Загальні засади, шляхи формування теорії документа

Для сприйняття фонозапису з грамплатівок людині потрібний спеціальний апарат – програвач. Спосіб сприйняття інформації з такого запису – аудіальний.

Перфоровані документи – перфокарти, перфострічки – призначаються переважно для обробки інформації спеціальною машиною, частіше за все – ЕОМ. У зв'язку з розвитком електронно-обчислювальної техніки спосіб перфорування став застарілим способом фіксування інформації, який тепер майже не використовується. Але перфокарти і перфострічки залишаються першими зразками технічного кодування інформації для зчитування ЕОМ.

Магнітний запис здійснюється спеціальними пристроями шляхом зміни магнітного поля носія інформації. Таким чином створюють фонодокументи, тобто документи із записом звуку. Спосіб сприйняття їх інформації – аудіальний, за допомогою спеціальних пристроїв – магнітофонів.

Крім того, магнітний спосіб запису інформації використовується для запису матричної (технічно-кодованої) інформації, призначеної для зчитування ЕОМ (комп'ютером). Так здійснюється запис у постійній пам'яті комп'ютера (на вінчестері), гнучких магнітних дисках (дискетах, флопі-дисках). Як для запису, так і для сприйняття такої інформації потрібні комп'ютери. Спосіб сприйняття інформації людиною – візуальний, через екран монітора.

Оптичний запис – запис інформації за допомогою світла – теж можливий тільки при використанні спеціальної техніки. Зокрема, це – запис способом фотографування на чутливому шарі фотоплівки та фотопаперу або фотопластинки із застосуванням фотографічної зйомки і хіміко-фотографічної обробки та друку. Розрізняють фотографічний негатив і позитив.

Документи, створені способом фотографування, вважаються особливо точними щодо відтворення об'єктивної дійсності, достовірними. Це так, але не завжди. Фотозображення залежить від способу фотозйомки, обраного ракурсу, способу обробки фотонегативу, способу друкування, отже, в кінцевому підсумку, від мети, якої прагне досягнути комунікант, та його майстерності.

Спосіб фотографування використовують також при створенні мікрокопій документів шляхом мікрофільмування (мікрофільми, мікрокарти, мікрофіші).

Подальший розвиток світлокопіювальної техніки привів до створення ксерокопіювального способу запису інформації, коли створюються ксерокопії паперових документів на паперовій основі (або репродуковані документи).

Оптичний запис інформації застосовують також при створенні кінофільмів на кіноплівці та відеозаписів на відеокасетах. При цьому записується і відтворюється не тільки зображення, а й звук, що супроводжує кінокадри.

Оптичний запис інформації застосовується і для запису лазерним променем текстової, зображувальної і звукової інформації на оптичних дисках, дисках типу СD-RОМ, компакт-дисках, голограмах.

Отже, оптичний запис інформації дає можливість фіксувати і відтворювати як візуальну, так і аудіальну інформацію, а також матричну інформацію, призначену для зчитування ЕОМ.

Оптичний запис обов'язково здійснюється за допомогою спеціальних пристроїв, а спосіб зчитування інформації залежить від того, який документ створюється. Наприклад, фотопозитив доступний для безпосереднього сприйняття інформації, а для читання мікрофільму потрібний спеціальний пристрій, так само, як для перегляду кінофільмів і оптичних дисків.

Магнітооптичний запис – це одночасне використання магнітного та оптичного способів запису інформації. Так створюється магнітооптичний диск.

Розрізняють також форму запису інформації.

Якщо запис здійснюється послідовно в один рядок – це одновимірний (лінійний) запис. Одновимірний запис може продовжуватися на наступних рядках або аркушах, може поділятися на окремі частки, наприклад, у вигляді карток. Його характеристика при цьому залишається незмінною. Одновимірним є також запис на стрічках або дисках.

Двовимірний (площинний) запис здійснюється одночасно у двох вимірах – довжині та ширині. Таким способом виконуються рисунки, малюнки, карти, схеми, фотозображення (світлини), кінокадри.

Тривимірний (об'ємний) запис на сьогодні є винятковим, не характерним для більшості документів із записом інформації. Це – голограми, записані лазерним променем одночасно у трьох вимірах.

Отже, загалом запис інформації пов'язаний зі змінами не тільки поверхні, а й структури фізичної основи документа (при перфоруванні, тисненні, зміні фізико-хімічної основи документа). Мета вдосконалення способів запису інформації – забезпечити більшу ємність запису (тобто подавати у невеликому обсязі більшу кількість інформації), збільшити швидкість запису, підвищити якість відтворення інформації, довговічність запису.

 

2.4 Матеріальна  складова документа

Інформація, як така не є достатньою ознакою документа. Матеріальна складова документа – одна з двох необхідних і обов’язкових складових документа, без якої він не може існувати[38 с.127].

Матеріальна складова документа – це його фізична сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію в просторі і часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації – матеріальний об’єкт, навмисно створений людиною, посередництвом якого можна зберігати і передавати інформацію[39 с.226].

Призначення документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, журналів, газет, фільмів, дисків, та ін. Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення в просторі, стійкими для зберігання інформації протягом тривалого часу, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлень[40 с. 361].

Інформація, що міститься в документі, обов’язково закріплена на якому – небудь спеціальному матеріалі (папірус, пергамент, папір, кіно-, фотоплівка і т.д.), що має форму носія (стрічка, стрічка, барабан, диск, і д.т). крім того інформація завжди фіксується яким-небудь методом запису, що передбачає наявність засобів (фарба, туш, барвники, клей і т.п.) і інструментів (ручка, друкарський станок, відеокамера, принтер і т.п.). [41 с.112].

Таким чином під матеріальною складовою документа розуміють:

- матеріальну основу документа;

- форму носія інформації;

- спосіб документування  чи запису інформації[42 с.569].

Матеріальна основа документа – сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлень (тексту, звуку, зображення) і складаючи носій інформації. В залежності від матеріальної основи документи поділяють на дві великі групи: природні та штучні. Штучні документи в свою чергу діляться на паперові документи і документи на не паперовій основі – полімерні документи [43 с.270].

До паперових відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, ізовидання, перфострічки, перфокарти і ін. [44 с.318].

Папір відповідає багатьом вимогам: відносно простий у виготовленні, доступний, достатньо довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніша якість паперу – він дозволяє тиражувати інформацію. [45 с.220].

Отже, поява штучних носіїв на полімерній основі поповнила видове різнобіччя документів, що здатні нести музику, рухоме зображення. Були створені гра пластинки, магнітні плівки, фото- і кіноплівки, магнітні і оптичні диски – матеріальні носії тієї інформації, яка не може бути зафіксована на папері.

 

ВИСНОВКИ

Документ є історичним результатом розвитку людства. Спочатку носії були природного походження, але згодом, по мірі виникнення потреби збереження інформації і передачі її наступним поколінням, люди почали технічно їх переробляти, в результаті чого вони отримували перші матеріали, які застосовувалися як документи. Звісно матеріальна основа цих документів була природного походження - глина, папірус, дерево, пергамент, шовк, папір.

Але й цього людству було замало для збереження інформації, оскільки дані носії були недовговічними, а також на них неможливо було зафіксувати інформацію повністю і компактно, крім того матерії для їх виготовлення ставало все менше. А інформації в суспільстві ставало все більше і більше.

Тому людство почало виготовляти матеріали, яких не існувало в природі. Так почалася ера документів на штучній основі. Спочатку природний папір замінили штучним, який мав меншу собівартість і більший термін зберігання, мав до того ж кращу якість.

Проте згодом з'явилася потреба у закріпленні не тільки текстової, але й звукової, графічної інформації. Це стало можливим із винайденням спеціальних полімерів - складали основу плівок, на якій закріплювалася візуальна інформація, а згодом і звукова. Пластичні маси було покладено в основу носіїв звукової, графічної, текстової та візуальної інформації. Металеві сплави зберігали звукову, цифрову, текстову та ін. інформацію. Тобто з'явилися носії, які несли інформацію будь-якого вигляду, а саме головне вони стали недорогими, могли компактно розмістити інформацію, а також максимально її ущільнити.

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов’язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам’ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи, документознавці в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.

Попри значне поширення в сучасному світі електронних документів традиційний паперовий носій інформації залишається найбільш вживаним.

До виконання певного наказу чи уставу в організації, установі чи підприємстві здебільшого приймаються рішення з наявністю всіх візуальних атрибутів, тобто паперових документів.

У цій роботі ми почали з того, що дізнались де і коли виникає перший документ. Дізнались також, що було матеріальною основою документів. Як вони складались і чому виникли. І таким чином дізнались, що за довгий історичний період розвитку значення поняття „документ” постійно змінюється. І до нашого часу приймається визначення, то даючи йому найширшого сенсу, звужує його поняття до одного якого-небуть виду документа. Тому користуючись поняттям документ, необхідно кожний раз уточняти, яке саме значення в нього вкладене для рішення теоретичних та практичних задач.

Знакова, матеріальна та інформаційна складові є невід’ємними складовими документа. Деякі автори не виділяють знакову складову окремо, а розглядають її в середині або інформаційної або матеріальної складових.

Знакову складову документа можна розглядати окремо як від інформаційної, так і від матеріальної складових. Інформаційна складова – це той зміст інформації, який документ має передати споживачу, а знакова – це зовнішні елементи документа, завдяки котрим фіксується інформація. Водночас знакова складова не збігається з матеріальною складовою документа, яка надає можливості зафіксувати певні знаки.

Отже, ми розглянули тему відповідно до пунктів плану і показали, що багатофункціональність, значимість даної теми є дуже важливою, вагомою в наш час як для суспільства, так і для фахівців різних сфер.

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1). Болдырева Т.И. Секретарское дело. – М.: Высшая школа, 1989, – 382с.

2). Ділова документація  Гетьманщини XVIII ст./ Зб.праць. – К.: Знання, 2000. – 224 с.

3). Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. – М.: Высшая школа, 1983. – 350с.

4). Кулешов С.Г. Управлінське  документознавство: Навч. Посібник. – К.: ДАККК і М, 2003. – 57 с.

5). Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР ( учебное пособие ). – М.: ГАУ, 1959. – 359с.

6). Чаев Н.С., Черепнин Л.В. Русская палеография. – М., 1947. – 231 с.

7). Терминологический словарь по теории и практике научной информации. – М., 1964.

8). Михайлов А.И. Основы  информатики / А.И.Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский. – 2-е изд., перераб. и доп. – М., 1968. – С.46.

9). Большая совецкая энциклопедия. – 3-е изд. – Т.8. – М., 1972. – С.1196

10). Терминологический словарь по нформатике /Междунар. центр науч.-техн. информ. – М., 1975. – С.122.

11). Українська радянська  енциклопедія . – 2-ге вид. – Т. 3. –  К., 1979. – С.428.

12). Информатика как наука  об информации: информ.,документальный, технолог. Р.С.Гиляревский

13). Коршунов О.П. Библиографоведение. Общий курс

14). Столяров Ю.Н. Библиотека: структурно-функциональный подход

15). Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд

16). Dictionary of english language

17). Блощинська В.А., Сучасне діловодство

18). Suski A. Rozwoj historiezny pojecia

19). Комаров М.А. Понятие и определение документа

20). Otlet P.Traide de Documentation

21). Oтле П. Библиотека, библиография, документация

23). Столяров  Ю. Онтологический статус документа и его практическое значение для библиотек

24). Столяров  Ю. Онтологический статус документа и его практическое значение для библиотек

25). Філософський словник