Переговоры как одно из направлений теории групповых решений

1.4. Итоги  переговоров. Завершающий этап  переговоров

Тактика завершения переговорного  процесса. Методы завершения переговоров.

Заключительные документы  переговоров. Подготовка документов. Критерии оценки результатов переговоров. Принятие объективной нормы их оценки. Субъективность в оценках результатов. "Форс-мажор" и ответственность сторон. Подведение итогов.

Завершение переговоров - самый важный этап, требующий к  себе особого внимания. Он должен проходить  без торопливости, которая может  создаваться преднамеренно. Нельзя исключать, что тактика проволочек и решения всех вопросов "под  занавес" была избрана вашим оппонентом изначально.

В том случае, если участники  переговоров не пришли к соглашению по разрешению конфликтной ситуации, может быть принято соглашение в  устной или письменной форме о  переносе обсуждения на более поздний  срок.

Может сложиться ситуация, когда одной из сторон, при любом  раскладе вариантов, нужно завершить  переговоры соглашением, а партнер  может позволить себе подождать (скажем, у него есть другие предложения).Например, позиции могли быть изначально слишком  различными. Когда, например, стороны  осознали в ходе длительных переговоров, что столкновение двух жестких стилей ведения переговоров и жестких  позицией, оказалось тупиковым, но необходимо завершить переговоры в определенные сроки. [6]

                                                                                                                                 .    

6. См.: Саймон Г. и др. Менеджмент в организациях. – М., 1995.

Надежда на тактику позиционного торга, что изначально завышенная планка не даст упасть слишком низко, не оправдалась: ваши завышенные требования в начале переговоров натолкнулись на неуступчивость другой стороны и постепенного изменения  выдвинутых требований не произошло.

Следует быть особенно внимательным на этой стадии переговоров и мысленно "прокрутить" все важные события  встречи, чтобы верно определить сложившуюся ситуацию. Не следует  полагать, что достигнув предварительного согласия даже в деталях решения, стороны не вернутся назад, к началу переговорного процесса.

На стадии завершения переговорного  процесса главное внимание должно быть сосредоточено на составлении итоговых документов. Составление соглашения лучше начинать с обсуждения заранее  подготовленного проекта.

На завершающем этапе  переговоров необходимо помнить  о всех обговоренных деталях и  не упустить существенные из них, во время  согласования проекта соглашения. В  ходе подготовки окончательного текста договора нужно стремиться предотвратить  возможное внесение в него другой стороной тех или иных деталей  и дополнений, которые не обсуждались  в ходе переговоров. Не сумев выявить  их на этой стадии, вы в дальнейшем лишаетесь  возможности вносить в текст  какие-либо коррективы.

На этом этапе необходимо тщательное и внимательное чтение всех подготовительных документов с целью  выявления формулировок с двойным  смыслом, фактических неточностей, сознательного искажения смысла и результатов договоренности. Поэтому  заключительному этапу должно уделяться  особое внимание.

Окончательный вариант обсуждаемого текста договора следует подготовить  в количестве экземпляров, необходимом  для всех участников переговоров. Все, что может привносить дополнительную валентность смыслу договора, должно быть изъято из текста соглашения. На такой  прием "двойного толкования" нередко  идут с целью протолкнуть соглашение, а затем настаивать строгом соблюдении "буквы" соглашения. В ходе осуждения  документа соглашения постарайтесь задать оппоненту как можно больше вопросов типа: "Что, если...". И  настаивайте на исчерпывающей полноте  ответа. Готовый текст договора может вызвать весьма серьезные разногласия в той или иной части его реализации, контроля и т.д. Не все, что обсуждалось, обязательно вносится в письменный текст соглашения. Однако, все важнейшие вопросы программы, если они рассматривались в ходе [7]

                                                                                                                                 .     

7. См.: Козелецкий Ю. Психологическая теория решений.

переговоров, должны находит  свое отражение в принятом в качестве документа соглашении.

При этом следует иметь  в виду, что все устные договоренности во время переговоров, которые не были включены в окончательный текст  итогового договора никакой юридической  силы не имеют.

Устные договоренности имеют  равное значение с письменным соглашением, если переговоры состоялись с первым лицом. Вот почему участие первых лиц - одно из наиболее важных условий  для эффективного решения вопросов.

Если, как вы полагаете, в  итоговом соглашении сделано слишком  много таких исключений, следует  сделать свои особые замечания, настоять на их внесении. Если другая сторона  не согласна с ними, то остается либо отложить подписание и провести дополнительные консультации, либо вовсе не подписывать  предложенный вариант.

