Технология проведения эффективных встреч и совещаний

При решении этого вопроса необходимо особо внимательно подойти к  формированию списка участников, как  по количественному, так и по качественному составу. Ведь относительная полезность совещания определяется не только тематикой, но и составом и числом присутствующих [4, c. 101].

Если список участников совещания  просматривается заблаговременно, то это позволяет без труда определять и обращать внимание на присутствие/отсутствие необходимого руководителю человека, а также на представившуюся возможность контакта с ним и подготовку для этого необходимых материалов. Таким образом, завязываются многие плодотворные контакты, рационально используются перерывы в ходе совещаний.

К участию в совещании необходимо привлекать тех должностных лиц, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме и которые  способны рассмотреть вопросы критично и непредвзято.

Круг участников совещания стараются  сделать максимально узким, то есть на совещание следует приглашать минимальное число людей, и только тех, участие которых действительно  необходимо, в отсутствие которых  совещание было бы неэффективным.

В отношении количества участников совещания оптимальным вариантом является совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Если кандидатов набирается слишком много, то мероприятие может оказаться неуправляемым и не принести ожидаемых результатов. Согласно мнению психологов, полезный обмен мнениями возможен лишь когда в нем участвует 7-9 человек [3, c. 131].

Пятый этап включает определение регламента, назначение даты, дня и времени проведения совещания [4, c. 102].

Регламент совещания устанавливает лимиты времени обсуждения вопросов, выносимых на совещание. Регламент зависит от его длительности: при продолжительности совещания в 30 минут на доклад и обсуждение отводят по 10 минут, выступления - по 2-3 минуты, на вопросы к докладчику и ответы на них - до 5 минут, обсуждение и принятие решения - до 5 минут.

Для удобства планирования каждого  дня работы руководителя хорошо зарекомендовали  себя обсуждения, проводимые в согласованный  день и в согласованное время. Составление предварительного графика работы на время проведения совещания и на период выполнения решений совещания, то есть четкий, заранее определенный срок, позволяет резервировать необходимое помещение и избегать разного рода накладок [9, c. 82].

Определив ориентировочно длительность совещания, необходимо назначить день и время его проведения. Совещание назначается на один из дней, выделенных для проведения заседаний, чтобы в другие дни дать возможность сотрудникам работать интенсивно, не отрываясь на другие дела. Таким образом, совещание назначается в срок, с учетом доступности и удобства для большинства участников. Наилучшим днем является среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Намечая дату совещания, необходимо учитывать  реальные возможности подготовки к  нему. Дата совещания не должна меняться [7, c. 17].

Шестым этапом является подготовка участников совещания. Очень важно основательно подготовить участников к совещанию, тогда их мнения будут заранее обдуманы и аргументированы.

В начале совещания необходимо ознакомить всех собравшихся с целями, предметом, основными вопросами совещания, предложить порядок проведения, оговорить  условия работы. Таким образом, каждый участник совещания должен быть заранее проинформирован о тематике и задачах совещания и ознакомлен со всеми нужными материалами.

Седьмой этап включает подготовку доклада и проекта решений. Успех служебного совещания во многом зависит от качества доклада. Его необходимо тщательно готовить.

Доклад - это краткое основное сообщение, являющееся стержнем совещания и основой его успешной работы. Поэтому поручать это важное дело следует тому, кто не только хорошо знаком с проблемой, но и обладает культурой речи.

Совещание с плохо подготовленным докладом почти всегда отличается неглубокими  и поверхностными решениями. Это  в свою очередь сказывается на поведении участников совещания: они  становятся невнимательными, пропадает желание обдумывать и обсуждать проблему. Кроме того, доклад на служебном совещании должен удовлетворять требованиям принципиальности и объективности. Если на обсуждаемую проблему смотрят с нескольких точек зрения, то даже в том случае, когда докладчик явно отдает предпочтение одной из них, он не должен замалчивать доводы в защиту других точек зрения и против своей. Рассказать нужно все, а уж потом сообщить свое мнение и объяснить, на чем оно основано. Излишняя эмоциональность нежелательна [4, c. 108].

Для лучшего усвоения обсуждаемого вопроса по ходу доклада рекомендуется использовать иллюстрации (различного рода слайды, настенные таблицы, графические материалы и т.д.).

Важное место в подготовке деловых  совещаний занимает составление  проекта решения по обсуждаемому вопросу. Обычно проект решения составляется на основе доклада и документов комиссии, готовившей совещание.

Восьмым этапом подготовки совещания является подготовка помещения, в котором будет проводиться совещание. Помещение для совещания должно обеспечивать нормальные условия для эффективной работы участников совещания. Очень плохо, если тесный кабинет набит до предела участниками совещания, но не лучше, когда маленькая группа участников теряется в большом пустом гулком зале [4, 109].

Как правило, совещания проводятся в офисе руководителя. Однако самое  распространенное место совещаний - кабинет руководителя. Существуют определенные рекомендации по выбору места проведения совещания.

Выбор места проведения определяется видом совещания, его задачами и  составом участников. В отдельных случаях целесообразно проводить совещание непосредственно в подразделении, с работой которого связан обсуждаемый вопрос.

Помещение для совещания должно удовлетворять требованиям по обеспечению закрытости совещания (хорошую звукоизоляцию), должно иметь нормальную температуру и относительную влажность воздуха, удобную для работы мебель, вентиляцию. Оно должно быть теплым, хорошо освещенным, должно удовлетворять требованиям физиологического комфорта и т.п.

Степень оптимальности принимаемых  решений не в меньшей степени  зависит от условий, в которые поставлены приглашенные на совещание, чем от их эрудиции и творческих способностей.

 

1.2.2. Продолжительность, регламент и протокол совещания

 

Совещание должно быть оптимальным  по продолжительности совместной умственной деятельности участников совещания.

Оптимальной считается следующая  продолжительность совещания:

- оперативного совещания - 20-40 минут (его целесообразно проводить 2-3 раза в неделю);

- других видов совещаний - 30-40 минут;

- проблемного совещания с насыщенной повесткой - 1,5-2 часа;

- обсуждения одного сложного вопроса - 40-45 минут;

- вопросы докладчику и ответы на них - 5 минут;

- обсуждение - 10-15 минут;

- с регламентом выступлений - 2-3 минут;

- чтение проекта решения - 3-5 минут;

- обсуждение и принятие решения - 10 минут.

Однако в особых случаях совещание  при договоренности может не ограничиваться какими-то временными рамками, особенно если предстоит решать трудные проблемы, требующие больших творческих усилий. В таких случаях процесс принятия решений длителен, и им нельзя управлять.

При обстоятельствах обсуждаемых  проблем, требующих более длительной работы, после 40-50 минут работы совещания необходимо объявить 10-15-минутный перерыв. Перерывы полезны во многих отношениях. Во-первых, это отдых. Во-вторых, во время перерывов в иной, непринужденной обстановке, в частных беседах так или иначе продолжается работа над темой обсуждения. То есть перерывы иногда помогают решить спорный вопрос, обсуждение которого зашло в тупик. Ориентировочно можно считать, что длительность оперативного служебного совещания должна составлять более 20 минут, тогда как других видов совещаний - от 1,5 до 2 часов.

При проведении совещаний необходимо установить регламент и строго придерживаться его. Начинаться и заканчиваться совещание должно в строго назначенное время, чтобы не подрывалось доверие как к руководителю, так и к готовившим совещание. Одна из задач руководителя - предварительно согласовать, а затем не позволять нарушать установленный регламент выступлений [9, c. 132]. Следовательно, соблюдение процедурных моментов (регламента) является одной основных обязанностей председательствующего.

Перед началом совещания необходимо сообщать об имеющемся резерве времени. Мероприятие должно начинаться в  точно назначенный срок, без ожидания опаздывающих, и, если не случается непредвиденных событий, должно заканчиваться в предусмотренное время.

Особая роль в соблюдении регламента отводится руководителю или председателю совещания. При этом проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности. Регламент должен быть обязательным законом любого вида совещания, так как совещание без регламента неэффективно.

Ответственным этапом является документирование совещания, то есть запись процесса обсуждения внесенных в повестку совещания  вопросов [3, c. 135].

Руководитель на совещании должен делать соответствующие пометки, чтобы  в дальнейшем при формировании решения  учесть наиболее важные и конструктивные предложения. Но эти пометки не могут  заменить составление четкого итогового  протокола совещания. Таким образом, по ходу совещания необходимо вести протокол. В этом председателю помогает секретарь, основной задачей которого является кратко записывать (стенографировать или вести аудиозапись) все самое главное, о чем говорят выступающие, а также вопросы к докладчику и ответы на них.

Протокол совещания - это первичный распорядительно-организационный официальный документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещании. На основании этого документа руководство вправе требовать от подчиненных выполнения принятых решений и порученных им заданий [7, c. 17].

Протокол, как правило, ведется  во время совещания, в котором  правильно фиксируется основное содержание выступлений и формулировка принятых решений. Протокол может оказаться неоценимым помощником и очень полезным при служебных конфликтах, возникающих на почве преднамеренного или неумышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела

Протокол служебного совещания  отражает фактическое состояние  рассматриваемого вопроса на день и час совещания.

Таким образом, можно сказать, что протокол является определяющим документом последующей деятельности по реализации решений совещаний.

 

1.2.3. Этапы проведения делового совещания

 

На начальном этапе делового совещания необходимо выработать правильное и корректное отношение к участникам совещания. Или можно сказать, что начало совещания - это «мост» между руководителем и участниками совещания. Иногда первая фаза совещания осуществляется частично или вообще пропускается.

Целями первого этапа проведения совещания являются:

- установление контакта с участниками совещания;

- создание приятной атмосферы для проведения совещания;

- привлечение внимания собравшихся;

- пробуждение интереса у собеседников.

Существует множество способов начала служебного совещания, но все  они могут быть сведены к четырем методам:

1. Метод снятия напряженности. Он позволяет установить тесный контакт с участниками совещания. Достаточно сказать несколько теплых слов, и можно легко добиться желаемого.

2. Метод «зацепки». Он позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав ее с содержанием служебного совещания и использовать эту «зацепку» как исходную точку для проведения запланированного служебного совещания.

3. Метод стимулирования игры воображения. Предполагает постановку в начале служебного совещания множества вопросов по ряду проблем, которые должны в нем рассматриваться. Данный метод дает хорошие результаты, когда участники совещания характеризуются оптимизмом и логическим представлением.

4. Метод прямого подхода. Данный метод означает непосредственный переход, к делу, без какого бы то ни было вступления. Этот метод рационален, имеет прямой характер и подходит, прежде всего, для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении руководителя с подчиненным [3, c. 141].

Таким образом, начало совещания является очень важным его элементом, который  предопределяет основные функции и  обязанности руководителя в процессе проведения служебного совещания, предполагает точное описание его целей, взаимное представление участников, инициатора совещания, название темы, представления  лица, ведущего совещание, объявление последовательности вопросов.

Главной целью является поиск оптимального решения по всем вопросам за минимальное время. Для ее достижения руководитель должен обеспечить отдачу от каждого участника совещания и придать конструктивный характер обсуждению в целом, так как от действий того, кто ведет совещание, в значительной степени зависит его успех.

Передача информации - это процесс общения между руководителем и участниками совещания, в ходе которого осуществляется попытка создания достаточной информационной базы для следующей фазы совещания - фазы аргументирования. Фаза передачи информации состоит из следующих элементов:

- информирование собеседников;

- постановка вопросов;

- выслушивание участников собеседования;