Загальні засади, шляхи формування теорії документа

З огляду на зміст документів цього періоду їх можна поділити на такі групи: адміністративно-розпорядчі; фінансові; документи збирання контрибуцій; торговельні документи; воєнні і судові документи; документи приватного характеру. Ці документальні джерела відображають особливості ділової мови того часу. Для неї характерні специфічні слова і звороти, а також канцеляризми, що формувались при створенні офіційних документів. У процесі розвитку діловодства виникли такі види документів, як універсали, укази, постанови, рішення, директиви, циркуляри, донесення, звернення, рескрипти, ноти, дипломи, патенти, протоколи, протести, присяги, купчі, закладні, векселі, мемуари тощо.

Указом 1811 р. "Заснування міністерств" петровські колегії було скасовано і замість них створено міністерства, які мали таку структуру: департаменти, рада міністрів, загальні присутні департаментів, канцелярія міністра. Департаменти і канцелярія міністра поділялись відповідно на відділення і столи. Периферійні райони управлялись намісництвом, якому підпорядковувались генерал-губернаторства, а цим останнім – області, далі – круги і т. ін. Указом був уніфікований регламент документування для центрального апарату управління і для місцевих органів [4 с.57].

Особлива увага у виконавчому діловодстві приділялась листуванню і відносинам між центральними та місцевими установами. З цією метою в XIX ст. широко використовувалися бланки, що виготовлялися друкарським способом (набирались або гравірувались). На бланку зазначались назва установи – відправника, її структурного підрозділу (департамент, відділення, стіл). Після тексту вказувались дата складання листа і його реєстраційний номер. Листування велось переважно між такими інстанціями: вищими присутніми органами і властями; присутніми місцями однакового ієрархічного рівня управління; низовими і вищими ланками управління.

Вищими присутніми органами влади надсилались у нижчі укази, накази, записки, подання. Царю належала прерогатива видання маніфестів, рескриптів, повелінь, іменних указів. Різні за своїм ієрархічним рівнем управлінські інстанції підтримували між собою документаційні відносини за допомогою листів, повідомлень, відношень. Відповіді низових ланок виконавчої влади вищим органам оформлялись у вигляді рапортів і донесень.

До письмових актів присутствених місць належали судові журнали, протоколи, настільні реєстри, доповідні книги, вхідні і вихідні документи, судові визначення, межові книги тощо [2 с.37].

Розвиток промисловості, вдосконалення їх технічного оснащення супроводжувались докорінними змінами в галузі проектної і технічної документації. Ці процеси активізувались також під впливом винайдення у другій половині XIX ст. нових способів документування (фотографування, звукозапису, стенографії), засобів передачі інформації (телеграфу, телефону), а також створення, копіювання і розмноження документів (друкарських машинок, гектографа, шапірографа, ротатора і т. ін.).

У другій половині XIX – а початку XX ст. відбувалася швидка зміна і вдосконалення засобів створення і обробки документів, розширювалася сфера їх використання. Офіційний документ виконував конкретні функції і в державному управлінні, і у приватному бізнесі. В цей період документ перетворюється із звичайного носія інформації на матеріальний об'єкт, який обумовлює різноманітні дії і регулює процеси в середовищі суб'єктів цих дій. Таке призначення документа диктувало потребу у спеціально навчених фахівцях і наявності мережі освітніх закладів для їх підготовки.  В 1868 р. у Харкові почали діяти перші в Росії секретарські курси (для порівняння: в США подібні навчальні заклади з'явились тільки в 1879 р., в Англії і Франції – у 1900 – 1907 рр.). Починаючи з 1884 р. в Росії виходило вісім спеціалізованих журналів з питань конторської і секретарської праці – "Вестник контор и канцелярий", "Бюлетень конторщика", "Машинопись", "Стенография" та ін. [5 с.116].

Тенденції оптимізації процесів документування протягом XX ст. залишались незмінними і були спрямовані на спрощення технології підготовки та оформлення документів, розмежування існуючих документних форм за змістовою ознакою, тобто їх систематизацію на основі функціонального призначення. Ще одним напрямом був пошук шляхів удосконалених технічних засобів і пристроїв для створення, передачі, обробки і зберігання документів.

Таким чином, у широкому розумінні поняття "документ" можна визначити як матеріальний об'єкт з відбиттям на ньому одним із відомих людству способів інформації, що існує в певному просторі і часі.

Отже, виходячи з цього визначення, документи можна класифікувати за такими основними ознаками:

• за матеріальними носіями (унікальні, паперові, кінофотофоно-, електронні);
• за способом запису інформації (рукописні, зображувальні, друковані, кодовані);
• за сприйняттям інформації (візуально зрозумілі, ті, що вимагають технічних пристроїв, дешифрування);
• за походженням (особисті – приватні, приватно-офіційні; офіційні – законодавчі, нормативні, науково-технічні, управлінські);
• за достовірністю (оригінали, копії, дублікати).