Практика показывает, что  как бы долго не длилось обсуждение и сколько бы ни было вовлечено  в них людей, существенно важные решения принимаются тогда, когда  за столом переговоров остаются два  человека.

В завершение переговоров  следует четко обсудить все вопросы, связанные с реализацией достигнутых  договоренностей, определить исполнителей, сроки, необходимые ресурсы и  их источники, санкции в случае невыполнения договоренностей и круг лиц, которые  полномочны в случае непредвиденных или форс-мажорных обстоятельствах  могут быть оперативно включены в  решение возникших проблем. Необходимо учесть в соглашении и гарантии его  исполнения. Каков бы ни был уровень  доверия между сторонами, подписывать  договор следует не зависимо от личных отношений участников переговоров. Заключительные документы оформляются  в зависимости от вида переговоров. [8]

Завершающий этап переговоров  важен еще и потому, что достигнутые  договоренности во многом определяют не только перспективу дальнейшего  сотрудничества с партнером, но оказывают  влияние на профессиональную репутацию  ее участников. Даже, если успех в  переговорах не будет достигнут, вы имеете реальную возможность новыми знакомствами расширить границы  вашего делового сотрудничества, т.е. вы на практике реализуете информационно-коммуникативную  функцию переговоров.

                                                                                                                                 .      8. См.: Карпов А.В. Психология принятия управленческих решений. – М., 1998.

Процесс принятия группового решения тесно связан с проблемой  лидерства и руководства, потому что принятие решения – одна из важных функций руководителя, а организация  группы на принятие такого решения  – особенно сложная функция. Тот  факт, что групповые решения во многих случаях являются более эффективными, чем индивидуальные, отмечался неоднократно. В современных условиях, когда  деятельность групп активизируется во многих звеньях общественного  организма, эта проблема приобретает  особую актуальность. Не только в социальной психологии, но и в повседневной практике разработаны различные  методы принятия групповых решений, и дело науки – выявить в  полной мере их возможности.

Однако, прежде чем говорить о конкретных формах принятия групповых  решений, необходимо уяснить себе некоторые  принципиальные вопросы, на которые  должна ответить социальная психология, исследуя эту проблему. Главные из этих вопросов следующие: что такое вообще «групповое решение», иными словами, как объединяются индивидуальные мнения членов группы в единое решение? Какую роль в процессе принятия группового решения играет предшествующая ему дискуссия? Действительно ли всегда групповое решение лучше, чем индивидуальное, и если да, то в каких случаях оно лучше? Наконец, каковы последствия для группы принятия общего решения и каково значение этого факта для каждого индивида, принимавшего в нем участие? Каждый из этих вопросов так или иначе вставал в социальной психологии, но исследованы они неодинаково. Так, наиболее исследована роль групповой дискуссии, предшествующей принятию группового решения. На экспериментальном уровне эта проблема, как и другие вопросы групповой динамики, была изучена Левиным. Эксперимент был осуществлен в США в годы второй мировой войны и имел прикладное значение. В условиях экономических затруднений в связи с военной ситуацией в США снизилось количество пищевых продуктов, поступающих в торговую сеть. Вместо мяса населению предлагались многочисленные субпродукты, однако домохозяйки бойкотировали их покупку. Цель экспериментального исследования Левина состояла в том, чтобы сравнить эффективность воздействия на мнение домохозяек традиционной формы, используемой рекламой (лекции), и новой формы – выработки собственного группового решения на основе групповой дискуссии. Было создано шесть групп добровольцев-домохозяек из Красного Креста, каждая группа по 13-17 человек. Некоторым из этих групп были прочитаны лекции о пользе субпродуктов и о желательности их покупки, а в других группах была проведена дискуссия по этим же вопросам. Через неделю были проведены интервью с целью выяснить, насколько изменились [9]

                                                                                                                                 .     

9. Вержбицкий А.Л. Переговоры и посредничество в условиях конфликта: многосторонняя рациональность и интерактивные процессы // Системные исследования. 1987. – М., 1988

мнения домохозяек. В группах, слушавших лекции, было зарегистрировано 3% изменения мнений, в группах, где  прошли групповые дискуссии, – 32%.

