Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

 В ГОСТ Р 6.30-97 не приводится  разграничений между нормативными правовыми актами и правовыми актами, они обозначаются как организационно-распорядительные документы.

Владение нормативно закрепленной терминологией обеспечивает однозначное толкование официальных документов, позволяет избежать излишнего "творчества", при котором в инструкциях и правилах по документационному обеспечению организаций появляются такие термины, как "резолютор" (автор резолюции), "рапортичка" (докладная записка), "атрибут документа" (реквизит документа), "шаблон" (бланк документа), и др.

В ряде случаев, например при употреблении терминов-синонимов, важно правильно оценить, в каком организационно-правовом контексте создается тот ил и иной документ Например, даже такие термины, как "договор", "контракт", "соглашение", которые можно было отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве сделки оформляются договорами, во внешней торговле -контрактами, а договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях (например, "тарифное соглашение").

1.2.  Нормативная база подготовки и оформления документов

Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.

Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие подготовку и оформление документов, являются частью информационного права - системы охраняемых силой государства социальных норм и отношений, возникающих при осуществлении процессов сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления информации. Информационные ресурсы (документы, массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами.

С правовой точки зрения двуединство информации и материального носителя дает возможность защитить документированную информацию с использованием одновременно двух институтов: института интеллектуальной собственности и института вещной собственности.

Базовым законом информационного законодательства является Федеральный закон от 20 февраля 1995 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", в соответствии с которым правовой режим информационных ресурсов определяется нормами, устанавливающими:

порядок документирования информации;

право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах;

категорию информации по уровню доступа к ней;

порядок правовой защиты информации.

Документирование информации (создание документов) осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или иметь весьма ограниченное действие и относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.

На формирование требований к оформлению организационно-распорядительной документации оказывают влияние правила, сложившиеся в области бухгалтерского учета, статистики, нотариата и других сферах деятельности.

Нормативные акты, устанавливающие требования к оформлению документов, можно условно разделить на ряд групп.

Общие требования к составу документации и ее оформлению содержат законы и другие нормативные акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций (например, Федеральный конституционный закон от 17 декабря 1997 г. № 2-ФЗК "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон от 28 августа 1995 г. № 154-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Гражданский кодекс Российской Федерации, законы "Об акционерных обществах" (от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ), "О некоммерческих организациях" (от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ), "О производственных кооперативах" (от 8 мая 1996 г № 41-ФЗ)и др.).

Центральное место в федеральном законодательстве в этой области занимают нормы, устанавливающие требования к подготовке и оформлению правовых актов, издаваемых федеральными органами государственной власти: законов, правовых актов палат Федерального Собрания, Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международных договоров (см. раздел 8 Комментария).

Требования к постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям и положениям, издаваемым федеральными органами исполнительной власти (министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и др.) определяют Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009. Правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций) установлены приказом Центрального Банка Российской Федерации от 15 сентября 1997 г. № 02-395 "О Положении Банка России "О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России".

В законодательстве субъектов Российской Федерации также содержатся нормы, определяющие требования к оформлению законов и иных нормативных актов, издаваемых органами власти субъектов Российской Федерации (например, Закон города Москвы от 14 декабря 1994 г. № 22 "О законодательных актах города Москвы", Закон Московской области от 20 ноября 1996 г. "О порядке принятия, вступления в силу и хранения законов и иных нормативных правовых актов Московской области, принимаемых Московской областной Думой").

Основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации.

Использование государственного языка в официальных документах регламентирует Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. №1807-1 "О языках народов Российской Федерации".

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены требования к отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила использования бланков и оформления отдельных реквизитов документов. Так, изображение Государственного герба на документах регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президента России от 30 ноября 1993 г. № 2050); использование бланков с воспроизведением Государственного герба России - постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. №1268.

Использование товарных знаков при оформлении документации определяется Законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992г. №3520-1).

