Речевой этикет в документе.
Этикет – установленный порядок
поведения где-либо. Деловой этикет
– это порядок поведения, установленный
в сфере делового общения. В основе
правил делового этикета лежит: вежливое,
уважительное и доброжелательное отношение
к деловому партнеру; соблюдение определенной
дистанции между работниками, занимающими
разное служебное положение; умение говорить
«да» и «нет», не обижая партнера, не задевая
его самолюбия; терпимость к чужому мнению,
не совпадающему с вашим; умение признать
свои ошибки, быть самокритичным; умение
использовать в споре аргументы, а не авторитеты.
В письменном деловом
общении этикет проявляет себя
в форме и содержании документов
и, прежде всего, в формулах
обращения, выражения просьб, отказов,
претензий, способах аргументации,
формулировке поручений и др.
Этикет – важнейший инструмент
в достижении коммуникативной
цели и одновременно проявление
культуры пишущего [2, 179–180].
В деловой переписке
использование этикетных средств
также носит регламентированный
характер.
Обращение – это
апелляция к личности адресата.
Задача обращения – установить
контакт с адресатом, привлечь
его внимание, заинтересовать. Обращение
– обязательный элемент коммерческой
переписки. В последнее время
обращение нередко используется
и в служебной переписке, если
ситуация требует обратиться
непосредственно к должностному
лицу.
При обращении
к адресату учитываются его
служебное положение, сфера деятельности,
степень личного знакомства.
Наиболее общей
формулой обращения, которая может
использоваться независимо от
перечисленных факторов, является:
Уважаемый господин ...(фамилия)!
Уважаемая госпожа ... (фамилия)!
Уважаемые господа!
Правила делового
этикета требуют: если текст
документа начинается с формулы
личного обращения к адресату,
то в конце текста, перед подписью,
должна быть заключительная формула
вежливости: С уважением.
Согласно традициям
отечественного делового этикета,
при формулировке просьб, запросов,
предложений, мнений и т. п.
принята форма выражения от
первого лица множественного
числа:
Предлагаем Вашему вниманию
коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2000»
...
Представляем на рассмотрение
и утверждение проект торгового
комплекса ...
Напоминаем, что срок
выполнения договора ... истекает ... Просим
сообщить о возможности приобретения
торгового оборудования ...
Формула обращения
от первого лица единственного
числа прошу, предлагаю, приглашаю
используется в письмах конфиденциального
содержания, а также в документах, оформленных
на бланках должностных лиц.
Как подчеркивают
специалисты в области делового
этикета, тональность деловых
писем должны определять корректность
и оптимизм. Кроме того, убедительность
делового послания, его воздействующая
сила зависят от выбранной
формы, стиля письма. Убеждает
не только информация, но и
тональность, в которой ведется
переписка, во многих случаях
именно она определяет характер
делового диалога между фирмами,
организациями. Так, например, использование
этикетных средств позволяет
смягчить категоричность высказывания.
Сравните:
На наш взгляд, цены
на Вашу продукцию высоки, что делает
невыгодной ее реализацию в нашем
регионе. Мы выражаем надежду на разумную
ценовую политику с Вашей стороны,
что, в конечном счете, приведет к
длительному и плодотворному
сотрудничеству.
9. Новые тенденции
в практике русского делового
письма
Девяностые годы
двадцатого века стали периодом
значительных изменений в экономике,
в области социальных отношений.
Они коснулись практически всех
сторон жизни, в том числе
сферы делового общения.
Новые ситуации
делового общения требуют совершенствования
форм документационного обеспечения.
Появляются новые виды документов.
Лексикон официально-деловой письменной
речи пополняется новыми терминами.
Более свободным с точки зрения
используемой лексики, экспрессивных
средств языка становится язык
и стиль деловых писем, больше
значение придается убеждающей,
воздействующей силе делового
послания. Происходящие изменения
требуют глубокого анализа и,
возможно, станут предметом отдельного
теоретического исследования. Однако
знакомство с тенденциями происходящих
изменений может представлять
интерес для тех, кто осваивает
законы письменного делового
общения.
Юридические и
правовые аспекты взаимоотношений
между работником и работодателем
закрепляются с помощью таких
документов, как трудовой договор,
трудовое соглашение, контракт. Новым
в ряду слов, называющих этот
тип документов, является термин
контракт (письменный договор, соглашение
с взаимными обязательствами
для договаривающихся сторон). Недавно
появившись в практике русской деловой
письменной речи, он не только успешно
сосуществует с терминологическими словосочетаниями
трудовой договор, трудовое соглашение
в качестве синонима, но и, в известной
мере, вытесняет их из речевого обихода.
