Загальні засади, шляхи формування теорії документа

Отже, термін "документ" походить від індоєвропейської прамови і має спільний корінь із словами "десять", "учу", "навчаю", "вчення", "учений". Це свідчить про початкове широке значення поняття "документ" і підтверджує правомірність повернення до нього у XX ст. в працях П. Отле та заснованої ним Міжнародної федерації з інформації та документації.

Поняття "документ" відображає емпіричні уявлення про документ як певну річ (матеріальний об'єкт), що містить у собі інформацію і може передавати її людині.

1.3 Різні значення  поняття "документ"

Аналіз різноманітної літератури, що стосується тлумачення значення поняття "документ", дає можливість зробити висновок про те, що для різних учених у різних контекстах, різних науках поняття "документ" має різний обсяг. "Обсяг поняття" – це "клас узагальнених у понятті предметів". Обсяг поняття взаємопов'язаний зі "змістом поняття", тобто "сукупністю (звичайно істотних) ознак, за якими проведено узагальнення і виділення предметів у даному понятті" [23 c.313].

Різні значення поняття "документ" мають спільне підґрунтя: найширше значення поглинає, охоплює всі інші, менш широкі. Тобто відношення між різними значеннями поняття "документ" будуються за "принципом матрьошки": кожне більш широке значення поглинає менш широке. Щоб довести це, позначимо різні значення поняття "документ" так: Документ І, Документ II, Документ III, Документ IV, Документ V, Документ VI, Документ VII, Документ VIII.

Документ І – це найбільш широке значення, що охоплює всі інші. Це будь-який матеріальний об'єкт, як штучний, так і природний, який може бути використаний для передавання інформації в суспільстві. Для цього він має бути включений у певне зібрання чи колекцію. До цього значення належать не тільки писемні документи чи інші документи, в яких інформація "записана" тим чи іншим способом, а й будь-які речі, предмети, що можуть бути представлені в музеях, на виставках і т. ін. До обсягу цього поняття включають навіть представників живої природи – тоді, коли вони використовуються для передавання знань (інформації) про них. Дефініцію Документа І подала, наприклад, Сюзанна Бріє, колишній віце-президент Міжнародної федерації з документації: це "будь-яке свідчення – конкретне чи символічне, закріплене чи зареєстроване, що є для представлення, відтворення або доведення певного фізичного чи інтелектуального явища"[24 c.48]. Вона дала також широковідомий коментар до цієї дефініції: "Документами є фотографії та каталоги зірок, камені в мінералогічному музеї, тварини, що описані в каталозі та виставлені в зоопарку".

Друге за обсягом поняття значення – Документ II – також охоплює різноманітні матеріальні об'єкти, але за винятком об'єктів природного походження. Документ II – це предмет матеріальної культури людства або будь-який матеріальний об'єкт так званої другої природи, створеної людиною. Це – речі, що свідчать про розум людини, про рівень розвитку людської цивілізації. У такому значенні використовував поняття "документ", наприклад, відомий німецький пропагандист ідей документації Отто Франк [25 c.64].

Документ III – це матеріальний об'єкт, створений людиною спеціально для передачі інформації в суспільстві. З різноманітних творів людських рук та мислення до обсягу поняття Документ III належать лише такі, що створювалися саме для передавання певних знань, почуттів, уявлень людини. Це, крім різноманітних форм "запису інформації", також тривимірні твори образотворчого мистецтва (скульптури, архітектури), а також моделі, макети, муляжі, наочні посібники та інші подібні об'єкти.

Документ IV – це матеріальний об'єкт, у якому подано будь-який запис інформації, який може бути виконаний будь-яким розробленим людиною способом. Записом називають перш за все письмову фіксацію слів (мови) будь-якими знаками. Але записом є й будь-яка фіксація інформації графічними знаками, у тому числі й музичними – нотами, і знаками, що передають зображення предметів (образотворчими), і знаками, що подають умовне зображення певної території (картографічними). З розвитком техніки різноманітність записів збільшилася завдяки можливостям запису звуку (у тому числі усної мови, музики, шумів і т. ін.); фотографічних "записів" зображень, кінематографічних записів зображень, що рухаються, і звуку тощо. Записом інформації є також її фіксація електронно-обчислювальною машиною на різноманітних носіях і різними способами, обумовленими технічними характеристиками застосовуваної для запису електронно-обчислювальної техніки.