В законодательстве субъектов Российской Федерации также содержатся нормы, определяющие правила изображения их гербов (например, Законом города Москвы от 1 февраля 1995 г. №4-12 "О гербе и флаге города Москвы") и порядок работы с гербовыми бланками (распоряжение Мэра Москвы от 17 апреля 1998 г № 392-РМ "Об использовании изображения герба города Москвы, наименований "Правительство Москвы", "Мэрия Москвы", "Москва" на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения").

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры и реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня (постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации", Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г Москвы (утверждены распоряжением Мэра Москвы от 25 августа 1998 г. №843-РМ).

На установление правил оформления документов оказывает влияние многообразие форм собственности на информационные ресурсы, которые могут быть государственными и негосударственными, находиться в собственности органов государственной власти, местного самоуправления, организаций, общественных объединений, граждан. Отношения по поводу права собственности на информационные ресурсы регулируются гражданским законодательством Российской Федерации. В Законе Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" определены понятия "собственник", "владелец", "пользователь" (потребитель) информации. Собственник информационных ресурсов имеет право устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним.

Установленное законом обязательное представление документированной информации для формирования государственных информационных ресурсов также влияет на правила документирования и состав документации. В ст. 8 закона определено, что при регистрации юридических лиц регистрационные органы обеспечивают их перечнями представляемых в обязательном порядке документов и адресами их представления. Перечень представляемой в обязательном порядке документированной информации прилагается к уставу каждого юридического лица (положению о нем).

При рассмотрении правового положения управленческой документации важным является то, что по Закону Российской Федерации от 9 июля 1993 г № 5351 -I "Об авторском праве и смежных правах" официальные документы (законы, судебные решения, иные тексты законодательного, административного и судебного характера), а также их официальные переводы не являются объектами авторского права.

Информация управленческих документов может включаться в автоматизированные информационные системы. Используемые в этих системах компьютерные программы и базы данных относятся к объектам авторского права в соответствии с Законом Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных". Право авторства и право собственности на информационные системы, технологии и средства их обеспечения могут принадлежать разным лицам

Порядок накопления и обработки документированной информации с ограниченным доступом, правила ее защиты и порядок доступа к ней устанавливаются органами власти, отвечающими за определенные виды и массивы информации в пределах их компетенции, либо непосредственно ее собственником в соответствии с законодательством. Документированная информация с ограниченным доступом по условиям ее правового режима подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную. В Законе Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" определено, что режим защиты информации устанавливается:

в отношении сведений, отнесенных к государственной тайне, -уполномоченными органами на основании Закона Российской Федерации "О государственной тайне";

в отношении конфиденциальной документированной информации -собственником информационных ресурсов или уполномоченным лицом на основании настоящего Федерального закона;

в отношении персональных данных - Федеральным законом".

Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 "О государственной тайне" установлены степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, определен порядок проставления на документах грифа секретности. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 утвержден Перечень сведений конфиденциального характера

Вопросы оформления документации закреплены в нормативных актах в области связи, устанавливающих правила написания адреса на почтовых отправлениях, порядок оформления различных видов телеграмм, требования к документам, передаваемым по факсимильной связи, и др. Правительством России утверждены правила предоставления услуг телеграфной связи (постановление от 28 августа 1997 г. № 1108), телефонной связи (постановление от 26 сентября 1997г. № 1235), почтовой связи (постановление от 26 сентября ,1997 г. № 1239).

Порядок использования телефаксов при передаче документной информации устанавливается в ведомственных нормативных актах (например, Инструкция Банка России от 29 ноября 1993г. №20 "О порядке приема и передачи документов по сети факсимильной связи в системе Центрального банка Российской Федерации", а также Перечень материалов и документов, разрешенных для передачи по сети факсимильной связи Центрального банка Российской Федерации).

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными органами исполнительной власти: Росархивом, Минфином России, Минтруда России, Минюстом России и др.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая архивной службой страны в 1988 г. "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения" (ГСДОУ). ГСДОУ устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждениях. Положения ГСДОУ получили развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993).