Техническое обеспечение офиса

- следует исключить  неблагоприятное воздействие теплового  излучения от отопительных приборов.

К офисной технике  или оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Работа в любом офисе требует использования различного технического оборудования, которое существенно облегчает и ускоряет трудовой процесс. В связи с этим каждый работник, в первую очередь, должен иметь четкое представление о компьютерах, системах связи и их разновидностях, печатной и копировально-множительной технике.

Офисное оборудование можно  классифицировать на следующие основные группы:

1. Компьютеры и электронные  коммуникации передачи информации.

2. Печатное и множительное  оборудование.

3. Средства обработки  документов.

4. Демонстрационная видеотехника.

5. Системы связи.

6. Системы безопасности  и их обеспечение.

Компьютеры и электронные  коммуникации передачи информации, как  правило, есть в каждом современном  офисе. В зависимости от специфики  работы офиса составные комплектующие элементы подобного оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису и его филиалам

Для каждого отдельного случая это своя информационно-вычислительная система с использованием компьютеров, терминалов, серверов, а также средств, обеспечивающих их взаимную связь между собой.

 

2.2.1. Персональный компьютер

          Офисный персональный компьютер отличается от игрового, как деловой костюм от наряда фокусника — строгость и выдержанность против пестрой вышивки. Велик соблазн иметь что-то очень «крутое», благо затраты можно списать на себестоимость, но разумнее будет предпочесть новомодным решениям проверенные, появившиеся год или полгода назад персональные компьютеры. Все шероховатости, свойственные новинкам, превратились в достоинства, вносящие свой вклад в одну из важных характеристик офисной системы — надежность.

После надежности эргономичность — самый важный критерий для офисных  и других компьютеров. Следовательно, офисный компьютер должен быть прежде всего тихим и занимать как можно меньше места.

К основным техническим  устройствам типового персонального  компьютера относятся системный  блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера.

Системный блок — это  блок, в котором содержится все  необходимое для работы компьютера и, конечно, системная программа (система), поэтому он так и называется. Практически все секретари могут отличить корпус системного блока midi-tower от mini-tower. Обычно строить офисную конфигурацию компьютера начинают с корпуса. Подбирать корпус надо по принципу: чем меньше — тем лучше.

Монитор предназначен для  вывода текстовой и графической  информации на экран. Это устройство отображения визуальной (зрительной) информации. Иногда мониторы называют дисплеями, реже — видеотерминалами. Обычно так называют монитор, значительно  удаленный от других частей компьютера. Он является одной из основных частей компьютера и от его характеристик в значительной степени зависит удобство использования компьютера. Монитор совместно с видеоадаптером и набором соответствующих программ-драйверов образует видеоподсистему. Программы-драйверы — это своего рода переводчики, которые сообщают системе, какой именно монитор будет работать с данной системой.

Монитор для современного офиса — это 17(21)-дюймовый LCD дисплей, обеспечивающий отличное качество изображения в комфортном для работы разрешении 1024х768. Такие мониторы обеспечивают:

- компактность по сравнению  с мониторами на основе электронно-лучевой  трубки самых последних моделей;

- безопасность, так как  такие мониторы практически не нагреваются во время работы и поглощают гораздо меньше озона;

- эргономику, так как  изображение на экране монитора  намного четче, чем у названных  мониторов, следовательно, глаза  пользователей будут меньше уставать;

- невысокую цену, LCD монитор  сегодня не роскошь, а средство  визуального отображения информации. В настоящее время его цена почти вплотную приблизилась к цене хороших моделей на базе ЭЛТ.

Клавиатура предназначена  для ввода-вывода требуемой информации, индикации работоспособности клавиатуры, а также для выполнения основных и вспомогательных функций. Следовательно, клавиатура — автономное устройство, предназначенное для ввода символов и управляющих воздействий в персональный компьютер.

Графический указатель  — мышь — предназначен для ввода  графической информации в компьютер. В настоящее время наибольшее распространение получили оптико-механические, оптические и лазерные мыши. К клавиатуре, мыши и джойстику для работы в офисе не предъявляется никаких особых требований. Для работника лучше иметь эргономическую клавиатуру, то есть разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти.

Все перечисленное ранее  — это обязательный набор, без  которого сама работа с компьютером  становится невозможной. Но существует еще и масса дополнительных внешних  устройств: принтеров, сканеров, емких внешних дисководов, модемов и др. Их присутствие не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько более комфортной.

Акустические системы  предназначены для преобразования аудиосигналов в звуковые сигналы, воспроизводимые звуковыми колонками. Следует заметить, что использовать вместе с компьютером необходимо только экранированные колонки — они могут быть расположены в непосредственной близости с монитором и не приведут к постепенному размагничиванию ЭЛТ. А вот выбор звуковых колонок столь велик, что рекомендовать какие-то конкретные наборы сложно, все зависит от назначения персонального компьютера.

Приобрести хороший  современный компьютер это только половина дела. Не менее важной задачей  является грамотная установка и настройка программного обеспечения.

