Техническое обеспечение офиса

Настольные сканеры. Настольные сканеры называют и страничными, и планшетными, и даже автосканерами. Существуют три разновидности настольных сканеров: планшетные, рулонные и проекционные. Основным отличием планшетных сканеров является то, что их сканирующая головка перемещается относительно бумаги с помощью шагового двигателя. Эта конструкция позволяет сканировать не только отдельные листы, но и страницы журнала. Работа рулонных сканеров отдельные листы документов протягиваются через устройство, при этом осуществляется их сканирование. Таким образом, сканирующая головка остается на месте, а уже относительно нее перемещается бумага. В этом случае копирование страниц книг и журналов невозможно. Третья разновидность настольных сканеров — проекционные сканеры, которые больше всего напоминают своеобразный проекционный аппарат. Вводимый документ кладется на поверхность сканирования изображением вверх, блок сканирования находится при этом сверху. Перемещается только сканирующее устройство. Основной особенностью данных сканеров является возможность сканирования трехмерных предметов.

К печатному оборудованию, то есть устройствам вывода информации относятся принтеры различного вида. Широкие возможности управления шрифтом, которые предлагаются пользователю современных принтеров, позволяют легко выделить наиболее важные части печатного текста.

Множество моделей принтеров  можно разделить на три большие  группы: матричные принтеры с жестким воздействием на бумагу; лазерные; струйные принтеры с мягким воздействием на бумагу.

Матричный принтер. Перенос  изображения символа матричным  принтером осуществляется путем  последовательных ударов по красящей ленте тонкими стержнями (иголками), которые находятся в печатающей головке. Каждая ударная иголка приводится в движение независимым электромеханическим преобразователем на основе соленоида с подвижным сердечником. При ударе иголкой по красящей ленте печатаются дискретные точки, из совокупности которых образуется символ. В то время как в пишущих машинках изображение символа формируется одним ударом и при нормальных условиях печати представляет собой совокупность непрерывных отрезков линий. Дискретная печать приводит к ухудшению качества шрифта, но, с другой стороны, позволяет легко видоизменять шрифты создавать новые символы и даже переносить на бумагу изображения, хранящиеся в памяти компьютера.

Лазерный принтер. Лазерный принтер является сравнительно сложным  устройством, стоимость которого может существенно превышать стоимость персонального компьютера. В лазерном принтере, как и в обычной копировальной машине, используются аналогичные принципы формирования скрытого изображения и его последующего переноса на бумагу. Существенное его отличие заключается в способе оптического переноса изображения и вида, в котором хранится первичное изображение. В копировальной машине полное изображение проецируется за фиксированный промежуток времени на фоточувствительный слой, а в лазерном принтере оно формируется лазерным лучом, развертка которого управляется процессором. Формирование изображения в принтере осуществляется следующим образом. На электрод с отрицательным зарядом подается высокое напряжение, и аналогичный (отрицательный) заряд переносится на поверхность фотоэлектрического барабана, обращенную к электроду. Лазерный луч на поверхности поворачивающегося фотоэлектрического барабана построчно формирует изображение, в результате на его поверхности возникает потенциальный рельеф, несущий информацию об изображении. На поверхности тонерного барабана тонким слоем постоянно укладывается тонер. При контакте барабанов между собой тонер переносится на фотоэлектрический барабан только в местах рельефа изображения. Далее за счет воздействия электрода с положительным зарядом на фотоэлектрический барабан тонер переносится на бумагу и затем при нагреве валиками закрепляется на ней.

Струйный принтер. Уже  не менее двух тысяч лет для  записи информации человечество использует чернила, и за это время разработаны  тысячи рецептур, однако метод переноса чернил на бумагу остается неизменным. Появление компьютеров стимулировало развитие нового метода — управляемого без контактного переноса, который используется в струйных принтерах. В основе работы струйного принтера лежит следующий эффект. Если на капилляр, из которого вытекает жидкость, подать электрический потенциал, то падающие капли оказываются заряженными. Движением легких заряженных частиц сравнительно легко управлять и, в частности, фокусировать их в заданной точке, если вдоль траектории их движения расположить электроды определенной формы и подавать на них управляющее напряжение.

