Решения конфликтных ситуаций (на примере ООО «Атлант»)

2.3 Анализ организационной структуры управления предприятием

Организационная структура ООО «Атлант» направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуется различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех или иных принципах управления.

Во главе всего завода стоит генеральный директор. Он решает самостоятельно все вопросы деятельности завода, без особой на то доверенности действует от имени ООО «Атлант», представляет его интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах, и организациях. Также он распоряжается в пределах предоставленному ему права имуществом, заключает договора, в том числе по найму работников. Издает приказы и распоряжения, обязанные к исполнению всеми работниками завода. Генеральный директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность завода, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

В подчинении генерального директора находятся, отдел сбыта, ревизионная служба, бухгалтерия, отдел кадров, отдел логистики, отдел маркетинга.

Отдел сбыта – организует продвижение и сбыт продукции. Отдел сбыта является главной и крупной структурой в ООО «Атлант». Отдел поделен на пять дивизионов по региональному значению. 1-й дивизион - Московский регион, 2-й дивизион - Центральный регион, 3-й дивизион - Северный регион, 4-й дивизион Сибирский регион, 5-й дивизион - Страны ближнего зарубежья. Каждый из дивизионов возглавляет дивизионный менеджер, далее по иерархии менеджер – координатор, офис – менеджер, региональный менеджер, торговый представитель, мерчендайзер. Количество сотрудников в отделе сбыта составляет 100 человек. Возглавляет отдел – директор по сбыту.

Ревизионная служба – осуществляет контроль деятельности персонала в регионах. Количество сотрудников в ревизионной службе 3 человека. Возглавляет начальник ревизионной службы.

Бухгалтерия - осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно - финансовой деятельности предприятия и контроль над экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, затрат на производство, реализации продукции, расчеты с поставщиками и заказчиками). Осуществляют прием и контроль

первичной документации по соответствующим участкам, и подготавливает их к счетной обработке. Отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движение денежных средств. Количество сотрудников составляет 6 человек. Бухгалтерией руководит главный бухгалтер.

Отдел кадров. Начальник отдела кадров возглавляет работу по обеспечению предприятия кадрами служащих требуемых профессий, специальностей и квалификаций в соответствии с уровнем и профилем полученной ими подготовки и деловых качеств. Принимает трудящихся по вопросам найма, увольнения, переводов, контролирует расстановку и правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью. Количество сотрудников в отделе составляет 3 человека.

Отдел логистики – организует транспортные перевозки, контролирует отгрузки со складов. Количество сотрудников в отделе составляет 12 человек. Руководитель – начальник отдела логистики.

Маркетинг – исследует и анализирует рынок кондитерских изделий, изучает стили работы конкурентов, осуществляет рекламную деятельность продукции. Количество сотрудников в отделе составляет 10 человек. Руководит отделом – директор по маркетингу.

2.4 Анализ конфликтных ситуаций

Как уже говорилось ранее, существуют четыре основных типа конфликта: внутриличностный, межличностный, конфликт между личностью и группой, межгрупповой конфликт.

В результате реорганизации предприятий в единую коммерческую структуру в отделе сбыта назрел крупный межгрупповой конфликт.

На двух предприятиях, как и в описанной выше новой организации, было деление на пять дивизионов (по региональному расположению). В каждом из дивизионов была должность дивизионального менеджера (ДМ - здесь и далее как сокращение от Дивизионный менеджер), менеджера – координатора (МК - здесь и далее как сокращение от Менеджер – координатор), и офис – менеджера (ОМ – здесь и далее как сокращение от Офис менеджер) .

Перед реорганизацией насчитывалось 27 ДМ, 27 МК, 27 ОМ. В результате 2 человека повысили в должности, 9 человек остались при занимаемой должности, 27 человек понизили в должности, 43 человека попали под сокращение. Стоит отметить, что понижение в должности не повлияло на заработную плату, получаемую ранее, а в некоторых случаях зарплата

Так как генеральный директор ООО «Атлант» оказался сотрудником фабрики “М-Гелиос”, то вполне по понятным причинам, во главе дивизионов он поставил свою команду (сотрудников фабрики “М-Гелиос”). Часть бывших дивизионных менеджеров “Московский мыловаренный завод” и “Московская фабрика синтетических моющих средств” переведены на должность менеджеров – координаторов, бывшие менеджеры – координаторы переведены на должность офис – менеджеров, а офис – менеджеры переведены в отдел логистики на должность операторов.

