности любой организации, роста количества деловых документов процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборота в целом, грозят окончательно выйти из-под контроля, что заставляет принимать меры по повышению эффективности управленческого труда за счет использования современных технических средств и информационных технологий.  
          Для внедрения новых технических средств и технологий в управленческие процессы имеются и определенные предпосылки, которые коренятся в самой природе этих процессов. Прежде всего, это наличие общих принципов структурного построения организаций независимо от их организационно-правовой формы и рода деятельности. Действительно, любую организацию можно рассматривать как совокупность взаимодействующих элементов (структурных звеньев), каждый из которых может иметь свою структуру. Элементы связаны между собой информационно, т. к. обмениваются информацией, и функционально, т. к. они выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса. Элементы взаимодействуют и с внешними системами, причем их взаимодействие может быть как информационным, так и функциональным. Эта ситуация справедлива практически для всех организаций, каким бы видом деятельности они ни занимались, — правительственного учреждения, банка, промышленного предприятия, коммерческой фирмы и т. д. Достаточно однотипны (с точки зрения функциональной роли) и применяемые управленческие технологии, в частности технология принятия управленческих решений.  
           Еще в большей степени для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы, т. к. для создания и обработки документов используются стандартные операции. Достаточно четко можно представить и структуру документов большинства организаций. Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартна структура формуляра и текста управленческих документов. Кроме того, значительная часть управленческих операций (в частности, все делопроизводственные операции) носит формально-логический характер, т. е. сравнительно легко поддается расчленению на более простые операции.  
          Итак, в настоящее время имеют место, с одной стороны, насущная необходимость использования современной техники и технологии в управленческих процессах; с другой — объективные предпосылки для их реализации.

На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых управленческих технологий является современный офис. Современная концепция офисной деятельности сформировалась относительно недавно — к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных).  
           Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т. е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности. 
        В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия.  
         Длительное время с начала 1970-х гг. в отечественной литературе используется понятие «средства организационной техники» как средства механизации и автоматизации управленческого труда. Традиционно понятие «офис» обозначает место, где проходит работа управленческого персонала организации. Словарь иностранных слов переводит слово «офис» как «контору», «канцелярию», причем применительно к зарубежной практике. Термины офис и офисная деятельность применительно к отечественной практике появляются в литературе в середине 1990-х гг.¹ В этот же период предлагается весьма важное для классификации деление современного офиса на три составляющих: офисные помещения, технические средства и программное обеспечение, базовым из которых является офисное помещение, или офисное здание.  
 
         Итак, современный офис — это сложный технический и технологический комплекс и немаловажный фактор обеспечения эффективного бизнеса. Важной составляющей современного офиса являются технические средства, или средства организационной техники. Многообразие технических средств управления предполагает их определенную классификацию. Классификация способствует формированию единой терминологии, позволяет потребителям лучше ориентироваться в растущем парке технических средств. Классификация технических средств на классы (группы) и подклассы (подгруппы) может производиться по различным классификационным признакам: степени сложности, типу привода, элементной базе и т. п.

В сфере документационного  обеспечения управления широкое  распространение получили классификации  технических средств по функциям, выполняемым ими по отношению  к информации или носителю информации — документу. В качестве классификационных  категорий используются группы технических средств, позволяющие оптимизировать какой-либо отдельный участок технологической цепочки управленческого процесса. Классификация по функциональному принципу связывает процедуры технологического процесса обработки документов в организации с техническими характеристиками и возможностями технических средств.

В представленной дипломной  работе автор  подробно раскрывает характеристику именно данной классификации.

 

 

 

 

 

 

2. Техническое обеспечение офиса

 

 

 2.1 Определение офисной площади для расчета технического оснащения офиса       

Немаловажное  значения для определения технического оснащения офиса является определение  общей офисной площади, а также  площади, занимаемой одним сотрудником. Экономия дорогого офисного пространства, а также переход на западный тип ведения бизнеса приводит к тому, что средний метраж рабочего места сотрудников составляет сейчас     2-2,5 кв. м. на человека. Между тем, согласно стандартам, установленным СанПиН (Санитарные правила и нормативы), рабочее место сотрудника не должно быть меньше 4,5 кв. м, иначе работодателю грозят взыскания со стороны органов Государственного надзора и контроля по охране труда .     

Так, согласно Санитарным правилам и нормам (СанПиН) "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" , площадь одного рабочего места, оборудованного ПК, должна составлять не менее 6 кв. м.,  в то время как площадь одного рабочего места пользователей компьютера с жидкокристаллическим или плазменным монитором должна быть не менее 4,5 кв. м .     

В российских компаниях, в отличие от западных, преобладает  коридорно-кабинетная система планировки офисов. Она позволяет организовать рабочее пространство сотрудника с  максимальной для него выгодой.      

Согласно  требованиям СанПиН , расстояние между рабочими столами с мониторами (в направлении тыла поверхности одного монитора и экрана другого) должно быть не менее 2 м, а расстояние между боковыми поверхностями мониторов – не менее 1,2 м. Рабочие места сотрудников, выполняющих творческую работу за компьютерами, СанПиН рекомендуют изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5-2,0 м .  

СанПиН ограничивают площадь кабинетов руководителей 15% общей площади рабочих помещений, при этом площадь приемных должна быть не менее 9 кв. м. Обычно площадь кабинета директора начинается от 10-12 кв. м. Хотя тенденция к минимизации рабочего пространства сейчас распространяется и на руководителей.     

Глубина помещения зависит от его площади  и назначения: кабинет на 1 человека, рабочее помещение на несколько  человек, общий зал, помещение большого зала.

 

2.2. Технические  средства для эффективной работы  офиса 

Ни у кого не вызывает сомнений, что обстановка, в которой  проходит рабочий день, оказывает  непосредственное влияние на общее состояние, настроение, умственную работу человека. Специалисты-психологи считают, что для максимально успешной работы, приносящей радость, необходимо создать на рабочем месте деловую, но вместе с тем уютную атмосферу. Современный офис — это место, с которого начинается фирма. Поэтому от того, как будет выглядеть офис, насколько правильно и эстетично оформлена приемная, в немалой степени зависит успех в заключении договоров и контрактов и, в конечном итоге, успех организации.

Приступая к оснащению офиса различной техникой, необходимо помнить, что в помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы, а также расчетом полезной площади помещения, отведенного под офис. Вот примерный комплект технических и организационной техники для оснащения рабочего места секретаря предприятия малого и среднего бизнеса. На рабочем месте должны находиться: персональный компьютер; принтер; сканер; копировальный аппарат (ксерокс); телефоны внутренней и наружной связи; автоответчик, сопряженный с диктофоном; машина для уничтожения документов; факсимильный аппарат . Желательно всю оргтехнику расположить так, чтобы она была доступна для подхода и кратковременного пользования и, вместе с тем, хорошо обозревалась. При этом лучше не позволять ею пользоваться другим сотрудникам, так как это может привести к поломке или, например, размножению информации, не имеющей непосредственного отношения к работе. Планировка технического оснащения рабочих мест

считается рациональной в соответствии с эргономикой, если соблюдены следующие основные принципы:

- рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом содержания и обработки документов;

- шкафы и картотеки  располагаются с максимальным  удобством подходов к ним;

- естественное освещение  должно падать на рабочие места  слева или спереди, следует исключить влияние уличных раздражителей;

- необходимо обеспечить  свободный и безопасный доступ  к местам включения в сеть  средств оргтехники;