Разработка, принятие и реализация плановых решений по функционированию и развитию подразделений организации

 Пользуясь медицинской терминологией, первый шаг в диагностировании  сложной проблемы - установление  симптомов. Общими симптомами болезни  организации являются: низкие - прибыль, объем продаж, производительность  труда, качество товаров и услуг; высокие - издержки, текучесть кадров, многочисленные конфликты. Выявление  симптомов помогает определить  проблему в общем виде, однако  различные причины могут вызывать  сходные организационные проблемы (низкое качество товара может  быть следствием как изношенности  оборудования, так и недостаточной  квалификации рабочих). Поэтому менеджеры  должны более глубоко исследовать  причины возникшей проблемы и  не спешить устранять только  ее симптомы.

 Нельзя также забывать, что  все элементы и работы в  организации взаимосвязаны и  решение какой-либо проблемы в  одной части организации может  вызвать появление проблем в  других. Поэтому, определяя решаемую  проблему, следует стремиться к  тому, чтобы число возникающих  при этом проблем было минимальным.

 Определение критериев выбора. Прежде чем рассматривать возможные  варианты решения возникшей проблемы, руководителю необходимо определить  показатели, по которым будет  производиться сравнение альтернатив  и выбор наилучшей. Эти показатели  принято называть критериями  выбора. Например, принимая решение  о приобретении нового оборудования, можно ориентироваться на критерии  цены, производительности, эксплуатационных  расходов, эргономичности и т.п., а в случае принятия решения  о приеме на работу нового  сотрудника, критериями выбора среди  кандидатов могут быть: образование, опыт работы, возраст, личные качества.

 Разработка альтернатив. Следующий  этап — разработка набора альтернативных  решений проблемы. В идеале желательно  выявить все возможные альтернативные  пути решения проблемы, только  в этом случае решение может  быть оптимальным. Однако на практике  руководитель не располагает (и  не может располагать) такими  запасами знаний и времени, чтобы  сформулировать и оценить каждую  возможную альтернативу. Менеджеры  хорошо понимают, что поиск оптимального  решения очень труден, занимает  много времени и дорого стоит, поэтому они ищут не оптимальный, а достаточно хороший, приемлемый  вариант, позволяющий снять проблему  и помогающий отсечь заранее  непригодные альтернативы, критерии  выбора, определенные на предыдущем  этапе.

 Наряду с положением, когда  варианты решения проблемы заранее  известны или обнаруживаются  без особых трудностей, часто  бывают ситуации, при которых  решаемая проблема не встречалась  раньше, т.е. возможные альтернативы  неизвестны и их необходимо  предварительно сформулировать. В  таких случаях весьма полезным  может оказаться коллективное  обсуждение проблемы и генерирование  альтернатив.

 Выбор альтернативы. Разработав  возможные варианты решения проблемы, их необходимо оценить, т.е. сравнить  достоинства и недостатки каждой  альтернативы и объективно проанализировать  вероятные результаты их реализации. Для сопоставления вариантов  решения необходимо иметь стандарты  или критерии, по которым их  можно сравнивать. Такие критерии  выбора были установлены на  третьем этапе. С их помощью  и производится выбор наилучшей  альтернативы.

 Поскольку выбор осуществляется, как правило, на основе нескольких  критериев, а не одного, он всегда  носит характер компромисса. Кроме  того, при оценке возможных вариантов  решения руководитель фактически  имеет дело с прогнозными оценками  сравниваемых величин, а они всегда  вероятностные. Поэтому очень важно  учитывать фактор риска, т.е. определять  вероятность осуществления каждой  альтернативы. Учет фактора риска  приводит к пересмотру самого  понятия наилучшего решения: им  является не тот вариант, который максимизирует или минимизирует некоторый показатель, а тот, который обеспечивает его достижение с наиболее высокой степенью вероятности.

 Согласование решения. В современных  системах управления в результате  разделения труда сложилось положение, при котором подготавливают, разрабатывают  решение одни работники организации, принимают или утверждают —  другие, а выполняют — третьи. Иначе говоря, руководитель часто  утверждает и несет ответственность  за решение, которого не разрабатывал, специалисты, готовившие и анализировавшие  решение, не участвуют в его  реализации, а исполнители не  принимают участия в подготовке  и обсуждении готовящихся решений. Принятие управленческих решений  в организации довольно часто  ошибочно рассматривается как  индивидуальный, а не групповой  процесс. Между тем, хотя основные  этапы МПР организациями и  отдельными людьми совпадают, формирование  решений в организации существенно  отличается от индивидуального  принятия решения. Именно организация, а не отдельный руководитель  должна реагировать на возникающие  проблемы. И не один руководитель, а все члены организации должны  стремиться к повышению эффективности  ее работы. Конечно, менеджеры выбирают  курс для организации, но чтобы  решение было реализовано, необходимы  совместные действия всех членов  организации. Поэтому в групповых  процессах принятия решений весьма  существенную роль играет стадия  согласования.

 В идеальном случае исполнители  будут действовать в соответствии  с решениями менеджеров, однако  практика далека от идеала  и так происходит не всегда. Признание решения редко бывает  автоматическим, даже если оно  явно хорошее. Поэтому руководитель  должен убеждать в правильности  своей точки зрения, доказывать  работникам, что его решение несет  выгоды и организации, и отдельным  ее членам. Практика показывает, что вероятность быстрой и  эффективной реализации значительно  возрастает, когда исполнители имеют  возможность высказать свое мнение  по поводу принимаемого решения, внести предложения, замечания и  т.п. Тогда принятое решение воспринимается  как свое, а не навязанное «сверху». Поэтому лучший способ согласования  решения — привлечение работников  к механизму его принятия. Разумеется, этот способ не надо абсолютизировать: встречаются ситуации, когда это  невозможно или не рационально  и менеджер вынужден принимать  решение единолично, не прибегая  к обсуждениям и согласованиям, но надо помнить, что систематическое  игнорирование мнения подчиненных  ведет к авторитарному стилю  руководства.

 Управление реализацией. Механизм  решения проблемы не заканчивается  выбором альтернативы: для получения  реального эффекта принятое решение  должно быть реализовано. Именно  это и является главной задачей  данного этапа.

 Для успешной реализации  решения, прежде всего, необходимо  определить комплекс работ и  ресурсов и распределить их  по исполнителям и срокам, т.е. предусмотреть, кто, где, когда и  какие действия должен предпринять  и какие для этого необходимы ресурсы. Если речь идет о достаточно крупных решениях, это может потребовать разработки программы реализации решения. В ходе осуществления этого плана руководитель должен следить за тем, как выполняется решение, оказывать в случае необходимости помощь и вносить определенные коррективы.

 Контроль и оценка результатов. Даже после того как решение  окончательно введено в действие, механизм принятия решений не  может считаться полностью завершенным, так как необходимо еще убедиться, оправдывает ли оно себя. Этой  цели и служит этап контроля, выполняющий в данном механизме  функцию обратной связи. На этом  этапе производятся измерение  и оценка последствий решения  или сопоставление фактических  результатов с теми, которые руководитель  надеялся получить.

 Не следует забывать, что  решение всегда носит временный  характер. Срок его эффективного  действия можно считать равным  периоду относительного постоянства  проблемной ситуации. За его пределами  решение может перестать давать  эффект и даже превратиться  в свою противоположность —  не способствовать решению проблемы, а обострять ее. В связи с  этим основная задача контроля  — своевременно выявлять убывающую  эффективность решения и необходимость  в его корректировке или принятии  нового решения. Кроме того, осуществление  этого этапа является источником  накопления и систематизации  опыта в принятии решений.

 Проблема контроля управленческих  решений весьма актуальна, особенно  для крупных бюрократических  организаций. Можно принять немало  разумных и полезных решений, но без рационально организованной  системы контроля исполнения  они останутся в «недрах делопроизводства»  и не дадут ожидаемого эффекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Экспертные методы  в механизме разработки решений

 В сложных ситуациях выбора человек разрабатывающий решение может не обладать всей необходимой информацией или опытом, что повышает степень риска принятия ошибочного решения. Кроме того, многие проблемы, требующие решения, полностью или частично не поддаются количественному анализу, и, следовательно, не дают возможности использовать методы моделирования. В подобных случаях значительный эффект приносят экспертные технологий.

 Применение экспертных технологий  в процессе принятия решений  целесообразно, в основном, в следующих  случаях:

 Определение целей. При разработке  наиболее важных, стратегических  решений очень важно точно  определить и сформулировать  цели, к достижению которых стремится  человек разрабатывающий решение. Для сложных ситуаций разработан  и применяется метод «дерева  целей», позволяющий определить  иерархическую структуру системы  целей.

 Экспертный прогноз. При принятии  решений довольно часто возникает  необходимость определения и  оценки тенденции ожидаемого  развития ситуации, а также результатов  реализации рассматриваемых альтернатив.

 Разработка сценариев развития  ситуации. При разработке решения  необходимо выявить основные  факторы, под влиянием которых  находится ситуация, и определить  динамику их возможного изменения.

 Генерирование альтернатив. В  случае возникновения новой, ранее  не встречавшейся проблемы, не  существует и готовых вариантов  ее решения. Их необходимо найти  и сформулировать.

 Определение рейтингов. В ряде  случаев принятие решений основано  на сравнительной предпочтительности  оцениваемых по специальной методике  объектов (рейтинг банков, политиков, спортсменов и т.д.).

 Формирование оценочных систем. Для сравнительной оценки альтернативных  вариантов решения, а также для  оценки степени достижения поставленной  цели необходима оценочная система, в состав которой входят:

 • шкала для измерения  каждого критерия;

 • критерии, характеризующие  объект оценки

 • правила выбора наиболее  предпочтительных альтернатив.

 Принятие коллективных решений  — это открытое обсуждение  альтернативных вариантов решения  с учетом результатов экспертизы, согласование различных точек  зрения, поиск компромисса и т. п2.

 Сущность экспертных методов  принятия решений заключается  в получении ответов специалистов  на поставленные перед ними  вопросы.

 Полученная от экспертов  информация в целях минимизации  погрешностей и влияния субъективного  фактора обрабатывается при помощи  специальных логических и математических  процедур и преобразуется в  форму, удобную для выбора решения.

 Для подготовки и проведения  экспертизы формируется организационная  группа, обеспечивающая условия  для эффективной работы экспертов. Основные задачи этой группы:

 •постановка проблемы, определение  цели и задач экспертизы;

 •разработка процедуры проведения  экспертизы;

 •отбор, проверка компетентности  и формирование группы экспертов;

 •проведение опроса экспертов  и получение их оценок;

 •обработка, формализация и  интерпретация полученной информации.

 В зависимости от процедуры  и способов организации и проведения  экспертизы среди методов экспертных  оценок различают следующие методы  группового опроса.

 Метод комиссий. Предполагает регулярные собрания экспертов для проведения групповых дискуссий по обсуждаемой проблеме и выработки в ходе таких дискуссий согласованного решения. Этот метод при умелом использовании способствует созданию творческой обстановки в группе экспертов и разработке альтернатив решения. Однако метод комиссий обладает и недостатками, прежде всего это отсутствие анонимности. Оно может приводить к довольно сильным проявлениям конформизма со стороны экспертов, присоединяющихся к мнению более компетентных или авторитетных специалистов даже при наличии противоположной собственной точки зрения. Дискуссия часто сводится к полемике наиболее авторитетных экспертов. Другой существенный негативный фактор — различная активность экспертов, не всегда связанная с их компетентностью. Кроме того, публичность высказываний может приводить к нежеланию некоторых экспертов отказаться от ранее высказанного мнения, даже если оно в процессе дискуссии изменилось. Поэтому организаторы экспертизы должны уделить особое внимание подбору экспертов: привлекать специалистов, обладающих независимостью мнений, устойчивостью к мнению большинства (нонконформистов), способных не поддаваться «магии авторитета» и, кроме того, способных работать в команде, психологически совместимых.