В основу работы компьютеров  положен принцип управления, состоящий  в том, что компьютер выполняет  действие по заранее заданной программе. Этот принцип обеспечивает универсальность  использования компьютера.

Программное обеспечение - совокупность программ, процедур и правил, а также документации, касающихся функционирования системы обработки данных. Программное обеспечение — наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора.

Программное обеспечение  принято подразделять по способу  распространения и использования  на коммерческое, открытое и свободное. Свободное программное обеспечение  может распространяться, устанавливаться  и использоваться на любых компьютерах дома, в офисах, школах, вузах, а также коммерческих и государственных учреждениях без ограничений. По назначению программное обеспечение разделяется на системное, прикладное и инструментальное.

Программы, которые остаются в памяти после включения на все время работы компьютера, называются резидентными. Широта функциональных возможностей компьютера зависит непосредственно от типа имеющейся операционной системы, системных средств и взаимодействия «человек - программа - оборудование».

Операционные системы (ОС) - резидентная программа, автоматически запускающаяся после включения питания. ОС управляет работой всех устройств компьютера, осуществляет диалог с пользователем и запускает на использование другие программы. ОС играет роль посредника между пользователем и компьютером. Она скрывает от пользователя не нужные ему подробности работы компьютера.

Программа, управляющая  работой какого - либо из устройств  ПК называется драйвером. Драйвера входят в состав ОС.

Следует также обратить внимание на выбор модема, имеющего необходимые характеристики. В последнее время модемы (модуляция—демодуляция) становятся неотъемлемой частью компьютера. Компьютер превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров. Разместить сообщение на электронной доске объявлений, доступной другим пользователям, скопировать с той же электронной доски объявлений интересующие вас файлы, интегрировать домашний компьютер в сеть вашего офиса, при этом (не считая низкой скорости обмена данными) создается полное ощущение работы в сети офиса. Кроме того, воспользовавшись глобальными сетями можно принимать и посылать электронные письма фактически в любой конец земного шара. Глобальные сети дают возможность не только обмениваться почтой, но и участвовать во всевозможных конференциях, получать новости практически по любой интересующей вас тематике.

Существует три основных способа соединения компьютеров для обмена информацией: непосредственная связь, через асинхронный порт; связь с использованием модема; связь через локальные сети. Рассмотрим первые два типа соединений — непосредственное и соединение через модем.

Практически каждый компьютер  оборудован хотя бы одним последовательным асинхронным адаптером. Обычно он представляет собой отдельную плату или же расположен прямо на материнской плате компьютера. Каждый асинхронный адаптер обычно содержит несколько портов, через которые к компьютеру можно подключать внешние устройства. Каждому такому порту соответствует несколько регистров, через которые программа получает к нему доступ, и определенная линия для сигнализации компьютеру об изменении состояния порта. Каждому порту присваивается логическое имя. В настоящее время порт последовательной передачи данных используется очень широко при подключении модемов для передачи данных по телефонным линиям.

По исполнению (эта  характеристика определяет внешний  вид, размеры и размещение модема по отношению к компьютеру):

1) внутренний модем  - вставляется в компьютер как  плата расширения;

2) настольный модем  - имеет отдельный корпус и  размещается рядом с компьютером,  соединяясь кабелем с портом  компьютера. Иногда называют внешним  модемом, что не совсем правильно,  т.к. следующие два типа также являются внешними (то есть расположенными вне системного блока компьютера);

3) модем в виде карточки - миниатюрен и подсоединяется  к портативному компьютеру через  специальный разъем (тот, кто видел  сетевую карту для ноутбука  поймет о чём идет речь);

4) портативный модем  - схож с настольным модемом,  но имеет уменьшенные размеры  и автономное питание;

5) стоечные модемы - вставляются  в специальную модемную стойку, повышающую удобство эксплуатации, когда число модемов переваливает  за десяток.

По характеру применения:

1) обычные. Под обычными  модемами будем понимать устройства, обычно применяемые конечным  пользователем дома или в офисе.  Эти модемы используют только  телефонные каналы;

2) профессиональные. Профессиональные  модемы - наиболее совершенные и скоростные устройства, преимущественно стоечного исполнения. Используются для интеграции локальных сетей, в модемных пулах, а также для удалённого доступа к ресурсам ЛВС

.

2.2.2. Устройства ввода информации

Основным устройством  ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации. Классификацию сканеров можно провести по следующим признакам:

А. кинематическому механизму  сканера;

Б. типу вводимого изображения;

В. особенностям программного и аппаратного обеспечения сканера.

Сканеры по механизму  движения подразделяются на два основных типа: ручной и настольный. Тем не менее существуют также комбинированные устройства, которые сочетают в себе возможность настольных и ручных устройств.

Ручные сканеры. Для  того чтобы ввести в компьютер  какой-либо документ при помощи этого устройства, надо без резких движений провести сканирующей головкой по соответствующему изображению. Равномерность перемещения сканера существенно сказывается на качестве вводимого в компьютер изображения. Современные ручные сканеры обеспечивают автоматическую склейку вводимого изображения, т. е. формируют целое изображение из отдельно вводимых его частей.