Техническое обеспечение офиса

По этой причине поддержание электронных документов в доступном состоянии требует постоянной заботы: контроля физического состояния носителей, регулярной конвертации (перезаписи на другой тип носителя и/или в файл другого типа) и миграции данных (переноса в другую информационную среду, в том числе под новые операционные системы). Организации, создающие документы, далеко не всегда имеют возможность (да и желание) проявлять такую заботу в отношении документов, непосредственная надобность в которых отпала. Именно поэтому законом установлен значительно более короткий срок хранения в ведомственных архивах машиночитаемых (электронных) документов по сравнению с традиционными. Предполагается, что основная забота об их сохранности должна лечь на плечи специализированного учреждения Государственной архивной службы.

Для того, чтобы процесс  передачи электронных документов на архивное хранение протекал безболезненно, должны быть приняты определенные меры уже на стадии проектирования и внедрения  систем, посредством которых эти  документы будут создаваться. Поэтому проектные решения по внедрению информационных технологий необходимо согласовывать со специалистами архивной отрасли. С их участием должна также проводиться экспертиза ценности электронных документов и определяться срок их хранения. В необходимых случаях может быть принято решение о постоянном хранении электронных документов по месту их создания на основании лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.

Сохранность электронных  документов – дело сравнительно новое не только в нашей стране, но и во всем мире. Естественно, что необходимый для этого кадровый научный потенциал еще предстоит создать. Предполагается, что документы при передаче будут конвертироваться на носители архива – магнитооптические диски, на которых и будет осуществляться их последующее хранение. Условия доступа пользователей к информации определяются с учетом интересов создателей документов.

Помимо обеспечения  сохранности документов, изначально создаваемых в электронном виде, важным направлением деятельности архивистов является внедрение современных технологий доступа к традиционным бумажным документам. Речь идет о создании электронных факсимильных копий таких документов, которые затем могут публиковаться в сети Интернет или отдельными изданиями на компакт-дисках.

В эпоху электронных  документов, для которых можно  получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит  изменения. Появляется возможность  хранить рабочие экземпляры документов рассредоточено - там, где в них  возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении.

 

 

 

 Использование определенного набора технических  средств, несомненно, зависит от отрасли, в которой данное предприятие  работает. Так, например, для организации  работы банка потребуется дополнительное специализированное оборудование. К нему относят:

- детекторы  валют;

- упаковщики  и сортировщики банкнот;

- счетчики  монет и купюр;

- системы  уничтожения валют

- системы  валютообменных аппаратов, информационных киосков, а также «электронной очереди».      

Все это и многое другое, упрощает процесс обслуживания клиентов, делая работу быстрой и  удобной  

 

 

4. Техническое  оснащение офиса на примере  ОАО  «Восточный экспресс банк»

 

 

 4.1 Краткая характеристика ОАО   «Восточный экспресс банк» 

Открытое акционерное  общество «Восточный экспресс банк» - один из самых  крупных и быстроразвивающихся российских финансовых институтов с самой широкой филиальной сетью среди частных банков (присутствует во всех федеральных округах страны, представлен 586 отделениями  на начало 2012 года, имеет свыше 1200 точек присутствия по всей стране).

«Восточный экспресс»  является ведущим  частным  розничным банком в сфере потребительского кредитования. Отличительные  черты банка -  акцент на розничный бизнес ( экспресс кредиты в точках продаж и кредитные карты), а также широкое присутствие в регионах. В своем развитии банк успешно комбинирует органический рост и консолидацию небольших и средних региональных банков. Клиентская база составляет почти 3 млн. клиентов.

Исторически имея сильные  позиции на  Дальнем Востоке и в Сибири, банк в течение последних нескольких лет также завоевал лидирующие позиции на новых рынках розничных банковских услуг Центральной и Западной России.

На 01.06.2012 года «Восточный экспресс банк» входит в тройку крупнейших банков России по размеру филиальной сети,  в  ТОР-10 по депозитам физических лиц и потребительским кредитам, занимает 32 место в общем  рейтинге банков России по величине активов.

Акционерами банка являются институциональные инвесторы - инвестиционный фонд BaringVostokCapitalPartners(30%),  IFC  - Международная Финансовая Корпорация (14%) , а также частные лица.

             Гибкость  администрирования, постоянная работа над качеством услуг и банковских продуктов, использование современных  технологий позволили банку в  короткие сроки добиться высоких  результатов деятельности.       

Как уже упоминалось выше, банк представлен 12 филиалами (свыше 500 отделений более чем в 330 городах страны) на территории 7 федеральных округов - Центрального, Северо-Западного, Приволжского, Южного, Уральского, Сибирского и Дальневосточного. Банковские отделения  расположились по всей России с прикрепленными на местах территориальными управлениями. Такая система управления, несомненно, имеет большое значение для обеспечения качественного менеджмента.     

В процессе управления любой организацией огромная роль принадлежит организационной  структуре, поскольку именно с ее помощью структурируются и формализуются  подходы и методы управления, определяются группы исполнителей, разрабатываются  системы контроля и внутриорганизационных  взаимоотношений, то есть осуществляются все необходимые действия, направленные на достижение поставленных целей.      

Таким образом, очевидно, что от правильного  выбора организационной структуры, от ее успешного функционирования и  способности обновляться в связи  с быстро изменяющимися внешними условиями зависит жизнь организации. 

 

 

 

             Рисунок 1. – Организационная структура  управления ОАО «Восточный экспресс банк»

 

                  Работа  самой системы банка структурирована  таким образом, что каждое отделение  отвечает за свое направление работы банка. Так, например, в Красноярске существуют отделения ОАО  «Восточный экспресс банк», которые  специализируются на работе с физическими  лицами, предприятиями малого и среднего бизнеса, VIP клиентами, что, несомненно, упрощает систему менеджмента в отделении.  

