Загальні засади, шляхи формування теорії документа

Зовнішня структура документа – це його поділ на окремі фізичні частини. Внутрішня структура – це поділ запису інформації на окремі логічні частини.

Як зовнішня, так і внутрішня структури документа розрізняються залежно від того, яким способом запису створений документ, яка його речовинна (фізична) основа і форма (конструкція) носія інформації, але вони мають і певні спільні риси.

З погляду зовнішньої структури документ може складатися з одного носія інформації (наприклад листівка) або декількох носіїв (наприклад комплект листівок, грамплатівка з конвертом, зібрання творів з декількох томів тощо) або бути часткою одного носія (наприклад стаття в журналі).

З погляду внутрішньої структури документ може складатися з одного твору (наприклад монографія) або декількох творів (наприклад енциклопедія – з довідкових статей, журнал або газета – з багатьох різноманітних публікацій), або бути частиною якогось великого твору (один том із багатотомного видання).

Внутрішня структура документа передбачає також наявність його основного змісту (тексту чи зображення), ілюстративного матеріалу, додатків, а також довідкових та допоміжних матеріалів у вигляді вступної статті, передмови, післямови, "змісту", допоміжних покажчиків і т. ін.

Якщо певний вид документа має усталену внутрішню структуру, наявність і послідовність окремих частин тексту, говорять, що цей документ має типовий формуляр.

Для окремих видів документів розроблено також переліки відомостей, які потрібно додавати до основного тексту, щоб можна було впізнати (ідентифікувати) саме цей документ. Це – реквізити документа, від лат. requisitum – необхідне, потрібне. Встановлено реквізити для офіційних документів, вихідні відомості для видань.

Вихідні відомості видання містять відомості про автора, назву документа, надзаголовочні дані, підзаголовочні дані, місце і рік видання, видавництво. До них додають також анотацію або реферат.

Вихідні відомості видання розміщують переважно на зовнішніх елементах документа: титульному аркуші та його звороті, обкладинці, на кінцевій полосі у друкованих виданнях; на етикетці, конверті, коробочці – для грамплатівок, аудіокасет, відеокасет, компактних оптичних дисків.

Для кожного виду документа встановлюють свій набір реквізитів, але в цілому їх сукупність відповідає згадуваній вище формулі Лассуєлла: "Хто, що, кому, по якому каналу, з якою метою (яким ефектом) повідомляє". Для документів, що мають технотронне походження, вказують додатково їхні технічні характеристики, щоб можна було правильно вибрати спосіб відтворення інформації з таких документів.

Отже, механічний спосіб запису інформації дає можливість розмножувати (тиражувати) документи, створені ручним способом, а також створювати документи методом Брайля, способом фонозапису, перфоруванням.

Магнітний спосіб використовується для фонозапису і запису технічно-кодованої інформації для ЕОМ.

Оптичний запис використовується при фотографуванні, мікрофільмуванні, ксерокопіюванні, створенні кінофільмів і відеозаписів, в оптичних дисках.

Структура документа обумовлена способом запису, речовинною основою і конструкцією носія інформації. Розрізняють зовнішню і внутрішню структуру. Ідентифікаційні ознаки документа відображають у його реквізитах.

 

2.2 Інформаційна  складова документа.

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці [29 с.191].

Документ створюється для передачі і зберігання соціальної інформації в просторі і часі. Лише документ організовує, систематизує інформацію, подає її в зафіксованому порядку [30 с.320].

Вперше питання про соціальну інформацію розглядалося вченими ще на початку ХХ століття [31 с.400].

Соціальна інформація – це спосіб передавання знань, емоцій і волевиявів у суспільстві. В загальному соціальну інформацію можна визначити як відомості призначені для передачі в суспільстві. Саме інформація, вміщена в документі, є об’єктом вивчення в документознавстві та суміжних науках [32 с.196].