Отже, поняття "запис інформації" є доволі широким і охоплює різні способи запису. Разом із тим його ще не визначено достатньо чітко. Наприклад, незрозуміло, чи можна вважати "записаними" твори живопису в оригіналі. Деякі автори поширюють поняття "записана інформація" на всі матеріальні об'єкти, що можуть використовуватися для передавання інформації в суспільстві. Наприклад, Наталя Миколаївна Кушнаренко вважає, що визначення документа як записаної інформації "дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві (у тому числі експонати музеїв, архітектурні пам'ятки, зразки порід і т. п.)"[26 c.20]. На нашу думку, таке трактування поняття "документ" можливе тільки в тому випадку, коли в його визначенні немає вказівки на спосіб фіксування інформації (тобто "запис"); тільки тоді обсяг поняття "документ" дорівнює значенню Документа І.

Коротка дефініція Документа IV формулюється так: "записана інформація". Немає потреби доводити, що запис інформації може здійснити лише людина, розробленим людиною (точніше суспільством) способом. Саме це значення поняття "документ" було обране як головне в багатьох працях, присвячених інформаційній діяльності. Воно було закріплене в міжнародному стандарті "ІСО 5127–83. Документація та інформація. Словник": "записана інформація, яка може використовуватись як одиниця в документаційному процесі". Таке визначення не означає, що документ перестав бути "матеріальним об'єктом"; воно тільки підкреслює, що інформація в такому документі існує у вигляді запису. Цей висновок підтверджується і наступною редакцією міжнародного стандарту ІСО 5127, де документ визначається як "записана інформація або матеріальний об'єкт, що може розглядатись як одиниця в документаційному процесі".

Документ V – це запис інформації, що є "залишком" (або безпосереднім результатом) певної людської діяльності і свідчить про неї. До обсягу поняття Документ V відносять перш за все матеріали діяльності державних установ, громадських організацій, посадових осіб, а також інші документи, що створюються в процесі певної адміністративної чи виробничої діяльності. За межами поняття Документа V залишаються матеріали, що описують ту діяльність, яка вивчається, але створюються поза нею. Таке розуміння "документа" є відносним, характерним саме для історичної науки.

Обсяг поняття Документ V може змінюватися залежно від того, який вид діяльності вивчається істориком. Наприклад, при вивченні діяльності державної установи документами вважаються її плани, звіти, протоколи засідань і т. ін., а недокументальними матеріалами – наукові дослідження про цю установу, публіцистичні статті, навчальні посібники, спогади, що описують цю діяльність тощо. Але при вивченні діяльності вченого, автора наукових праць, навчальних посібників тощо саме вони розглядатимуться як документальні матеріали, якщо є творами цієї особи; при вивченні діяльності письменника такими будуть його твори, що належать до художньої, публіцистичної, науково-популярної та іншої літератури.

Документ VI – це запис, що не тільки створюється в процесі певної діяльності, а й обов'язково містить відомості про певні юридичні факти. Юридичними фактами вважають передбачені законом обставини, що є підставою для виникнення (або видозміни чи припинення) конкретних правовідносин. Правовідносини – це відносини між окремими особами (чи особами та установами), що визначають їхні права та обов'язки, правила поведінки в суспільстві. Правовідносини закріплюються в договорах, угодах, адміністративних актах та інших офіційних письмових документах, спрямованих на регулювання суспільних відносин. У такому розумінні вже не можна називати документами наукові праці чи художні твори.

Документ VII – це запис про юридичні факти, який має необхідний набір засвідчень. Наприклад, протокол засідання, в якому немає підписів головуючого та секретаря, вже не вважається документом у такому розумінні. Для різних видів документів (у цьому значенні) потрібні різні форми засвідчень: підписи посадових осіб, печатки, спеціальні бланки документів і т. ін. Навіть внутрішня форма запису, наявність і послідовність певних відомостей має певну вагу при визначенні ступеня "документальності" таких матеріалів. Особливості підготовки та оформлення таких документів вивчають у курсах діловодства.