Понятие контракт шире, чем понятия трудовой
договор, трудовое соглашение, оно распространяется
не только на отношения между работником
и работодателем, но и на торгово-экономические
отношения между отдельными предприятиями,
фирмами. Так письменный договор между
предприятиями, производящими продукцию,
и организациями, заготавливающими и сбывающими
эту продукцию, также называется контрактом.
В последнее время все чаще говорят о необходимости
составления брачных контрактов, с помощью
которых можно регулировать материальные,
финансовые отношения супругов, в частности
в случае развода. Таким образом, иноязычный
термин контракт, получая все более широкое
распространение и являясь многозначным
в терминосистеме делового письма, вступает
в синонимические отношения с русскоязычными
терминами данной предметной области.
Но всегда ли уместно замещение устоявшихся,
принятых в данной языковой культуре терминов
иноязычными? Каковы причины этих тенденций?
Вхождение России
в систему мировых экономических
отношений определяет необходимость
соответствия отечественной практики
делового общения, делового письма
мировым стандартам, в том числе
на уровне терминологии. Именно
это является одной из основных
причин активного проникновения
иноязычных слов и терминов
в русскую официально-деловую
письменную речь. Однако среди недавно
появившихся иноязычных терминов таких,
например, как оферта (предложение), прайс-лист
(перечень видов товаров, услуг и т. д. с
указанием их цены или расценок на них),
презентация (в деловом письме – жанр
рекламного текста (письмо-презентация),
чартер (договор об аренде судна (самолета)
в рамках конкретного срока) и др., есть
слова, называющие новые понятия (чартер,
презентация, резюме), а есть слова, дублирующие
русскоязычные (или заимствованные, но
уже ставшие привычными) названия давно
бытующих понятий и явлений (контракт
– договор, соглашение; оферта – коммерческое
предложение; прайс-лист – прейскурант).
Заимствования первого типа мотивированы
появлением новых реалий жизни, заимствования
второго типа – стремлением приблизиться
к мировым стандартам официально-деловой
терминологии. Однако именно вторая тенденция
вызывает в некоторых случаях вытеснение
русскоязычных терминов и терминологических
словосочетаний иноязычными синонимами,
что в итоге может привести к чрезмерному
насыщению деловой письменной речи заимствованиями.
В последние годы
в практике русской деловой
переписки наметилась тенденция
к большей свободе в выборе
языковых средств, в том числе
экспрессивных; стремление к персонифицированному
стилю изложения.
Тенденции большей языковой
свободы, экспрессивности языка сообщения
проявляются, в первую очередь, в языке
и стиле рекламной деловой корреспонденции.
Реклама в деловой
речи. В последнее время широкое
распространение получили документы
информационно-рекламного характера:
товарное предложение; сообщение потенциальным
потребителям о видах производимых
товаров и услуг; резюме.
Требования к языку
и стилю такого рода документов
существенно отличаются от требований
к составлению строго регламентированных
деловых бумаг. Специфика рекламных
писем заключается в том, что
к ним предъявляются такие
требования, как запоминаемость, способность
вызвать коммерческий интерес.
Это обусловливает необходимость
более творческого подхода к составлению
текстов рекламных писем; позволяет использовать
языковые средства выразительности с
целью привлечь внимание к излагаемой
информации. Так, например, в приведенном
ниже послании, содержащем приглашение
на распродажу по сниженным ценам, используется
вопросно-ответный прием повествования,
побудительные конструкции, а также прилагательные
самый, благоприятный, привилегированный,
усиливающие воздействующий эффект письма.
Уважаемый ...
Именно сегодня Вы
имеете возможность купить товар
по самым низким ценам.
Почему? Согласно прогнозу
нашего коммерческого отдела, в последующие
четыре месяца цены возрастут на 1 %.
Не упустите случай и воспользуйтесь
снижением цен. Мы приглашаем Вас
на привилегированную распродажу. Уверены,
что Вы останетесь довольны и товарами,
и ценами на них. Приходите, мы будем ждать
Вас.
Широкое использование
оценочных конструкций типа: безупречная
работа, разумная ценовая политика, надежные
(добрые) партнерские отношения, гибкая
система скидок, успешное (плодотворное)
сотрудничество и т. п. повышает эмоциональную
привлекательность текста делового письма,
придает ему конструктивную тональность.
Основное требование
к тексту рекламного послания
(впрочем, как и к текстам
деловых посланий других типов)
– информативность и убедительность.
Однако информативность рекламного
письма должна отличаться нацеленностью
на интересы, жизненные, практические
потребностей потенциального потребителя,
заказчика, партнера. Кроме того,
она должна быть полной, т. е.
письмо информационно-рекламного
характера должно содержать всю
информацию, которая может заинтересовать
потребителей. Если в письме отсутствует
важная для адресата информация
и ему необходимо дополнительно
связываться с адресантом, это
может побудить его воспользоваться
услугами другого предприятия
(предлагающего аналогичную продукцию),
информационно-рекламное письмо
которого составлено убедительнее
и грамотнее.
При составлении
рекламного делового письма необходимо
выделять и определять как
можно более четко все ключевые
аспекты сообщения и тщательно
проверять текст с точки зрения
ясности, простоты и тона изложения.
Стилистические недочеты,
приводящие к двусмысленности,
безусловно, недопустимы в текстах
рекламных деловых посланий, поскольку
снижают их воздействующий эффект.
... Гибкая система
скидок на продукцию Вашего
предприятия позволит нам успешно
конкурировать с Вашей продукцией
на рынке нашего региона.
Приведенный фрагмент
информационно-рекламного письма
перенасыщен личными местоимениями
(вашего, вашей, нам, нашего). Кроме того,
многозначность глагола конкурировать
создает двусмысленность высказывания.
Из данного предложения неясно, намерен
ли автор послания соперничать с адресатом
(производителем продукции), либо, продавая
продукцию адресата, соперничать с другими
торговыми фирмами региона.
Речевая тактика
рекламного делового послания
может быть определена как
нацеленность на интересы. Специалисты
подчеркивают, что от того, насколько
точно пишущий сумеет определить
интересы фирмы-адресата и отразить
эти интересы в тексте письма,
будет зависеть, сможет ли он
найти понимание по конкретной
обсуждаемой проблеме и по
вопросам долгосрочного перспективного
сотрудничества [3, 95].
Новые реалии жизни
заставляют каждого, кто ищет
работу, осваивать приемы саморекламы,
запасаться письмами-рекомендациями,
составлять резюме. Слово резюме
пришло в нашу речь из французского
языка и употребляется в значении
«краткое изложение сути написанного,
сказанного или прочитанного; краткий
вывод, заключительный итог чего-либо».
В этом значении термин резюме
использовался в официально-деловом
письме, когда речь шла о некоем
заключении по тому или иному
документу. Такого рода заключение
представляет собой разновидность
письменного указания, оно пишется
в том случае, когда наложение
на документ резолюции типа
«Ознакомлен»; «Согласовано»; «Не
возражаю»; «Принимается к рассмотрению»
и др. по каким-либо причинам
является недостаточным и требует
более развернутого обоснования, рекомендаций
или предписаний. В последнее время термин
резюме стал употребляться в значении
«краткое письменное изложение биографических
данных, характеризующих образовательную
подготовку, профессиональную деятельность
и личные качества человека, претендующего
на ту или иную работу, должность». Именно
это значение, пришедшее в нашу речь из
американского варианта английского языка,
все более устойчиво закрепляется за словом
резюме (например, конкурс резюме, разослать
резюме, подготовить резюме на русском
и английском языках), при этом деловые
бумаги пополнились еще одним видом документа.
Содержание и оформление
резюме. Резюме в чем-то схоже со
служебной анкетой, но в отличие
от заполнения граф анкеты написание
резюме является творческим процессом.
Именно поэтому не существует единого
стандарта или жестких форм для
его написания.
Главная задача
при составлении резюме – как
можно более выигрышно (и в
то же время предельно объективно)
представить себя и свою рабочую
биографию. Очень важно уметь
выделить из собранной персональной
информации ту, которая непосредственно
относится к выбранной работе,
– это касается и образования,
и опыта работы, и личных качеств,
и характеристики дополнительных
навыков. Это необходимо, поскольку
существуют объективные различия
между специальностями и видами
деятельности. Так, например, если вакансия
– рекламный агент, то необходимыми профессиональными
и личностными качествами являются: умение
общаться с людьми; находчивость; хорошее
знание основ психологии человеческого
поведения; интуиция и т. д. Если же вакансия
– преподаватель начальных классов, то
к необходимым качествам относятся: любовь
к детям; отзывчивость; доброта; терпение
и т. п.