Рационализация товарных запасов как элемента системы распределения

Размер и оборачиваемость товарных запасов определяются также внутренними  факторами, которые зависят от деятельности самого торгового предприятия и  определяются стратегией и тактикой его деятельности [15]. Таких факторов в зависимости от ОПФ, характера торговой деятельности и условий бизнеса может быть множество, рассмотрим самые общие закономерности.

К таким внутренним факторам относятся:

1) Местонахождение торгового предприятия: этот фактор определяет интенсивность потребительских потоков в районе деятельности предприятия, а соответственно, и размер однодневного товарооборота, а также скорость реализации товарных запасов. Чем выгоднее местонахождение торгового предприятия, тем выше скорость реализации товарных запасов и меньшая потребность в их создании.

2) Объем товарооборота торгового предприятия: относительно большие по размеру товарооборота предприятия, как правило, осуществляют торговую деятельность с меньшим уровнем товарных запасов. Это обусловлено тем, что они имеют возможность чаще делать завоз товаров, имея оптового поставщика.

3) Специализации предприятия и структура товарооборота: товары, в зависимости от их качества, особенностей назначения, имеют разное время обращения. Это зависит от свойств некоторых предметов потребления, количества разновидностей, входящих в товарной группы, особенностей приема и комплектования изделий. Так, товары, относящиеся к категории скоропортящихся, теряют свои свойства (мясо, хлеб, молоко) довольно быстро и должны быть реализованы в течение непродолжительного периода времени. Поскольку такого рода товары являются предметами периодического спроса, их запасы, выраженные в днях к обороту относительно выше, чем запасы других товаров. Следовательно, увеличение в розничном товарообороте доли непродовольственных товаров сложного ассортимента в других условиях является фактором роста общего уровня товарных запасов [6, с. 286].

4) Организация и доля завоза товаров: чем чаще завозятся товары в магазины, тем меньшими затратами можно обеспечить выполнение плана товарооборота, и наоборот. В свою очередь, частота завоза может зависеть от местонахождения предприятия, размещения основных поставщиков, транспортных условий. Чем ближе расположены поставщики, базы к районам потребления, тем чаще происходит завоз товаров в торговые предприятия, тем меньше размер товарных запасов [9, с. 306].

5) Площадь торгового зала и форма торгового обслуживания: размеры товарных запасов, находящихся в торговом зале, должны обеспечить представительную выкладку всего ассортимента товаров, имеющегося в наличии. Чем больше площадь торгового зала, тем больший размер товарных запасов должно находиться непосредственно в торговом зале. Существенное влияние создает и форма торгового обслуживания. При самообслуживании потребность в товарных запасах, находящихся в торговом зале, выше, чем при обслуживании через прилавок.

6) Состояние складского хозяйства: этот фактор имеет ограничительный характер и определяет максимально возможный размер запасов товаров. Чем больше площадь (емкость) складских помещений, тем в больших размерах могут создаваться (при необходимости) товарные запасы.

7) Организация коммерческой работы: большое значение для правильного определения потребности в создании товарных запасов и оперативного регулирования их размера имеют квалификация и компетентность кадров и уровень руководства торговым процессом, организация действенного контроля за поступлением, реализацией и остатками товаров, маневрирования товарными ресурсами.

8) Финансовых положение предприятия: формирование товарных запасов может осуществляться различными способами:

- путем оплаты товаров, поступающих денежными средствами предприятия;

- путем получения коммерческого  кредита от поставщиков (получение  товаров с отсрочкой платы);

- путем приема товаров под реализацию или на комиссию.

Применение каждого способа  формирования товарных запасов и  соотношение между ними напрямую зависят от финансовой устойчивости торгового предприятия, его платежеспособности, финансово ого положения, степени  доверия к нему [8, с. 211].

Вывод об оптимальном размере товарных запасов можно сделать, если брать  во внимание всю совокупность указанных  факторов.

1.3 Управление  запасами в сфере обращения оптовой и розничной торговли

Управление запасами в сфере  обращения – комплексная, сложная  задача. Как было сказано в предыдущем пункте, множество как внешних, так  и внутренних факторов влияет на выбор  оптимального объема товарных запасов  на складе.