Соціальну інформацію легко розпізнати по ряду ознак:

1. По способу розповсюдження соціальна інформація поділяється на два види:
• опубліковану (що розповсюджується за допомогою тиражного розмноження);
• неопубліковану (не розрахована на широке розповсюдження).
2. По ступеню переробки соціальна інформація поділяється на:
• первинну, (вміщує безпосередні результати наукової роботи);
• вторинну (результати переробки первинної інформації).
3. По сферах отримання і використання інформації в різних областях соціальної діяльності виділяється декілька видів соціальної інформації [33 с.78].

Кожний із названих видів інформації може бути об’єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширювати за рахунок галузевого поділу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т.п.) [34 с.228].

Інформація – це вміст деякого повідомлення. Ту саму інформацію можливо передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

Передавання інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передавання повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Суть і значення цих знаків потребують відповідного сприйняття і розуміння.

Сукупність знаків для споживача може залишатися тільки повідомленням і не перетворюватися в інформацію, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст на іноземній мові, витвір авангардного мистецтва). Здатність сприймати інформацію цілком залежить від того, хто її отримує, його можливостей і здібностей[35 с.224].

Іншими словами, інформація має об’єктивну форму у вигляді повідомлень і суб’єктивну – як процес її сприйняття і розуміння. З суб’єктивної точки зору інформація це результат її сприйняття (виділення сигналу із навколишнього середовища), її розпізнавання, верифікації (роз’яснення значення і суті), перекодування і систематизації (віднесення до тої чи іншої групи понять) [36 с.78].

Отже, в професійній діяльності, об’єктом якої є документ, потрібно розрізняти поняття "документна інформація", "інформація документа", "інформація на документі", "документальна інформація". Інформація може бути недокументною – не зафіксованою на матеріальному носієві і матеріальною – закріпленою на ньому .

Основу будь-якого документа складає документна інформація, тобто інформація, що вміщена в документі. Для її зберігання та передачі і був створений документ[37 с.320].

 

2.3. Знакова складова  документа

За характеристикою Документа IV його знакова складова відрізняється тим, що це – запис інформації. Запис інформації завжди виконують способом, винайденим людиною, і такими знаками, що відповідають тому чи іншому способу.

Фіксування інформації на матеріальному носії – це і є створення документа, або документування. Іноді цей процес називають "документування інформації"; звідси вираз "документована інформація", який позначає інформацію, зафіксовану в документі. Але останнім часом переглядаючи терміносистеми документознавства, фахівці прагнуть позбутися багатозначності (полісемії) окремих виразів. Зокрема, "документування" може означати також підтвердження певної інформації документами, а "документована інформація", відповідно, – інформацію, підтверджену документами. Ю.М. Столяров пропонує залишити за терміном "документування" саме останнє значення, а процес створення документа називати "документаризація". Відповідно, інформація, зафіксована в документі, має називатися "документарною". Погоджуючись із тим, що треба шукати і використовувати різні терміни для позначення різних понять, ми все-таки вимушені користуватися одночасно старим і новим термінами, щоб показати їх синонімічність.

Отже, запис інформації – це метод документування (або документаризації). Розрізняють такі способи запису інформації:

1). ручний, або рукотворний (той, що здійснюється рукою людини);

2). механічний (здійснюється  із застосуванням технічних пристроїв: друкарської машинки, поліграфічного  верстату, або фонозапис на грамплатівках, або перфорування);

3). магнітний (фонозапис чи  запис машинно-орієнтованої інформації для ЕОМ на магнітних плівках, дисках та дискетах);

4). оптичний запис – запис інформації за допомогою світла при фотографуванні, репрографії (ксерокопіюванні), у кінофільмах, голограмах, у тому числі запис за допомогою лазерного променя (на оптичних дисках, компактних дисках, голограмах);

5). магнітооптичний запис – означає одночасне використання магнітного носія і лазерного променя (коли створюється магнітооптичний диск).

