Совершенствование (разработка) системы управления адаптацией персонала

4     Научно-методическая  служба

4.1  Методисты

4.2  Председатели цикловых методических  комиссий

5     Психолог

6     Комендант общежития.

• Условные обозначения в таблице:

О – отвечает за выполнение данной функции;

П – предоставляет исходные данные, информацию для выполнения функции;

У – участвует в выполнении данной функции;

Р – принимает решения, подписывает документ;

С – согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функции;

К – контролирует выполнение функции.

           Как  видно из таблицы 2.8 деятельность  инспектора по кадрам интегрируется  во все функции управления персоналом ГОУ СПО «ОХПК».

 

 

Таблица 2.8   Функциональные взаимосвязи подразделений и служб ГОУ СПО «ОХПК» в управлении персоналом

Выполняемые функции

Подразделения - исполнители

Работы утверждают

1

2

3

4

5

6

2.1

2.2

2.3

3.1

3.2

4.1

4.2

А

Б

В

Г

Д

Е

Ж

З

Планирование потребности в  персонале

П

П

П

П

П

П

П

П

П

П

Р

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

О

Отбор и деловая оценка персонала

У

О

У

У

О

У

О

У

У

О

Р

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

П

Организация и проведение обучения

У

П

У

У

П

У

О

У

П

П

Р

О/К

С

С

С

С

О

С

Планирование и реализация служебных перемещений

У

П

У

У

П

У

П

У

У

П

Р/К

О

О/К

О/К

О/К

О/К

О/К

С

Определение содержания результатов  труда

У

О

П

П

О

П

О

П

У

П

Р

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

Организация и проведение аттестации

У

П

П

П

П

П

О

П

П

П

Р

О/К

У

У

У

У

О

С

Адаптация персонала к профессиональной деятельности

У

О

У

У

О

У

О

У

У

О

Р

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

О

Обеспечение безопасности труда

У

О

У

У

О

У

У

У

У

О

Р/К

С

С

С

С

С

С

С

Правовое регулирование трудовых взаимоотношений

У

П

У

У

П

У

У

П

-

П

Р/К

С

С

С

С

С

О/К

О/К

Управление мотивацией персонала

О

О

У

У

О

У

О

У

У

О

Р/К

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

С

Высвобождение персонала

П

П

П

П

П

П

П

П

-

П

Р

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

С/К

О/К

Учет и статистика персонала

У

П

П

П

П

П

П

П

П

П

С

С

С

С

С

С

С/К

О/К

Информирование коллектива по кадровым вопросам

У

У

П

П

У

П

У

П

П

У

Р/К

С

С

С

С

С

С

О/К

Формирование кадровой политики

У

У

П

П

У

П

У

П

П

У

Р/К

О

О

О

О

О

С

О

 

 

 

 

2.4.        Анализ системы адаптации   персонала в ГОУ СПО «ОХПК» 

            Система адаптации персонала в ГОУ СПО «ОХПК» сформирована в виде отдельных элементов, таких как обучение и консультирование новых сотрудников и ориентирована только на профессорско-преподавательский состав и инженерно-педагогических работников.

            Существующая система носит формальный  характер, так как отсутствует  детально разработанная технология  адаптации и необходимая к ней документация, не закреплен руководитель процесса адаптации, не определен круг специалистов, вовлеченных в систему адаптации.

            Для выявления наиболее эффективных  форм воздействия на адаптантов  в колледже было проведено  небольшое исследование. В ходе исследования выяснялась необходимость формализации и содержание адаптационных программ, степень участия должностных лиц в адаптационных процедурах, а также критерии оценки эффективности адаптации. В исследовании участвовали руководители всех подразделений и служб, руководители цикловых методических комиссий и сотрудники, работающие в колледже менее года – всего 63 человека.

            Согласно полученным данным все  респонденты (100%) признают необходимость  разработки формализованной программы адаптации.

            Изучение эффективности ознакомления  новых сотрудников с различными  аспектами нового места работы (должности) выявило, что новичка,  прежде всего, интересует социально-экономическая  сфера и в меньшей степени  нормы и правила, регламентирующие основную  деятельность колледжа (таблица 2.9).

 

Таблица 2.9 Оценка респондентами информации, необходимой адаптанту 

(в % от числа упомянутых)

Содержание информации	Оценка эффективно	Оценка неэффективно	Затруднились оценить
Система оплаты труда	75	17	8
Традиции колледжа	74	3	23
Функциональные обязанности	70	3	27
Система социального обеспечения	68	15	17
Неформальные правила поведения	65	12	23
Правила внутреннего распорядка	65	8	27
Характеристика коллектива	65	4	31
Охрана труда	59	17	24
Техника безопасности	51	25	24
Структура и система управления	48	12	40
История колледжа	41	21	38

 

            Из таблицы видно, что для новичков по значимости на первые места выходит информация, необходимая для нормального самоощущения и чувства сопричастности –система оплаты труда и традиции колледжа (соответственно 75 и 74%). Затем необходима информация о непосредственной деятельности - функциональных обязанностях – 70%. Далее опять выходит на первый план «социальный блок» - система социального обеспечения – 68%, неформальные и формальные правила поведения в коллективе – по 65% в каждом случае. Информация, касающаяся охраны труда, техники безопасности, структуры и системы управления, истории колледжа по эффективности для новичков менее важны (соответственно 59, 51, 48 и 41 %).

Таблица 2.10  Оценка респондентами  эффективности участия должностных  лиц в  адаптации 

(в % от числа упомянутых)

Ответственный	Оценка эффективно	Оценка неэффективно	Затруднились оценить
Инспектор по кадрам	55	2	43
Непосредственный руководитель	75	12	13
Директор	41	10	49

 

            Как видно из таблицы 2.10  эффективность участия того или  иного должностного лица в  адаптации новых сотрудников  снижается в зависимости от  иерархического уровня между  адаптантом и ответственным за  адаптацию. Другими словами, респонденты сходятся во мнении, что адаптацией новых сотрудников должны заниматься профессионалы, для которых эта деятельность является одной из функциональных обязанностей и кто непосредственно связан с рабочим местом нового сотрудника.

         

  Таблица 2.11 Оценка респондентами  эффективности используемых критериев  адаптации 

(в % от числа упомянутых)

Предмет оценки	Оценка эффективно	Оценка неэффективно	Затруднились оценить
Результаты выполнения поставленных задач	75	0	25
Уровень знаний	74	5	21
Освоение функциональных обязанностей	71	5	24
Иное	65	4	31

 

            С точки зрения респондентов  наиболее эффективной является  оценка результатов выполнения  новыми сотрудниками поставленных  задач – 75% и фактический уровень  знаний- 74%, а также то, на сколько новичок освоил свои функциональные обязанности – 71%.

            Вывод: основные проблемы политики  управления кадрами в колледже  связаны с недооценкой социальной  и психологической стороны организационных  отношений. Адаптацией в ОХПК занимаются отдельные работники разных подразделений, но контроль процесса адаптации практически не осуществляется, данные не собираются и не анализируются. Проблемы текучести кадров на аппаратных совещаниях не обсуждаются. В колледже практически не используются иные, кроме материальных, способы стимулирования сотрудников, что также представляется существенным фактором, влияющим на текучесть новых работников и общее «старение» коллектива.      

           

Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ АДАПТАЦИИ В ГОУ СПО «ОХПК»

 3.1.    Методика проектирования системы адаптации персонала

           Методика проектирования системы адаптации определяет:

• выбор подхода к созданию системы адаптации с учетом потребностей, ресурсов и потенциала колледжа;
• формирование структуры процесса адаптации;
• разработку необходимой документации;
• планирование внедрения системы адаптации персонала.

Указанная методика позволяет реализовать на практике теоретические положения, изложенные в главе 1 выпускной работы.

