Оценка эффективности организационных систем

В силу относительной  самостоятельности организаций  формулируемые ими цели имеют двойственную природу.

Поскольку любая  организация является элементом  более крупной организационной  системы и действует в предписанных ей рамках, часть организационных  целей формируется сверху. Их можно  рассматривать как внешние цели-ограничения  или факторы-условия (например, изготовление изделий в соответствии с графиком поставок или организация выпуска продукции в количестве, указанном в заявке потребителя и др.). Внешние цели характеризуют те свойства предприятия и среды, которые существенно влияют на ее деятельность и должны быть учтены при оценке эффективности.

Помимо внешних  целей организация имеет и  собственные внутренние, или автономные цели. Внутренние цели, в отличие от внешних, связаны с выполнением основных функций организаций. В зависимости от роли в процессе принятия организационных решений внутренние цели могут быть классифицированы на цели-направления, которые должны быть достигнуты в качестве результата, и условия, определяемые как внутренние цели-ограничения. В качестве целей-направлений могут быть названы рациональная организационная структура предприятия, совершенная система оперативного планирования и управления, синхронное выполнение процессов и работ и др. К числу целей-ограничений относятся ограничения по ресурсам, затратам на реорганизацию процессов производства и др.

Реализация  целей составляет основное содержание эффективности организаций. Если цели данного периода не достигнуты, то деятельность организации не может  быть признана эффективной. Вместе с  тем сам факт получения результата не дает возможности определить эффективно или неэффективно достижение цели, если не установлено соотношение затрат и результатов данной деятельности. Требование экономичности деятельности организации предполагает установление определенного соответствия между полученными результатами и затратами на их достижение.

Если использовать изложенные положения в качестве исходных при определении сущности эффективности, то можно сделать  вывод, что деятельность организации  может быть признана эффективной  при выполнении следующих условий:

- цели в каждый  данный момент времени рассматриваются  в качестве временных, подвижных,  производных от требований, предъявляемых  со стороны, как общества, так  и самой организации;

- содержание  целей отвечает сущностным характеристикам организации и отражает внешние и внутренние условия функционирования предприятия;

- поставленные  цели успешно достигнуты: достижение  целей оправдано затрачиваемыми  на это средствами, требуемое  соотношение затрат и результатов  деятельности выполнено;

- для достижения  целей использованы принятые, одобренные  обществом средства; необходимость  этого условия определяется социально-экономической  природой системы организации;  его выполнение позволяет избежать  дополнительных затрат, связанных  с социальной реабилитацией проводимых работ.

Исходя из этих положений можно сформулировать следующее определение.

Эффективность деятельности организации – это  ее свойство, связанное со способностью организации формулировать свои цели с учетом внешних и внутренних условий функционирования и достигать поставленных результатов путем использования социально одобренных средств, при установленном соотношении затрат и результатов. [2, c.83]

 

1.2 Факторы  эффективности организаций

 

Можно выделить три группы взаимообусловленных  факторов эффективности:

- общесистемные  факторы, определяющие предпосылки  эффективного функционирования  организации, к числу которых  относятся степень реализации  принципов деятельности организации,  организационная культура, обоснованность  системы отбора и оценки организационных решений, наличие организационного механизма, осуществляющего координацию и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов;

- внешние факторы  ограничения деятельности организации  производства, обусловленные закономерностью  коммуникативности систем, основным из которых является требования внешней среды, ограничения инвестиционных ресурсов;

- факторы управления  развитием организации – наличие  программы развития организации  производства, обеспеченность организационными  ресурсами.

По значимости и силе влияния отдельных факторов в их числе можно выделить такие, которые оказывают наиболее существенное воздействие на эффективность системы организации. Эти факторы можно назвать критическими. Эффективность деятельности организации в основном определяется именно критическими факторами, тогда как промежуточные факторы лишь немного изменяют ее параметры.

Приведем характеристику основных критических факторов.

а) Принципы деятельности организации являются основой построения практической работы предприятия. Их реализация позволяет повысить эффективность за счет согласования и упорядочения связей, основных элементов и процессов производства, а также связей организации с внешней средой.

Путем своевременного пересмотра принципов достигается  адекватное состоянию производства и вешней среды развитие организации.

Представление о принципах деятельности организации  составляет один из элементов организационной  культуры.

б) Организационная  культура является фактором, позволяющим  организации опосредованно воздействовать на эффективность принимаемых решений. Существует тесная взаимозависимость между культурой организации и успехом предпринимательской деятельности. Все преуспевающие предприятия, наряду с четким представлением о стратегии своего развития, гибкой организационной структурой и высококвалифицированными сотрудниками, владеют сильной культурой и особым стилем, которые вместе способствуют достижению высокой эффективности организации. При возникновении проблем на предприятиях с развитой культурой организации ее сотрудники способны оперативно принимать нужные организационные решения, поскольку основополагающие ценности организации определены, понятны и воспринимаются всеми работниками.

в) Наличие организационного механизма, осуществляющего координацию  и обеспечивающего взаимосвязь частичных процессов. Организационный механизм характеризует субъекты производства и отношения, которые устанавливаются и поддерживаются между ними в процессе производства, а также формы проявления этих отношений, систему организационных норм и процедур. Наличие организационного механизма позволяет осуществлять целенаправленную работу по упорядочению связей и повышению степени согласованности процессов и работ. Если с изменением требований окружающей среды число и характер взаимосвязей элементов меняются при условии сохранения или повышения организованности, то можно говорить о высокой эффективности функционирования организации. Привести же организационные отношения в определенный порядок и обеспечить согласованную работу отдельных звеньев в меняющихся условиях можно, лишь располагая хорошо отлаженным механизмом координации.