В результате перераспределения должностей, между менеджерами завода и фабрик возник межгрупповой конфликт.

В 1-й месяц совместной работы неформальное общение и взаимодействие менеджеров делилось строго по принадлежности к той или фабрики или заводу. Во 2-й месяц произошло некоторое примирение, но только по принадлежности к той или иной должности.

Генеральный директор принял решение о полной смене второго и третьего менеджерского состава, но совет директоров в этом его не поддержал, так как на заводе или фабрики менеджерский состав формировался годами и представляет собой очень сильные команды. Массовое увольнение могло привести к тому, что менеджеры командами переходили бы на работу в конкурирующие организации, что могло бы привести к большой утечке коммерческой информации и потере крупных клиентов.

Помимо, межгруппового конфликта, в ООО «Атлант» происходили и другие типы конфликтов.

Межличностный конфликт, в организации проявился по-разному. Чаще всего это борьба руководителей за ограниченные ресурсы, капитал или рабочую силу. Каждый из них считает, что поскольку ресурсы ограничены, он должен убедить вышестоящее начальство выделить эти ресурсы именно ему, а не другому руководителю. Или два маркетолога работают над одной и той же рекламой, но имеют разные точки зрения. Аналогичным, только более тонким и длительным, может быть конфликт между двумя кандидатами на повышение при наличии одной вакансии.

Межличностный конфликт может также проявляться и как столкновение личностей. Люди с различными чертами характера, взглядами и ценностями иногда просто не в состоянии ладить друг с другом. Как правило, взгляды, и цели таких людей различаются в корне.

Внутриличностный конфликт может принимать различные формы. Одна из самых распространенных – ролевой конфликт, когда к одному человеку предъявляются противоречивые требования по поводу того, каким должен быть результат его работы. Например. Дивизионный менеджер Московского дивизиона в четверг потребовал, чтобы менеджер – координатор все время находился в отделе и решал текущие вопросы (телефонные переговоры, составление отчетности, планирование т.д.), в понедельник начальник выразил недовольство тем, что менеджер тратит много времени на личные дела, и уделяет мало времени на встречи с дистрибьюторами. Вполне логично, что менеджер – координатор воспринял указания с возмущением, опираясь на то, что добросовестно выполняет свои обязанности. Аналогичная ситуация возникла, когда руководителю производственного подразделения его непосредственный начальник дал указание наращивать выпуск продукции, а руководитель по качеству настаивал на повышении качества продукции путем замедления производственного процесса. Оба примера говорят о том, что одному человеку довались противоречивые задания, и от него требовало взаимоисключающих результатов. В первом случае конфликт возникал в результате противоречивых требований, предъявляемых к одному и тому же человеку. Во втором случае причиной конфликта было нарушение принципа единоначалия. Внутриличностный конфликт может также возникнуть в результате того, что производственные требования не согласуются с личными потребностями или ценностями. Например, офис – менеджера начальник оправляет в командировку, в выходные – праздничные дни. Внутриличностный конфликт может являться ответом на рабочую перегрузку или недогрузку. Исследования показывают, что такой конфликт связан с низкой степенью удовлетворенности работой, малой уверенностью в себе и организации, а также стрессом.

Конфликт между личностью и группой показал, что каждый должен удовлетворять социальные потребности, соблюдать нормы поведения. Однако, если ожидания группы находятся в противоречии с ожиданиями отдельной личности, может возникнуть конфликт. Например, кто-то захочет заработать” по больше”, то ли делая сверхурочную работу, то ли перевыполняя нормы, а группа рассматривает такое «чрезмерное» усердие как негативное поведение.

Между отдельной личностью и группой может возникнуть конфликт, если эта личность займет позицию, отличающуюся от позиции группы. Например, обсуждая на собрании возможности увеличения объема продаж, большинство дивизионных менеджеров посчитали. Что этого можно добиться путем снижения цены. А коммерческий директор, был твердо убежден, что такая тактика приведет к уменьшению прибыли и создаст мнение, что продукция по качеству ниже, чем продукция конкурентов. Это и стало источником конфликта. Группа дивизиональных менеджеров. Написала официальное письмо генеральному директору, где говорилось. Что снижение цены на 5% принесут увеличение объемов продаж на 35%. Детально все рассмотрев, генеральный директор согласился с группой. В результате. Через месяц выяснилось, что прирост в объемах составил всего лишь 5%, что в итоге принесло меньше прибыли, чем ожидалось.

2.4.1 Анализ причин конфликтных ситуаций

У всех типов конфликтов имеются определенные причины. Основными причинами конфликта являются ограниченность ресурсов. Которые нужно делить, взаимозависимость заданий, различия цели, различия в представленных целях, различия в манере поведения, в уровне образования, а также плохие коммуникации.

Распределение ресурсов. Даже в самых крупных организациях ресурсы всегда ограничены. Руководство должно решить, как распределить материалы, людские ресурсы и финансы между различными группами, чтобы наиболее эффективным образом достигнуть целей организации. Выделить большую долю ресурсов какому-то одному руководителю, подчиненному или группе означает, что другие получат меньшую долю от общего количества.

Взаимозависимость задач. Возможность конфликта существует везде, то один человек или группа зависят в выполнении задачи от другого человека или группы. Например, руководитель логистики может объяснить простой автотранспорта неспособностью ремонтной службы достаточно быстро проводить техобслуживание. Руководитель ремонтной службы, в свою очередь, может винить кадровую службу, что не взяла на работу новых рабочих, в которых нуждались ремонтники. Аналогичным образом, если один из пяти маркетологов, занятых разработкой нового проекта, не будет работать, как следует, другие могут почувствовать, что это отражается на их возможностях выполнять свое собственное задание. Это может привести к конфликту между группой и тем маркетологом, который, по их мнению, плохо работает. Поскольку ООО «Атлант» являются системой, состоящей из взаимозависимых элементов, при неадекватной работе одного подразделения или человека взаимозависимость задач может стать причиной конфликта.

Различия в целях. Происходит потому, что специализированные подразделения сами формулируют свои цели и могут уделять большее внимание их достижению, чем целей всей организации. Например, отдел сбыта может настаивать на производстве как можно более разнообразной продукции и разновидности, потому что это повышает их конкурентоспособность и увеличивает объемы продаж. Однако, цели производственного подразделения, выраженные в категориях затраты- эффективность выполнить легче, если номенклатура продукции менее разнообразна.

Различия в представлениях и ценностях. Представление о какой-то ситуации зависит от желания достигнуть определенной цели. Вместо того чтобы объективно оценить ситуацию, люди могут рассматривать только те взгляды, альтернативы и аспекты ситуации, которые, по их мнению, благоприятны для их группы и личных потребностей. Эта тенденция была выявлена когда, руководителей отдела сбыта, логистики, и кадровой службы попросили решить одну проблему. И каждый считал, что с проблемой может справиться только его функциональное подразделение.

Различия в ценностях — весьма распространенная причина конфликта. Например, подчиненный может считать, что всегда имеет право на выражение своего мнения, в то время как руководитель может полагать, что подчиненный имеет право выражать свое мнение только тогда, когда его спрашивают, и беспрекословно делая то, что ему говорят. Высокообразованный персонал отдела исследований и разработок ценит свободу и независимость. Если же их начальник считает необходимым пристально следить за работой своих подчиненных, различия в ценностях, вероятно, вызовут конфликт.

Различия в манере поведения и жизненном опыте. Эти различия также могут увеличить возможность возникновения конфликта.

Неудовлетворительные коммуникации. Плохая передача информации является как причиной, так и следствием конфликта. Она может действовать как катализатор конфликта, мешая отдельным работникам или группе понять ситуацию или точки зрения других. Если руководство не может довести до сведения подчиненных, что новая схема оплаты труда, увязанная с производительностью, призвана не «выжимать соки» из рабочих, а увеличить прибыль компании и положение среди конкурентов, подчиненные могут отреагировать таким образом, что замедлят темп работы. Другие распространенные проблемы передачи информации, вызывающие конфликт, — неоднозначные критерии качества, неспособность точно определить должностные обязанности и функции всех сотрудников и подразделений, а также предъявление взаимоисключающих требований к работе. Эти проблемы могут возникать или усугубляться из-за неспособности руководителей разработать и довести до сведения подчиненных точное описание должностных обязанностей.