Копировальный аппарат  — устройство, предназначенное для  получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений  на бумаге и других специальных материалах. Может использоваться для изготовления малых тиражей книг, брошюр и пр. Помимо специальных машин, к копировальным аппаратам иногда относят факсимильный аппарат, дупликатор и соединённые между собой сканер и принтер.

Несмотря на широкое использование названия ксерокс, в официальной литературе и особенно рекламных материалах его стараются избегать из-за сходства с именем фирмы «Ксерокс». Само же название «ксерокс» для копировальных аппаратов на основе технологии ксерографии (или электрографии) было предложено ещё изобретателем метода Честером Карлсоном.

Наиболее распространён  электрографический метод печати. Для  больших тиражей используется трафаретный  метод. Также (в факсимильных аппаратах  и недорогих цветных ксероксах) используется метод струйной печати и метод термопечати. Остальные методы получения изображения распространения не получили, или вытеснены с рынка копировальной техники.

По способу обработки  изображения копировальные аппараты делятся на аналоговые и цифровые. Они различаются по способу передачи изображения от оригинала к копии. По производительности выделяют копиры малой (до 20 копий/мин), средней (20—40 копий/мин) и высокой (свыше 40 копий/мин) производительности. По компоновке копиры делятся на напольные и настольные. Из настольных отдельно выделяют переносные (портативные). Настольные аппараты малой производительности формата А4 обычно называют персональными. Отдельно выделяют копиры большого формата (А0, А1), которые часто называют инженерными системами²¹.

К устройствам вывода графической информации относятся  плоттеры. Плоттеры — это устройства, которые выводят информацию из персонального  компьютера на бумажный или иной вид  носителя большого размера. Они предназначены  для вывода различных схем, сложных  технических и архитектурных чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.

Они редко могут иметь  решающее значение, но, учитывая, что  этот вид техники является незаменимым  для художников, дизайнеров, оформителей, инженеров-проектировщиков, докладчиков, современный секретарь должен иметь представление об этом техническом средстве информатизации. Размеры выходных документов на плоттере гораздо больше по размерам документов, которые можно вывести из компьютера, используя принтер. Максимальная ширина печати определяется шириной рулона. Плоттеры так же, как и принтеры, можно классифицировать по различным признакам: по принципу формирования изображения на бумаге; принципу действия; конструкции.

По конструкции плоттеры подразделяются на планшетные и барабанные (рулонные). В планшетных плоттерах бумага лежит неподвижно, а печатающий узел перемещается относительно нее по двум направлениям. В барабанных плоттерах по одной из координат перемещается печатающая головка, а по другой, с помощью системы прижима, движется бумага.

          К основным характеристикам плоттеров относятся скорость вычерчивания изображения (мм/с); скорость вывода изображения.

В настоящее время  большое внимание уделяется единому  порядку оформления документов. Под  порядком оформления понимается придание документам вида, удобного для наглядного представления и практического использования информации, содержащейся в документе, а также способы защиты документов от влаги и пыли с целью дальнейшего их хранения. Для этого все документы после работы с ними комплектуются, переплетаются, некоторые уничтожаются, а некоторые передаются пользователям или на архивное хранение. Современному работнику необходимо иметь представление о наборе различных технических средств.

Машины для защиты документов от небрежного хранения подразделяются на устройства для окантовки документов, лакокрасочные (лакировальные) станки и машины-ламинаторы.

Бумагорезательное оборудование классифицируется на три категории: конвертовскрывающие  устройства, машины для уничтожения документов и промышленное бумагорезательное оборудование для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форм. Промышленное бумагорезательное оборудование включает в себя весь ассортимент резательных средств: от ножниц до автоматических программируемых гильотин. В зависимости от назначения, мощности оборудования и длины разреза резаки могут быть стационарные и переносные.

2.2.3 Средства связи

Телефонная связь. Телефон как аппарат для приема и передачи голосовых сообщений не имел бы никакого полезного значения, если бы не являлся звеном в канале телефонной сети. Телефонная сеть — это самый распространенный тип оперативной связи. Абонентами сети могут являться как физические лица, так и юридические: офисы, предприятия и организации.

