Загальні засади, шляхи формування теорії документа

 

 

Міністерство культури і туризму України

Київський Університет Культури

 

 

 

Кафедра документознавства

 

 

 

 

Загальні засади, шляхи формування теорії документа

 

 

 

КУРСОВА РОБОТА

студентки ІІ курсу

групи ДМ-07

Вельченко Наталії

Віталіївни

____________

 

Науковий керівник

к. політ. н., документ

Лисенко О.М.

____________

 

 

Черкаси-2009

 

ЗМІСТ

	ВСТУП……………………………………………………………………	3
	РОЗДІЛ 1 Походження терміна "документ"…………………………...	6
1.1	Історичний розвиток поняття "документ"……………………………..	6
1.2	Емпіричні уявлення про документ……………………………………..	13
1.3	Підходи до розуміння поняття "документ"…………………………….	19
	РОЗДІЛ 2 Структура та складові поняття "документ"………………..	26
2.1	Структура документа……………………………………………………	26
2.2	Інформаційна складова документа……………………………………..	28
2.3	Знакова складова документа……………………………………………	30
2.4	Матеріальна складова документа………………………………………	36
	ВИСНОВКИ………………………………………………………………	38
	СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ………………………………..	41

 

ВСТУП

Поняття "документ" у наш час э найпоширенішим у науках, що вивчають різні способи зберігання та передачі в суспільстві знання (або інформації). Є безліч визначень документа, які зафіксували певні уявлення про нього.

Ми починаємо розкривати тему з історичного розвитку поняття "документ", з того де і коли виникає документ, отже ми дізнаємось , що документ з’являється у IV- III ст. до н. е. в межах Близькосхідної Месопотамської цивілізації, а матеріальною основою перших документів були природні матеріали, більш детально це розповідається у самому тексті.

Зокрема, аналіз змісту і форм комунікаційних процесів, що відбивають зв’язок "писемне джерело-споживач інформації". Далі ми визначаємо походження терміна „документ” і дізнаємось, що слово „документ” від лат. dokumentum- зразок, доказ, свідоцтво походить від дієслова „docere”- вчити, навчати.

Після цього переходимо до змісту поняття "документ" з різних науково-дослідницьких поглядів різних дослідників. Ми розглядаємо не тільки поняття "документ", а й пояснення цього поняття різними вченими, дослідниками.

Актуальність теми розкрити і показати, що багатофункціональність, значимість данної галузі знань є дуже важливою, вагомою в наш час як для суспільства так і для фахівців різних сфер.

Документ являє собою відносно самостійну систему, завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його розходження і подібність з іншими матеріальними об'єктами. Ознака відбиває зовнішню прикмету, по якій можна віднести об'єкт, що вивчається до документа. На відміну від нього властивість відбиває якісну, тобто внутрішньо-властиву документну відмінність. Документ характеризується наявністю усіх властивостей одночасно, а набір ознак документа може бути індивідуальним.

Документ, як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації чи установи. На основі документів можуть прийматися рішення різного типу, характеру. Документ є підтвердженням, незаперечним аргументом при вирішенні різних питань, суперечностей. Навіть з юридичної точки зору: інформація, яка зафіксована – це документ, який може мати юридичну силу. Тому керівник або людина, яка складала документ, несе персональну відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше зберігання, що відображає діяльність установ чи організацій. При роботі з документами слід правильно оформлювати документацію за всіма стандартами для подальшого їх використання.

Рекомендації з документування діяльності закладу є універсальними і можуть бути засновані  на практиці, на будь-якому підприємстві, незалежно від специфіки та напрямку діяльності.

Аналіз різноманітної літератури, що стосується тлумачення значення поняття "документ" дає можливість зробити висновок про те, що для різних учених у різних контекстах, різних науках поняття "документ" має різне значення і різний обсяг.

 Мета: дослідити та розглянути теорію документа, загальні засади, шляхи документа.

 Завдання роботи  є:

1) розглянути виникнення та розвиток документа;

2) визначити особливості  розвитку поняття "документ";

3) охарактеризувати емпіричне  уявлення про документ;

4) дати характеристику  дослідження поняття "документ";

5) дослідити структуру та складові документа.

