Система контроля организации и оценка ее эффективности

− сведения о задолженности заказчиков и подрядчиков;

− ведомости выполнения работ в соответствии со структурой работ;

− накопительные ведомости выполнения, оплаты работ и задолженности заказчиков.

Получаемая  в программе информация также  связана с системой бухгалтерского учета [15,с.89].

С точки  зрения теории управления проектами  современное строительство представляет собой сложную динамическую систему, нуждающуюся в постоянном регулировании в связи с изменяющимся состоянием. Управление инвестиционно-строительной деятельностью в настоящее время у нас в стране сильно осложнилось из-за неразвитости цивилизованных рыночных отношений, экономической нестабильности, несоответствия старой организационной структуры новым экономическим отношениям и т.д. К числу таких негативных факторов следует отнести и недостаточную информационную поддержку и несогласованность информационных потоков на разных стадиях строительной деятельности.

На стадии реализации проекта состав обрабатываемой информации определяется в основном уровнем управления, по сути нет передачи и агрегирования информации от уровня к уровню, т.е. отсутствует мониторинг проекта [13, с. 215].

3.2.Совершенствание  технического и информационного  обеспечения контрольных служб

 

Для решения  задач проектирования и управления строительством необходимо использовать современные методы управления сложными инвестиционными проектами на основе иерархических систем моделей, позволяющих получать и обрабатывать информацию о текущем состоянии проектов и выполняемых программ на данный момент, прогнозировать их возможное развитие и вносить корректирующие изменения на всех уровнях управления.

Специалистами научно-технического центра "Гектор" разработана автоматизированная система  проектирования и управления строительством "Календарь", основой которой служит иерархическая совокупность сетевых моделей строительства.

Система "Календарь" использует нормативную  базу по строительству: сметные и  производственные нормы расхода  материалов, машин, механизмов, труда  и заработной платы. Обеспечена совместимость  и обмен информацией на основных стадиях инвестиционного цикла: проект, инженерная подготовка производства, управление строительством объекта, управление производственной программой, включая контроль за фактическим выполнением проекта.

Центральное место при решении комплекса  задач управления строительством занимает календарное планирование [19, с. 125].

Календарное планирование основывается на организационно-технологических  моделях. Модели строительного процесса в общем случае содержат следующую  информацию: перечень производимых работ, последовательность их выполнения, характеристики организационных, технологических, временных связей между ними, данные по потреблению различных видов ресурсов, производительность этих ресурсов, а также стоимостные показатели.

В результате работы системы "Календарь" формируются  основные документы, предусмотренные системой организации строительства в нашей стране, в том числе: календарный план производства работ, график движения механизмов, графики потребности в материалах и трудовых ресурсах в натуральных и стоимостных показателях [12, с. 24].

Для повышения  универсальности сформированных типовых  сетевых моделей в них предусмотрено  несколько вариантов технологии выполнения работ, то есть модели являются избыточными. При составлении календарных  планов строительства конкретного объекта пользователь сможет при этом выбрать один из предложенных вариантов, не меняя типовую модель.

При формировании календарных планов обеспечена возможность  включения в календарный план в качестве одной из работ другого, ранее подготовленного календарного плана более низкого уровня. При  этом все параметры включаемого плана (потребности в ресурсах и технике, стоимости и др.) автоматически передаются в план более высокого уровня [4,с.23].

Длительность  работы автоматически вычисляется  системой на основании данных о производительности исполнителей данной работы. Расчет длительности может производиться либо по физической выработке (для машин, механизмов), либо по выработке в стоимостном выражении.

Расчет  календарного плана заключается  в определении ранних и поздних сроков начала и окончания каждой работы календарного плана, полного и свободного резерва времени, работ критического пути. В ходе расчета учитывается ряд дополнительных факторов: ограничения на максимальное количество техники, одновременно используемой на объекте; заданные пользователем в диалоге сроки начала и/или окончания отдельных работ; наличие (возможно) работ, являющихся календарными планами более низкого уровня [9,с.78].

Глубина вложения календарных планов один в  другой не ограничена, что позволяет  строить из графиков по работам графики  по объектам, из них - графики на комплексы  объектов и т.д., вплоть до программы  работы строительной организации в целом.

3.3.Меры повышения  отдачи от проведения контрольных  мероприятий и методы повышения  раскрываемости злоупотреблений

В современных  рыночных условиях одной из непростых  проблем, с которыми сталкиваются строительные организации, является материально-техническое снабжение. После крушения плановой экономической системы с ее государственными лимитами и фондами, работникам служб комплектации, реализации заказов, производственных отделов и других подразделений, занимающихся вопросами материально-технического обеспечения строительства в подрядных и субподрядных строительных организациях различного уровня от малого предприятия до треста включительно, работникам управлений производственно-технологической комплектации (УПТК) приходится самим находить поставщиков и изготовителей материалов, изделий и конструкций, следить за ценами, оптимизировать затраты и др. Существенно облегчить эту нелегкую деятельность помогут простые и удобные средства автоматизации [13, с. 215].

Соответствующее программное обеспечение должно обеспечить на первом этапе ввод исходных данных - на основе проектной документации (чертежей, проектных спецификаций, сметной документации) и осуществить "привязку" материалов к работам, то есть указать - на каких работах (объектах, захватках) какие материалы требуются и в каких количествах.

После того, как указанные выше данные введены, автоматизированная система должна позволить осуществить процесс  планирования поставок материалов (составлять комплектовочные ведомости и оформлять заявки на материалы). При этом составление комплектовочных ведомостей и заявок на материалы может осуществляться на весь срок и на отдельные периоды строительства, по различным группам материалов и различной совокупности объектов-работ. Сформированные заявки могут быть направлены различным поставщикам строительной продукции [19, с. 125].

