Технология проведения эффективных встреч и совещаний

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Уральский федеральный  университет имени первого Президента России Б.Н. Ельцина»

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине «Социальные технологии»

на тему:

«ТЕХНОЛОГИЯ ПРОВЕДЕНИЯ

ЭФФЕКТИВНЫХ ВСТРЕЧ И СОВЕЩАНИЙ»

 

 

 

 

Выполнил:

студент 4 курса

группы ГО-490605

Самков Алексей Геннадьевич

Научный руководитель:

преподаватель

Попова Елена Викторовна

 

Оценка  _________________

Дата       _________________

 

 

Алапаевск 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

1. ПЕРВАЯ ЧАСТЬ

1. Сущность и особенности делового совещания

1. Понятие делового совещания
2. Цели и функции делового совещания
3. Классификация деловых совещаний
2. Технология проведения деловых совещаний
1. Планирование и подготовка служебных совещаний
2. Продолжительность, регламент и протокол совещания
3. Этапы проведения делового совещания
3. Условия эффективности деловых совещаний

2. ВТОРАЯ ЧАСТЬ

2.1. Описание хода деловой игры

2.2. Анализ

2.3.Методические рекомендации участникам игры

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ПРИЛОЖЕНИЕ А

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

ПРИЛОЖЕНИЕ В

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

В наши дни управление представляет собой бесконечные переговоры, совещания, собрания встречи и т.п. На эти встречи,  по статистическим данным, современный руководитель тратит от 50 до 90% своего рабочего времени. И это – жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Основная цель проведения любой встречи или совещания – принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата. К сожалению, многие люди, посетившие не одно совещания, считают эти мероприятия бесполезными и безрезультатными. Действительно, проведение совещаний, продуктивных и эффективных, удается не каждому менеджеру.

Умелая организация служебных  совещаний - не только условие решения  производственных задач, не менее важно  то, что она благоприятно влияет и на взаимоотношения людей, стимулируя дальнейшее их развитие. А это, в свою очередь, способно сказаться на росте продуктивности в целом работы организации.

Тема курсовой работы является актуальной, потому что совещание  при соответствующем уровне подготовки и проведения является эффективным  методом управленческой деятельности, т.к. в основе принимаемых решений по различным проблемам и вопросам лежат их коллективные обсуждения и рекомендации.

Цель курсовой работы - рассмотреть  процесс организации проведения совещаний.

В соответствии с поставленной целью задачами курсовой работы являются:

- рассмотрение сущности  и особенностей делового совещания;

- изучение технологии  проведения деловых совещаний;

- определение условий  эффективности проведения деловых  совещаний.

В написании курсовой работы использованы книги таких авторов как: Кейт Кинан «Проведение собраний и совещаний»,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ПЕРВАЯ ЧАСТЬ

1.1. Сущность и особенности делового совещания

1.1.1. Понятие делового совещания

 

 

Совещание (служебное или деловое) – это способ коллективного целенаправленного обмена информацией, заканчивающийся принятием конкретных решений. Это особый вид организации, которая создается на чрезвычайно короткий срок и имеет известную целенаправленность. Это форма организации делового общения коллектива по актуальным для данного коллектива проблемам [1, c. 9].

Служебное совещание - это:

- один из самых ответственных видов деятельности руководителя;

- воспитательная акция персонала;

- один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, а следовательно, их мотивации;

- инструмент управления причастностью сотрудников к делам подразделения и организации в целом;

- работа коллективного разума в заранее определенный временной период, в заранее обусловленном месте, для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу или проблеме;

- школа профессиональной и нравственной культуры организационного общения;

- важный фактор организации управления [3, c. 14].

Совещание - едва ли не самый распространенный метод обсуждения и решения проблем. Оно является одним из путей поиска решений. Многие руководители не знают иных способов, при помощи которых можно принять решение. Именно возможность коллективного поиска и принятия решений делает совещание столь популярным и привлекательным.

Деловое совещание в основном целесообразно  проводить по следующим соображениям.

Во-первых, при необходимости принятия по данному вопросу коллективно-коллегиального решения, учитывающего опыт многих работников, особенно специалистов разных направлений деятельности и разных подразделений организации.

Во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких подразделений.

В-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями различных групп работников, представляющих разные подразделения.

В-четвертых, когда нужно сделать важное сообщение, которое может породить значительное количество вопросов, требующих немедленного обсуждения и уточнения на месте.

В-пятых, когда необходимо добиться согласованного решения принципиальной проблемы, получить одобрение тех или иных важных и серьезных действий.

В-шестых, если необходимо проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения некой предстоящей важной работы.

В-седьмых, когда требуется публично разоблачить или опровергнуть какую-то ложную информацию или слух [6, c. 312].

 

1.1.2. Цели и функции делового совещания

 

Цель совещания - это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Возможные варианты целей:

- предварительный обмен мнениями;

- подготовка рекомендаций для принятия решения;

- принятие решения по какому-либо вопросу.

Совещание должно иметь строго определенную цель. Но даже когда она хорошо сформулирована, всегда имеется скрытый уровень  целей, о которых обычно не говорят, но с которыми необходимо считаться. Так, если в совещании участвуют представители разных отделов, интересы каждого и становятся скрытыми целями. Отдел реализации будет выступать против всего, что может отрицательно повлиять на его деятельность по продаже продукции. Производственный отдел стремится не допустить, чтобы у отдела реализации после совещания появилась возможность диктовать ему производственные графики и планы. Каждый отдел считает основной задачей сохранение или даже увеличение своих прав и привилегий.

Еще ниже этого уровня имеется третий слой, в котором цели раздробляются, сталкиваясь с индивидуальными интересами. Здесь важно, как влияют решения совещания на его участников и людей, с которыми они работают. Кроме того, каждый думает о том, до какой степени ему может повредить или помочь та или иная позиция в ходе совещания [6, c. 314].

Цели совещания в свою очередь  определяют его задачи, которые для  всех видов совещаний являются общими.

Задачи совещания:

- сбалансировать интересы отдельных лиц или преодолеть их сопротивление необходимым переменам;

- выработать и оценить пути решения соответствующей проблемы за счет широкого использования предложений сотрудников, их опыта, знаний и требований и тем самым повысить чувство ответственности работников благодаря их непосредственному участию в принятии решения;

- привлечь новые источники знаний и опыта;

- дать персоналу возможность посредством соучастия в выработке решений приобрести новые знания и навыки;

- повысить компетентность руководителя:

- установить новые контакты;

- разрешить конфликтные ситуации;

- повысить качество принимаемых управленческих решений в целом;

- избежать непродуманных действий;

- изучить возможность появления последствий при реализации обсуждаемых решений;

- достичь сотрудничества, умножающего усилия отдельного работника путем предоставления ему поддержки и стимулов;

- привлечь к обсуждению проблемы всех, кто в ней компетентен;

- увеличить число приверженцев принимаемого решения за счет предоставления им возможности влиять на него;

- сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения;

- выработать единую позицию за счет обобщения различных выводов, мнений, суждений и интересов и т.д. [3, c. 21].

Самой общей задачей служебного совещания является выработка оптимальных решений по насущным служебным вопросам.

В зависимости от сложности проблемы и степени убежденности руководителя в правильности своего мнения эта задача может конкретизироваться следующим образом:

- нахождение оптимального решения проблемы без подготовки предварительного перечня возможных решений путем обсуждения всех предложений, вынесенных участниками в ходе совещания;

- выбор оптимального решения проблемы из двух или нескольких его вариантов, заранее подготовленных к обсуждению;

- принятие решения, которое руководитель нашел еще до проведения совещания и считает оптимальным, убедив в его правильности сомневающихся [9, c. 215].

Если совещание проводится с  учетом всех требований, оно позволяет:

- рассмотреть сложившуюся ситуацию в комплексе;

- обсудить и принять необходимые решения в области управления;

- определить конкретные производственные задачи;

- назначить лиц, ответственных за их выполнение.

Деловое совещание следует отличать от различного вида собраний. На совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях - весь персонал. На совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях - более общие, накопившиеся за определенный период времени. Совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в совершенствование текущей деятельности, на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее [10, c. 174].

Ориентировочно можно выделить следующие основные функции любого делового совещания:

- начало перспективных мероприятий и процессов;

- контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов;

- обмен информацией;

- взаимное общение работников из одной деловой среды;

- поддержание деловых контактов на уровне предприятий, объединений, отраслей и целых государств;

- поиски, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

- стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях;

- повышение сплоченности в процессе совместной работы;

- повышение чувства ответственности за качественное и своевременное выполнение решений.

Для большинства сотрудников  пребывание на деловом совещании - почти единственная возможность видеть и слышать руководителя верхнего уровня, учиться у него. И руководитель не должен забывать об этом важном значении совещания.

На совещании развиваются и  деловые качества участников (сотрудников), то есть возрастает их компетентность в процессе взаимного обмена идеями, накапливаются навыки творческого решения задач. Повышение сплоченности в процессе совместной работы, чувство ответственности за качественное и своевременное выполнение решений, ощущение заботы о состоянии дел на предприятии, стремление вложить больше собственных усилий в умножение производственных успехов и эффективность построения производственных процессов - такое воздействие оказывает на людей совещание [3, c. 47].

Руководитель, склонный к решению  проблем без совещаний, должен знать  о двух подстерегающих его опасностях - опасности принять не самое оптимальное, а может быть, и неудачное решение и опасности ухудшить морально-психологический климат в коллективе из-за «отсечения» сотрудников от участия в управлении [9, c. 84].