            Весь комплекс работ по выстраиванию  системы адаптации, согласно данной  методике, условно делится на пять блоков: предпроектная подготовка, разработка документов и предложений, обучение, мониторинг, корректировка [9; 75-77]. Содержание блоков рассматривается в таблице, приведенной ниже.

Таблица  3.1.  Построение системы  адаптации  персонала

 

№ п/п	Наименование блока	Содержание работ	Результаты
1	Предпроектная подготовка	Определение цели и ожидаемых  результатов внедрения программы  адаптации.  Разработка плана работ по внедрению  программы. Определение круга специалистов, войдущих в рабочую группу. Закрепление  руководителя процесса адаптации.	определены цели и разработан подробный план внедрения программы; сформирована рабочая группа; определен руководитель процесса.
2	Разработка документов и предложений	Выстраивание логики всей процедуры  адаптации – от подготовки к приходу  до завершения адаптационного периода. Описание последовательности процесса адаптации с определением всех необходимых  форм и приложений. Разработка Положения  об адаптации и справочных материалов об организации.	Положение об адаптации новых сотрудников; систематизированы все существующие элементы адаптации; разработаны необходимые приложения (формат плана, справочники, буклеты, программа адаптационного семинара).
3	Обучение	Разъяснение руководству актуальности внедрения процедуры адаптации  и ее роли в решении существующих проблем управления персоналом. Проведение ряда обучающих семинаров  для линейных руководителей и  наставников с целью освоения ими инструментов адаптации.	проведены обучающие семинары; руководители понимают и поддерживают программу адаптации.
4	Мониторинг	Запуск программы адаптации персонала. Подведение промежуточных итогов  и отслеживание контрольных точек, из которых поступает информация о ходе и проблемах процесса. Анализ всех элементов процедуры  адаптации на основе обратной связи  новых сотрудников, их руководителей и наставников. Коллективное обсуждение участниками  процесса промежуточных итогов адаптации.	каждый новый сотрудник встречается и адаптируется по новым правилам; получена обратная связь по процедуре адаптации; подведены промежуточные итоги; выработаны решения проблемных моментов.
5	Корректировка	Введение в программу адаптации  необходимых изменений.	индивидуализация отдельных элементов процедуры адаптации.

          

           Формируемая структура системы адаптации персонала в ГОУ СПО «ОХПК» основывается на стандарте адаптации персонала, включающем четыре этапа:

1. Этап общей ориентации – знакомство с организационными и функциональными особенностями колледжа, корпоративной этикой, системой коммуникаций, правилами поведения (осуществляет инспектор отдела кадров);
2. Этап вхождения в должность – практическое знакомство нового сотрудника со своими обязанностям и предъявляемыми к нему требованиями; непосредственным руководителем проводится общая программа адаптации, включающая информацию по направлениям:

- общее представление о колледже;

- политика колледжа;

- оплата труда;

- дополнительные льготы;

- охрана труда и соблюдение  техники безопасности;

- отношения работников с профсоюзом;

- служба быта;

- экономические факторы.

           После  общей программы проводится специализированная, включающая следующие вопросы:

- функции подразделения;

- трудовые обязанности и ответственность;

- требуемая документация и отчетность;

- процедуры, правила, предписания.

3.  Этап действенной адаптации – за новым сотрудником закрепляется наставник.

4. Этап функционирования – завершает процесс адаптации, является переходом к стабильной работе, предполагает анализ показателей адаптации.

Стандарт адаптации является единым для всех категорий работников колледжа, а содержание адаптационных  программ может быть различным.

            Разработка необходимой документации  позволяет систематизировать негласно существующие и поддерживаемые в организации элементы адаптации и транслировать их единые стандарты, существенно облегчая тем самым процедуру внедрения новой системы адаптации.

Таблица 3.2.    Документы, сопровождающие адаптационный процесс

 

Локальные акты	Методические материалы
Положение об адаптации персонала; Программа адаптации персонала; инструкция по введению в должность.	справочники; планы работы с новыми сотрудниками; анкеты обратной связи.

           

 

 

2.   Определение функций управления адаптацией