Если рассматривать ближе характер спроса, то станет ясно, что основная разница в способе формирования запасов для сферы обращения  состоит в ответе на вопрос: оптовой  или розничной торговлей занимается предприятие. Рассмотрим отдельно оба случая.

В розничной торговле потеря контроля над запасами может стать критичной для предприятия [7, с. 21]. Она приводит к уменьшению прибыли, акционерной стоимости компании, вредит репутации и портит отношения с клиентами. Склады – это основной ресурс в розничной торговле. Наличные запасы должны находиться под строгим контролем в режиме реального времени. Понимание того, когда настало время пополнить запасы потребительских товаров, какие товары залежались на складе, обладание точной информацией по поводу того, когда необходимо сделать новые закупки – все это помогает розничным сетям быстрее адаптироваться к быстро меняющимся требованиям потребителей.

При всем многообразии подходов в управлении запасами можно выделить так называемые творческий и математический подходы. 

Творческий подход подразумевает тщательную и кропотливую работу над заказами, когда ответственный за заказ сотрудник компании принимает в расчет регламентированный перечень условий для создания каждого заказа.  Основой для этого метода служит предпосылка, что предугадать спрос невозможно, поэтому составление заказов не может быть все время одинаковым. 

Математический подход – это метод, при котором любой заказ рассчитывается автоматически, исходя из того или иного алгоритма [13]. 
В розничной торговле эти методы в чистом виде применять сложно, т.к. даже на товары повседневного спроса в магазинах с практически постоянным потоком покупателей существует разница не только в сезонных, но и в дневных продажах одного и того же товара. 

Поэтому спрос - не единственное, что определяет управление запасами. Есть множество других факторов:

1. возможности по обработке количества поставок собственным складом;
2. емкость склада и торгового зала;
3. периодичность заказов (в том числе и связанная со временем хранения);
4. стабильность поставок.

Большое значение в управлении запасами имеет и алгоритм заказов. Выбирая алгоритм заказов, целесообразнее остановится на фиксированном интервале между поступлениями товаров, т.к. в этом случае есть возможность планировать равномерную загрузку складских помещений.

Рассмотрим особенности управления запасами для оптовых торговых предприятий. Для оптовиков характерен более  узкий диапазон рисков, чем для  розничных торговцев, но их риски глубже и более продолжительны. Оптовики закупают у производителей крупные партии товаров, а продают их розничной торговле мелкими партиями. Экономическая роль оптовиков — снабжать розничных торговцев специально подобранным ассортиментом продукции разных производителей и небольшими партиями.

Каждый руководитель и менеджер должен рассматривать запасы как важную часть активов, в которую иммобилизуются денежные средства [14]. Это стадия в оборотном капитале, продолжительность которой определяет потребность в денежных средствах предприятия. Размер запасов зависит от масштабов деятельности предприятия. На размеры запасов влияют число поставщиков, их надежность и отдаленность, складские мощности, разнообразие покупателей и их постоянство, количество заказов, прогноз цен, ассортимент, реальная экономия от ускорения оборота запасов и т. д.

Задача о запасе возникает при  условии, когда количество ресурсов можно регулировать и существует по крайней мере одна статья затрат, убывающая при увеличении запаса.

К управляемым переменным в задачах о запасах относят:

1. поступающий объем ресурсов (определение объема закупок, процесса производства для отдельного вида или набора ресурсов);
2. частоту или сроки поступления ресурсов (определение периодичности или темпа производства, получения партий ресурсов);
3. степень готовности продукции, хранящейся в виде запасов (определение степени готовности хранящихся ресурсов к использованию).

Управление запасами может  быть прямым и косвенным [2, с. 58]. Прямое управление ориентировано на стабилизацию размера запаса или обеспечение заданной стратегии изменения запаса. Косвенное управление базируется на стабилизации параметров производства (численности работающих, объема выпуска) или удовлетворении параметров потребления. В этом случае размер запасов меняется в соответствии с колебанием потоков поступления или потребления материалов.

Прямое управление запасом  опирается на контроль запаса и реализуется  через следующий инструментарий:

1. заказ фиксированной партии материалов в фиксированное время;
2. заказ материала фиксированными партиями в рассчитываемые моменты времени (с учетом интенсивности расхода);
3. заказ материала в фиксированные моменты времени с изменением размера партии (с учетом фактически сложившегося уровня запаса);
4. заказ материала в рассчитываемые моменты времени и с расчетным размером поставки (с учетом фактического уровня запаса и прогнозируемого уровня потребления).

Существуют условия, при  которых отсутствует возможность  непрерывного контроля запасов, но допускается  контроль через определенные интервалы  времени. В такой ситуации необходимо определять частоту осуществления  контроля, количество заказываемых или  производимых ресурсов после очередной  контрольной проверки.

Есть известное правило  в бизнесе, да и не только в бизнесе: 20% усилий приносят 80% результата. Данное правило часто называют также  правилом 20/80 или законом Парето[12].  Для его внедрения в сферу обращения необходимо применить ABC-анализ к имеющимся товарным запасам и выявить перечень товаров (готовой продукции), которые в совокупности дают предприятию 80% дохода или прибыли. Это будет группа товаров А. Далее определяется перечень товаров, приносящих следующие 15% дохода. Эта группа запасов – группа В. Все оставшиеся запасы помещаются в группу С.

Данный вид анализа  необходим для того, чтобы по-разному управлять разными запасами. Например, практикующие логисты на крупных предприятиях советуют дорогие запасы группы А закупать более мелкими партиями, чтобы не омертвлять капитал, а также чаще и точнее проводить их инвентаризацию. Наоборот, запасы группы С советуют закупать большими партиями, а инвентаризацию проводить «на глаз».

Также не менее важен для  оценки товарных запасов XYZ-анализ. XYZ-анализ предназначен для учёта неопределённостей, возникающих в логистическом потоке. Данный анализ позволяет учитывать предсказуемость спроса на продукцию и поставок от поставщиков. Коэффициент вариации – это отношение среднего квадратичного отклонения к математическому ожиданию случайной величины. В качестве случайной величины в зависимости от задачи могут выступать продажи, поставки. Группа Х является наиболее прогнозируемой, Z – наименее.

Совместное применение двух видов анализа для управления товарными запасами на предприятии  дает возможность адаптировать управление под каждую из девяти образующихся при сведении ABC- и XYZ-анализа групп товарных запасов и, как следствие, приводит к повышению оборачиваемости и снижению уровня издержек предприятия.

2 Анализ деятельности предприятия ООО «Арт-лист»

2.1 ООО «Арт-лист»: характеристика деятельности предприятия

ООО «Арт-лист» - хабаровская  фирма по оптовой и мелкорозничной торговле бумагой для цифровой и  лазерной печати. Основной сегмент  рынка – производственные предприятия, специализирующиеся на цифровой печати (типографии, рекламные агентства), а также сегмент подарочных и  эксклюзивных изделий из дизайнерской бумаги.

Можно сделать вывод, что  основной формат торговли направлен  на клиентов В2В (бизнес для бизнеса). Конечно, среди покупателей встречаются  конечные потребители, закупающие различного рода бумагу и картон для личных, непроизводственных целей, а также  для корпоративного потребления. Однако удельный вес таких клиентов в  общей картине не превышает 5 процентов.

Из вышесказанного можно  сделать вывод, что основным направлением деятельности является именно оптовая  торговля, а розничная – лишь дополнительная сфера деятельности, придающая разнообразие предоставляемому ассортименту услуг.

Организация располагает  довольно широким ассортиментным рядом  как бумаги для лазерной печати, так и дизайнерских бумаг и  картона. Бумага для лазерной печати – это стандартная печатная бумага различной степени белизны, матовости  и плотности. ООО «Арт-лист» торгует  тремя основными брендами такой  бумаги: «Sunbright», «DNS» и «ColorCopy». В свою очередь, каждая из них имеет подразделение на матовую и глянцевую. Так же бумага классифицируется по плотности, которая измеряется в граммах на 1 квадратный метр. В основном торговые позиции имеют плотность 100, 120, 150, 170, 200, 250, 280 и 300 грамм на метр квадратный.

Такие бумаги продаются в  пачках, содержащих определенное стандартное  количество листов – от 250 до 500 листов в одной пачке. В свою очередь, пачки расположены в картонных  коробках по формату бумаги. В каждой коробке стандартно находится 5 пачек бумаги. Вес одной такой коробки колеблется от 10 до 30 килограмм, это зависит от плотности соответствующей бумаги.