г) Требования внешней  среды характеризуют общественные потребности, конкретизированные в  свойствах и объемах производства продукции, сроках ее поставки, а также  ограничения, связанные с воздействием на окружающую среду и возможностями материального производства. Данные требования необходимо учитывать при формировании организационных целей и выборе путей их достижения. Если этого не происходит, организация теряет «общественную» направленность и выступает как закрытая система, реализующая свои собственные цели.

д) Ограничения  инвестиционных ресурсов как фактор эффективности деятельности организации  определяют возможность достижения конечного результата, адекватного  поставленным целям, с использованием имеющихся финансовых возможностей. В этом случае, если организационные проекты, концепции не имеют необходимо финансовой поддержки, вероятность их практической реализации и получения эффекта (а это определяющее условие эффективности) незначительны.

е) Обеспеченность организационными ресурсами. Ресурсы  организации дают представление  о средствах организационной  деятельности. В состав этих средств  входят работники, а также используемые в практической деятельности информация, технические средства, инвестиции. Та часть организационных ресурсов, которая задействуется в процессе организации, образует совокупные затраты или расходы на организационную деятельность. Высокая эффективность функционирования организации возможна при наличии необходимых ресурсов и снижения затрат на получение требуемых результатов.

ж) Программа  развития организации выполняет  функции планирования, контроля и  регулирования ее деятельности. От того, насколько совершенны методы планирования и управления процессом  развития организации, обоснованы направления организационной деятельности и четко сформулированы цели развития, во многом зависит решение проблемы повышения организационной эффективности. [2, c.84]

Оценка эффективности  является важным элементом разработки проектных и плановых решений, позволяющим определить уровень прогрессивности действующей структуры, разрабатываемых проектов ли плановых мероприятий, и проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа её совершенствования. Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления.

Комплексный набор  критериев эффективности системы управления формируется с учётом двух направлений оценки её функционирования:

- по степени  соответствия достигаемых результатов  установленным целям производственно-хозяйственной  организации;

- по степени  соответствия процесса функционирования  системы объективным требованиям к его содержанию организации и результатам.

Анализ научных  разработок показывает, что авторы постоянно пытались найти критерий оценки эффективности.[4, с.176]

В 1954 г. Питер  Друккер охарактеризовал 7 ключевых факторов успеха, которые для достижения эффективности фирма должна отслеживать. Это - удовлетворение спроса со стороны потребителя, социальная ответственность, результативность работников, эффективность руководства, внутренняя производительность, настроение персонала, подготовка руководителей, операционная смета, нововведения.

В 1986 г. Питерс и  Уотермен в книге "В поисках  эффективного управления" выявили 8 факторов, которые характеризуют  образцовые фирмы США: верность своему делу (изучение особенностей продукции), ориентация на действие, лицом к потребителю, связь с жизнью, ценностное руководство (традицию близости к производству), простота формы, скромный штат управления, производительность каждого человека (отношение к человеку как к источнику качества и производительности), свобода и жесткость одновременно (в организационной структуре сочетают централизованную и децентрализованную жесткость в отношении важных вещей, лояльность в остальном), самостоятельность и предприимчивость.[5, c.22]

 

 

 

1.3 Проблемы  оценки эффективности организационных систем

 

Различают содержательную интеграцию плановых задач и субъектов, отвечающих за решение планирования, отчетности и информационного обеспечения  в рамках организационной структуры, и интеграцию во времени. При этом возникают проблемы с оценкой эффективности развития организации:

- из-за обычной  сложности общеорганизационной  ситуации, связанной с переменами;

- из-за недостаточных  возможностей количественной оценки  фактических и намеченных параметров, характеризующих качественное состояние  организации (например, в области организационной культуры и структурных мероприятий);

- из-за недостаточной  ясности причинно-следственных связей  между успехом организации и  принимаемыми мерами, что вызвано,  в частности, большим временным  разрывом между ними;

- из-за отсутствия  во многих случаях «образцовых  моделей», к которым должна стремиться  организация.

Выбор метода обследования определяется его целями, а также  особенностью объекта изучения и  этапа диагностического процесса. Для  этого следует использовать набор критериев, отражающих как существующую практику, так и вновь возникающие объективные процессы. Важнейшие среди них:

а) общая эффективность  работы организации, т.е. мера достижения целей, ради которых она создана. Система целей здесь охватывает экономические и социальные, научно-технические установки. Она может быть представлена в виде «дерева целей», в котором цели разного уровня связываются в классификационные группы таким образом, чтобы осуществление установок нижнего уровня приводило к реализации определенной цели более высокого уровня;

б) выполнение программы  экономического и социального развития;

в) финансовая обеспеченность работы организации. Это важнейший  обобщающий экономический критерий эффективности деятельности. Его  показателем является превышение выручки над расходами, включая затраты на установленные отчисления государству и региону, развитие деятельности организации и социальное развитие коллектива;

г) соответствие технологического уровня организации  и продажи работ (услуг) объективным требованиям развития рынка;

д) достижение мирового уровня по качеству и себестоимости  предоставляемых работ (услуг);

е) решение главных  социальных проблем коллектива организации. Важнейшими показателями здесь являются степень удовлетворения социально-бытовых потребностей коллектива и возможность профессионального развития;