Левин предложил следующую  психологическую интерпретацию  полученного результата. На лекции домохозяйки пассивно слушали предлагаемые рассуждения, они интерпретировали излагаемые им факты в свете собственного прошлого опыта. После лекции они  имели два варианта поведения: покупать или не покупать субпродукты. В момент лекции решение не было принято, и  поэтому никакой поддержки группой  в пользу принятия решения они  не имели; в группе не возникло социальной нормы, которой бы в дальнейшем следовали  члены этой группы. Поэтому изменение  мнения базировалось исключительно  на эффективности убеждения, а она  оказалась невысокой. Напротив, в  ходе групповой дискуссии каждый член группы чувствовал себя включенным в принятие решения, и это ослабляло  сопротивление нововведению. В ходе дискуссии стал очевидным факт, что  другие члены группы также движутся в направлении определенного  решения, это укрепляло собственную  позицию. Решение таким образом, было подготовлено шаг за шагом, принятое решение превращалось в своеобразную групповую норму, поддержанную и  принятую участниками дискуссии. Такой  эффект стал возможным потому, что  решение не было навязано, а было именно принято группой. Со времени этого эксперимента Левина было проведено много других экспериментальных исследований по изучению механизма и эффекта группового принятия решения и выяснению роли групповой дискуссии в этом процессе. Были выявлены две важные закономерности: 1) групповая дискуссия позволяет столкнуть противоположные позиции и тем самым помочь участникам увидеть разные стороны проблемы, уменьшить их сопротивление новой информации, 2) если решение инициировано группой, то оно является логическим выводом из дискуссии, поддержано всеми присутствующими, его значение возрастает, так как оно превращается в групповую норму. Значение групповой дискуссии изучалось в дальнейшем не только с точки зрения ценности принятого решения, но и с точки зрения тех последствий, которые сам факт дискуссии имел для группы в плане перестраивания структуры внутригрупповых отношений. Что же касается влияния групповой дискуссии как стадии, предшествующей принятию группового решения, то направление дальнейшего анализа также обозначилось довольно четко: начался – особенно на прикладном уровне – активный поиск различных форм групповой дискуссии, стимулирующих принятие решения. Некоторые из этих форм хорошо известны, они выдвинуты самой практикой, их ценность давно осознана и даже получила закрепление в пословицах («ум [10]

                                                                                                                                 .     

10. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. – М.: «Гардарика», 1996.

хорошо, а два лучше» и  т.д.). Например, широко практикуемой формой являются различного рода совещания, что  – в терминах социально-психологического анализа – является своеобразной формой групповой дискуссии. Можно  сказать, что социальная психология в долгу перед практикой в  смысле описания психологической структуры  совещании, выявления резервов для  принятия оптимальных групповых  решений.

Наряду с этим в исследованиях  по проблемам групповых решений  выдвинуты и новые формы групповых  дискуссий. Одна из них, введенная А. Осборном, получила название «брейнсторминг» («мозговая атака»). Суть дискуссии такого плана заключается в том, что для выработки коллективного решения группа разбивается руководителем на две части: «генераторов идей» и «критиков». На первом этапе дискуссии действуют «генераторы идей», задача которых состоит в том, чтобы набросать как можно больше предложений относительно решения обсуждаемой проблемы. Предложения могут быть абсолютно неаргументированными, даже фантастическими, но обязательно условие, что на этом этапе их никто не подвергает критике. Цель – получить как можно больший массив самых разнообразных предложений. В этой связи встает чрезвычайно важный вопрос о значении критичности личности в ходе принятия решения. Традиционно критичность позиции рассматривается как позитивная черта, препятствующая суггестивному воздействию. Однако в экспериментальных исследованиях было установлено, что чрезмерная критичность на определенных фазах принятия группового решения играет не положительную, а отрицательную роль (Тихомиров, 1977.С. 126-128).На втором этапе в дело вступают «критики», они начинают сортировать поступившие предложения: отсеивают совершенно непригодные, откладывают спорные, безусловно принимают очевидные удачи. При повторном анализе спорные предложения обсуждаются, и из них удерживается также максимум возможного. В конечном итоге группа получает довольно богатый набор различных вариантов решения проблемы. Метод «брейнсторминга» некоторое время тому назад считался очень популярным, завоевавшим признание, особенно при выработке различных технических решений. Однако, как это часто бывает со многими начинаниями, по-видимому, какие-то стороны метода были переоценены, что в дальнейшем, напротив, породило довольно сильный скептицизм относительно его возможностей. Естественно, «брейнсторминг» не может заменить собой другие подходы, и его абсолютизация нецелесообразна. Но в конкретных ситуациях он приносит определенную пользу. Другой метод групповой дискуссии, разработанный У. Гордоном, – это метод синектики, буквально – метод соединения разнородного. [11]