Официально-деловая письменная речь

«В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых Правительство  Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:...»

Если постановление  не нуждается в обосновании, его  текст начинается непосредственно  с ключевого слова, например:

«Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ...»

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения  оформляются в том же порядке, как и постановления, но ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА...»  или «Совет директоров РЕШИЛ...»

 В распорядительных  документах, издаваемых на принципах  единоначалия, используется форма  изложения от первого лица  единственного числа (ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ).

Приказ – распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного  управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются: приказы  по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу. Приказы оформляются на специальном  бланке – бланке приказа или общем  бланке организации с указанием  вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными  реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она  имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

 Заголовок, обязательный  реквизит приказа, должен быть  кратким и четко выражать основное  содержания документа. При этом  строится заголовок по схеме  «О чем?», например:

«Об организации Института  современных технологий управления»

«Об увеличении уставного  капитала общества»

 В первой части  данного распорядительного документа  указывается основание или причина  составления документа. Во второй  части излагается решение руководителя. Если содержание документа не  нуждается в пояснении, то его  текст содержит только распорядительную  часть.

 Распорядительная  часть приказа излагается в  повелительной форме от первого  лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными  буквами без разрядки с новой  строки, от края левого поля. При  этом пункты, которые включают  управленческие действия, носящие  распорядительный характер, начинаются  с глагола в неопределенной  форме. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Создать комиссию  в составе...

 

2. Назначить Ковалева  Н.Н. председателем комиссии.

 

 В последнем пункте  распорядительной части указывают  конкретных лиц, на которых  возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например:

 

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

 

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом  Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. По существующей практике распоряжения издаются также  руководителями предприятий по вопросам частного характера.

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем  организации или его заместителями  преимущественно по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. В  целом, указания составляются и оформляются  аналогично приказам, но ключевыми  словами в тексте указания могут  быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ»  в зависимости от содержания указания.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Информация о фактическом положении  дел в системе управления содержится в различных источниках. Важнейшее  место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки  и др.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-претензии  или к рекламации). Текст акта состоит из двух частей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения.

 Акты составляются  при передаче материальных ценностей;  списании пришедшего в негодность  имущества; в случае несоответствия  заявленных в сопроводительных  документах ценностей, документов  и их наличия и т. д. 

 Например:

 

АКТ НЕСООТВЕТСТВИЯ

 

20 ноября 1999 г. г. Новгород

 

Настоящий акт составлен  в том, что при вскрытии бандероли, отправленной 10 ноября с. г. из Пермского  авиастроительного объединения  «Пермские моторы», не обнаружено приложение 2 («Чертежи изделия на 4 листах»).

 

В связи с вышеизложенным просим Вас выслать недостающее приложение 2.

 

Ст. уполномоченный

 

делопроизводства

Новгородского завода

телеаппаратуры Подпись

Делопроизводитель Подпись

 

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или  иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего – выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и  место рождения, стаж работы в последней  должности или в целом, сведения об образовании и т. д.).

Служебная записка –  документ, адресованный руководству, в  котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных  записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.

Заявление – внутренний служебный документ, предназначенный  для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление  пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные за явления, когда проблема, поднимаемая  в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или  даже всего коллектива. Различают  несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная); заявление-констатация (пишется по инициативе сотрудника, а не по указанию свыше).

 Адресация документа  включает полное (без сокращений) официальное наименование должности  лица, которому направляется заявление.  Фамилию и инициалы писать  не принято, если заявление  не содержит просьбы. Адресация  копии указывается ниже, через  интервал, с соблюдением тех же  правил. Пример адресации заявления-констатации:

Главному энергетику обувной фабрики 

Копия: заместителю директора  фабрики по материально-техническому снабжению

 Чаще всего указывается  общее наименование документа  (ЗАЯВЛЕНИЕ), однако если документ  содержит жалобу или объяснение, то допускается указывать это  в наименовании. Наименование размещается  ниже адресации, посередине листа:

 

ЖАЛОБА

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

 

 Основной текст,  как правило, начинается с вводных  слов, отражающих сущность содержания  документа: Прошу, Обращаюсь с  жалобой на..., Представляю письменное объяснение..., Ставлю Вас в известность... и т. п. Далее излагается сущность вопроса, по которому пишется заявление. Указываются основные мотивы написания, важнейшие обстоятельства дела. В конце текста с соблюдением служебной этики указывается, на какое вмешательство со стороны адресата рассчитывает заявитель: Прошу дать расчет с 1 марта с. г.; Прошу Ваших указаний...; Прошу ответить...; Прошу принять меры... .

 

Образец заявления

 

Декану Северо-Кавказской академии государственной службы (Ф.И.О.) студента 1 курса, группы... Ф.И.О.

 

Заявление

 

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки  домой по семейным обстоятельствам.

 

Прилагаю письмо с  сообщением о болезни моего отца.                                             (подпись)

 Отдельные виды  документов, например, договор, доверенность  используются для реализации  юридических, информационных связей  между равными, не состоящими  в отношениях соподчинения организациями  и должностными лицами, т. е. | документационный  обмен идет по горизонтали.

Договор (соглашение, контракт) – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений  и регулирующий эти отношения. Так, учредительный договор содержит сведения:

 о наименовании  юридического лица, месте его  нахождения, порядке управления  деятельностью; о размере и  составе уставного капитала;

 о размере и  порядке изменения долей каждого  из участников в уставном капитале;

 о размере, составе,  сроках и порядке внесения  вкладов; об ответственности участников  за нарушение обязанностей по  внесению вкладов.

Трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и I «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять  взятые обязательства в течение  некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется  при приеме на работу, а также  в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных  обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).

Договор (контракт) –  фиксирует соглашение сторон (юридических  или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения:

 наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения;

 наименование документа,  в соответствии с которым выполняется  работа;

 условия и сроки  поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срок действия договора; начало  и окончание работ по договору; стоимость работ и порядок  расчетов; порядок сдачи и приемки  работы;

 ответственность  сторон (в том числе санкции  за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны  признают необходимыми включить  в договор; гарантии, страхование  и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности  и риски; порядок разрешения  споров;

 юридические адреса  сторон (с указанием почтовых  адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

 Текст договора (контракта)  подразделяется на разделы, пункты  и подпункты.

 Оформляются договоры, как правило, на трафаретных  бланках, на которых типографским  способом напечатаны все требуемые  реквизиты и типовой текст  договора. В трафаретных бланках  оставлены пробелы, в которые  вписывается информация о конкретных  участниках договора. (Пример текста  договора дан в приложении.)

Доверенность – документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или  физического лица).

 Личная доверенность  может быть выдана для получения  заработной платы и любых иных  платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции  (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным  средством, а также на получение  свидетельства о праве на наследство.

 Официальные доверенности  выдаются организацией своему  представителю на совершение  сделок, получение денег, товарно-материальных  ценностей или других действий  от имени организации.

 В тексте личной  доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий  по доверенности. Обязательными  реквизитами доверенности являются:

 наименование документа;

 место и дата  написания;

 основной текст;

 удостоверительная  надпись, скрепленная печатью  организации.

6. Структура и содержание  официальных писем

 

В научной литературе существует несколько видов классификации  официально-деловой переписки, в  основе которых лежат различные  классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую  корреспонденцию достаточно условно  разделяют на деловую и коммерческую. (Следует отметить, что термины деловая переписка, деловое письмо чаще используются в широком значении как обобщенное название официально-деловых бумаг разных типов. Узкое же значение этих терминов реализуется при противопоставлении деловой и коммерческой корреспонденции.) Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения (оферта), письма-претензии и ответы на эти виды писем).

 По функциональному  признаку различают письма, требующие  письма-ответа, и письма, не требующие  письма-ответа. Обязательного ответа  требуют такие типы писем, как  письмо-запрос, письмо-предложение,  письмо-рекламация, письмо-обращение.  Не требуют ответа сопроводительные  письма, так как выполняют функцию  ярлыка, этикетки, прикладываемой к  отправляемым документам. Их цель  – фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания,  письма-предупреждения, письма-извещения,  письма-заявления констатируют свершившийся  факт и поэтому также не  требуют ответа.