Феномен документа починає вивчатись лише у XX ст. Різноаспектний науковий аналіз його складових – інформації та матеріального носія – є прерогативою ряду наукових дисциплін, що визначили об'єктом свого дослідження документ [6 с.231]. У сфері ж менеджменту документ, відбиваючи зміст процесу управління, виконує ще й роль міжгалузевого засобу зв'язку, за допомогою якого кожна із сторін намагається досягти своєї мети.

1.2 Емпіричні уявлення  про документ

Емпіричні уявлення – це уявлення, що виникли як наслідок або як підсумок спостережень, як узагальнення багатьох реальних явищ, але не як наслідок теоретичного пізнання, для якого потрібні повні методологічні засади, теорія, яка б пояснювала смисл та походження явища.

Перш за все документ уявляється як певна річ, як "матеріальний об'єкт", або "субстанціальний" (речовинний, на відміну від енергетичного) носій інформації. Тобто документ – це річ, яку можна побачити, до якої можна доторкнутися чи відчути іншими органами чуття.

По-друге, документ – це річ, яка має в собі яку-небудь інформацію, тобто документ може щось (певне знання) передати тому, хто буде знайомитися з ним, вивчати його, читати чи іншим чином "споживати інформацію". Документ потрібний людині саме для того, щоб ознайомитися з цією інформацією. З іншого боку, документ створюється людиною (точніше суспільством) для того, щоб зберегти повне знання в часі та передати його іншим людям (споживачам інформації).

Для того, щоб передати інформацію за допомогою документа, людина використовує різні засоби. По-перше, обирає ті матеріальні об'єкти, речі, що можуть бути "речовинним носієм" інформації. По-друге, встановлює, яким способом можна "закріпити інформацію" на даному носії. По-третє, розробляє способи видобування інформації з цього носія.

Усі ці властивості документа відображаються в його визначеннях. Наприклад, у таких: "документ – матеріальний об'єкт, що містить інформацію в закріпленому вигляді"[7 с.103]; "документ – матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передавання в просторі та часі і такий, що використовується в суспільній практиці"[8 с.46]; "документ – матеріальний об'єкт, що містить інформацію в заданому вигляді і спеціально призначений для її розповсюдження в просторі та часі"[9 с.1196]; "документ – матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію і спеціально призначений для її передавання та використання"[10 с.122]; "документалістика тлумачить документ у широкому плані як інформацію, що зафіксована на матеріальному носії..."[11 с.428]; документ – це інформація, закріплена на носії, який дає змогу здійснювати її передавання... Документ – це втілена у фізичну форму інформація"[12 с.61].

Деякі вчені у визначеннях документа підкреслювали, що він створюється та використовується саме людиною, тобто суспільством, і тому містить не будь-яку інформацію, а саме "соціальну" чи "нооінформацію". Наприклад: "документ" – це будь-який матеріальний носій, на якому людиною зафіксована (закріплена) соціальна інформація"[13 с.15]; "документом вважається будь-яка зафіксована в просторі та часі нооінформаїця (інформація, що створена людським розумом; на відміну від інформації, зафіксованої в явищах природи, біології тощо)"[14 с.69]; "документом вважають будь-яку нооінформацію (інформацію, створену людським розумом, на відміну від інформації, зафіксованої в явищах неживої природи або в біології), зафіксовану на спеціальному речовинному носії з метою її використання, передавання та зберігання. Форма та спосіб фіксації тут припускаються будь-які, тобто на папері, плівці, у вигляді кодексу, стрічки, диска тощо"[15 с. 20 — 21]. До двох останніх визначень є певні зауваження: соціальна або нооінформація, що передається в суспільстві, тобто від людини до людини, може бути зафіксована не тільки "на спеціальному речовинному носії", а й на предметах з царини неживої природи (наприклад, у каміннях у мінералогічному музеї), і навіть на представниках живої природи (в зоопарках). Твердження про те, що "форма та спосіб фіксації тут припускаються будь-які", спростовується наступним переліком, який свідчить про те, що маються на увазі матеріали і форми носія інформації, пристосовані тільки для запису інформації.

Безумовно, такі уточнення правильні, але насправді вони нічого не змінюють у тому, згаданому вище трактуванні документа, бо в будь-якому випадку маються на увазі саме такі матеріальні об'єкти, що використовуються для передавання нооінформації (як інформації, доступної тільки людському розуму) або "соціальної інформації", якщо її розуміти як будь-яку інформацію, що створюється та передається в людському суспільстві.

Отже, поряд із такими визначеннями "документа", що охоплюють дуже широке коло явищ, є інші тлумачення, які пов'язують поняття "документ" із певними обмеженнями щодо його матеріальної або знакової форми чи функцій.

За тлумаченням "Оксфордського словника" "документ" – це текст чи зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови "документ" – це доказ (інформаційний доказ), підтвердження якогось факту, що мав місце давніше чи має на даний час. Інакше кажучи, документ – це те, що вчить повчальний приклад). Вперше в цьому значенні слово "документ" використали Цезар та Цицерон. Пізніше поняття, пов'язане з документом, набуло юридичного значення і стало означати "письмовий доказ", "доказ, взятий з книг". У значенні ."письмового свідоцтва слово "документ" вживалося від середньовіччя до XIX ст.[16 с.19].

Найбільш глибоко походження терміна "документ" і подальшого розвитку його значень дослідив польський науковець Анджей Сускі [19 с. 17 – 18]. На його думку, корені цього слова сягають індоєвропейської прамови, яка існувала приблизно за 2000 років до н. е. Слово dеk у цій мові означало жест простягнутих рук, пов'язаний із передаванням або прийманням, одержанням чогось.

Близьке до цього пояснення походження терміна "документ", його трактування як засобу підтвердження та свідчення, дав російський дослідник М.Л. Комаров. Він вважав, що при обміні відомостями про певні події люди передавали як підтвердження предмети (речі) із записами про ці події, факти, явища. Такі предмети почали називати документами і вважали, що вони виконують функції підтвердження та свідчення [18 с. 44 – 45].

Надалі, починаючи з середніх віків до кінця XIX ст., слово "документ" використовували для позначення будь-якого "писемного свідчення". Найбільш широко термін "документ" почали застосовувати в юридичних (правових) відносинах у такому значенні: "офіційний (чи державний) писемний акт, який підтверджує встановлення певних відносин, що стосуються виникнення, доказу чи виконання прав". Такий документ (що має юридичне значення) може підтверджувати певне правове становище людини, бути засобом доказу в суді, свідчити про певні зобов'язання юридичних осіб.

Отже, протягом тривалого історичного періоду, з моменту появи слова "документ" до кінця XIX ст., його значення поступово звужувалося: від будь-якої речі, що могла слугувати для повчання та свідчення, до писемного свідоцтва, що підтверджує певні правові відносини.

У XX ст. термін "документ" набуває найрізноманітніших значень. Серед них і відновлене широке значення, у якому термін "документ" почали використовувати засновники "документації" як практичної діяльності, що забезпечує збереження, пошук і використання документів з метою видобування інформації, яка міститься в них, – Поль Отле (1868 – 1944) та Анрі Лафонтен (1854 – 1943). У 1895 р. вони заснували Міжнародний бібліографічний інститут у Брюсселі, який пізніше (1931 р.) був перейменований у Міжнародний інститут документації. За ухвалою Міжнародного конгресу з документації (Париж, 1937 р.) на базі інституту була створена Міжнародна федерація з документації (МФД), що існує з 1938 р. донині (тепер вона називається Міжнародною федерацією з інформації та документації (МФІД)).

У працях П. Отле термін "документ" знову почав використовуватися в широкому значенні, і навіть у більш широкому, ніж у його попередників та послідовників. Його основна праця, присвячена вивченню систематизації та структуризації документа у власному розумінні, називається "Трактат про документацію". Очевидно, що документ виник майже одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу. Потреба у ньому з'явилася з суспільно-історичних причин. З розпадом родового ладу і зародженням державності постала необхідність у фіксації на певних видах матеріалів географічних, побутових, соціальних, культурно-релігійних відомостей, що не тільки могли слугувати людям щодень, а й мали виховне та освітнє значення.

Найширша дефініція "документа", яку дав П. Отле, така: "матеріалізована пам'ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї, дії, почуття, мрії, що відбилися в свідомості людини" [19 с.42]. П. Отле називав документом будь-який носій соціальної інформації, а не тільки субстанціальний (речовинний) об'єкт, у якому інформація зафіксована. Наприклад, до документів, на думку П. Отле, належали не тільки рукописні твори та друковані видання, а й театральні вистави, радіо- і телепередачі, тобто найрізноманітніші засоби передавання інформації. Пізніше навіть його послідовники відмовилися від такого широкого трактування поняття "документ", але багато думок П. Отле було сприйнято позитивно, в тому числі й розуміння документа як засобу передавання інформації в суспільстві.

У наш час ідеї П. Отле знову приваблюють науковців. Про це свідчить видання перекладів творів П. Отле російською мовою [20 с.87], згадування прізвища П. Отле та його висловлювань у працях багатьох документознавців. Найвірнішим послідовником ідей П. Отле щодо визначення документа став Юрій Миколайович Столяров. Зокрема, він стверджує, що "є документи, які існують синхронно з їх створенням (театральна вистава, радіопередача), вони зникають по закінченні дії, трансляції, відтворення"[21 с.57]. В його трактуванні документа ми бачимо певну непослідовність. Найширшим визначенням документа він вважає "записану інформацію" [22 с.53], але до обсягу поняття "документ" у такому визначенні відносить "величезну кількість об'єктів "другої природи", тобто штучних – тих, у яких матеріалізувалася людська думка. Це і парковий ландшафт, і свійська тварина, і будь-який прилад, інструмент, машина". Очевидно, поняття "запис інформації" трактується тут надто широко. Крім того, на думку Ю.М. Столярова, у цьому переліку немає природних об'єктів, хоча важко погодитися з тим, що ландшафт і тварина – це штучні об'єкти.