Деловые письма, культура их составления

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Деловое  общение

по теме: Деловые письма. Культура их составления.

 

Исполнитель: студентка 

Специальность- Экономика

Группа - ЭБ-31-12

Ф.И.О.-  Федоренко А.В.

 

г. Волгоград

 

Содержание:

 

1.Введение

2. Функции делового письма.

3. Культура  составления и общие требования к  деловому письму

4. Основные виды деловых писем

5. Вывод

 

 

 

Введение

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя  корреспондентами, которые могут  быть как юридическими, так и физическими  лицами.

Деловое письмо является одной  из главных частей делового общения.

А деловое общение всегда было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством  взаимодействия в его рамках и  мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других.

Именно правильно проведенные  деловые переговоры грамотно оформленное  письмо или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность какой либо  деятельности.

Таким образом, деловые письма имеют определенные правила составления  и оформления.

Зная эти правила, мы можем  добиться положительного результата при  деловом общении.

 

Функции делового письма.

 

Прежде всего, это  - информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления  практической и мыслительной деятельности людей.

Деловое письмо выполняет  ряд важных функций.

 Письмо обладает  организационной  функцией. С помощью  письма  обеспечивается воздействие   на людей в целях организации   и координаты их деятельности.

Внешние  связи организаций  обеспечивает  коммуникативная функция письма.

 Письмо несет  юридическую  функцию, поскольку  его содержание  используется  в качестве свидетельства,  доказательства  при рассмотрении  спорных вопросов  сторонами отношений.

 Наконец,  письмо выполняет  воспитательную функцию, поскольку  требует повышенного уровня образовательной  подготовки, дисциплинирует исполнителя,  а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

 

 Культура составления и общие требования к деловому письму

Культура  делового письма и его написание - это своего рода искусство.

Качество текста делового письма складывается из пяти составляющих:

• точность и ясность  изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;

 • максимальная доступность  текста для понимания, употребление  простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;

 • краткость, отсутствие  лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;

 • грамотность —  соблюдение норм грамматики и  правописания, а также требований делового этикета;

 • корректность —  деловой и вежливый стиль изложения,  не исключающий живости и образности  языка, оставляющий приятное впечатление  о человеке.

При деловой переписке  следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами  должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя  и фамилия сотрудника и, может  быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены  и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где  указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Помните, что просьбу нужно  формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем  больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных  оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых  партнеров. На все письма следует  обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка.

Содержание внутренней переписки  может быть различным, но оно должно отвечать некоторым общим правилам:

исполнитель должен отчетливо  представлять себе сообщение, которое  хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме;

письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать  двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют  пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы  должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов;

письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается  лишь один аспект данного вопроса;

письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным;

письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных  фраз;

объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного  текста

с точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют  на адресата раздражающе;

деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.

 

Основные  виды деловых писем

 

По функциональному признаку деловые  письма делятся  на письма требующие обязательного письма-ответа:

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация)

• письмо-просьба

• письмо-приглашение

 на письма, не требующие  обязательного ответа:

• письмо-подтверждение

• письмо-извещение

• письмо-напоминание

• письмо-предупреждение

• письмо-декларация (заявление)

• письмо-распоряжение

• письмо-отказ

• сопроводительное письмо

• гарантийное письмо

• информационное письмо

Письмо-просьба. В письме-просьбе  излагается какая-либо просьба, при

 этом в ней подчеркивается  заинтересованность организации  в ее исполнении . Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

 Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется  при

 отправке адресату  документов или материальных  ценностей. Подобного рода письмо  оправдывает себя в тех случаях,  когда содержит дополнительные  разъяснения к приложенному документу. 

 Письмо-сообщение. В  данном виде делового письма  дается какая-либо

 информация, не требующая  ответа или подтверждения со  стороны, которой высылается данное  письмо.

 Письмо-подтверждение.  Содержит сообщение о получении  какого-либо

 отправления или о  том, что ранее составленный  документ остается в силе.

 Также можно подтверждать  факт либо действие.

 Письмо-напоминание. Направляется  в тех случаях, когда не удается 

 получить ответ с  помощью телефонных переговоров  или личных встреч. Оно состоит  из двух элементов: напоминание  о выполнении действия; меры, которые  будут приняты в случае невыполнения  ранее заключенного договора  или соглашения.

 Пометка «Вторично»  отправляется тогда, когда отправитель  допускает 

 возможность, что адресат  не получил письма, отправленного  ранее. 

 Письмо-приглашение. Пишется  в том случае, когда организация  хочет 

 пригласить другую  организацию на какое- либо  торжество или мероприятие. В  данном деловом письме указывается  время, место и дата проведения  мероприятия. 

 Письмо-благодарность.  В данном виде письма выражается  благодарность за выполнение  какого-либо рода деятельности.

 Гарантийное письмо. Составляется  с целью подтверждения определенных

 обязательств и адресуется  организации, либо отдельному  лицу.

 Для коммерческой корреспонденции  характерна следующая градация:

  письмо-запрос, ответ  на него;

 письмо-предложение (оферта), ответ на него;

 письмо-претензия (рекламация), ответ на него.

 Запрос и ответ на  него. Данные виды коммерческой  корреспонденции 

 являются в письменной  речи реализацией двусторонней  связи. 

 Запрос представляет  собой обращение лица, желающего  заключить сделку.

 В запросе обязательно  указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно  получить товар, условия платежа,  количество и качество товара. Написание этого вида писем  требует соблюдения следующих  принципов: 

1)ссылка на первичное  письмо и его тему; 

2) соблюдение одинаковых  языковых средств в обоих письмах; 

3) соблюдение последовательности  в изложении аспектов содержания.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит

 претензии к стороне,  нарушившей принятые на себя  по договору обязательства и  требования возмещения убытков.  Она может быть предъявлена  в отношении качества , количества товаров, сроки поставки и т.п. Рекламация содержит: 

1) основания для предъявления  претензий; 

2) доказательства произошедшего  ущерба;

3) конкретные требования  стороны, предъявляющей претензию. 

 Рекламация представляется  в письменном виде, с приложением  всех 

 необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься  в арбитраж.

 В ответе на рекламацию  сообщается, что: информация принята  к

 рассмотрению; она рассматривается  полностью, частично либо отклоняется;

 

 

Вывод

 

Итак, на основе вышеизложенного  можно сделать вывод, что деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо - это один из залогов успеха и будущего процветания  дела.

 

 

 

Список литературы

1.   Алехина И. Имидж  и этикет в бизнесе. - М., 2003

2.   Венедиктова В.И. Деловая репутация: личность, культура, этика, имидж делового человека. - М., 2003

3.   Ковальчук А.С.  Основы имиджелогии и делового общения. - Ростов-на-Дону, 2003

4.   Шеламова Г.М. Деловая культура и психология общения. - М., 2006