Официально-деловая письменная речь

 

 

Содержание

 

1. Из истории русского  делового письма

 

2. Интернациональные  свойства официально-деловой письменной  речи

 

3. Требования к оформлению  реквизитов документов

 

4. Типы документов

 

5. Структура и содержание  служебных документов.

 

6. Структура и содержание  официальных писем

 

7. Унификация языка  деловых бумаг

 

8. Требования к языку  и стилю документов

 

9. Новые тенденции  в практике русского делового  письма

 

10. Особенности русской  и зарубежной школ делового  письма

 

Заключение

 

Перечень использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Из истории русского  делового письма

 

 Русская официально-деловая  письменная речь имеет многовековые  традиции и глубокие исторические  корни. Знакомство с ее историей  позволит лучше понять причины  и закономерности формирования  особого стиля языка, обслуживающего  сферу официально-деловых отношений,  выявить особенности национальной  культуры русского делового письма, его интернациональные свойства.

 Первые письменные  документы, дошедшие до наших  дней, свидетельствуют о том, что  уже в X веке в Древнерусском  государстве практиковалось составление  официальных документов. В этот  период в основном документируются  правовые отношения (жалованные  и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие  конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие  заем денег; полные грамоты,  с оставляемые при продаже  в рабство; отпускные грамоты  и т. д.).

 Накопление опыта  официально-делового письма выражалось  в появлении устойчивых образцов  обращений и завершений в текстах  документов, формуляров, т. е. устойчивых  типовых форм отдельных наиболее  распространенных документов, из  которых составлялись своеобразные  пособия по делопроизводству  – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

 Существенной вехой  в развитии русского официально-делового  письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения  назывались приказами) XV–XVII века. В  этот период шло формирование  русского централизованного государства,  закладывались основы государственного  аппарата, системы государственного  делопроизводства. Официально-деловое  письмо этого периода приобрело  уже такие важные признаки  документа, как устойчивые текстовые  формулировки, определенное расположение  материала, устойчивые информационные  элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной  последовательности.

 Как правило, документ  начинался с обращения, даты  или обозначения автора и адресата  документа. Так, например, царские  указные грамоты начинались указанием  автора и адресата (от кого  – кому): «От царя и великого  князя Алексея Михайловича, всея  Великой и Малой и Белой  России самодержца, боярину нашему  и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому,...»; «...князю Ивану Алексеевичу с товарищами...». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой я Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царс­ких палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

 Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

 На смену приказному  делопроизводству пришла система  коллежского делопроизводства. Генеральный  регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской»  по названию учреждений нового  типа – коллегий. Этим законодательным  актом делопроизводственная деятельность  окончательно закрепляется за  самостоятельным подразделением  – канцелярией.

 В коллежском делопроизводстве  возникло большое число новых  документов. Официально-деловая письменная  речь пополнилась значительным  количеством новых слов и терминов  иноязычного происхождения, что  объясняется стремлением Петра  I приблизить русское официально-деловое  письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» – образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др. Губернская реформа Екатерины II завершила петровские преобразования государственного аппарата России, внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Этот иерархический порядок взаимоотношений учреждений сохранялся в течение всего XIX века, в определенной степени он присутствует и в современном делопроизводстве.

 В начале XIX века в недрах коллежской системы зародилась новая система управления - министерская, просуществовавшая до начала XX в. Ее главная особенность - единоначалие, придавала системе управления гибкость и оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения.

XIX век отмечен появлением  обширной делопроизводственной  литературы, в частности, письмовников  – сборников образцов документов, а также научных исследований  в области русского официально-делового  письма. Большое теоретическое значение  в этот период имели работы  Н. В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «... издание однообразных форм деловых бумаги теоретических... правил будет, может быть, иметь следствием введение единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего...». К предмету теоретического делопроизводства Н. В. Варадинов относил «наружные свойства» деловых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обращения к разным особам, части деловой бумаги (формуляр доку­мента), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1. Сношения. 2. Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3. Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

 С течением времени  (примерно к середине XIX века) сложился  новый порядок изложения дела  в форме краткой записи –  изложения только самого существа  вопроса. В делопроизводстве министерств  появляются бланки учреждений  с угловым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и  их расположение было практически  таким же, как и в современных  документах.

