Аттестация персонала

Комплексная оценка (Д) каждого сотрудника  получается на основе учёта всех рассмотренных выше показателей оценки и представлена в таблице 9.

Таблица 9 - Комплексная оценка (Д)  сотрудников

	П	К	Р	С	К=ПК+РС
Лазарев А. П.	1,01	0,75	1	1	1,76
Пономарева Г. И.	1,09	0,92	1,075	0,89	1,96
Румянцева Г. Л.	1,18	0,92	1,075	0,89	2,04
Фирсова Н. И.	0,93	0,83	1	0,8	1,57
Дымова О. А.	0,84	0,75	0,9	0,8	1,35
Рожкова Н. А.	0,84	0,75	0,925	0,8	1,37
Гаврютина Л. С.	1,05	0,92	1	0,8	1,77
Пронина Г. К.	0,77	0,75	0,825	0,8	1,24

 

По итогам комплексной оценки можно  сделать вывод, что Румянцева  Г. Л., являясь заместителем начальника отдела, имеет самую высокую оценку её деятельности, т. к. имеет большой стаж работ. На втором месте находится второй заместитель начальника, набравший 1,96, что на  0,10 меньше лучшего результата. Эта разница проявилась в более низких оценках профессиональных и личностных качествах, что связано с меньшей способностью работать в экстремальных условиях, выполнять работы, требующие аналитической подготовки. На это влияет консервативные взгляды на принятие управленческих решений. Ведущие специалисты, проработавшие менее 5 лет, нуждаются в повышении квалификации. Их оценка варьируется от 1,2  до 1,5. Данные цифры обусловлены отсутствием у молодых специалистов опыта работы и нехваткой обучения, а у сотрудников старших возрастов незнанием современного менеджмента, основываясь лишь на управление советского периода.  Несмотря на короткий срок работы в отделе начальник отдела показал достаточно высокую  оценку, превышающую оценки ведущих специалистов.

Функциональных взаимосвязей  при  проведении аттестации персонала в  районном отделе народного образования  представлены в таблице 10, где указаны функции участников процедуры, её исполнители и наименование выполняемых действий.

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 10 -Распределение функций между участниками аттестационного процесса

№ п/п	Наименование функций	Исполнители
		Администрация города	Начальник РОНО	Заведующий отделом  кадров	Аттестационная комиссия
1	Определение целей аттестации	Р	О, У
2	Подготовка приказа  о проведении аттестации	О
3	Издание приказа о  проведении аттестации	Р,О
4	Подбор работников для  проведения аттестации	Р,О	У
5	Подготовка вопросов, необходимых бланков	О		О
6	Формирование аттестационной комиссии	О
7	Проведение аттестации	О	У	У
8	Анализ результатов аттестации	О	У
9	Проведения собеседования с аттестуемым работником		У		О
10	Составление рекомендаций по результатам собеседования		У		О
11	Подготовка приказа  в соответствии с результатами аттестации	Р		У	О
12	Издание приказа по результатам аттестации	Р,О
Условные обозначения: Р – принимает решение, издает приказ О – организует работу по аттестации У – участвует в аттестации

 

Как видно из таблицы 10. администрация района сосредотачивает большинство функций организации, планирования, контроля. Именно в неё принимаются решения по всем ведущим вопросам. Сотрудники РОНО участвуют только в роли аттестуемых. При реализации ряда управленческих решений в аттестационном процессе задействован начальник районного отдела народного образования, несмотря на короткий срок его пребывания в данной должности. Таким образом, распределение функциональных взаимосвязей происходит неэффективно. Данный факт доказывают низкие оценки по нескольким критериям при проведении экспертного опроса, а именно непонимание самой сущности аттестации и следовательно неясность её результатов.

Исследуя  процесс аттестации, автор  отмечает соответствие регламентации действующей процедуры аттестации законодательству, при этом отсутствует анализ аспектов, применимых к данной организации, т.е. изучается только общие и поверхностные знания. Умения и навыки, присущие сотрудникам  именно данного учреждения, аттестации не подлежат, что является серьезным недостатком. При этом документация процедуры аттестации не систематизирована и не представлена в электронном варианте, что затрудняет её изучение и анализ.

Таким образом, с помощью методики непосредственной количественной оценки мы выяснили, что сотрудники, не осознают всей сложности, как самой процедуры аттестации, так и  конечного результата. В настоящее время единственным для них  результатом аттестации персонала является продолжение работы на своем рабочем месте без всяких рекомендаций по улучшению эффективности  их управленческой деятельности. Это связано, во – первых, с нехваткой знаний в сфере управления персоналом администрация района и, во - вторых,  со сложившей традицией работать для «галочки». В результате оценки служащих реальных изменений, как в кадровом составе, так и в уровне знаний не произошло, поэтому необходимо предпринять меры по улучшению взаимодействия администрации района и сотрудников, для того чтобы персоналу была ясна процедура аттестации, её цель, результаты в современных условиях. Кроме того, необходимо совершенствование документационного обеспечения процедуры аттестации, для чего необходимо наличие полного пакета документов по процедуре аттестации, в том числе и в электронном варианте. 

 

Глава 3. Разработка предложений  по совершенствованию организации  аттестации  персонала

3.1. Совершенствование  документационного обеспечения процесса аттестации персонала

Документационное обеспечение - организация  работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом районного отдела народного образования. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному  обеспечению системы управления персоналом учреждения являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль исполнения документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими  государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

• ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

В настоящее время документы  составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

Для упорядочивания системы документов по аттестации персонала в РОНО мы предлагаем ввести  следующие группы документов:

• распорядительные (приказы, положения);
• методические (указания, рекомендации);
• организационно – технические (формы анкет, опросных и аттестационных листов, интервью, планов карьеры, графики и аттестации).

Выбор форм и видов документов будет  зависеть от целей и задач, которое  ставит руководство администрации при проведении оценки на следующий год.  В таблице приведены области применения различных документов по аттестации в зависимости от основных и дополнительных целей (Табл. 3.1., приложение 4).  Знак (+) в таблице означает использование данного документа при проведении аттестации, знак (-)  - те виды документов, применение которых  в аттестационных процедурах не предусмотрено.

Руководители и специалисты  кадровой службы могут самостоятельно определить набор документов по аттестации с учетом ее целей и задач. Заполненная таблица может использоваться для обоснования документооборота по аттестации перед руководством учреждения.

К распорядительным документам относятся  приказы и положения. В новой  предложенной нами форме приказа  «О проведении аттестации в районном отделе народного образования г. Екатеринбурга» должны быть освещены как минимум следующие положения (Приложение 5):

1. Основные и вспомогательные  цели (назначение) аттестации (для чего проводится?).

2. Сроки аттестации (когда должна  быть проведена?).

3. Утверждение принятого порядка  (регламента) проведения аттестации и порядка формирования аттестационной комиссии (кто и как будет проводить аттестацию?).

4. Утверждение порядка предоставления  методической и организационно  – технической помощи РОНО; показана  роль кадровой службы.

Для детализации распределения  функций в районном отделе народного образования порядок организации и проведения аттестации должен включать следующие разделы:

• основные положения (подтверждается назначение аттестации, расписаны роли, функции и обязанности руководителей, указан порядок предварительных мероприятий),
• описание процедуры аттестации (собеседование, анкетирование, тесты и др.; указывается порядок содержание и формы процедуры аттестации, число этапов, формы документов; конкретно описывается назначение самой процедуры),
• описание порядка подведения итогов.

Положение о проведении аттестации – документ, аналогичный документу  порядок. В проекте предусмотрены следующие разделы «Положения о проведении аттестации в районном отделе народного образования г. Екатеринбурга»:

• общие положения (цели аттестации, её место в кадровой политике учреждения),
• порядок проведения аттестации и полномочия аттестационной комиссии (периодичность проведения аттестации, порядок установления сроков аттестации – кем устанавливается, определение ответственных исполнителей, формы учета результатов и т. п.),
• критерии оценки и использования результатов аттестации (определяется, на какие качества должны обратить внимание аттестующиеся, каким образом они должны выделить основные и дополнительные квалификации; фиксируется необходимость установления минимальных требований к должности и т. п.).

Нормативно-методическое обеспечение  процесса оценки и аттестации персонала в муниципальном учреждении - это совокупность документов организационного, организационно - методического, организационно - распорядительного, технического, нормативно - технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение  создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации решений по вопросам  процедуры аттестации. Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в процессе оценки и аттестации персонала. Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими документами несут соответствующие подразделения администрации.

В данном муниципальном учреждении к числу распорядительных документов могут относиться распоряжения администрации о введении методических рекомендаций. Методические документы разрабатываются кадровой службой областной администрации. Их назначение – оказать консультационную помощь руководителям учреждений, проводящим аттестацию. Методические указания по проведению аттестации персонала могут быть применены в организации в отсутствие положения или других документов, демонстрирующих не только поддержку высшим руководством процесса аттестации, но и придание ей надлежащего статуса. Поэтому этот документ может иметь некоторые общие элементы с распорядительными документами. Методические указания могут включать перечисленные ниже разделы:

1) Общие положения (значение  аттестации и ее итогов для  организации, определение круга должностных лиц, сотрудников, подлежащих аттестации).

2) Подготовка к аттестации:

• образование, полномочия и состав аттестационной комиссии/аттестующих;
• документы по проведению аттестации (перечень документов, назначение каждого из них, форма, порядок заполнения).

3) Процедура проведения аттестации  и подведение итогов:

• порядок работы аттестационной комиссии, оформление протокола ее заседания, полномочный состав (сколько членов комиссии должно участвовать в ее заседании/работе, чтобы решение было полномочным);
• процедура оценки аттестуемого (критерии, показатели, факторы);
• порядок подведения итогов (оформление выводов комиссии, значение итогов аттестации);
• процедура обобщения итогов аттестации.

В методических указаниях могут  быть также положения о порядке оформления (возобновления) трудового договора (контракта) с аттестуемым.

Следующим документом, призванным оказать консультационную помощь тем, кто проводит аттестацию в РОНО, являются методические рекомендации. Назначение данного документа - объяснить руководителям  значение аттестации и посодействовать им в свою очередь разъяснить это своим сотрудникам. Главное здесь - помочь руководителю и сотрудникам РОНО преодолеть страх перед аттестацией, ее неприятие и сопротивление ей. Соответственно, в структуре методических рекомендаций для руководителей структурных подразделений администрации (членов аттестационной комиссии) по вопросам проведения аттестации мы предлагаем выделить следующие разделы: