Техническое обеспечение офиса

- Провести модернизацию персональных компьютеров;

- Приобрести дополнительные единицы устройств ввода-вывода информации.     

При внедрении новой техники основными  источниками ее экономической эффективности  являются:

- сокращение затрат рабочего времени, вызванных отказом старых и неисправных устройств;

- сокращение денежных потерь, вызванных вынужденными простоями оборудования.      

Важнейшим экономическим показателем являются затраты, т.е. капитальные вложения того или иного мероприятия. Экономическую  эффективность капитальных вложений и новой техники определяют сопоставлением эффекта и затрат.     

- Затраты от мероприятий по обновлению технического оснащения офиса будут включать:      

-  Затраты общие=Затраты на обновление ПК+ Затраты на покупку доп. Единиц оборудования+ затраты на установку и обслуживание      

Ориентировочно, затраты на обновление персональных компьютеров составят: Затраты на обновление ПК=Стоимость обновления 1 компьютера*12 = 20000*12=240 000 рублей.      

Затраты на покупку доп. единиц оборудования = Необходимое количество единиц*стоимость единицы = 3*5000= 15 000 рублей.       

Затраты на установку и обслуживание дополнительной техники в год составят 60 000 рублей.      

Если  взять за результат от реализации упущенную выгоду от использования  устаревшей техники и недостатка оборудования, которая в месяц  составляет 55 тыс. рублей, то полученный эффект будет выглядеть следующим  образом:   

Эффект = 55000*12 – (240 000+ 15 000+ 60 000)= 660000 – 315 000=345 000 рублей в год. Мы видим, что результат превосходит затраты уже в первый год технической модернизации офиса. Таким образом, производительность труда значительно повышается за счет грамотного технического оснащения офиса.  

Заключение

 

Исходя из представленной дипломной работы, можно сделать  следующие выводы:

1. Современный офис — это место, с которого начинается фирма. В помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы. В зависимости от специфики работы офиса, его размеров, готовности потратить определенную сумму, составные комплектующие элементы оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису.

К основным техническим  устройствам типового персонального компьютера относятся системный блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера. Это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной. Но существует еще и масса дополнительных внешних устройств: принтеров, сканеров, емких внешних дисководов, модемов и др. Их присутствие не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько более комфортной.

Программное обеспечение  — наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные  для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора.

Основным устройством  ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации.

К печатному оборудованию можно относятся принтеры различного вида. Копировальный аппарат —  устройство, предназначенное для  получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений  на бумаге и других специальных материалах. К устройствам вывода графической информации относятся плоттеры. Плоттеры — это устройства, которые выводят информацию из персонального компьютера на бумажный или иной вид носителя большого размера. Они предназначены для вывода различных схем, сложных технических и архитектурных чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.

            К средствам обработки документов  относятся: машины для переплетно-брошюровочных  работ, машины для оформительских  работ, машины для защиты документов от небрежного хранения, бумагорезательное оборудование.

В последнее время  модемы становятся неотъемлемой частью компьютера. Компьютер превращается из обособленного компьютера в звено  глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров.

Телефонная сеть —  это самый распространенный тип  оперативной связи. Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так  и по своим сервисным возможностям. В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро-офисной и мини-офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников. Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Факсимильная связь — это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.

Цифровая видеокамера  предназначена для записи изображения  и звука на стандартные видеокассеты или компакт-диски. Цифровые фотокамеры по сравнению с обычными фотоаппаратами обладают рядом новых возможностей: не требуется фотопленки и проявки, если есть цветной принтер, то результат можно получить мгновенно; неудачные кадры удаляются прямо в процессе съемки, что значительно снижает расходы. Системы видеоконференций обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности.

 

             2.  Современное техническое оснащение офиса  является неотъемлемым элементом успешного  функционирования любой организации. На примере ОАО  «Восточный экспресс банк» мы проследили, какое важное влияние имеет техническое оснащение  офиса на производительность труда  сотрудников, а также на удовлетворенность  работой в целом. Мы посчитали, какие  потери несет предприятие от использования  недостаточного, либо устаревшего технического оборудования.      

В ходе выполнения работы были проведены  изучение и анализ влияния средств  технического оснащения офиса, а  также были проведены исследования, которые позволили рассчитать эффект от проводимых мероприятий по обновлению технического оснащения офиса на примере ОАО  «Восточный экспресс банк». Подводя итог проделанной работы, следует отметить, что техническое оборудование, которое было внедрено в ходе исследования, поможет значительно повысить эффективность работы и производительность труда.     

Таким образом, можно  сделать вывод, что предложенные меры по совершенствованию технического оснащения ОАО «Восточный экспресс банк» повлияют на качество и скорость работы сотрудников отделения, оставляя за банком статуса «быстрого и мобильного» банка.

 

 

 

 

 

 

 

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература:

 

1.Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – М.: Академия, 2007

2.Арустамов, Э.А. Банковское, таможенное и офисное оборудование. – М.: Маркетинг, 2005

3.Соев, Е.В. Технические аспекты в делопроизводстве. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003

4.Козлов, С.Б. Защита программного обеспечения. – М.: МарТ, 2003. – С. 152

5.Яковлев Н.Н. Оргтехника. – Минск: Харвест, 2000. – С. 142

6.Каймин, В.А. Техника в современном обществе. – М.: Олма-Пресс, 2001. – С. 201

7.Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 108

8.Ламекин, В.Ф. Организационная техника. – М.: 1997. – С. 76

9.Агеева, О.А. Административные системы и офисные технологии. – М.: Просвещение, 1996. – С. 241

10.Топорков И.В. История развития оргтехники. – М.: Информсервис, 1999. – С. 138

11.Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: МарТ, 2003. – С. 127

12.Охотчиков, К.Г. Информатизация общества: шаги к осуществлению. – М.: Высшая школа, 1999. – С. 174

13.Кошелев, Г.И. Организационная техника. – М.: МарТ, 1999. – С. 48

14.Финдель И.Г. Современный офис: необходимые элементы для успешной работы. – С-Пб.: Феникс, 2001. – С. 121

15.Афанасьев, В.Г. Человек в управлении обществом. - М.: МарТ, 2003. – С. 51

16.Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 111

17.Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1996. – С. 98

18.Алферов, А.В. Средства тиражирования документов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1998. – С. 279

19.Сапков, В.В. Указ. соч. С. 78

20.Стенюков, М.В.Делопроизводство. – М.: Приор-издат, 2004. – С. 100

21.Печников, А.В. Средства передачи и отображения информации. – М.: Академия, 2005. – С. 278

22.Рожнов, В.С. Автоматизированные системы обработки информации. – М.: ИНФРА-М, 2004. – С. 164

23.Ветич, Е.Н. Малая оргтехника. – М.: МарТ, 2000. – С. 84

24.Морозевич, А.Н. Компьютерные информационные технологии. – М.: Просвещение, 2003. – С. 230

25.Свиреденко, С.С. Современные информационные технологии. – М.: Информсервис, 2003. – С. 302

26.Турьянский А.Г. Эргономика офиса и рабочего места. – М.: Просвещение, 1999. – С. 230

27.Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 200

28.Луковинов Г.Л. Электронный документооборот: понятия и аспекты. – М.: Просвещение, 2005. – С. 172

29.Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления /. – М.: Высшая школа, 1998. – С. 204

30.Сапков, В.В. Указ. соч. С. 69

31.Назарова, С.В. Компьютерные технологии обработки информации. – М.: Просвещение, 2004. – С. 103

32.Агеева О.А. Административные системы и офисные технологии. М. : Просвещение, 2008. 314 с.

33.Андреев Д.А. Офисная техника. М. : Новая Волна, 2006. 450 с.

34.Арустамов Э.А. Банковское, таможенное и офисное оборудование. М. : Маркетинг, 2005. 216 с.

35.Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. М. : Высшая школа, 2007. 401 с.

36.Каймин В.А. Техника в современном обществе. М. : Олма-Пресс, 2011. 279 с.

37.Кошелев Г.И. Организационная техника. М. : МарТ, 2009. 285 с.

38.Ламекин В.Ф. Организационная техника. М. : 2007. 347 с.

39.Морозевич А.Н. Компьютерные информационные технологии. М. : Просвещение, 2006. 340 с.

40.Назарова С.В. Компьютерные технологии обработки информации. М. : Просвещение, 2004. 259 с.

41.Селезнева Т.А. . Современный  офис / Т.А.Селезнева. – М.: академия, 2005. – 329 с.

42.Платонов О.А. Техника и бизнес. М. : Родник, 2008. 458 с.

43.Рожнов В.С. Автоматизированные системы обработки информации. М. : ИНФРА-М, 2004. 311 с.

44.Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. М. : Академия, 2007. 288 с.

45.Свиреденко С.С. Современные информационные технологии. М. : Информсервис, 2006. 375 с.

46.Финдель И.Г. Современный офис : необходимые элементы для успешной работы. СПб. : Феникс, 2011. 288 с. 

47.  Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы»

 

http://www.mainjo

http://topref.ru/referat/57357.html

http://stud24.ru/records-management/

http://rudocs.exdat.com/docs/index-24699.html

http://www.express-bank.ru/ob/