 Советский период  российской истории связан с  заменой существовавшего государственного  аппарата. Остро встал вопрос  о приведении делопроизводства  в соответствие с вновь создававшимися  госструктурами, о выработке новых  требований к языковым формам  официально-делового письма. При  всем разнообразии видов и  форм документов, реально циркулирующих  в советских учреждениях, продолжали  оставаться неупорядоченными по  форме и содержанию потоки  документации. К концу 20-х гг. встала  проблема их унификации и стандартизации. Государственным институтом техники  управления (ИТУ), образованным в  1926 г., был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты  служебных писем, телеграмм, телефонограмм,  протоколов, извещений и др. Важным  этапом в развитии проблем  делопроизводства является проект  «Общих правил документации и  документооборота» (1931 г.). В нем  аккумулирован передовой практический  опыт, накопленный к этому времени  различными ведомствами и организациями,  обобщены исследования отечественных  и зарубежных ученых. Предполагалось  ввести «Общие правила» в качестве  типовых и единых для всех  учреждений. Однако «Правила» не  были окончательно доработаны  и утверждены. ИТУ ликвидировали  в апреле 1932 г.

 Рост интереса  к проблемам управления и его  документационного обеспечения  отмечается в 60-е гг. Однако  по сравнению с мировыми достижениями  в области информационных технологий, кибернетики, математических методов  уп­равления в отечественной науке наметилось отставание, которое выявилось особенно остро в 80–90-е гг. Тем не менее, в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана Единая государ­ственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их доку­ментирования. Однако элементы новых информационных технологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти восполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержден­ной в 1988 г. [2,10-42].

 Развитие бизнеса  и коммерции в последнее десятилетие  XX века в нашей стране в значительной  мере изменило не только форму,  но и содержание делового общения,  в том числе письменного, потребовало  создания новых типов деловой  корреспонденции (рекламные деловые  письма, резюме, письма-представления  и др.), речевых моделей, уместных  в новых ситуациях общения.  Сегодня увеличивается и количество  поводов для составления и  отправления деловых писем, жанровое  разнообразие деловой корреспонденции.  Все это, однако, не предполагает  отказа от богатейшего опыта  письменной деловой речи, накопленного  предыдущими поколениями.

 

2. Интернациональные  свойства официально-деловой письменной  речи

 

 Формирование официально-деловой  письменной речи во всех языковых  культурах обусловлено развитием  государственности, аппарата управления  и связано с необходимостью  документально закреплять правовые  отношения юридических и частных  лиц. Интернациональные свойства  делового письма –• следствие  универсальности задач, которые  оно призвано решать, а именно  – служить инструментом делового  общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой,  служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

 Документирование  – регламентированный процесс  записи информации на бумаге  или ином носителе, обеспечивающий  ее юридическую силу. В деловом  общении документирование имеет  особое значение. Действительно,  ссылка на какую-либо устную  договоренность или распоряжение  может быть опровергнута или  подвергнута сомнению, но если  данная договоренность или распоряжение  имеют форму документа, то ссылка  на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются  правовыми актами каждого государства  или вырабатываются традицией.

 Итог документирования  – создание документа. В социальном  плане любой официальный документ  полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. Общие функции документа:

 

информационная: любой документ создается для сохранения информации;

 

социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку  порожден той или иной социальной по­требностью;

 

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

 

культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

 

Специальные функции  документа:

 

управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;

 

функция исторического  источника: документ выступает в  качестве источника исторических сведений о развитии общества [2, 66].

 Указанные функции  имеют интернациональный характер  и определяют общие для разных  языковых культур требования  к документу. Так, например, юридическая  сила документа обеспечивается  комплексом реквизитов – обязательных  элементов оформления документа.  К ним относятся: наименование  автора документа, адресата, подпись,  дата, номер документа, гриф утверждения,  печать и др. Совокупность реквизитов  и схема их расположения на  документе составляют формуляр  документа. Однако формуляр регламентирован  стандартами, принятыми в той  или иной стране. Например, если  письмо адресовано зарубежным  партнерам, наименование организации-адресанта  в документах на иностранные  языки не переводится и печатается  на бланке латинским шрифтом.  В России современные требования  к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы  государственным стандартом (ГОСТ  Р6.30 – 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).