Принцип действия телефонной сети основан на передаче звукового сигнала по электрическим проводам. Сегодня же телефонная сеть — это совокупность узлов коммуникаций, роль которых выполняют автоматические телефонные станции (АТС), и соединяющих их каналов связи. АТС соединяются друг с другом по так называемым соединительным линиям. Современная АТС — это программно управляемая коммутационная система, работающая с цифровыми сигналами. Это означает, что при вводе в АТС аналоговый сигнал, поступающий с абонентской линии, преобразуется в цифровой вид. В этой форме он распространяется далее по телефонной сети, превращаясь снова в аналоговую форму при попадании к абоненту.

Важной характеристикой современной  АТС считается коэффициент концентрации абонентов — отношение числа абонентов АТС к числу ее внешних каналов. Дело в том, что при обращении к АТС внутреннего абонента ему выделяется определенный внешний канал, так как количество внешних каналов у АТС намного меньше количества подключенных к ней абонентов.

Телефонная сеть имеет иерархическую структуру. На нижнем уровне расположены оконечные АТС, к которым подключаются абонентские терминалы. Такая АТС имеет номер, обычно совпадающий с первыми цифрами номера абонента. Если АТС коммутирует более 10000 абонентов, то она делится на несколько подстанции, имеющих свой уникальный номер. Совокупность АТС, обслуживающих некоторый географический регион, имеет свой уникальный номер внутри страны. Связь между зонами осуществляется с помощью АТС более высокого уровня — междугородных. Чтобы на нее выйти, необходимо сначала набрать единый ее номер для всех географических регионов, а лишь затем набрать номер той зоны, куда вы хотите позвонить. Таким образом, структура междугородной АТС аналогична структуре АТС нижнего уровня. По такому же принципу междугородные АТС подключаются к АТС верхнего уровня — международному.

Следовательно, полный, всемирно уникальный номер абонента состоит из кода страны, кода региона внутри страны, номера АТС внутри региона, номера абонентского терминала внутри автоматических телефонных станций.

Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. Интерес представляют телефонные аппараты-коммутаторы  секретаря. Секретарь принимает  по этому телефону все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции этого телефонного аппарата-коммутатора: многоканальность; возможность переадресации на другой номер; организация телефонных конференций; постановка абонента на удержание; наличие электронного справочника.

В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы  микро-офисной и мини-офисной  АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном дело дорогостоящее.

Основными достоинствами  современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически  бесплатное пользование внутренней телефонной связью. При выборе офисной АТС следует, во-первых, определиться с необходимой емкостью телефонной сети, то есть с числом внешних городских и внутренних линий. Во-вторых, выбирать офисную АТС нужно на перспективу, то есть оценить перспективы развития фирмы как с точки зрения роста абонентов, так и с учетом увеличения в будущем функциональных возможностей. В-третьих, обязательно нужно обратить внимание на наличие сертификата на подключение АТС к отечественным телефонным линиям. Это, кстати, важно и при выборе телефонного аппарата. Телефонная связь — это не автоматическая, а человеко-машинная система. Связь осуществляется автоматически с помощью устройств АТС, но работой этих устройств управляет человек (пользователь), набирающий соответствующий номер.

 
Телеграфная связь. Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Телеграф является одним из старейших видов связи.

Телетайпы появились  позднее телеграфов, в конце XIX в. Телетайп — это буквопечатающий  телеграфный аппарат. Сегодня в  офисах и предприятиях, использующих телеграфную связь, применяются  исключительно телетайпы. Ввод информации в телетайп может осуществляться вручную с клавиатуры или автоматизировано с перфоленты.

В качестве канала связи  для телетайпной приемопередающей аппаратуры может служить как  телеграфный, так и телефонный каналы (в последнем случае применяется  модем). Передачу документированной  текстовой информации по телефонным каналам часто называют дейтефонной связью. Она использует для передачи информации телефонные каналы связи, а в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная телетайпная аппаратура совместно с модемом, так и специальная аппаратура. Таким образом, телеграфная связь имеет две разновидности: собственно телеграфную связь и телетайпную дейтефонную связь. Следует, однако, заметить, что все виды телеграфной связи неуклонно вытесняются факсимильной связью.

Факсимильная связь. Факсимильная связь — это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя²⁷. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде факса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Все современные факсимильные аппараты объединяют простота использования, принципы отправки и приема сообщений.