Механизм функционирования закупочной логистики

- наименование  товара,

- количество  и качество товара,

- цену,

- условия  и срок поставки,

- условия  платежа,

- характеристику  тары и упаковки,

- порядок  приемки-сдачи.

  Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными). Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контр условия покупателя. Если контрагентам не удается придти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.

  Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

  При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.

  Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высшее качество в сочетании с минимальной ценой.

 

4.2. Основные требования к выбору  поставщика

  Имеется два основных критерия выбора поставщика:

1) стоимость  приобретения продукции или услуг;

2) качество  обслуживания.

  Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и не имеющую денежного выражения прочую стоимость, к которой можно отнести, например, изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п.

  Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Под надежностью обслуживания понимается гарантированность обслуживания потребителя нужными ему ресурсами в течение заданного промежутка времени и вне зависимости от могущих возникнуть недопоставок, нарушений сроков доставки и т. п. Надежность можно оценить через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя. В отдельных случаях качество обслуживания, а также отдельные условия поставки не отражаются на цене приобретения.

  Кроме основных критериев выбора поставщика, существуют и прочие критерии, количество которых может быть достаточно велико, например, более 60. К ним относятся.

- удаленность  поставщика от потребителя,

- сроки  выполнения текущих и экстренных  заказов,

- наличие  у поставщика резервных мощностей,

- организация  управления качеством продукции  у поставщика,

- психологический  климат в трудовом коллективе  поставщика,

- риск  забастовок у поставщика,

- способность  поставщика обеспечить поставку  запасных частей в течение  всего срока службы поставленного оборудования,

- кредитоспособность  и финансовое положение поставщика  и пр.

  Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников. Ими могут быть, например:

- собственное  расследование;

- местные  источники, такие, как действующие  на данной территории юридические  лица или «осведомители» официальных  органов;

- банки  и финансовые институты;

- конкуренты  потенциального поставщика;

- торговые  ассоциации, например Торгово-промышленная палата России;

- информационные  агентства;

- государственные  источники, такие, как регистрационные  палаты, налоговая, лицензионные службы  и пр., обладающие открытой для  ознакомления информацией.

  В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя  ограничиваться одним источником  информации, вне зависимости от  объема и глубины предоставляемой  им информации.

2. Как  минимум один из используемых  источников должен быть независимым, т. е. не быть заинтересованным  в возможных последствиях использования предоставленной им информации.

  Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение, и не может быть полностью формализован.

 

5. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ЗАКУПОК

 

  Грамотное ведение закупочных операций требует отдельных знаний основ хозяйственного права, касающихся заключения контракта как основы закупок, поставки товаров и их оплаты.

 

5.1. Основные элементы контракта

1. Предложение  и принятие предложения. Контракт  оформляется в случае, если одна  сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной его цене и на других условиях поставки, а другая сторона принимает это предложение. В большинстве случаев контракты бывают письменными, но возможны и устные, которые часто выполняются не менее тщательней, чем письменные. Редкое применение устных контрактов связано, прежде всего, с тем, что отсутствие документа затрудняет доказательство наличия контракта в судебных инстанциях.

2. Финансовые  условия. Контракт должен иметь  стоимость, т. е. он становится контрактом  в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия.

3. Право  заключать контракты. Такое право  имеют только определенные должностные  лица (директор, генеральный директор), уполномоченные фирмой и действующие  от ее имени.

4. Законность. Контракт обязан быть законным, т. е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незаконным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

 

5.2. Условия контракта

  Заключение контракта предполагает согласование разных условий, как четко выраженных, так и подразумеваемых. Все они должны найти отражение в документах, на основе которых оформляется контракт. Четко выраженные условия - те, которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия - те, которые либо вытекают из зафиксированных в контракте, либо являются сами собой разумеющимися, исходя из здравого смысла. Поставщик теряет право собственности на товары после заключения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.

  В качестве условия контракт может предусматривать возмещение убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливается заранее в разумных пределах. Штрафы - действенное средство заставить поставщика выполнить условия контракта. В отличие от возмещения убытка штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т.д.

  Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от поставщика, то в контракте следует установить соответствующее условие - форс-мажор.

 

5.3. Оплата поставок

  Получение счетов на оплату заказанных товаров - заключительный этап выполнения контракта. Все счета необходимо проверить, следуя нескольким основным правилам:

- по  получении счета удостовериться, что он предназначен именно нам;

- сверить номер заказа, указанный в счете, с номером заказа в имеющейся у нас копии, а также с уведомлением о получении товара со склада (от отдела получателя).

  Если в документах нет противоречия, бухгалтерия оплачивает счета. При оплате счетов используются, как правило, безналичные расчеты, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом. При осуществлении расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо и в других формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

  Стороны по контракту (договору) могут избрать и установить любую из указанных форм расчетов:

1. Расчеты платежными поручениями. При расчетах платежными поручениями банк обязуется по поручению плательщика, за счет средств, находящихся на его счете, перевести необходимую денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом же или ином банке в срок, установленный законом, если более короткий срок не предусмотрен договором банковского счета, либо не определяется применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.

2. Расчеты  по аккредитиву. При расчетах  по аккредитиву банк, действующий  по поручению плательщика об открытии аккредитива и в соответствии с его указанием (банк-эмитент), обязуется произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель либо дать полномочие другому банку (исполняющему банку) произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводкой вексель.

3. Расчеты  по инкассо. При расчетах по  инкассо банк (банк-эмитент) обязуется  по поручению клиента осуществить  за его счет действия по  получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа.

4. Расчеты  чеками. Чеком признается ценная  бумага, содержащая ничем не обусловленное  распоряжение чекодателя банку  произвести платеж указанной  в нем суммы чекодержателю. В  качестве плательщика по чеку  может быть указан только банк, где чекодержатель имеет средства, которыми он имеет право распоряжаться путем выставления чеков. Чек должен содержать:

- наименование  «чек», включенное в текст документа;

- поручение  плательщику выплатить определенную  денежную сумму;

- наименование  плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

- указание  валюты платежа;

- указание  даты и места составления чека;

- подпись  лица, выписавшего чек, - чекодателя.

   В рамках указанных форм расчеты могут производиться с частичной предоплатой и по факту получения товара, с предоплатой полностью за весь товар, оплатой в рассрочку и т.д. В любом случае способ платежа оговаривается в контракте (договоре) купли-продажи.

  Немедленная или предварительная оплата товара может дать право на скидку от общей стоимости полученных товаров. С другой стороны, оплата товара по истечении какого-то срока означает, что сумма, которая должна быть выплачена поставщику, может быть использована на другие нужды.

  В этой связи, определяя способ платежа, необходимо тщательно взвесить все его достоинства и недостатки, равно как и свои возможные выгоды и потери.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

  Любое предприятие, на котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу (служба поставки), осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда: сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. В курсе логистики деятельность этой службы рассматривается на трех уровнях, поскольку служба поставки одновременно является:

- элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;

- элементом  микрологистической системы, то  есть одним из подразделов  предприятия, обеспечивающим реализацию  целей этого предприятия;

- самостоятельной  системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

  Необходимо понять специфику работы службы поставки в условиях наличия логистических связей предприятия со своими поставщиками. Эта специфика обусловлена, идеей логистики (получение дополнительной прибыли от согласованности действий всех участников) и заключается в том, что персонал службы поставки должен добиваться реализации целей собственного предприятия не как изолированного объекта, а как звена всей макрологистической системы.

  Мы рассмотрели варианты системной организации самой службы поставки, поскольку от этого в существенной степени зависит возможность ее эффективного функционирования на любом уровне.

  Реализация функции поставки предприятия осуществляется в процессе решения большого количества разнообразных задач и выполнения различных видов работ. К числу наиболее существенных относят задачи «что закупить», «у кого закупить», «сколько закупить», а также такие работы, как заключение договора, контроль за его выполнением, организация доставки и складирование.