Відповідно до способу запису розрізняють:

– системи запису інформації (ручна, механічна, магнітна, оптична, у тому числі фотографічна, електростатична, магнітооптична);

– системи відтворення інформації (механічні, магнітні, оптичні).

Для кожного способу запису інформації розроблено спеціальні знакові системи, якими фіксують інформацію.

Ручний спосіб запису (документування або документаризації) – це переважно запис мови знаковою системою письма. Письмо – це знакова система фіксування мови (слів), яка дає змогу за допомогою нарисних (графічних) елементів "закріплювати" мову на матеріальному носії з метою її передавання в часі та просторі. Як правило, письмо відображає вербальний (словесний) текст. Знаки, що відображають слова, належать до першої знакової системи – вербальної (або словесної, текстової). Основні типи письма:

1). ідеографічне (ідеограма – умовне зображення, що відповідає цілому слову або його частині; створювані знаки називають ієрогліфами);

2). словесно-складове (ідеографічно-ребусне); використовувані знаки теж називають  ієрогліфами;

3). силабічне (складове, де  один знак відповідає сполученню приголосного та голосного звуків, тобто складу звуків);

4). буквено-звукове (фонетичне) – літера (один знак) або сполучення літер (знаків) відповідає одному звуку або їх сполученню – фонемі;

5). особливий тип письма: нотне письмо – система графічних знаків для запису музики. Ноти – це друга знакова система після словесної (вербальної).

Усі знаки письма, якими записуються мова і музика, є символічними (тобто знак не подібний до того, що зображується).

Третя знакова система – образотворча. Ручний спосіб документування (документаризації) використовується під час виконання різноманітних зображень: рисунків (олівцем), малюнків, картин, креслень, схем. Частіше за все – це твори образотворчого мистецтва, але можуть бути й наукові зображення, і технічні зображення. Знаки-зображення, як правило, є іконічними, тобто подібними до того, що зображується.

Четверта знакова система – картографія. Картографічні зображення є особливим видом зображень: це умовні зображення поверхні Землі та інших астрономічних об'єктів за допомогою спеціально вироблених засобів і знаків. Картографічні зображення є переважно символічними, але іноді доповнюються іконічними знаками.

Документи, створені ручним способом, доступні для безпосереднього сприймання їхньої інформації людиною. Вони не потребують ніяких технічних пристроїв, якщо не вважати такими окуляри, необхідні деяким людям.

Спосіб сприймання інформації з таких документів – візуальний.

Механічний спосіб запису інформації (документування або документаризації) частіше за все характеризується технічним відтворенням тієї чи іншої знакової системи запису інформації, розробленої ручним способом.

Наприклад, знакова система письма відтворюється друкарською машинкою або різноманітними поліграфічними засобами (перш за все друкарським верстатом – поліграфічною машиною). Так само відтворюються нотне письмо, образотворчі зображення, картографічні зображення.

Тиражування документів – характерна ознака механічного способу документування. Але є й спеціальні знакові системи, що їх використовують за механічного способу запису інформації.

Наприклад, це письмо шрифтом Брайля. Шрифт Брайля – це рельєфно-крапковий шрифт, розроблений для сліпих, для читання пальцями через дотик.

Ще один варіант механічного запису – це фонозапис шляхом зміни поверхні носія інформації (при створенні фоноваликів і грамплатівок).

До варіантів механічного запису інформації належить також перфорування, тобто запис інформації на перфокартах і перфострічках шляхом пробивання отворів.

Більшість документів, створених механічним способом, доступні для безпосереднього сприймання їх інформації людиною. Це – друковані тексти, ноти, відтворення рисунків, малюнків, креслень, картографічних зображень. Тексти, записані шрифтом Брайля, також сприймаються людиною без допоміжних засобів, безпосередньо через дотик.

Способи сприйняття текстової та графічної інформації, створеної механічним способом запису інформації – візуальний або тактильний.