Об'єктом дослідження є: різні поняття "документ", структура документа, складові документа.

Предмет дослідження: еволюція, закономірності розвитку документа, сфери його функціонуванння.

Джерельна база роботи: у роботі використано 48 джерел з них: навчальні посібники, науково-методичні книги,  різні наукові, філософські, енциклопедичні словники.

Структука роботи: робота складається зі вступу, двох розділів, висновку, списку використаних джерел. Загальний обсяг роботи 40 сторінок.

 

РОЗДІЛ 1

Походження поняття документ

1. Історичний розвиток поняття документ

Людське суспільство вподовж своєї багатовікової історії відчувало потребу в фіксуванні своїх думок і дій на будь-яких носіях з метою їх передачі у просторі і часі. В той самий час, розвиваючи навички писемності, людство відшукувало і вдосконалювало матеріали, придатні для використання в ролі таких носіїв – від глиняних, бронзових і воскових табличок, папірусу, пергаменту, бересту до паперу та найсучасніших електронних носіїв. Кожний новий етап цього пошуку супроводжувався докорінними змінами у способах фіксування інформації і технології її опрацювання. Незважаючи на революційні зміни в науково-технічній і технологічній сферах, що відбуваються на наших очах, найбільш адаптованим і ефективним носієм досі залишається папір. Ось чому у всіх країнах світу найбільш поширеною формою документування людської діяльності є документ на паперовій основі. Нові технології значно змінюють наші уявлення про інформаційний простір, хоча вони не скасовують паперовий документ як найбільш традиційний і такий, що відповідає юридичному статусу документа в будь-якому куточку світу і в будь-яких комунікаційних системах.

Точкою відліку в розвитку власне слов'янської писемності стало прийняття християнства, що супроводжувалось інтенсивним надходженням у Київську Русь грецької літератури. Цей потік рухався з Болгарії, яка в X ст. переживала золотий вік своєї писемності. Цим самим шляхом потрапив у Київську Русь слов'янський алфавіт – кирилиця [1]. В цей період у письмовій формі фіксувались різнохарактерні відомості, що були джерелом інформації, розрахованим на суспільного і приватного споживача. В історії документознавства цей період здобув назву письмоводства.

Для початкового періоду документування людської діяльності характерні такі форми документів: духовні грамоти (заповіти, в тому числі культові і політичні); жалувані грамоти, що підтверджували володіння землями; докончальні грамоти (остаточні договори між князями, дипломатичні угоди, контракти на постачання або продаж товарів, рабів тощо); приватноправові (майнові документи: купчі, позики, кабали тощо); облікові документ (дозорні, амбарні книги); листування (ділове і приватне).

З давніх часів південні слов’яни і русичі  писали на спеціально обробленій шкірі – пергаменті. Він ввозився з заморських країн. Вони намагалися налагодити виробництво якісного пергаменту, але так і не вдалося, а ввезення його у великій кількості з інших країн було невигідним. У зв'язку з цим постало питання про заміну цього матеріалу іншим, більш дешевим і зручним у користуванні, яким і став папір. Порівняно з пергаментом він був дешевшим, легшим, більш гнучким, краще піддавався згортанню і полегшував написання тексту. Документ на паперовій основі стійко увійшов у повсякденне життя, став його невід'ємним атрибутом. Виникла велика кількість нових видів документів, число яких постійно і неухильно зростало.

Розширення сфери використання документів стало передумовою їх подальшої спеціалізації. Так, зокрема, започатковується документування з метою обліку фінансових і господарьких операцій. Виникає потреба у спеціально навчених людях, які здійснюють виробництво документів на професійній основі, і, як наслідок, з'являється необхідність у створенні спеціальних установ з налагодженою системою управління виробництвом ділових паперів.

У різних країнах у різні історичні періоди державне регулювання всіх процесів у роботі з документами здійснювалося шляхом закріплення певних правил і норм спеціальними законодавчими і нормативно-правовими актами. Такі правила не тільки відображали національні особливості, а й використовували досвід інших країн, переважно більш розвинутих в економічному відношенні.

Реформа системи державного управління в Росії в першій чверті XVIII ст. привела до створення ряду нових установ: Сенату, Синоду, колегій і місцевих канцелярій. Це вимагало відповідного регулювання діловодства. Численні законодавчі акти цього періоду містять вимоги і правила підготовки та оформлення окремих видів документів. І тільки Генеральний регламент від 28 лютого 1720 р. остаточно впорядкував систему документування економічної і соціально-політичної сфери. Колезьке діловодство, як воно тепер стало називатись, відрізнялось від приказного дорадчим порядком обговорення і врегулювання справ, чіткою організацією діяльності відповідних служб, уніфікацією найбільш поширених видів документів. Так, у документаційний обіг поступово входять спеціальні службові аркуші бланки; впроваджується спеціальна форма обліку і контролю за виконанням документованих рішень – журнал; використовуються спеціальні атрибути для засвідчення документів – печатки, штампи тощо. Від колезького діловодства бере початок значна кількість видів документів, що існують і сьогодні.

До Генерального регламенту додавався спеціальний список іншомовних слів із їх тлумаченням та визначень основних понять. Документ у ньому трактувався як "писаний доказ", а такі види документів, як грамоти, накази мали назву указів, регламентів, інструкцій. Хід обговорення різних питань фіксувався в таких документах, як протокол та резолюція. Основними термінами у сфері листування були "лист" і "кореспонденція". Доповідні записки і реляції називались "відписками", повідомлення про виконання указів – "екзекуціями". Жалувані грамоти були перейменовані на дипломи, а чолобитні – на прохання [2 с.224].

Ще в ході визвольної війни українського народу 1648 – 1654 рр. склалась українська державність, визначився місцевий адміністративно-територіальний устрій, в основу якого був покладений поділ козацького війська за територіальною ознакою на полки і сотні. Вищим військово-адміністративним козацьким органом, через який гетьманом реалізувались його військові і цивільні владні повноваження, була Генеральна військова канцелярія. Нею готувалась документація з різних питань державного і суспільного життя. Кожний вид документа мав свою назву і чітко визначену форму. Найбільш вживаними були універсали, накази, привілеї, листи, договори, статті, інструкції тощо. З 1721 р. Генеральна військова канцелярія набула статусу особливого адміністративного колегіального органу з правом розгляду і розв'язання важливих питань поточного державного управління, видання указів і розпоряджень на рівні з гетьманом.

Найбільш поширеними органами виконавчої влади на місцях були полкові канцелярії. Очолював канцелярію полковий писар, а до її штату входили старші канцеляристи і канцеляристи. Полковими канцеляріями складались кампути – списки козаків, супроводжувані відомостями про їх майнове становище, проходження ними військової служби. Цими установами видавались також універсали, накази, листи полковників тощо.

Для внутрішнього діловодства існувало кілька книг. "Книга декретова" включала вхідні та вихідні папери, різні ухвали. У "Книзі протестів" фіксувались позови та протести. До "Книги справ поточних" вносились відомості про розслідування і рішення щодо завершення цих справ. Матеріали про карні злочини фіксувались у "Карній книзі".

Порядок і спосіб ведення діловодства в адміністративних установах Галичини був однаковим для всіх. Найбільш типовою адміністративною установою було Галицьке губернаторство, в якому велось звичайне (просте) і таємне діловодство. Згідно з інструкцією 1773 р. діловодство в губернаторстві вела канцелярія, що поділялась на 4 секції: бюро реєстрації (інакше – подавчий протокол); бюро референтів, експедиція, реєстратура (інакше – архів). Із введенням нової маніпуляції (1 січня 1784 р.) впроваджено журнали реєстрації вхідної документації (ексгібітів). Для реєстрації документів секретного змісту використовувалися спеціальні журнали. Зареєстрована вхідна документація надходила в бюро референтів, а потім передавалась на розгляд відповідним референтам чи департаментам. Документ, що вимагає відповіді, надсилався в експедицію, а призначений для зберігання – в реєстратуру (архів). Тут документи  складалися в так звані стоси строго за вхідними реєстраційними номерами і датою надходження. Документи, одержані протягом одного року, зв'язувались у в'язки – фасцикули. Особливістю австрійського діловодства було його ведення на аркушах великого формату, що називались конволютами. Це по суті документальні додатки, які через свій формат не могли бути приєднані до документів, зібраних у фасцикулах [3 c.15 –16].