Необходимо  также, чтобы система производила  учет поступающих в распоряжение строительной организации материальных ресурсов. Такой учет осуществляется в ходе строительства по мере получения  организацией каких-либо материалов, и  программа позволит отслеживать  поставки ресурсов по отдельным видам  материалов, на различных объектах, по выбранным исполнителям работ (производственным подразделениям и участкам) в течение указанных периодов. Для реализации такого учета потребуется просто регулярно вводить данные первичных документов (накладных).

На основе данных о недопоставках - разницы  между потребным количеством материалов по проекту и объемом поставок - возможно дальнейшее планирование поставок материалов, т.е. оформление заявок на материалы с учетом поставок. Этот процесс должен осуществляться автоматизировано [12, с. 24].

От программы  можно также потребовать производить  учет списания имеющихся в распоряжении строительной организации материальных ресурсов. Такой учет осуществляется в ходе строительства по мере получения актов списания на материалы и позволяет отслеживать списание материалов по видам материалов, на объектах и комплексах, у выбранных производителей работ. При этом возможно получение информации не только об общем количестве списанных материалов (нарастающим итогом), но и о том, какие материалы списаны в течение указанных периодов. Для реализации такого учета потребуется просто регулярно (по мере поступления, один раз в месяц) вводить данные первичных документов (актов списания материалов).

Применение  подобной автоматизированной системы  позволит наладить четкий учет, формировать  все необходимые документы и  организовать столь актуальный для  бухгалтерий строительных организаций  пообъектный учет материалов [4,с.23].

 

Заключение

Менеджеры высокого уровня большую часть своего рабочего времени тратят на осуществление  функций планирования и контроля, а более низкого уровня (линейные менеджеры) больше заняты подбором кадров, организацией их труда. Однако на всех уровнях управления они в определенной мере используют и выполняют все  четыре функции управления: планирования, организации, мотивации и контроля. Менеджеров на всех уровнях оценивают  по двум основным критериям: результативности (т.е. возможности достичь желаемого  результата) и эффективности (возможности  достичь результата с наименьшими  затратами).

Контроль  хотя и важен, но может быть весьма дорогостоящим. Поэтому решение  о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации  и проведении контроля следует учесть ряд факторов и дать ответ на следующие  вопросы:

− понимают ли сотрудники цели организации?

− спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения?

− представляет ли действующая система контроля менеджерам информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках?

Несомненно, что в будущих контрольных  системах будут использованы новые  приспособления и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется тем же.

Функция контроля не является конечным пунктом  всего процесса управления организацией. На практике такого конечного пункта не существует вообще, так как каждая управленческая функция движима  другой. Возникает своего рода постепенное  круговое движение. Например, информация, полученная в процессе контроля, может  использоваться на этапе планирования, организации и мотивации сотрудников.

Итак, резюмируя, можно сказать следующее:

− Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

− Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.

− Контроль очень важен для успешного функционирования организации.

− Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно.

− Контроль необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше сем они станут слишком серьезными.

− Контроль используется для стимулирования успешной деятельности.

− Контроль необходим для борьбы с неопределенной ситуацией как внутренней, так и внешней.

− Контроль предупреждает возникновение кризисных ситуаций.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить  проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в  кризис. Любая организация обязана  обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

− Контроль поддерживает все то, что является успешным в деятельности организации.

− Контроль должен быть всеобъемлющим.

В самом общем виде контроль есть часть управленческого процесса, которая в содержательном плане  предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.

При оценке роли и места функции  контроля в управлении, следует помнить, что контроль занимает в управленческом цикле последнее место лишь логически, но отнюдь не по значению.

 

 

Список использованной литературы

1. Абчук В.А. Менеджмент. Учебник. 2002, 463с. 
2. Большаков А.С. Менеджмент. Учебное пособие 2000, 160с. сер. Краткий курс
3. Веснин В.Р. Менеджмент. Учебник 2006, 504с. 
4. Виханский О.С., Менеджмент. Учебник Наумов А.И. 2006, 4-е изд., 670с.   
5. Воронина Э.М. Менеджмент предприятия и организации. Учебно-практ. пос. МЭСИ; 2004, 256с.
6. Герчикова И.Н. Менеджмент. Учебник 1997, 3-е изд., 501с.
7. Глухов В.В. Менеджмент. Учебник 2008, 608с. 
8. Гусева Е.П. Менеджмент. Учебно-метод. компл. ЕАОИ; 2008, 416с. 
9. Дорофеев В.Д., Шмелева А.Н., Шестопал Н.Ю.Менеджмент. Учебное пособие 2008, 440с.
10. Егорова Н.Ю., Резник С.Д, Бобров В.А. 2010, 464с.Менеджмент в домашнем хозяйстве. Учебное пособие
11. Ильенкова С.Д., Кузнецов В.И. Менеджмент. Учебное пособие МФПА, 2003, 70с. 
12. Лафта Дж.К. Менеджмент. Учебное пособие 2005, 592с. 
13. Михалева Е.П. Менеджмент. Конспект лекций.  2009, 292с.
14. Переверзев М.Р., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е. Менеджмент. Учебник 2008, 330с.
15. Поршнев А.Г., Разу М.Л., Тихомирова А.В. Менеджмент. Теория и практика в России. Учебник 2003, 528с.
16. Руденко В.И.Менеджмент. Пособие для подготовки к экзаменам.  2005, 192с.
17. Самыгин С.И., Столяренко Л.Д.Менеджмент персонала. Учебное пособие 1997, 480с.
18. Тульчинский Г.Л., Шекова Е.Л. Менеджмент в сфере культуры. Учебное пособие 2009, 540с.
19. Травин В.В., Дятлов В.А. Менеджмент персонала предприятия. Учебно-практ. пособие 2003, 272с.