Механизм функционирования закупочной логистики

  Метод оперативного снабжения через единственного поставщика вызывает оживленные дискуссии среди западных специалистов. При этом под словом «единственный» понимается не уникальный поставщик, монопольно производящий товар, а один источник удовлетворения запроса покупателя. Какие же аргументы приводят противники такого подхода? Во-первых, ссылаются на ненадежность системы, когда из-за забастовки или другого срыва производства могут возникнуть проблемы с поставками. Второй аргумент заключается в безвариантности позиции потребителя в отношениях с единственным партнером, в результате чего покупатель может оказаться «во власти» поставщика. Оба аргумента не беспочвенны, однако считается, что, применяя систему разумного учета взаимных интересов, налаживая со своими поставщиками партнерские отношения и наряду с этим имея резервных поставщиков, можно свести риск к минимуму.

  Как уже говорилось, при традиционной схеме отношений организация-покупатель получает максимально возможное количество необходимых материалов из нескольких источников. В основе такой стратегии лежит стремление гарантировать бесперебойность снабжения в случае затруднений с одним из поставщиков, а также расчет на естественную оптимизацию цен под влиянием сил рыночной конкуренции. При всей определенности такого подхода во многих случаях опыт свидетельствует о том, что в условиях, сложившихся сегодня на современных западных рынках, установление механизма поставок позволяет снизить издержки, которые несет поставщик, цену, которую платит покупатель, и повысить качество, в чем заинтересованы обе стороны.

  Устанавливая эффективное партнерство с единственным источником снабжения, покупатель, прежде всего, обеспечивает хорошо налаженный канал связи с поставщиком.   От покупателя к поставщику идет стабильный поток точной информации о требуемых поставках. В свою очередь, поставщик предоставляет, необходимые сведения о своих технических возможностях и альтернативных вариантах действий, готовности к изменению конструкции изделий с целью снижения их себестоимости и т.д. Причина снижения издержек - в уменьшении затрат поставщика на выполнение заказов, транспортировку и погрузочно-разгрузочные работы. Зачастую можно проследить связь между установлением названного выше партнерства и снижением затрат на обеспечение качества продукции в результате меньших объемов забракованных и возвращенных поставщику материалов. Снижение затрат может также поступить вследствие реализации программ повышения качества, которые часто предваряют установление одноисточниковых отношений.

  На основе анализа данных об издержках поставщика, которые предоставляются  покупателю, партнеры могут строить стабильные долговременные отношения. Продавец обеспечивает точность подсчета контейнеров с деталями или сырьем, освобождая покупателя от необходимости осуществлять проверки на месте. Это особенно важно для систем, функционирующих по принципу «точно в срок», когда партии грузов поступают по очень плотному графику и зачастую прямо в производственные помещения. Кроме того, выгодным для покупателя является и уменьшение его расходов по поддержанию хозяйственных связей с поставщиками по мере того, как эти связи все меньше характеризуются количественными показателями и все больше - качественными.

  Потребитель, изучающий возможности поставок из одного источника, как правило, озабочен отсутствием в этой системе фактора конкуренции, влияющего на издержки. При партнерстве с единственным источником снабжения главную роль играет фактор стоимости. Цены долгосрочных контрактов устанавливаются именно на основе себестоимости, а не каких-либо других показателей. Это не означает, что цена отражает только себестоимость, однако себестоимость является главным компонентом цены и, как правило, декларируется покупателю.

  В условиях все более жесткой конкуренции на мировых рынках сбыта экономика США и Западной Европы отказывается от исторически сложившейся тенденции к вертикальной интеграции. Промышленность этих стран все шире использует поставки деталей и узлов из Японии и развивающихся стран, таких, как Мексика и Бразилия.

  Рост потока деталей и комплектующих изделий через национальные границы в основном обусловлен пятью отдельными принципами:

- наименьшими издержками производства за рубежом;

- сближением  технических параметров деталей, благодаря чему создаются возможности  для увеличения масштабов производства  пределах узких классов деталей  и товаров;

- пониженными  налоговыми ставками в развивающихся  странах;

- международным  кооперированием промышленных фирм, выпускающих конечную продукцию;

- международным  кооперированием фирм - поставщиков  деталей в поисках технологии, распределительных структур и  дешевой производственной базы.

  Каждая из вышеперечисленных причин вносит свой вклад в постоянное расширение географии материально-технического снабжения промышленного производства, которое приняло поистине глобальный характер.

     Для разработки стратегии материально-технического снабжения из-за рубежа необходим всесторонний учет тех тенденций, которые складываются в области управления материальными запасами и в области производства. Выработанная стратегия должна отвечать как минимум на следующие вопросы:

1. Каковы  потребности в транспортировщиках (каким должно быть их число)?

2. Какие  услуги (не считая изготовления  деталей и сборки) будут необходимы (упаковка, складирование и т.п.)?

3. Какие  информационно-технологические методы  будут задействованы в системе  материально-технического снабжения (штриховое кодирование, предварительное извещение об отгрузке и т. п.)?

4. Какие  программы аттестации поставщиков  и транспортировщиков будут необходимы  и кого надо будет аттестовать?

5. Какие  средства предполагается использовать  для оптимизации системы материально-технического снабжения после ее создания?

  Система снабжения, опирающаяся на зарубежные поставки, особенно при минимальных уровнях запасов (по методу «Точно в срок»), представляет собой высоконадежную и эффективную цепь снабжения, сильно зависящую от ее структуры. Структура обычно состоит из четырех главных элементов, которые и формируют состояние системы снабжения.