 

 

 

     4.2. Оценка технического оснащения  ОАО  «Восточный экспресс  банк»      

Для проведения исследования технического оснащения банка было взято отделение, специализирующееся на работе с предприятиями малого и среднего бизнеса.      

Характеризуя  данное отделение можно сказать, что оно отличается достаточной  компактностью, которая предопределена спецификой работы подразделения.      

Организационную структуру отделения, а также  количественную характеристику работников отделения можно представить  в следующей таблице: 

 

Таблица 1 – Организационная структура  отделения 

Руководитель/Отдел	Количество  человек на смене
Руководитель  отделения по работе с предприятиями  малого и среднего бизнеса	1
Отдел по работе с физическими лицами	2
Отдел по работе с юридическими лицами	3
Отдел ипотеки	4
Отдел по валютному контролю	1
Кассовые  операции	1
Общая численность работников на смене	12

 
      

Учитывая  специфику работы банковского работника, каждый сотрудник должен обладать определенным набором технических средств, обслуживающих  рабочий процесс. К базовому набору таких технических средств должны относиться:

-Персональный компьютер;

-Программа для работы в банковской системе

-Лазерный принтер

-Копировальный аппарат

-Средство связи     

Из  личного наблюдения можно сказать, что данный набор технических  средств присутствует не у каждого сотрудника, некоторые средства, такие как лазерный принтер и копировальный аппарат находятся в общем доступе, что часто затрудняет работу банковского сотрудника, а также замедляет процесс обработки данных.     

Для более  глубокого анализа оснащенности ОАО КБ «Восточный» автором  дипломной работы было проведено анкетирование  сотрудников банка.

 Цель анкетирования  заключалась в определении удовлетворенности  техническим обеспечением сотрудников  банка. Ниже приведена типовая форма  опросника: 

 

Таблица 2 - Типовая форма опросника 

Критерий	Степень удовлетворенности критерием
	5	4	3	2
Техническая оснащенность офиса
Техническая оснащенность рабочего места
Современность оборудования
Скорость  работы оборудования
Удовлетворенность рабочим процессом
Удовлетворенность работой оборудования

 

 

     

Таким образом, по результатам проведенного опроса сотрудников банка, участие  в котором принимали 12 человек, были получены следующие данные.

 

 

Рисунок 2. Диаграмма по итогам опроса сотрудников банка .

 

 

    По  результатам опроса видно что  ,  более половины сотрудников  банка недовольны технической  оснащенностью офиса и  своего рабочего места.

В большинстве случаев, современность  оборудования определяет скорость работы этого оборудования. Преобладающие отрицательный отметки показывают неудовлетворительность большинства сотрудников техническим оснащением офиса .

 

             Отсюда следует. что   следствием неудовлетворенности  техническим  оснащением офиса является абсолютная неудовлетворенность работой оборудования, что, несомненно, оказывает отрицательное влияние на удовлетворенность рабочим процессом в целом.      

Для того, чтобы дать заключительные качественные рекомендации по техническому оснащению офиса автор работы попытался выявить, в чем же заключается  неудовлетворенность работой офисного оборудования и как она влияет на рабочий процесс в целом.     

Для этого сотрудники банка должны были указать основные причины неудовлетворенности  работой оборудования. Вследствие проведенного опроса были выявлены следующие причины  неудовлетворенности работой, вызванные  техническим оснащением офиса:

- Низкая скорость работы компьютера, вызванная работой основной операционной программой. Следствием является приостановка работы банковского сотрудника по техническим причинам, составляющая в общем 1,5 часа в день.

- Вынужденные простои в работе в связи с занятостью устройств ввода-вывода информации, предназначенные для общего пользования. Простои составляют около 20 минут в день.

- Сложность обслуживания клиентов по телефону в связи с несовершенными средствами связи (нет возможности переключения клиента на другого сотрудника).      

Таким образом, потери рабочего времени, а  также денежные потери в связи  с простоями в работе, связанными со средним уровнем технического обеспечения ОАО «Восточный экспресс банк»  представлены в следующей таблице.      

Расчет  ведется из учета: 12 сотрудников  со средней заработной платой 20 тыс. рублей. Среднее количество рабочих  дней – 22.  

 

 

 

 

Таблица 3 – Потери рабочего времени 

Причины потерь	Потери в  день в минутах  (на одного  сотрудника)	Потери в  день в часах (на одного сотрудника)	В месяц в  часах  (на одного  сотрудника)	В месяц в  руб. (на одного сотрудника)	в месяц в  рублях на отделение
Приостановка  работы оборудования	90	1,5	33	3750	45000
Занятость оборудования	20	0,33	7,33	833,33	10000,00
Всего	110	1,83	40,33	4583,33	55000,00

 
      

В соответствии с проведенным исследованием  можно увидеть, что ежемесячно отделение  ОАО  «Восточный экспресс банк» теряет 55 тысяч рублей в связи со средним уровнем технической обеспеченности.  

 

 

     4.3. Основные рекомендации  по техническому оснащению ОАО  «Восточный экспресс  банк» и их экономическое обоснование.

 

 

     Для того чтобы соответствовать  званию «мобильного» банка ОАО  «Восточный экспресс банк»  должен принять некоторые меры по совершенствованию технического обеспечения  офиса.      

Основным  показателем технического развития является уровень производительности труда. Чем выше производительность труда, тем больше создается продукции  на каждую единицу затраченного времени. В нашем случае, производительность труда напрямую зависит от модернизации офисного оборудования. Здесь рекомендуется: