Технология проведения эффективных встреч и совещаний

 

1.1.3. Классификация деловых совещаний

 

Деловые совещания как особый вид  организации в зависимости от определенных критериев можно классифицировать по различным признакам. Наиболее всесторонняя классификация служебных совещаний представлена в приложении А (НАЙТИ ПРИЛОЖЕНИЕ).

По целевой направленности выделяют следующие типы совещаний:

- ознакомительные (выдача заданий, повышение квалификации, сообщение дополнительных профессиональных знаний);

- разъяснительные (убеждение сотрудников в правильности проводимой политики, неизбежности предпринятых шагов в чем-то);

- проблемные (коллективный поиск решения комплексного и сложного вопроса);

- инструктивные (доведение до сведения персонала необходимой информации, объяснение способа действий);

- координационные (обеспечение взаимодействия подразделений организации) [3, c. 67].

По назначению, психологическим особенностям проведения и продолжительности различают следующие типы совещаний:

- информационные (доведение определенной информации, обобщение информационных сведений, изучение различных точек зрения на проблемы);

- оперативные (получение текущих сведений о состоянии дел в организации, выработка решений оперативного характера, преодоление узких мест в выполнении поставленных задач, постановка соответствующих задач перед исполнителями, обмен информацией в целях оценки действительного положения и объема управления, выработка решений по дальнейшему улучшению ситуации);

- дискуссионные (коллективное обсуждение возникших проблем);

- вырабатывающие и принимающие решения;

- учебные (сообщение дополнительных профессиональных знаний);

- разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений (убеждение сотрудников со стороны руководства в правильности проводимой им политики и неизбежности предпринимаемых шагов);

- подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку результатов совещания [3, c.69].

По масштабам привлечения участников совещания бывают:

- международные;

- отраслевые;

- региональные;

- областные;

- городские;

- районные;

- внутренние (в масштабах одной организации или отдельных подразделений организации).

По степени плановости различают плановые и неплановые (в случае крайней необходимости) [3, c. 70]. Плановые совещания обладают наибольшей эффективностью, позволяя его участникам рационально спланировать свое время и заблаговременно подготовиться к обсуждению конкретных вопросов.

Рационально проводить служебные  совещания в строгом соответствии с общим календарным планом основных мероприятий организации. Повестка дня, время начала и окончания совещания должны доводиться до сведения участников совещания за 3-4 дня. При этом повестка дня должна планироваться с таким расчетом, чтобы общая продолжительность совещания не превышала одного часа [8, c. 21].

Внеплановые совещания должны проводиться только в случаях крайней необходимости, ибо они дезорганизуют работу подчиненных, приводят к большим потерям времени, отрицательно характеризуют стиль работы руководителя. Участники совещания являются неподготовленными, поэтому эффективность таких совещаний зачастую вызывает сомнения [8, c. 23].

Как правило, внеплановые совещания (до 25% совещаний) проводятся по распоряжению вышестоящих руководителей.

По периодичности (частоте) проведения совещания подразделяются на:

- регулярные (еженедельные, ежемесячные, ежегодные);

- постоянно действующие (собираются периодически, но без установленной регулярности);

- периодические;

- разовые.

По характеру обсуждаемых (рассматриваемых) и решаемых вопросов различают:

- текущие;

- целевые;

- случайные (рассматриваемые вопросы носят случайный характер);

- регулярно повторяющиеся;

- ограниченные (количество решаемых вопросов минимально);

- неограниченные [3, c. 71].

Текущие совещания посвящаются обсуждению ряда разнородных вопросов, оценке разных сторон состояния объекта управления на данный момент. Систематическое проведение текущих совещаний оправданно лишь для узкого круга специалистов, связанных с оперативным решением всего комплекса возникающих вопросов.

Целевые совещания проводятся, как правило, по одному или группе взаимосвязанных вопросов, объединенных единством цели [8, c. 24].

Эффективность целевых совещаний  существенно выше текущих, поскольку внимание участников совещания сосредотачивается на одном конкретном вопросе, а не рассеивается между многими.

По методам ведения различают авторитарные, демократические, либеральные.

По тематике рассматриваемых вопросов: административные, технические, кадровые, финансовые, технологические.

По количеству участников: с узким составом (до 5 человек), расширенные (до 20 человек), представительные (более 20 человек).

По степени стабильности состава участников различают совещания:

- с фиксированным составом (постоянный состав участников);

- с фиксированным составом и приглашаемыми по необходимости дополнительно специалистами;

- с переменным составом участников, приглашаемых по списку, составленному для каждого совещания;

- комбинированные (смешанные).

По формам подведения итогов: связанные и не связанные с принятием документа.

12. По числу совещаний:

• ограниченные;
• неограниченные.

13. По месту проведения относительно организации устроителя:

• местные;
• выездные.

14. По принадлежности к сфере общественной жизни совещания классифицируются на:

• собрания и заседания профсоюзных и других общественных организаций;
• партийные совещания и объединения;
• деловые (административные);
• научные и научно-технические (семинары, симпозиумы, съезды);
• объединенные [3, c. 72].

Приведенная выше классификация деловых  совещаний далеко не полностью охватывает реальное многообразие служебных совещаний, включающих различные промежуточные варианты. Однако каждый руководитель должен уметь пользоваться совещанием как одним из эффективных методов управления и рационально, в комплексе использовать все виды служебных совещаний, что позволяет в наибольшей степени реализовать их возможности в процессе управления.

 

1.2. Технология проведения деловых совещаний

1.2.1. Планирование и подготовка служебных совещаний

 

Планирование служебного совещания  сводится к следующим основным действиям:

- составление и проверка прогноза служебного совещания;

- установление основных задач и целей служебного совещания;

- поиск путей решения этих задач;

- разбивка общих планов на мелкие, детальные пункты и действия.

Успех любого делового совещания зависит  от степени его подготовки. Подготовка к служебному совещанию является трудным и ответственным делом, требующим больших усилий. Руководить подготовкой необходимо непосредственно тому лицу, которое организует совещание [4, c. 98].

Подготовка совещания  включает в себя целую группу действий, схематично представленных на рисунке (Приложение 2). Рассмотрим эти этапы более детально.

Первым этапом подготовки совещания является обоснование необходимости и принятие решения о проведении делового совещания. Иногда для принятия этого решения рекомендуется ответить на ряд вопросов:

1. Для чего созывается совещание? Если цель совещания не может быть определена одной простой фразой, его собирать не следует.

2. Своевременно ли совещание? Если участники совещания не готовы к проведению дискуссии, позже придется собирать новое совещание.

3. Что произойдет, если совещание не проводить? Только когда принятие решения не может состояться без него, совещание необходимо.

4. Можно ли решить проблему другими путями? Если обмен мнениями и информацией может состояться иным способом, его следует предпочесть.

Ответы на данные вопросы позволяют  оценить целесообразность проведения данного совещания. Исключения составляют случаи, в которых такая оценка предрешена, то есть заранее определен постоянный круг вопросов, подлежащих коллективному обсуждению [3, c. 125].

Оценивая целесообразность проведения совещания, руководитель должен помнить, что совещание не может заменить другую форму управления: личных контактов  с сотрудниками, раздачи служебных  поручений и т.д. Когда решается вопрос о необходимости проведения совещания, руководитель должен подумать о его целесообразности и задачах, которые необходимо решить на совещании.

Таким образом, подготовку к совещанию  и процедуру его проведения следует  строить так, чтобы наилучшим  образом была реализована основная задача совещания.

Вторым этапом подготовки совещания является выбор и определение темы совещания.

Тема совещания - это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. Каждый участник совещания должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи.

Третий этап - определение целей и задач, которые оно призвано решить, формирование и составление повестки совещания и подготовка материалов к совещанию. Намечая проведение совещания, руководитель должен продумать и определить основные цели, задачи и перечень вопросов совещания, которые следует обсудить[4, c. 98].

Цель совещания - это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

После того как принято решение  о проведении совещания, определена его тематика, на основании указаний руководителя и по согласованию с  ним разрабатывается и составляется повестка совещания.

Повестка совещания - это первый письменный документ, который составляется при подготовке совещания и который обязательно должен быть разослан участникам совещания заранее. Подробная повестка совещания может включать в себя следующее:

- конкретную формулировку темы или основной проблемы совещания, требующей решения;

- предполагаемую цель, то есть описание требуемого результата, желательного итога работы;

- перечень конкретных вопросов, планируемых и выносимых для обсуждения, по которым следует принять решения;

- последовательность обсуждаемых вопросов, в зависимости от степени срочности их решения;

- обязательное указание времени начала и времени окончания совещания;

- точное место проведения совещания;

- фамилии, инициалы и должность докладчиков и содокладчиков (выступающих) по каждому вопросу, а также ответственных за подготовку вопросов;

- предполагаемые затраты времени, отведенного на обсуждение каждого из поставленных вопросов;

- точные указания на места, где можно познакомиться с информацией по каждому вопросу и получить дополнительную информацию, необходимую для обсуждения вопросов, вынесенных в повестку дня [3, c. 128].

При формировании повестки совещания  необходимо учесть, чтобы в нее  вносились только взаимосвязанные  вопросы. Если на совещание выносится  много разнородных вопросов, лучше  посвятить им отдельные темы.

Повестка совещания заранее  доводится до всех участников, а  при необходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом [7, c. 16].

Материалы для совещания - документы, копии писем, вырезки из газет и тому подобное готовятся заблаговременно, они могут понадобиться для дискуссии. Такая папка служит одновременно средством контроля за тем, чтобы совещание было хорошо подготовленным, своевременно были представлены все важные данные.

Все необходимые документы должны быть собраны и размножены не менее чем за 48 часов, а разосланы - за 24 часа до совещания. Однако сегодня в организациях материалы раздаются непосредственно перед самым началом совещания.

Четвертым этапом подготовки совещания является определение и подбор состава его участников, их ознакомление с материалами совещания.