Документом VIII вважається тільки такий запис про юридичний факт, що засвідчує особу. Документи, що належать до цього значення, не є однорідними. Це можуть бути особисті документи офіційного походження, які офіційно засвідчують факти життя громадянина (свідоцтва про народження, шлюб, смерть), його суспільний стан, партійну належність (а також членство в різних громадських організаціях), нагороди, права (майнові, водія) тощо. Інший клас – службові (особові) документи, що посвідчують особу: службові посвідчення (у тому числі кодовані картки), посвідки (на відрядження), доручення (на ведення справ, представництво у суді, інші мандати). Саме в значенні Документа VIII використовують термін "документ", коли просять, наприклад, "пред'явити документи". Це значення поняття "документ" є найпоширенішим у побуті, відомим кожній людині. На перший погляд воно не має нічого спільного з Документом І чи з Документом IV, але виявляється, що певні спільні риси в них є. Безумовно, за межами поняття Документ VIII залишається безліч таких матеріальних об'єктів, що в інших значеннях теж вважаються документами.

Ми можемо спостерігати, що людина, яка вважає документом тільки Документ VIII, заперечує застосування терміна "документ" до інших явищ, наприклад, у значенні Документ IV; або людина, яка вважає документом тільки Документ VII, заперечує можливість називати "документом" Документ VI і т. ін. Такі приклади трапляються не тільки у повсякденному житті, а й у наукових дискусіях.

Отже, поняття "документ" може використовуватися в різних значеннях, які перебувають одне з одним у відношеннях цілого та частки. З погляду того чи іншого значення поняття "документ" все, що не входить до його обсягу, не є документом.

Запропонований поділ і показ співвідношення різних значень поняття "документ" є методологічним засобом аналізу різних дефініцій документа. Завжди важливо знати, який саме обсяг поняття "документ" визнає той чи інший автор, те чи інше джерело. Інакше неможливо порівняти трактування документа одне з одним, визначити класифікацію документів на види (бо невідомо, про які документи йдеться), характеризувати діяльність документування, опрацювання та використання документів.

Є деякі труднощі, що не дають змоги визначити в дефініції найсуттєвіші риси того документа, з яким мають справу певні установи, тому дефініція документа, як правило, доповнюється переліком предметів, що належать до "документа" в цьому значенні. Інколи дефініція терміна "документ" свідчить нібито про одне розуміння обсягу цього поняття, а характеристика явищ, що належать до документа, – про інше. Наприклад, наведене вище визначення документа в "Українській радянській енциклопедії" (як інформації, що зафіксована на матеріальному носії) можна віднести до найбільш широкого значення – Документа І, бо вона не містить жодних обмежень ані до характеру інформації, ані до характеру матеріального носія. Але далі в дужках наводиться перелік прикладів об'єктів, що належать до документів: "писемний текст, книга, часопис, перфокарта, магнітна плівка тощо"[27 c.428].

Запропонований підхід нумерації різних значень поняття "документ" застосовують й інші автори, але не завжди враховують послідовність нумерації: від найширшого значення, що позначається як Документ І, до менших за обсягом поняття. Зокрема, в підручнику Н.М. Кушнаренко [26 c.20]. Документом І названа дефініція, що характеризує документ як запис інформації, а Документом II – будь-який матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі. За нашою характеристикою "запис інформації" – це Документ IV, а "будь-який матеріальний об'єкт..." – Документ І. Названий Н.М. Кушнаренко Документом III "матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому вигляді інформацію, оформлений у встановленому порядку і такий, що має відповідно до чинного законодавства правове значення" може трактуватися або як Документ VII, або ширше – як Документ IV.

Отже, є різні значення поняття "документ", які відрізняються одне від одного обсягом і змістом поняття. Найширше значення документу таке: документ – це будь-який матеріальний (субстанціальний, речовинний) об'єкт, який може бути використаний для передавання інформації в суспільстві. Це значення поглинає всі інші, вужчі за обсягом поняття (за "принципом матрьошки").

РОЗДІЛ 2

Структура та складові поняття документа

2.1 Структура документа

Для характеристики документа важливе значення має також його структура. Структура документа – це його склад, наявність певних частин, спосіб їх взаємозв'язку. Розрізняють зовнішню і внутрішню структуру.

Окремі дослідники пропонують розрізняти зовнішню і внутрішню форму документа. З погляду С.І. Семілетова, зовнішня форма документа – це єдність матеріального носія та способу фіксування і представлення даних (інформації), а внутрішня форма – це організація зафіксованої на матеріальному носії інформації, структура її подання [28 c.5 – 11]. На нашу думку, структура документа може бути не тільки його внутрішньою, а й зовнішньою формою. Як правило, розрізняють елементи внутрішньої і зовнішньої структури документа.