  Из приведенной схемы видно, что в целом система распределяется на три элемента: поставщика, промежуточную систему (доставка) и потребителя, которые связаны между собой линиями связи и документооборотом. О требованиях к поставщикам и потребителями говорилось уже немало, остановимся теперь на промежуточной системе.

  Очевидно, что решающей частью этой системы является физическая реализация движения продукции. К основным параметрам разработки системы относятся: место концентрации, порт отгрузки, морское транспортное агентство, порт назначения, место таможенного контроля и внутренняя автотранспортная или железнодорожная компания. Все эти факторы - составные части цепи снабжения.

  Решение о размещении зарубежного центра концентрации и выбор порта отгрузки в значительной степени зависят от выбора независимого подрядчика, который, как правило, обеспечивает оплату местных перевозок и концентрацию грузов. Независимый подрядчик располагается в том же регионе, что и поставщик. Фирма изготовитель, находящаяся за тысячи километров от поставщика, не в состоянии выполнить всю организационную работу. Независимый подрядчик организует всю систему, названную «третьей стороной».   Хотя главная ответственность третьей стороны заключается в обеспечении перевозок грузовым автотранспортом и концентрации поставляемых деталей, для успешной работы системы снабжения требуется намного больше. Например, подрядчик, занимающийся концентрацией грузов, может также отслеживать и организовывать погрузку, прорабатывать альтернативные варианты (морской или автотранспорт), ускорять оформление документов, обеспечивать кредитование и т. д.

  Выбор независимого подрядчика для предоставления услуг по организации доставки и концентрации не отличается от выбора любого другого поставщика. Ключевым моментом, пожалуй, является то, что подрядчик должен быть экономически конкурентоспособным, и ориентирован на сотрудничество, чтобы он умело поддерживал надежную связь и высокое качество услуг. Место расположения независимого подрядчика должно находиться где-то посредине относительно поставщика и быть связанным с морским портом или аэропортом. Выбор компаний, осуществляющих морские грузоперевозки, базируется на компромиссе между стоимостью и уровнем обслуживания, предлагаемым в ближайшем порту назначения (с учетом стоимости перевозок «от двери до двери»). На основании всего комплекса факторов принимается системное решение. Система должна обладать достаточной гибкостью, чтобы затраты на переключение с одного поставщика на другого имели приемлемую величину. Важным компонентом системы является информационная структура.

  Ответственность за транспортировку - важный вопрос снабжения производства, и в различных фирмах он решается по-разному. Часто возникают споры, как среди практиков, так и среди идеологов материально-технического снабжения о том, кто и как должен организовывать транспортное обслуживание производства. В США, например, ввиду сложности перевозочного процесса ответственность за него в крупных компаниях часто возлагается на отдельное управление, определяемое как транспортное. В функции транспортного управления входят вывоз грузов и внутрипроизводственные перевозки. В традициях американской промышленности обычную закупку и переработку грузов отличать от оперативных закупок. Согласно сложившейся практике в США основная ответственность за составление графика и поставку обычно возлагается на поставщика и транспортную компанию независимо от того, устанавливает ли контракт пункт назначения или пункт отгрузки. Поэтому основное внимание управляющие транспортом на американских предприятиях уделяют вывозу грузов (по контрактам на сбыт). При снабжении по методу «Точно в срок» транспортное управление одинаково отвечает за ввоз и вывоз продукции. При оперативном снабжении управляющие транспортом больше заинтересованы в своевременной поставке, чем в снижении стоимости вывоза.

  Рассмотренные подходы к организации материально технического снабжения не исчерпывают все многообразие практической деятельности в этой области в странах с рыночной экономикой. Наряду с этим различные виды производства, разнообразие экономической, географической и политической ситуации составляют объективные основания для дальнейших изменений в методах, технологиях и механизмах материального обеспечения производственной деятельности. Однако единство целей материального обеспечения и глубокие интеграционные процессы, которые происходят в настоящее время в экономике развитых стран, сближают также и методы решения задач по материально-техническому снабжению производства.

4. ВЫБОР ПОСТАВЩИКА

4.1. Получение и оценка предложений

  Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному. Наиболее распространенными и эффективными являются:

1. Конкурсные  торги.

2. Письменные  переговоры между поставщиком  и потребителем.

  Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагается наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

   Проведение тендера включает следующие этапы:

1. Реклама.

2. Разработка  тендерной документации.

3. Публикация  тендерной документации.

4. Приемка  и вскрытие тендерных предложений.

5. Оценка  тендерных предложений.

6. Подтверждение  квалификации участников торгов.

7. Предложение и присуждение контракта.

  Организация конкурсных торгов - сложная и многоплановая работа. Здесь я дам лишь краткую ее характеристику необходимую для ознакомления с этой широко используемой в развитых странах мира возможностью налаживания высокоэффективных взаимоотношений поставщиков и потребителей.

  Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:

- инструктирует  участников торгов о процедуре  торгов,

- дает  описание закупаемых товаров  или услуг,

- устанавливает  критерии для оценки предложений,

- определяет  условия будущего контракта.

  Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:

- предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;

- рассмотрение  только тех предложений, которые  отвечают требованиям, изложенным  в тендерной документации;

- безусловное  следование объявленным в тендерной  документации процедурам оценки;

- отсутствие  каких-либо переговоров с участниками  торгов.

  Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных приложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.

  Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами.   Первый - когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (или оферты).     Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты: